5 veidi, kā efektīvi vadīt sapulces un pārtraukt laika tērēšanu

Reklāma

Visi ienīst sanāksmes, bet visi zina, ka vienlaikus tās ir būtiskas. Tātad, kā padarīt sanāksmes efektīvākas, nevis lielu laika tērēšanu? Šīs vietnes un lietotnes var palīdzēt.

Šī raksta rīki ir labāk piemēroti klātienes tikšanās reizēm. Lai gan jūs varat tos izmantot arī attālām komandām, jums labāk patīk labākie bezmaksas tiešsaistes sapulces rīki sadarbībai ar komandu 6 labākie tiešsaistes sapulces rīki sadarbībai ar savu komanduMazām komandām sadarbībai nav vajadzīgas dārgas uzņēmuma lietotnes. Šeit ir seši fantastiski rīki, kurus varat izmantot, lai pārvaldītu savas komandas datus, saziņu un daudz ko citu. Par brīvu. Lasīt vairāk . Sākot ar videokonferencēm un beidzot ar projektu vadību, šajā sarakstā var atrast kaut ko ikvienam.

Salāti satiekamies (Web): atrodiet laiku, kad varat satikties, nav nepieciešama reģistrēšanās

Ir kaitinoši pierakstīties uz jaunu pakalpojumu katram mazam uzdevumam. Salātu satikšanās ir vienkārša tīmekļa lietotne, lai noskaidrotu ērtāko datumu un laiku, ar kuru visi satiekas, jautājot par katra vēlmēm.

Tas ir ārkārtīgi vienkārši. Sāciet vēlamo tikšanos ar tās nosaukumu un mērķi, pēc tam pievienojiet datumus, kuros varat satikties, un izvēlieties brīvas vietas katru dienu, kad esat brīvs. Nosūtiet unikālo salātu satikšanas URL ikvienam citam, kurš līdzīgi var pievienot savu pieejamību. Visu dalībnieku bezmaksas laika nišas (apzīmētas kā zaļas) savstarpēji pārklājas, parādot labākos laikus, lai satiktos.

Salātu satikšanās ir viena no tām vienkāršajām bezreģistrēšanās sadarbības rīki 10+ sadarbības reģistrēšanas rīki bez reģistrācijas, kurus varat izmantot 10 sekundēsSadarbība tiešsaistē var ietaupīt jums un jūsu komandai gan laiku, gan naudu. Ātra sadarbība var ietaupīt nedaudz vairāk. Šie rīki ir gatavi lietošanai, kad esat. Reģistrācija nav nepieciešama. Lasīt vairāk kas palīdz jums paveikt lietas, neizlecot cauri stīpām. Jūsu uzņēmumā ir vieglāk izmantot Google kalendāru vai Microsoft Outlook. Bet, kad runa ir par tikšanos ar ārējiem cilvēkiem, piemēram, klientiem vai klientiem, tāds netraucēts rīks kā Lettuce Meet ir neitrālāks ceļš.

Vai bieži nākas paciest ilgas un bezjēdzīgas tikšanās? Parasti tas notiek tāpēc, ka sapulces vadītājs nav pietiekami labi sagatavojies. Šis komandas sanāksmju kontrolsaraksts nodrošinās, ka sanāksme norit raiti gan vadītājam, gan dalībniekiem.

Kontrolsaraksts ir sadalīts uzdevumos pirms sanāksmes, tās laikā un pēc tās. Daļa “Laikā” ir pilna ar maziem sīkumiem, kas jums jāpievērš uzmanība, jo tās ir lietas, no kurām sanāksmes bieži noiet no sliedēm. Piemēram, “viena tēma tiks apspriesta vienlaikus” un “katrs darba kārtības jautājums tiks skaļi iesaiņots” šķiet triviāls, taču tie būs tāli, lai nodrošinātu, ka sanāksme bija veiksmīga.

Jūs varat izdrukāt visu kontrolsarakstu, lai to varētu ņemt līdzi uz sapulci. Komandu sapulces kontrolsaraksts mudina noklikšķināt uz visām kontrolsaraksta pogām un nosūtīt pa e-pastu visiem dalībniekiem, jo ​​mērķu skaļa paziņošana rada zināmu sociālo spiedienu, lai palīdzētu jums izpildīt. Tas ir līdzīgi kā ar galvenā mērķa grupa mērķu sasniegšanai Kā Mastermind grupa var palīdzēt sasniegt vairāk mērķuMūsdienās personības attīstības sfērā ļoti daudz tiek izmests termins “meistarklase”, bet kas tie īsti ir, vai viņi darbojas un kā jūs varētu izveidot savu grupu? Lasīt vairāk .

Katrā sanāksmē ir nepieciešama noteikta darba kārtība. Ja jums tāda nav, jūs dodaties uz līkumaino diskusiju, kurā nekas netiek darīts un visi tērē savu laiku. Lai uzzinātu, kā iestatīt sapulces darba kārtību, izmantojiet šīs bezmaksas veidnes kā ceļvežus.

Smartsheet bezmaksas veidņu saraksts aptver dažādu tikšanās scenāriju klāstu: neformāla sanāksme, biznesa tikšanās, valdes sēde, komandas sapulce, vienkārša sapulce, iknedēļas sapulce utt. Šīs veidnes varat izmantot Microsoft Word, Google Docs vai jebkurā jums vēlamā tekstapstrādē, kas atbalsta DocX faila formātu.

