Kā lietot līmlapiņas programmā Outlook, lai iegūtu labākus e-pastus

E-pasta pārbaude ir daļa no vairuma profesionāļu ikdienas darba rutīnas. Tāpēc ir lietderīgi atrast veidus, kā paātrināt šo procesu un padarīt to mazāk saspringtu.

Viens veids, kā atvieglot savu dzīvi, ir izmantot Microsoft Sticky Notes savā Outlook e-pasta kontā. Noskaidrosim, kā.

Sāciet darbu ar Microsoft Sticky Notes izmantošanu programmā Outlook

Saskaņā ar Adobe 2018. gada aptauja, amerikāņi e-pastiem katru dienu pavada aptuveni 3,1 stundu. Tātad, šādi varat izmantot programmā Outlook iebūvētās piezīmes, lai paātrinātu e-pasta saraksti.

Kā norāda nosaukums, tā ir piezīmju veikšanas lietotne, ko varat izmantot dažādiem mērķiem. Bet, pirms varat sākt veikt piezīmes, vispirms tas ir jāiestata.

Ir svarīgi zināt, ka tas darbojas tikai operētājsistēmās Windows 10 un 11. Sākt:

1. Lejupielādējiet lietotni Sticky Notes no Microsoft veikala.
2. Pierakstieties lietotnē Sticky Notes, izmantojot savu Microsoft kontu.
3. Pierakstieties savā Outlook kontā.
4. Kreisajā pusē esošajā izvēlnē atlasiet opciju Piezīmes.
instagram viewer
5. Klikšķiniet uz Jauna piezīme lai tādu izveidotu.
6. Veiciet dubultklikšķi uz esošās piezīmes, lai to rediģētu.
7. Klikšķiniet uz trīs punktiņi lai dzēstu vai mainītu konkrētas piezīmes krāsu.

Visas šeit izveidotās piezīmes tiks sinhronizētas ar lietotni Sticky Notes, ko lejupielādējāt no Microsoft veikala. Turklāt, lai piekļūtu šīm piezīmēm savās mobilajās ierīcēs (Android vai iPhone), jums būs jālejupielādē Microsoft OneNote. Kad esat iestatījis lietotni, piezīmes tiks automātiski sinhronizētas arī tur.

Tādā veidā varat tiem piekļūt jebkurā laikā un vietā.

Kad tas ir iestatīts, varat sākt to izmantot dažādiem mērķiem. Tālāk ir norādīti daži radoši tā izmantošanas veidi.

Lejupielādēt: Līmlapiņas par Windows (bezmaksas)

Lejupielādēt: Microsoft OneNote priekš Android | iOS (bezmaksas)

Veiciet piezīmes, lai ietaupītu laiku

Pirmā un vienkāršākā lieta, ko varat darīt ar šo lietojumprogrammu, ir veikt piezīmes sapulcēm, e-pastiem, būtiskām lietām, kas jāiekļauj e-pastā, un daudz ko citu.

Turklāt, ja e-pastā bieži saņemat garas atsauksmes un parasti dodieties uz priekšu un atpakaļ, lai pārbaudītu, vai pirms projekta iesniegšanas esat risinājuši visu, Sticky Notes var ietaupīt šo papildu laiku un pūles. Šo komentāru pievienošana aizzīmju veidā jūsu līmlapiņām var būt lielisks veids, kā izvairīties no šīm problēmām.

Turklāt varat arī izmantot šīs piezīmes, lai sekotu līdzi saņemtajām atsauksmēm un uzlabotu savu darbu. Piemēram, pārskatīšanas beigās var nebūt iespējams izskatīt visus e-pasta pavedienus katram iesniegtajam projektam.

Tāpēc dažās rindiņās apkopojiet atsauksmes, ko saņemat par katra uzdevuma izpildi, un pievienojiet tās savām līmlapiņām. Līdz mēneša beigām jums būs pilns saraksts ar lietām, pie kurām jums jāstrādā vai kuras jau esat uzlabojis.

Turklāt varat arī saglabāt piezīmes par katru nedēļu sūtītajiem e-pasta ziņojumiem ar citu informāciju, piemēram, saņēmēja vārdu un e-pasta adresi un e-pasta mērķi. Kad pabeidzat to nosūtīšanu, vienkārši izsvītrojiet sarakstu. Tas var jums ievērojami palīdzēt kontrolēt savu iesūtni.

Pievienojiet atgādinājumus

Izmantojiet līmlapiņas, lai pievienotu atgādinājumus par mazām lietām, kas jums šodien jādara, un nevēlaties apgrūtināt pievienošanu savam kalendāram.

