Kā izveidot pēdējo perfekto laika pārvaldības sistēmu, kuru jūs kādreiz izmantosit

Reklāma

J.R.R. Tolkēns ar Gandalfa personāža starpniecību reiz rakstīja: “Mums tikai jāizlemj, ko darīt ar doto laiku mums." Ja vēlaties uzzināt pasaules ideālās laika pārvaldības sistēmas radīšanas noslēpumu, tas jums jāieklausās Gandalfs.

Mans personīgais ceļš uz perfektu laika pārvaldības sistēmu bija garš, un tas ir aizrāvies ar pagātnes mēģinājumu liemeņiem. Viņi saka, ka ceļš uz elli ir bruģēts ar labiem nodomiem. Teiksim vienkārši, es vienmēr sāku izmantot katru jauno sistēmu ar ļoti labiem nodomiem.

Esmu mēģinājis Gqueues Izmantojot GQueues, izmantojiet Google uzdevumu pārvaldību un plānošanu pavisam jaunā līmenīGoogle uzdevumi nedarbojas, ja vēlaties pāriet no šodienas laika pārvaldības rītdienas plānošanā. Šeit GQueues kāpj līdz plāksnei. Lasīt vairāk , ToDoist Cik produktīvs ir ToDoist Premium? Šeit ir 6 labi iemesli jaunināšanaiKādu laiku es bez maksas izmantoju ToDoist. Bet es turpināju stāties pretī lietām, kuras es gribēju darīt, un nevarēju. E-pasta atgādinājumi. Piezīmju pievienošana uzdevumam. Lietas, kas patiešām pievienotu daudz ko ... Lasīt vairāk

, Google uzdevumi Pārveidot Google uzdevumus par uzdevumu pārvaldības komplektu, izmantojot Google uzdevumus bezsaistē [Chrome]Google uzdevumu izmantošana ir kā mīlestības un naida attiecības. Problēma ar Google uzdevumu tiešu izmantošanu, teiksim, Google kalendārā vai iekšā Google Mail, ir tāda, ka izkārtojums un lietotāja interfeiss ir ārkārtīgi vienkāršoti un ... Lasīt vairāk un katrs dzīves pārvaldības triks starp. Ja jūs esat tāds kā es, jūs, iespējams, esat rīkojies tāpat. Tas ir pastāvīgs vairāk organizācijas meklējums ar mazāku darbu. Veids, kā grafikā izveidot vairāk laika, lai visu, ko sapņojat, paveiktu, nezaudējot miegu.

Kas ir perfekta laika pārvaldības sistēma?

Ja jūs esat tāds kā es, jums, iespējams, liekas, ka jums ir tāda sistēma gandrīz kas jums nepieciešams, bet ne gluži. Gandrīz vienmēr kaut kas pietrūkst.

Ideālai laika pārvaldības sistēmai vajadzētu būt šādām īpašībām.

• Ļauj “klusai vietai” pārdomāt savus dzīves mērķus un sapņus
• Nodrošina netraucētu ar jūsu mērķiem saistītu uzdevumu integrāciju
• Ļauj viegli organizēt un plānot nedēļas un ikdienas pienākumus
• Palīdz izvairīties no svarīgu uzdevumu aizmirstības
• Tas ir kompakts un vienkāršs, bet efektīvs un visaptverošs

Tas pēdējais ir kā mēness prasīšana, vai ne? Nepieciešamība pēc vienkāršības apvienojumā ar prasību pēc visaptverošas iespējas padara perfektu sistēmu tik neiespējamu.

Izveidojiet laika pārvaldības montāžas līniju

Ideālai laika pārvaldības sistēmai vajadzētu darboties kā efektīvai montāžas līnijai. Jums ir ienākošie darbi (uzdevumi), un tie ir jāorganizē un jāplāno, un pēc tam tie jāintegrē kalendārā. Šis process izskatās apmēram šādi:

Problēma lielākajā daļā mēģinājumu izmantot singlu lietotne, piemēram, gTasks Izmantojiet gTasks, lai sinhronizētu savus uzdevumus ar Google [Android]Mūsdienās ir miljons un viens lielisks veids, kā pārvaldīt uzdevumu sarakstu tiešsaistē un izmantojot mobilās lietotnes. Tomēr bieži vien joprojām ir daži cilvēki, kuri vēl neizmanto vienu no ... Lasīt vairāk vai kaut kas tāds ir tāds, ka šīs lietotnes ir specializētas, lai patiešām labi apstrādātu vienu vai divas šī procesa daļas.

