10 ātri padomi, kā labāk darboties programmā Outlook

Reklāma

Outlook ir viens no populārākajiem e-pasta klientiem, taču jūs, iespējams, to neizmantojat pilnībā. Tas ir piepildīts ar noderīgiem trikiem, kas var būt palīdzēt jūsu produktivitātei Pārvērtiet Outlook par projekta pārvaldības rīku ar OneNote integrācijuOneNote var izdarīt vairāk, nekā jūs domājat. Mēs parādīsim, kā pārvērst savu Outlook darbu sarakstu par jaudīgu projektu pārvaldības rīku, izmantojot programmas OneNote spraudni. Lasīt vairāk un padariet to vieglu.

Mēs esam noapaļojuši dažus nezināmus padomus un padomus, kas palīdzēs jums kļūt par Outlook meistaru. Neatkarīgi no tā, vai tas atgādina e-pastus, automātiski aizpilda parasti drukātas frāzes vai tiek atgādināts par failu pievienošanu, mēs esam jūs informēti.

Noteikti ir vēl ko dalīties, tāpēc, ja jums ir savs Outlook padoms, lūdzu, paziņojiet mums par to komentāru sadaļā zemāk.

1. Pievienojiet vēl vienu kalendāra laika joslu

Var būt noderīgi kalendārā parādīt vairākas laika joslas, ja bieži ceļojat vai organizējat tikšanās ar kādu personu ārzemēs. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz

Fails un pēc tam atlasiet Iespējas no kreisās puses navigācija. Jaunajā logā noklikšķiniet uz Kalendārs un pēc tam ritiniet līdz Laika zonas sadaļa.

Tiks parādīta noklusējuma laika josla, lai gan to var mainīt, izmantojot nolaižamo izvēlni. Dodiet tai Etiķete lai jūs to varētu atšķirt. Tad ķeksīti Rādīt otro laika joslu un tur rīkojies tāpat. Klikšķis labi lai saglabātu izmaiņas.

Tagad dodieties uz savu Kalendārs. Lentes iekšpusē Sakārtojiet kategoriju, izvēlieties vienu no tām Diena, (Darba) nedēļa vai Grafika skats. Šie ir skati, kas parādīs abas laika joslas pa kreisi vai augšpusē.

2. Skatīt visu pastu vienkāršā tekstā

Ja jums ir bažas par e-pasta ziņojumu saņemšanu HTML formātā, varat piespiest Outlook pēc noklusējuma atvērt visus e-pastus vienkāršā tekstā. Tas apturēs ļaunprātīgu HTML darbību, lai gan tas nenotiks aizsargātu jūs pret visiem e-pasta draudiem 8 e-pasta drošības padomi, kurus varat dalīties ar draugiem un kolēģiem Lasīt vairāk .

Vispirms noklikšķiniet uz Fails un pēc tam atlasiet Iespējas. Jaunajā logā atlasiet Uzticības centrs no kreisās puses navigācija. Pēc tam noklikšķiniet uz Uzticamības centra iestatījumi .... Tagad atkal no kreisās puses atlasiet E-pasta drošība.

Zem Lasīt kā vienkāršu tekstu galvene, atzīmējiet Visu standarta pastu lasiet vienkāršā tekstā. Jūs varat arī izvēlēties ķeksīti Lasiet visu digitāli parakstīto pastu vienkāršā tekstā. E-pasts, kas parakstīts ar ciparparakstu, nozīmē, ka sūtītājs ir apstiprinājis saturu, un tas nav ticis mainīts.

Lai saglabātu izmaiņas, noklikšķiniet uz labi. Ja kādreiz vēlaties lasīt noteiktu e-pastu oriģinālajā formātā, atveriet šo e-pastu un noklikšķiniet uz informācijas joslaun atlasiet vienu no tām Attēlot kā HTML vai Attēlot kā bagātinātu tekstu.

3. Piespiest koplietotās pastkastes ziņojumus nosūtīt automātiski

Pirms e-pasta nosūtīšanas faktiski tas ir jāapstrādā, izmantojot jūsu Outlook mapi. Tas pārbauda, ​​vai serveris to spēj izstumt bez kļūdām. Ja izmantojat koplietotu pastkasti, iespējams, ka atradīsit to visu e-pasti atrodas mapē Izsūtne līdz manuāli noklikšķiniet uz Sūtīt / saņemt.

