Kā grupēt uzdevumus, izmantojot Google kalendāru, lai palielinātu fokusu un produktivitāti

Reklāma

Daudzuzdevumu mīts ir izplatīts. Neatkarīgi no tā, cik daudz daudzuzdevumu pētījumu mēs redzam, mēs turpinām to pateikt sev lielākā daļa cilvēki nevar veikt vairākus uzdevumus, bet mēs var.

Atkal un atkal pētījumi rāda, ka, domājot, ka mēs uzdodamies daudz, mēs faktiski nenodarbojamies tikai ar vienu lietu vairāk. Mēs pārslēdzamies uz priekšu un atpakaļ no vienas aktivitātes uz otru un šo fenomenu saucam par “maiņas izmaksas”Padara mūs mazāk efektīvus (un var mūs apdraudēt).

Bet…

Ir viens īpašs vairākuzdevumu veids, kas varētu būt efektīvāks. Varbūt ne tik efektīvi kā koncentrēšanās uz vienu uzdevumu. Bet, ja jūs vienkārši nevarat izturēt koncentrēšanos uz vienu lietu vairāk nekā dažas minūtes, iespējams, ka jums veiksies.

(Lai būtu taisnīgi, ir dažos gadījumos daudzuzdevumu veikšana var būt efektīvs veids, kā darīt lietas Vien- vs. Daudzuzdevumu veikšana: kas ir labākais produktivitātei?Daudzuzdevumu veikšana ir izplatīta metode, lai palielinātu produktivitāti. Izrādās, ka produktivitātei nav obligāti jābūt sudraba lodei. Galvenais ir zināt, kad veikt daudzuzdevumu.

Lasīt vairāk .)

Ievads uzdevumu komplektēšanā

Dažādi produktivitātes guru uzdevumi ir definēti nedaudz dažādos veidos. Bet tas, kas nonāk pie tā, ir šāds:

“Uzdevumu grupēšana ir līdzīgu uzdevumu grupēšanas prakse.”

Jums, piemēram, varētu būt “kodēšanas”, “atkļūdošanas”, “dokumentēšanas” un “plānošanas” uzdevumu saraksts. Es pats savā dzīvē, iespējams, komplektēju tādus uzdevumus kā “rakstīšana”, “rediģēšana”, “izpēte”, “piķēšana” utt.

Kā tas ir noderīgi?

Uzdevumu grupēšana palīdz jums kļūt produktīvākam, mudinot pieturēties pie līdzīgas uzdevumu grupas, lai samazinātu pārslēgšanās izmaksas, pārvietojoties starp tām. Pāreja no fotoattēlu rediģēšanas uz e-pasta pārvaldību ir liela maiņa, un, ja jūsu smadzenes cīnās par pārnesumu maiņu, tas varētu radīt lielas pārslēgšanās izmaksas.

Pāreja no fotoattēlu rediģēšanas uz, teiksim, fotoattēlu ievietošanu krājuma fotografēšanas vietnēs, varētu radīt mazākas pārslēgšanās izmaksas. Vai arī iedomājieties, ka jūs pārslēdzaties no potenciālo klientu izsaukšanas ar pārdošanas vietām uz esošo klientu izsaukšanu reģistrēties. Tas būtu vienkāršāk nekā pārslēgties no standarta zvaniem uz ceturkšņa pārskatu izveidi.

Un zemākās pārslēgšanas izmaksas palielina fokusu.

Tas, kā jūs sadalāt uzdevumus partijās, ir atkarīgs no jums - svarīgi ir tas, ka viņi ir līdzīgi. Ja jums ir grūti pārslēgt pārnesumus starp diviem uzdevumiem, tad tie nepieder pie vienas partijas. Jums var būt liels partiju skaits vai mazāks, atkarībā no lietām, kas jums jādara.

Kad uzdevumi ir sagrupēti, jūs varat veltīt laiku katrai partijai.

Sēriju plānošana

Tas ir, ja uzdevumu grupēšana kļūst patiešām noderīga. Kad jūs norādīt noteiktu laika bloku Kā bloķēt laiku Google kalendārā produktīvai darba dienaiVai jūs cīnāties ar laika vadību? Mēs parādīsim, kā bloķēt laiku Google kalendārā, lai palielinātu uzmanību, samazinātu stresu un uzlabotu produktivitāti. Lasīt vairāk uz konkrētu partiju, jūs varat brīvi pārslēgties starp vienas partijas uzdevumiem. Kas ir lieliski tiem no mums, kuriem patīk daudz pārvietoties starp projektiem.