Laika uzskaites rīki 4 izcili brīvā laika uzskaites rīki [Android]Neatkarīgi no tā, kas jūs esat, laiks ir neticami svarīga prece. Mums visiem ir atvēlēts vienāds laiks - 86 400 sekundes katru dienu - un tas ir atkarīgs no tā, kā šo laiku pavadīt ... Lasīt vairāk vai izmantojot Pomodoro tehnika Pomodoro Web App Tomato.es laika pārvaldību padara vienkāršuNevar koncentrēties? Dodieties uz darbu tagad. Tomato.es ir bezmaksas Pomodoro taimeris, kuru varat izmantot tieši pārlūkprogrammā - un, iespējams, tā ir labākā šāda lietotne, ko jebkad esmu izmantojis. Pomodoro tehnika ir vienkārša: ... Lasīt vairāk padarīt tevi atlikt mazāk Kāpēc novilcināšanu nevar izārstēt, izmantojot uzdevumu pārvaldības lietotnes [Atzinums]Visilgāk es cīnījos ar laika vadību, un dažos aspektos to joprojām daru. Viena no manām daudzajām metodēm mana laika trūkuma “pārvarēšanai” bija uzdevumu pārvaldības lietojumprogrammu izmantošana. Es ... Lasīt vairāk pārvaldot nedēļas grafiku, bet nepalīdzot organizēt savus uzdevumus.

Tas bija tikai tad, kad Džastins man parādīja savu tehniku, izmantojot LEGOS kā laika pārvaldības metode Kā izmantot LEGO, lai labāk pārvaldītu savu laikuEs domāju, ka esmu atradis visaugstāko produktivitātes rīku: LEGO. Neatstāj! Ļauj man paskaidrot. Lasīt vairāk ka es sāku iegūt informāciju par kaut ko tādu, kas man varētu darboties labāk. Tas noveda pie tā, kas, manuprāt, kļūs par manu visu laiku labāko un pēdējā laika pārvaldības sistēmu, izmantojot Trello Trello - unikāla, vienkārša un jaudīga projektu vadības sistēma no labas mājasVai vārds Džoels Spolskis jums kaut ko nozīmē? Ja tā, tad jūs vēlēsities izlasīt šo ziņu, jo tajā tiek parādīts Spolska jaunākais un lielākais projekts. Un ja nē, jums jāzina, ka tas ir ... Lasīt vairāk .

Saliekot gabalus kopā

Tomēr Trello joprojām nebija viegla vieta plānot dzīves mērķus Kā izveidot redzes padomi un sasniegt savus lielos mērķusJūs varat tos saukt par lieliem akmeņiem vai lieliem, matains, pārdrošiem mērķiem. Daži to sauc par kausu sarakstu. Šī kausa iztukšošana prasa rīkoties. Šajā gadījumā noderīgs ir tāds vizuālais rīks kā Trello. Lasīt vairāk , un uzdevumu pārvaldīšana no viena grafika posma uz nākamo bija ļoti neveikla.

Šo iemeslu dēļ es beidzot nolēmu izmantot visu to, ko esmu iemācījies no iepriekšējām sistēmām Esmu pārbaudījis un apvienoju visu vienā, automatizētā laika pārvaldības sistēmā, kas to dara visiem.

1. - izveidojiet savu galveno laika pārvaldības lapu

Darbplūsma, kuru es nozagu no Džastina un ko izmantoju Trello sistēmā, darbojas labi. Būtībā jūs sākat vienā pusē ar visiem saviem ienākošajiem jaunajiem uzdevumiem, kas jums kaut kā jāietilpst jūsu grafikā. Pēc tam pa kreisi jums ir visu to uzdevumu saraksts, kurus vēlaties izpildīt šajā mēnesī. Pa kreisi no šīs nedēļas.

