Padariet protokolu darbam: kā veikt efektīvas piezīmes sanāksmes laikā

Reklāma

Tā ir prasme, ko daži cilvēki ir pilnveidojuši; ideālas tikšanās minūtes.

Tas ir pazīstams stāsts nepilnīgajā pasaulē. Darbā strādājat ar kritiski svarīgu projektu. Tā ir starpnozaru lieta ar visu sāpīgo starpnozaru politiku, kas ar to saistīta. Tā kā termiņš tuvojas projektam ne tuvāk tā pabeigšanai, jūs plānojat tikšanos ar saviem kolēģiem. Pēc iestatīšanas sanāksmes darba kārtība Ērti izveidojiet sapulču darba kārtību, izmantojot sapulces gaidas [iPad]Lai arī neviens no mums neparedz iespēju apmeklēt sanāksmes, par laimi ir vairākas noderīgas tiešsaistes un mobilās lietojumprogrammas, piemēram, AgreeDo, kas atvieglo sanāksmju plānošanas uzdevumu. Visas veiksmīgās tikšanās sākas ... Lasīt vairāk un divas stundas garlaicīgas diskusijas, jūs nonākat pie saskaņotā grafika un rīcības plāna.

Un tad netiek izpildīts saskaņotais grafiks, un saskaņotais rīcības plāns netiek izpildīts. Jūs dusmīgi izsaucat savus kolēģus - “Kas pie tur notiek? Tas nav tas, par ko mēs vienojāmies ”. Viņi ir pārliecināti, ka viņi dara to, ko solīja. Viņi ir pārliecināti, ka jūs kļūdāties. Diemžēl viņu notikumu versiju nav ko apstrīdēt. Jūs nepaņēmāt nevienu minūti.

Diemžēl tā ir viena no visbūtiskākajām prasmēm, kas nepieciešama mūsdienīgai darba vietai. Tie ļauj jums izveidot reģistrētu notikumu reģistru, par kuru vienojušās visas puses, ietaupot galvassāpes tālāk. Lūk, kā jūs sapulcē izmantojat efektīvas minūtes.

Nelietojiet minūtes

Tas izklausās pretrunīgi intuitīvs, vai ne? Šis ir raksts par to, kā izmantot efektīvas minūtes, un es saku, ka jums tās nevajadzētu veltīt? Kāds ārprāts tas ir?

Ir sasodīti grūti darīt divas lietas vienlaicīgi. Ja mēģināt izsekot sarunai, veltot minūtes, jūs, visticamāk, veiksit sliktu darbu vismaz vienā no šīm lietām. Un atcerieties, kā es teicu, ka minūtēm ir jābūt precīzam notikumu attēlojumam? Viņi tiešām ir kaut kas, ko jums nevajadzētu sajaukt.

Dodoties uz sapulci, jums vajadzētu atnest kādu, kurš nepiedalās sarunā, un jālūdz viņam vai viņai uzstāt minūtes. Tas ļauj jums koncentrēties uz sarunu, un jūs varat būt pārliecināts, ka sapulces piezīmes Sadarboties un rediģēt sapulces piezīmes reālā laikā, izmantojot Sync.inIkreiz, kad jums ir jāstrādā tiešsaistē ar komandu vai pat ja jums vienkārši jāsadarbojas ar citiem kolēģiem, kuri, iespējams, strādā citās attālās vietās, spēja būt kaut kam vizuālam, lai tas izskatās ... Lasīt vairāk būs labas kvalitātes. Ja jūs piedalāties tiešsaistes sapulcē (iespējams, izmantojot WebEx vai Google Hangouts), kāpēc jūs nedegjat Audacity Ierakstiet audio failus, izmantojot Audacity Lasīt vairāk un ierakstīt sarunu turpmākai uzziņai?

Atcerieties 5 W’s

Padomājiet par kādu no savām angļu valodas stundām pamatskolā. Jūs, iespējams, kādā brīdī esat uzrakstījis stāstu, un jūs iemācījāt “5 W”. Lai atsvaidzinātu atmiņu, tie ir “kas”, “kas”, “kad”, “kāpēc” un “kur”.

Kad jūs to domājat, tas ir tas, kas ir minūtes. Viņi veido stāstījumu par kaut ko notikušu vai kaut ko, kas notiks. Tāpat kā jūs, rakstot pārskatu vai rakstu, jums jāpievieno sīka informācija.

Tātad, kur jums varētu būt kaut kas līdzīgs šim.

Jauniniet WordPress uz 3.7

Jums varētu būt kaut kas līdzīgs.

Bens Smits jaunināt WordPress uz 3.7 nākamnedēļ drošības ielāpiem.

Daudz jēdzīgāk, jā?

... Bet neņemiet to pārāk tālu.

Nevienam nerūp, ka Bens Smits tikai nākamnedēļ jaunina WordPress 3.7, jo šonedēļ viņš ir atvaļinājumā Barbadosā kopā ar sievu un diviem bērniem, bet viņa mīlulis Čivava Gee-Fee uzturas vietējos audzētavos, kamēr viņi ir prom. Kāpēc jūs to ievietojāt piezīmēs?

Jā, ir svarīgi ņemt vērā visu svarīgo informāciju. Ir ļoti svarīgi būt skaidri izteiktam. Neuzņemieties pārāk tālu, ja reģistrējat datus, kas nevienam nenāk par labu.

Vienojieties par protokolu

Tātad, jums ir trīs stundu sanāksme. Kad tas būs pabeigts, pieturēšanās konferenču telpā, visticamāk, būs diezgan zema to lietu sarakstā, kuras jūs vēlētos darīt. Tu esi noguris. Jūs esat izslāpis. Cilvēki pamet biroju un dodas mājās uz siltām gultām un America’s Got Talent.