Kamēr nepārslēdzaties uz kādu uzdevumu ārpusē no šīs partijas, jūs būsit efektīvāks. Kognitīvās komutācijas izmaksas būs zemākas, un jūs varēsit paveikt vairāk.

Tas ir tik vienkārši.

Tiklīdz jūs sākat ievietot uzdevumu partijas kalendārā, tāpēc jums ir noteikts laiks pie tām strādāt, jūs redzēsit savu produktivitātes pieaugumu. Tā kā pārslēgšanās izmaksas ir zemākas, jūs pavadīsit mazāk laika, lai ātrāk izpildītu katru uzdevumu. Ja noteiktais laiks konkrētām partijām palīdzēs samazināt uzmanības novēršanu (kurām ir milzīgs maiņas izmaksas).

Izmantojot tādu laika pārvaldības sistēmu kā Pomodoro tehnika Cik vienkāršs Pododoro taimeris padarīja manu dzīvi labākuPomodoro tehnika ir viena no vienkāršākajām laika pārvaldības metodēm. Izjauciet uzmanību, izmantojot 25 minūšu gabalus un taimeri. Tās varētu būt dzīvi mainošas ikdienas izmaiņas, ja tās jums ir piemērotas. Lasīt vairāk vai kaut kas līdzīgs paaugstinās jūsu produktivitāti vēl vairāk.

Ja esat gatavs izmēģināt uzdevumu grupēšanu, veiciet tālāk norādītās darbības.

Uzdevumu komplektēšana ar Google kalendāru

Pirmais, kas jums jādara, ir izveidot uzdevumu partijas. Tā kā visiem būs atšķirīgi uzdevumu komplekti un dažādas iepakošanas metodes, tas, kā jūs iziet šo procesu, ir pilnībā atkarīgs no jums. Kā jau minēju, varētu būt labi sākt ar trim vai četrām kategorijām. Mūsu piemēra vajadzībām mēs izmantosim “plānošanu”, “ēku”, “pārskatīšanu” un “pārskatu sagatavošanu”.

Mēs apvienosim šīs partijas ar jēdzienu laika bloķēšana Laika bloķēšana - slepens ierocis labākai fokusēšanaiVai jūs meklējat efektīvāku veidu, kā organizēt savas darba dienas? Izmēģiniet laika bloķēšanu. Šī laika pārvaldības taktika var palīdzēt jums atrast ceļu, vienlaikus novēršot uzmanības novēršanu, vilcināšanu un neproduktīvu vairāku uzdevumu veikšanu. Lasīt vairāk . Vienkārši atlieciet laika blokus Google kalendārā noteiktām partijām.

Šeit es esmu pievienojis notikumus, kas man saka, kad man vajadzētu strādāt pie noteiktām partijām:

Es esmu pievienojis arī atgādinājumu, lai pārliecinātos, ka es zinu, kad sākas mans pārskatu bloķēšana:

Tagad es saņemšu atgādinājumu, kad ir pienācis laiks strādāt pie maniem ziņošanas uzdevumiem. Šajā laikā es varētu izmantot Pomodoro tehnika Labākās Pomodoro taimera lietotnes, lai palielinātu jūsu produktivitātiJa pēc dažām darba stundām jūs bieži sastopaties ar produktivitātes sienu, Pomodoro taimeris varētu palīdzēt jums saglabāt fokusu. Šai taimeru izvēlei ir opcija katrai platformai. Lasīt vairāk pārvaldīt savu laiku dažādiem uzdevumiem. Vai arī es varētu ļaut tam notikt dabiskāk, ja es pārvietojos starp uzdevumiem, kad vien gribu. Šī daļa ir jūsu ziņā.

Jums rodas ideja. Tagad vienkārši ievietojiet vairāk kalendāra partiju! Bet paturiet prātā, ka jums joprojām ir nepieciešams atbloķēts laiks. Jums būs vajadzīgas dažas minūtes šeit un tur, lai pārvaldītu e-pastu, pielāgotos zvaniem, tērzētu ar cilvēkiem birojā vai vienkārši ļautu prātam mazliet atpūsties.

Viens jautājums, kuru jūs varētu uzdot šobrīd: kā es varu izvēlēties, kad plānot katru partiju? Uz to nav pareizas atbildes. Ja jums ir noteikts uzdevuma veids, kuru vislabāk veicat no rīta, plānojiet to agri. Ja pēcpusdienā jums patīk mazāk kognitīvi intensīvi uzdevumi, ieplānojiet tos tur. Vai, mainot uzdevumus, vēlaties pārslēgties uz kaut ko pavisam citu? To var izdarīt arī jūs.