Šī sistēma man darbojās apmēram četrus vai piecus mēnešus. Es sāku aizmirst lietas, kas bija dažos sarakstos. Viņi netika pārvietoti uz “šodien” un tikai tad tika aprakti. Sistēma mani sāka neveiksmīgi.

Tātad, lūk, ko es izdarīju. Vispirms jāizveido Google izklājlapa un jāizveido četras lapas.

Šajā gadījumā jūs sākat pa kreisi un izveidojat Ienākošie lapa. Tajā tiks uzskaitīti visi ienākošie uzdevumi no jūsu dažādajām citām sistēmām.

Pa labi no tā jūs izveidojat Mēneša prasības lapa. Pa labi no tā izveidojiet Nedēļas prasības lapa. Pa labi no tā izveidojiet savu Nedēļas grafiks lapa.

Pēc brīža mēs formatēsim šīs atsevišķās lapas. Bet vispirms izveidojiet nedēļas kalendāru Nedēļas grafiks izveidojot vienu nedēļas dienu rindu un katras pusstundas kolonnu visai dienai.

Tagad, kad esat saņēmis nedēļas grafiku lietošanai, ir pienācis laiks sākt ievadīt uzdevumus jaunajā laika pārvaldības sistēmā!

Uz Ienākošā lapa, izveidojiet galvenes domēnam Uzdevums, Projekts, Pievienots, Etiķete, Prioritāte, Saite, Plānots, un Gatavs.

Šiem laukiem būs jēga brīdī, kad mēs sāksim barot jūsu lapu “Ienākošais” ar automatizētām plūsmām.

Otrais - izveidojiet un automatizējiet savus dzīves mērķus

Pirmā no šīm plūsmām būs jūsu dzīves mērķi.

Viena no vissvarīgākajām mācībām, ko iemācījos, ir tā, ka, kad runa ir par lieliem mērķiem, jums ir nepieciešama telpa, kurā ir tīrs un paredzēts tikai vienam mērķim - pārdomājot lietas, kas jums ir vissvarīgākās tu.

Tas ir viens no visām laika pārvaldības lietotnēm, kuras esmu kādreiz izmēģinājis ToDoist ir perfekts.

Tas ir tīrs un vienkāršs. Jūs veidojat šos lielos dzīves mērķus kreisajā pusē un pēc tam labajā pusē jūs tos lielos mērķus sadalāt apakšmērķos, uz kuriem jūs strādāsit visu savu dzīvi.

Piemēram, viens no maniem dzīves mērķiem ir laimīgas ģimenes izveidošana. Daži no tā apakšmērķiem būtu “Nodrošināt pozitīvu bērnību” maniem bērniem vai “Esiet veltīts un rūpējies vīrs”. Saskaņā ar šiem apakšmērķiem ir atrodami vairāk specifikas. Piemēram, guļamistabas uzcelšana manai meitai noteikti dotu viņai pozitīvāku bērnības pieredzi.

Tagad tas ir prasāms uzdevums. Tas, ko vēlaties darīt, ir iestatīt šo izpildāmo uzdevumu etiķetes, lai ToDoist tos automātiski nosūtītu jūsu galvenajai laika pārvaldības sistēmai.

Jums būs jāizmanto ToDoist Premium piekļūt etiķetēm (tas ir lēti un to ir vērts!)

Vietnē ToDoist vienkārši noklikšķiniet uz etiķetes kreisajā navigācijas joslā un pēc tam noklikšķiniet uz Pievienojiet etiķeti pogu.

Iepriekš minētajā piemērā guļamistabas uzdevuma veidošanai pēc happy_family etiķetes izveidošanas es pats uzdevumam pievienoju “@happy_family”, lai to marķētu.

Kāpēc šīs etiķetes jums palīdz? Jo tagad jūs varat izmantot IFTTT pamanīt tos uzdevumus, kas apzīmēti, un ievietot tos savā jaunajā Ienākošie lapa Google izklājlapās.

IFTTT vienkārši izvēlieties aktivizētāju ToDoist un atlasiet Jauns uzdevums izveidots ar etiķeti.

Pēc tam jūs varat izvēlēties no izveidoto etiķešu nolaižamā saraksta, kā arī no projekta, kurā izmantojāt etiķeti.