Vai jūs galvu ārā? Nē! Ja minūtes esat uzrakstījis ar roku, dodieties uz darbu un smagi rakstāt tās. Kad esat tos neskaidri noderīgā formātā, nosūtāt tos pa e-pastu katram dalībniekam. Jūs lūdzat viņiem atzīt, ka viņi ir lasījuši protokolu un ir apmierināti ar saturu.

Tas izskaidro katras personas lomu, kā arī pienākumus, un, ja kādam rodas domstarpības ar oficiālo notikumu reģistru, viņš to var labot. A sadarbības sanāksme 6 labākie tiešsaistes sapulces rīki sadarbībai ar savu komanduMazām komandām sadarbībai nav vajadzīgas dārgas uzņēmuma lietotnes. Šeit ir seši fantastiski rīki, kurus varat izmantot, lai pārvaldītu savas komandas datus, saziņu un daudz ko citu. Par brīvu. Lasīt vairāk šī iemesla dēļ izrādās labāks.

Uzziniet stenogrāfiju

Atkarībā no tā, ko vaicājat, saīsinājums ir vai nu tiešām lielisks veids, kā ātri pierakstīt lietas, vai arī tas ir šifrēšanas veids, kas ir izturīgs pat NSA ziņkārīgo acīm. Lai arī kā jūs to justos, tā ir noderīga prasme, kas nepieciešama jūsu piezīmju arsenālā.

Kaut arī saīsinātu skatienu tas ir diezgan iebiedējošs, tas nav pārāk grūti kopt. Tas aizstāj parastās rakstīšanas konstrukcijas ar simboliem un saīsinājumiem, ļaujot minūtē uzrakstīt simtiem vārdu. Tas ir jādara Kim Fletcher, Nacionālās žurnālistu apmācības padomes priekšsēdētājam teikt par to.

Ja jums ir saīsināta piezīme, jūs varat ātri atrast cenu piedāvājumu. Jūs ieejat ar magnetofonu vai digitālo ierakstītāju, un, ja jūs tur pavadījāt stundu tur, izmantojot ierakstītāju, jums ir stunda lentes, kas jāiziet, tas prasa diezgan ilgu laiku

Ir daudz sistēmu saīsinātu tekstu rakstīšanai, izmantojot alfabēta bāzes sistēmas (AlphaHandutt.) Grego pirmsgadadiena, Grego gadadiena Padariet protokolu darbam: kā veikt efektīvas piezīmes sanāksmes laikāTā ir prasme, ko daži cilvēki ir pilnveidojuši; ideālas tikšanās minūtes. Notikumu ieraksts ietaupa jums galvassāpes tālāk. Lūk, kā jūs sapulcē izmantojat efektīvas minūtes. Lasīt vairāk , un Jaunais laiks Pitmans ir ātrākais no ķekara. Spēlējiet apkārt ar dažiem un atrodiet sev tīkamāko! Es to esmu atradis šajā vietnē ir neticami noderīga, lai nošķirtu atšķirības starp katru no daudzajām metodēm, kas pastāv.

Strukturējiet savas piezīmes

Veicot pierakstus, jūs iezīmējat darbplūsmu vai arī apmeklējat pilnu Buzzfeed un ievietojat to sarakstā? Jūsu piezīmju efektivitāte pilnībā ir atkarīga no tā, kā strukturējat ierakstīto informāciju.

Vai jūs reģistrējat darbības vai pierakstāt darbības, kuras cilvēki veiks nākotnē? Šeit varētu būt noderīgi aizzīmju punkti. Vai jūs veicat detalizētu informāciju par notikumu, kas iepriekš notika? Jūs varētu vēlēties izmantot stilu, kas pēc būtības ir izteiktāks.

Jūtaties mākslinieciski? Vēl viens paņēmiens, kas jums varētu noderēt, ir vizuāla piezīmju veikšana. Šeit jūs pievienojat tekstu tekstam, pievienojot krāsu, grafiku un attēlus. Pievienojot ilustrācijas, jūs varat pievienot papildu informāciju, nepadarot piezīmes pārāk “smagas”.

Visbeidzot, jums būs prieks uzzināt, ka ir daži rīki, kas piezīmju strukturēšanai padara izvairīšanos. Microsoft ir ķekars Microsoft Word veidnes par sanāksmes minūšu izmantošanu. Tie neizskatīsies nevietā aizliktā, “kreklā un kaklasaitē” darba vietā, bet tiem tomēr ir dažas krāsas nokrāsas. Es esmu arī pieradis pie lietošanas SimpleNote Pārvietojieties virs TextEdit, operētājsistēmai Mac tagad ir pieejama SimplenoteJa vēlaties atvērt tikai rakstīšanas rīku un sākt rakstīt, neradot daudz traucējošu zvanu un svilpes, Simplenote var būt tieši tas, ko meklējat. Lasīt vairāk manas minūtes tīras estētikas un iebūvēto mākoņa dublējumu dēļ.

Secinājums

Minūšu atņemšana ir ļoti vienkārša, un tā arī ir stratēģiska prasme efektīvu sanāksmju rīkošanai Tiešsaistes sapulces ceļvedis: programmatūra un stratēģijaMūsdienu videokonferenču pakalpojumus ir viegli izmantot, un tie ir pieejami gandrīz ikvienam, kam ir dators vai viedtālrunis. Spēja sazināties un tikties ar cilvēkiem tiešsaistē nozīmē, ka mūs vairs neierobežo ģeogrāfiskā atrašanās vieta. Lasīt vairāk mums visiem vajadzētu apgūt. Vai jums ir kādi noderīgi padomi, kā pierakstīt pierakstus sanāksmēs? Paziņojiet man komentāros zemāk!

Attēla kredīts: Marks Jensens Džons Bensonsdpstyles