Varat arī iestatīt atgādinājumus par e-pasta ziņojumiem, kas jums šodien ir jānosūta, pēcpārbaudēm, intervijām vai sanāksmēm, kas jums jāapmeklē.

Ātrāk atbildiet uz e-pastiem

Daudzi cilvēki pavada minūtes, ja ne stundas, domājot par to, kā atbildēt uz e-pastu. Tas bieži vien patērē lielu daļu mūsu laika.

Līmlapiņas ir ideāla vieta, kur pievienot ātras vienas zīmītes, ko varat izmantot, lai atbildētu uz dažāda veida e-pastiem. Viss, kas jums jādara, ir kopēt un ielīmēt tekstu no šejienes.

Tas jo īpaši attiecas uz gadījumiem, kad regulāri saņemat līdzīgus vaicājumus dažādās formās. Varat vienkārši izveidot veidni, ko izmantot tiem, un pēc vajadzības mainīt informāciju.

Izveidojiet veidnes dažādiem mērķiem

Papildus atbildēšanai uz jautājumiem mums ir jāraksta e-pasta ziņojumi vairākiem citiem gadījumiem. Mēs katru reizi izejam vienu un to pašu domāšanas procesu, lai nodrošinātu, ka gala rezultāts ir profesionāls.

Tāpēc izveidojiet iepriekš sagatavotas e-pasta veidnes šādiem pasākumiem, lai jūs netērētu pietiekami daudz laika, domājot par to, ko rakstīt. Tā vietā kopējiet un ielīmējiet to no savām līmlapiņām. Tālāk ir norādīti daži gadījumi, kad jums ir jāsaņem iepriekš sagatavots e-pasta ziņojums.

• Atvainošanās pa e-pastu.
• Pateicība priekšniekam vai kolēģim.
• Jauna projekta pieņemšana.
• Pieprasa slimības atvaļinājumu.
• Termiņa pagarinājuma pieprasīšana.
• Sekošana e-pastiem.
• Lūdzam kolēģiem saņemt atjauninājumus par projektu.

Saglabājiet e-pasta kontrolsarakstu

Ja jūs nodarbojaties ar pārdošanu, meklējat jaunu darbu vai strādājat par darbuzņēmēju un jums ir jāsūta e-pasta ziņojumi regulāri varat eksperimentēt un noskaidrot, kuri no jūsu e-pasta ziņojumiem sniedz lieliskus rezultātus un kuri no tiem nokrist. Visbeidzot, analizējiet tajos ietverto informāciju.

Pamatojoties uz to, savās piezīmēs izveidojiet kontrolsarakstu par to, ko iekļaut savos e-pastos un no kā izvairīties. Lai nodrošinātu labākus rezultātus, pirms nosūtīšanas varat pārbaudīt katru jauno e-pasta ziņojumu, ko izveidojat, izmantojot šo kontrolsarakstu. Piemēram:

1. Vai mana tēma ir tieši adresēta saņēmējam?
2. Vai esmu sveicinājis saņēmēju?
3. Vai sākumā ir kāds labs āķis?
4. Vai mani nodomi ar šo e-pastu ir skaidri?
5. Vai esmu to izlasījis?
6. Vai esmu pievienojis svarīgākos dokumentus vai saites?
7. Vai tajā ir iekļauts labs aicinājums uz darbību?
8. Vai pierakstīšanās ir pietiekami laba?

Saglabājiet lietošanai gatavu tēmu rindu sarakstu

Līdzīgi kā e-pasta veidnēs, varat arī saglabāt sarakstu ar spēcīgas tēmas līnijas lai atvieglotu jūsu darbu un paātrinātu procesu. Lai nodrošinātu, jūs varat to atrast konkrētam brīdim, varat tos klasificēt treknrakstā un izmantot pēc saviem ieskatiem.

Piemēram,

• Paldies [Pilns vārds]
• Apjukums manā pēdējā e-pastā
• Prieks pieņemt jauno projektu

Līmlapiņas programmā Outlook, lai atvieglotu jūsu dzīvi

E-pasta ziņojumi var aizņemt laiku, taču mēs tos vienkārši nevaram ignorēt. Tādējādi, izmantojot tādu rīku kā Sticky Notes, varat tos nosūtīt un atbildēt uz tiem ātrāk nekā iepriekš.

Turklāt visu piezīmju sinhronizēšana ar programmu OneNote mobilajā ierīcē un lietojumprogrammu Sticky Notes operētājsistēmā Windows ir vēl viens lielisks papildinājums.

Ja joprojām neesat pazīstams ar Microsoft OneNote līdzekļiem, apsveriet iespēju izlasīt arī par tiem.

12 mazpazīstami Microsoft OneNote līdzekļi, kas jums patiks

Lasiet Tālāk

Par autoru