Visbeidzot iestatiet Darbība uz Google disku, atlasiet Pievienojiet rindu izklājlapaiun ierakstiet pareizo tās Google izklājlapas nosaukumu, kurā izveidojāt lapu “Ienākošā”.

Vai pamanāt laukus šajā izvadē? Tie ir tie paši lauki, kurus tikko izveidojāt izklājlapā.

Tāpēc tagad, katru reizi izveidojot uzdevumu, kas saistīts ar dzīves mērķi, vietnē ToDoist un lietojot kādu no šīm etiķetēm esat izveidojis IFTTT aktivizētājus, šis uzdevums automātiski tiks ielādēts ienākošajā izklājlapu.

Padomā par to. Tagad jūs varat sēdēt, iztīrīt prātu un vienkārši plānot savus dzīves mērķus. Neuztraucieties par to, kā plānot to, kas jums jādara, lai tos sasniegtu - vienkārši veiciet prāta vētru un apzīmējiet uzdevumus, kas jums būs jāveic, lai tur nokļūtu. Ļaujiet automatizācijai rūpēties par pārējo.

3. automatizējiet steidzamos pieprasījumus

Protams, tava dzīve ir kas vairāk par dzīves mērķiem. Pieņemsim, ka tā būs ikdienas prasība, tālruņa zvani un e-pasta ziņojumi, kas jūs vienmēr bombardē ar jaunām prasībām un jauniem uzdevumiem. Jums ir nepieciešams veids, kā tikt galā arī ar šīm prasībām.

Atbilde uz to ir arī automātiska “ienākošā” plūsma no jūsu e-pasta konta. Neuztraucieties, tas ir patiešām viegli. Vienkārši izveidojiet IFTTT sprūda par katru reizi jūs zvaigzne e-pasts iesūtnē.

Pēc tam izveidojiet to pašu darbību, ko iepriekš. Pievienojiet rindu izklājlapai. Pārliecinieties, ka esat pareizi ierakstījis vienādas izklājlapas nosaukumu. Jums būs jāpielāgo arī Formatēta rinda lai tas izvadītu nepieciešamos laukus jūsu izveidotajai ienākošajai tabulai.

Svarīgi ir tikai pārliecināties, vai e-pasta tēma ir izklājlapas laukā “Uzdevums”.

Tagad, katru reizi atzīmējot e-pasta ziņojumu iesūtnē, šī e-pasta tēmas rindiņa tiek pievienota izklājlapai kā vēl viens ienākošs uzdevums.

Skaistums ir tāds, ka, skenējot e-pastus un pamanot e-pasta ziņojumu, kuram nepieciešams jūsu laiks, tam jākļūst par uzdevumu, kas ieplānots jūsu darbplūsmā. Netērējiet laiku, mēģinot nekavējoties veikt uzdevumu. Vienkārši to atzīmējiet un pārejiet tālāk.

Tagad, kad esat sasniedzis savus dzīves mērķus un ikdienas e-pastus, tas ir automatizēts ienākošo uzdevumu aizpildīšanai Jūsu jaunās laika pārvaldības sistēmas rindā, ir pienācis laiks ķerties pie šīs darbplūsmas organizēšanas sistēma.

4. organizējiet sava laika pārvaldības darbplūsmu

Tagad nāk jautrā daļa. Ja esat izmantojis ToDoist, lai plānotu savus ilgtermiņa mērķus, un e-pasta ziņojumos esat atzīmējis svarīgas lietas, lapā redzēsit virkni jaunu uzdevumu!

Atcerieties Plānots un Gatavs lauki, kurus izveidojāt? Tās bija ekstras, kuras automatizācija neaizpildīs. Tas notiek tāpēc, ka, izvēloties katra uzdevuma nosaukumu un pārvietojot tos uz Šis mēnesis vai Šonedēļ lapas, jums būs jāpiezīmē, ka esat plānojis šo uzdevumu. Kad esat pabeidzis uzdevumu, varat to atzīmēt kā pabeigtu, izmantojot lauku Gatavs.

Kad uzdevums ir ieplānots, tas pastāv mēneša vai nedēļas lapā. Ideja ir tāda, ka katru mēnesi visi ienākošie uzdevumi, kurus, jūsuprāt, varat paveikt šajā mēnesī, jāpārvieto uz Šis mēnesis lapa.