Jūs zināt, kā un kad tu strādā vislabāk Kā saglabāt produktivitāti neatkarīgi no tā, vai esat rīta cilvēks vai nakts pūceNemēģiniet agri pamosties vai palikt vēlu. Tā vietā optimizējiet sistēmas, lai varētu pārvarēt posmu, kurā jūsu produktivitāte ir zema. Šeit ir dažas pārdomātas stratēģijas. Lasīt vairāk , un jūs varat šīs zināšanas ievietot savā pakešu grafikā.

Kad esat iegādājies partijas kalendārā, jūs esat gatavs iet! Tagad viss, kas jums jādara, ir nokļūt darbā.

Google kalendāra izmantošana produktivitātes paaugstināšanai

Jūsu uzdevumu partiju plānošana Google kalendārā varētu būt pietiekama, lai pilnībā mainītu jūsu produktivitāti. Bet, ja jums ir nepieciešams mazliet vairāk stimula, varat izmantot citas Google kalendāra lieliskās funkcijas.

Piemēram, jūs varat sinhronizējiet uzdevumu sarakstu ar Google kalendāru Kā sinhronizēt savu Google kalendāru ar savu uzdevumu sarakstuOrganizējot savu dzīvi, ir nepieciešami divi rīki: kalendārs un aktīvo darbu saraksts. Bet lielākajā daļā uzdevumu pārvaldības risinājumu šīs divas lietas tiek nodalītas. Mēs parādīsim, kā tos apvienot. Lasīt vairāk un skatiet savus svarīgos uzdevumus līdzās pakešu grafikam. Tas varētu palīdzēt jums noteikt prioritāti starp katras partijas uzdevumiem.

Vai arī jūs varētu izmantot atjaunināts vairāku kalendāru skats 5 jaunas Google kalendāra funkcijas, kas jums jāizmēģina!Google kalendārs vienkārši kļuva fantastiskāks. Google beidzot atjaunināja savu kalendāru. Mēs jums parādīsim, kā iegūt jauno dizainu un kuras jaunās iespējas jums ir jāizmēģina. Lasīt vairāk lai partijas plānošana būtu nodalīta no citām tikšanās reizēm.

Jūs pat varat atzīmējiet kalendāra ierakstus Kā vislabāk izmantot Google kalendāru, izmantojot jaunus un jaunākus rīkus 7+Izmantojiet Google kalendāru, lai ietaupītu laiku un pēc iespējas labāk izmantotu savu darba dienu. Šie jaunie Google kalendāra rīki un pakalpojumi piedāvā vēl dažus produktivitātes trikus. Lasīt vairāk lai redzētu, kur iet jūsu laiks un kā jūs varētu uzlabot laika pārvaldību.

Tur ir tik daudz funkciju un rīku, ka ar Google kalendāru jūs varat darīt gandrīz visu, ko vēlaties.

Uzdevumu sērija ilgtermiņā

Protams, tas nekad nav tik vienkārši. Tas vienmēr ir uzturēts. Piemēram, jums regulāri jāatliek dažas minūtes, lai pārskatītu savas partijas. Ja jūtat, ka noteikts uzdevums neplūst kopā ar citiem tā sērijā, iespējams, vēlēsities izveidot jaunu paketi, lai samazinātu maiņas izmaksas.

Var gadīties, ka plānošana nav optimāla. Varbūt jums ir nepieciešams vairāk laika starp partijām vai arī pilna diena bez plānotajām aktivitātēm, lai pieķertos lietām.

Pat atrodot perfekta produktivitātes sistēma Kā izveidot pēdējo perfekto laika pārvaldības sistēmu, kuru jūs kādreiz izmantositProduktivitāte ir pastāvīga meklēšana vairāk organizāciju ar mazāku darbu. Veids, kā paveikt visu, ko vēlaties sasniegt, nezaudējot miegu. Vai šī automatizētā laika pārvaldības sistēma to visu var izdarīt? Lasīt vairāk , vienmēr būs jāveic kāda uzturēšana, kas jums jāveic. Uzdevumu sērija nav izņēmums.

Veiksmīgi apkopojot uzdevumus un integrējot tos Google kalendārā, jums būs gandrīz automatizēta laika pārvaldības sistēma. Un tas nav daudz labāks par to!

Vai esat mēģinājis uzdevumu grupēšanu? Ko jūs darāt, lai samazinātu laiku un pūles, kas nepieciešamas, lai pārslēgtu uzdevumus? Dalieties ar savu padomu zemāk esošajos komentāros!

Attēla kredīts: photographee.eu/Depositphotos