Lai gan veidnes ir labs pamats darba kārtības noteikšanai, noteikti izlasiet arī tās Harvard Business Review’s padomi, kā sastādīt sanāksmes darba kārtību. Tajā ir daži lieliski triki, piemēram, tēmu uzskaitīšana kā jautājumi, uz kuriem komandai ir jāatbild, nevis vispārīgi, beztermiņa nosaukumi.

Visbeidzot, ja iepriekšminētajās darba kārtības veidnēs neatrodat nepieciešamo, skatiet mūsu citu sarakstu 15 Word sanāksmju darba kārtības paraugi 15 bezmaksas sanāksmju programmas veidnes Microsoft WordŠīs bezmaksas Microsoft Word sanāksmju darba kārtības veidnes var lieliski palīdzēt jebkura veida sanāksmēm. Lasīt vairāk .

PiekrītuDo (Web): sastādiet sanāksmju protokolus, dalieties tajos un piešķiriet uzdevumus

Vienai personai katrā sanāksmē vajadzētu uzdot minūtes novilkt. “Sanāksmes protokols” būtībā ir saraksts ar jebko ievērojamu, kas noticis. Tas var būt uzdevumi, informācija, diskusijas par tēmu vai vairāk. AgreeDo palīdz jums to viegli un bez maksas nodalīt.

Ir viegli izveidot kontu, iestatīt sapulci un uzaicināt dalībniekus. Katru vienumu var atzīmēt kā vienu no četriem veidiem: informācija, lēmums, uzdevums vai tēma. Tas atvieglo to, ka kādam ir minūšu, lai tūlīt pierakstītu lietas un vēlāk pārvērstu tās pareizajā kategorijā.

Dalībniekiem var piešķirt uzdevumus, pievienojot viņu e-pastu, un jūs varat arī tam norādīt termiņu. Katrā sanāksmē varat pievienot arī vienu pielikumu. Dalībnieki var arī pievienot komentārus protokolam.

Bezmaksas AgreeDo versija ierobežo jūs līdz četrām sanāksmēm mēnesī un trim dalībniekiem un vienu pielikumu vienai sanāksmei. Piemaksu versija var palielināt šos ierobežojumus atbilstoši jūsu vajadzībām.

Labā prakse ir sapulcināt katru sanāksmi, pārtraucot tās minūtes un nodrošinot, ka visi tām piekrīt. Ja AgreeDo nav jūsu tējas tasīte, varat to izmantot sanāksmju protokolu veidnes 12 labākie profesionāļu sanāksmju protokolu paraugiSanāksmes protokola formā tiek atspoguļotas būtiskās lietas. Izmantojiet vienu no šīm sapulces protokola veidnēm, lai ātri lietotu MOM formātu. Lasīt vairāk Microsoft Word vai Google Docs.

Tas nav tikai par pieceļošanos (e-grāmata): bezmaksas ceļvedis ikdienas rīta sanāksmēm

Projektu vadības lietotne Qlutter ir paredzēta, lai darbs būtu efektīvs. Viņi izveidoja bezmaksas e-grāmatu, kurā iemācīta viņu pašu prakse, kā vadīt efektīvu un lietderīgu ikdienas rīta sapulci.

Astoņās nodaļās e-grāmata runā par rīta sapulču priekšrocībām, par to, kā panākt, lai jūsu komanda piedalās idejā, un kā vadīt sapulci. Tā ir īsa grāmata 44 lappušu garumā, bet tās beigās jūs jutīsities labāk sagatavoti ikdienas sapulcēm, kas notiks kā rezerves, vai kā līdzīgas sanāksmes.

Ja vēlaties grāmatu, jums būs jāreģistrējas biļetenam Qlutter, pēc kura jūs varat to iegūt PDF, mobilajā vai epub formātā. Vieglāk ir nosūtīt to tieši uz jūsu iekurt.

Lejupielādēt: Tas nav tikai stāvēšana (e-grāmata) [vairs nav pieejama]

Ko darīt, ja nevadāt sapulci

Tagad jums ir ērti rīki, lai iestatītu sapulci, izveidotu kontrolsarakstu, lai to noturētu uz ceļa, iestatītu darba kārtību un aizņemt minūtes. Jūs pat zināt, kā efektīvi vadīt ikdienas sapulci. Bet tas viss ir bezjēdzīgi, ja jūs nevadāt sapulci.

Ja sapulci sasauc jūsu priekšnieks un viņiem ir tendence ļaut sanāksmēm klīst bezmērķīgi, jums kaut kas jādara. Sāciet, nosūtot šo rakstu vietnē astoņi noteikumi, kas priekšniekam būtu jāzina efektīvai sapulcei Apnikušas neefektīvas sanāksmes? Nosūtiet šos 8 noteikumus savam priekšniekamJa sanāksme ir labi organizēta, nav iemesla, ka tā nevar uzlabot produktivitāti, mērķa izjūtu un morāli. Šeit ir daži noteikumi, kas jāievēro efektīvām sapulcēm. Lasīt vairāk . Tomēr dariet to pieklājīgi vai nosūtiet anonīmi.