Šis mēnesis un Šonedēļ loksnēm jābūt šādiem laukiem: Uzdevums, Kam tas paredzēts?, Biežums, Atkārtojiet un Dzīves mērķis.

Pārvietojot uzdevuma nosaukumu no ienākošās uz šo mēnesi, veltiet laiku šo lauku aizpildīšanai. Kam (kādam klientam vai personai) ir uzdevums? Vai tas ir uzdevums, kas jums jāatkārto katru mēnesi? Vai tas ir no kāda no jūsu dzīves mērķiem?

Vissvarīgākais ir definēt, kad uzdevums jāpabeidz. Kārtošana pēc šī lauka palīdzēs noteikt prioritāti, kuri uzdevumi jāveic, plānojot nedēļu.

Atcerieties, ka dariet to katru mēnesi. Nedēļas sākumā arī veltiet laiku, lai pārvietotu uzdevumus no Šis mēnesis loksne identiska Šonedēļ lapa. Vai arī gadījumos, kad uzdevums atkārtojas katru mēnesi, jūs varat vienkārši pievienot uzdevumu tieši savam nedēļas kalendāram un atjaunināt lauku “Nākamais termiņš”.

Tas ir šīs sistēmas skaistums. Tas var jums palīdzēt pārvaldīt visu - uzdevumus, kas saistīti ar šiem svarīgajiem dzīves mērķiem, ikdienišķajiem uzdevumiem, kas rodas e-pastus, ikmēneša un nedēļas pienākumus, kas jums jāveic neatkarīgi no tā, un pēc tam svarīgos uzdevumus, kurus pievienojat Ienākošie pats lapas.

Kad uzdevumi tiek apstrādāti un mainās no cilnes uz cilni, tie tiek datēti un prioritizēti, un pēc tam jūs tos beidzot pievienosit nākamās nedēļas grafikam. Šis ir pēdējās cilnes grafiks, kuru izveidojāt šī raksta sākumā. Tas izmanto laika bloķēšanas stratēģija Laika bloķēšana - slepens ierocis labākai fokusēšanaiVai jūs meklējat efektīvāku veidu, kā organizēt savas darba dienas? Izmēģiniet laika bloķēšanu. Šī laika pārvaldības taktika var palīdzēt jums atrast ceļu, vienlaikus novēršot uzmanības novēršanu, vilcināšanu un neproduktīvu vairāku uzdevumu veikšanu. Lasīt vairāk par kuru nesen rakstīja Robs - kas darbojas diezgan labi.

Jūs varētu apsvērt šo uzdevumu kodēšanu ar krāsu, pievienojot tos nedēļas grafikam. Varbūt katram klientam izveidojiet krāsu kodu vai izmantojiet dažādas krāsas, lai apzīmētu dažādus projektus vai prioritātes.

Šīs sistēmas atslēga ir tā, ka tā spēj tikt galā ar visu, sākot no jūsu dzīves plānošanas un mērķu izvirzīšana 5 kritiskas kļūdas, no kurām jāizvairās, izvirzot mērķusMērķu iestatīšana ir lielisks veids, kā samazināt vilcināšanu un palielināt produktivitāti. Ja jums nav mērķu, jums nav virziena. Bez virziena jums ir viegli justies apmaldīties un sajaukt. Par laimi,... Lasīt vairāk , projektiem, pie kuriem šobrīd strādājat.

Pēc tam tie tiek sagatavoti otrajā un trešajā cilnē, un, visbeidzot, tiek plānoti un izpildīti pēdējā cilnē. Kamēr jūs esat pietiekami disciplinēts, lai sēdētu un izmantotu šo sistēmu, lai plānotu savu gaidāmo mēnesi un nedēļu, tas daudzkārt palielinās jūsu produktivitāti.

Vai jūs vēl esat atradis savu ideālo laika pārvaldības sistēmu? Vai tas izskatās, ka tas varētu jums noderēt? Dalieties ar savu laika vadības pieredzi un padomiem komentāru sadaļā zemāk!

Attēlu kredīti: Laika plānošana Caur Shutterstock