Lai to pārvarētu, nepieciešams rediģēt reģistru. Rūpīgi izpildiet šos norādījumus, un jums būs labi, bet nepareizi reģistrs var izraisīt nopietnas problēmas Kā nejauši neizjaukt Windows reģistruDarbs ar Windows reģistru? Ņemiet vērā šos padomus, un jums būs daudz mazāka iespēja, ka nodarīsit ilgstošu kaitējumu jūsu datoram. Lasīt vairāk par ko mēs neesam atbildīgi.

Vispirms aizveriet programmu Outlook. Pēc tam veiciet sistēmas meklēšanu regedit un atlasiet rezultātu. Izmantojot navigāciju kreisajā pusē, filtrējiet līdz šai mapei:

HKEY_CURRENT_USER \ Programmatūra \ Microsoft \ Office \x.0 \ Outlook \ Preferences

Aizvietot x.0 jūsu pašreizējai Outlook versijai. Programmai Outlook 2016 - 16,0, Outlook 2013 - 15,0, Outlook 2010 - 14,0 un tā tālāk.

Dubultklikšķi DelegateSentItemsStyle vērtību un mainīt Vērtības dati uz 0. Pēc tam noklikšķiniet uz labi. Atveriet programmu Outlook, un jums vajadzētu uzzināt, ka visas izejošās vēstules no koplietotajām pastkastēm tiek nosūtītas automātiski.

4. Kavēšanās nosūtīt e-pastu

Ja nevēlaties tūlīt nosūtīt e-pastu, varat norādīt, kad vēlaties to nosūtīt. E-pasta sastādīšanas logā atlasiet Iespējas no lentes un pēc tam noklikšķiniet uz Piegādes atlikšana.

Tiks atvērts jauns logs, kurā varat izmantot Nepiegādājiet iepriekš lauki, lai izvēlētos datumu un laiku, kad tiks nosūtīts jūsu e-pasts. Ņemiet vērā: ja jūs neizmantojat Exchange serveri, lai šis pieprasījums darbotos, programmai Outlook būs jābūt atvērtai.

Varat arī izveidot kārtulu, kas aizkavēs visu jūsu vai jūsu norādīto ziņojumu sūtīšanu. Lai to izdarītu, dodieties uz Fails un pēc tam atlasiet Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus. Ietvaros E-pasta noteikumi, klikšķis Jauns noteikums un sekojiet vednim cauri. Varat iestatīt nosacījumus, piemēram, tikai atlikt e-pastus, kas nosūtīti noteiktam kontaktam. Vienkārši iestatiet darbība uz atlikt piegādi par dažām minūtēm un jūs tiksit iestatīts.

5. Atsaukt e-pastu

Ja atrodaties Exchange serverī, iespējams, varēsit atsaukt jau nosūtītu e-pasta ziņojumu. Tomēr panākumu līmenis ir atkarīgs no dažādiem faktoriem, kurus mēs esam apskatījuši mūsu ceļvedis e-pasta atsaukšanai Kā atsaukt e-pastu programmā Outlook pēc tā nosūtīšanasVai jūs kādreiz esat nospiedis nosūtīt un nožēlojis to vēlāk? Mēs visi esam tur bijuši, vēloties, lai mēs varētu atsaukt sūtīšanu. Mēs parādīsim, kā atsaukt e-pastu programmā Outlook vai atlikt sūtīšanu pakalpojumā Gmail. Lasīt vairāk .

Vispirms dodieties uz savu Nosūtītās ziņas un atlasiet e-pastu, kuru vēlaties atsaukt. Iekš Pārvietot lentas grupā noklikšķiniet uz Darbības un pēc tam atlasiet Atsaukt šo ziņojumu ....

Jaunajā logā atlasiet Dzēsiet neizlasītās šī ziņojuma kopijas lai izdzēstu e-pasta ziņojumu no saņēmēja iesūtnes. Alternatīvi atlasiet Izdzēsiet neizlasītās kopijas un aizvietojiet ar jaunu ziņojumu oriģināla vietā nosūtīt alternatīvu e-pastu.

Atzīmējiet Sakiet man, vai atsaukšana izdodas vai neizdodas katram saņēmējam ja vēlaties saņemt katra atsaukšanas mēģinājuma rezultātu. Kad esat gatavs, noklikšķiniet uz labi lai iesniegtu atsaukšanas pieprasījumu.

6. Ieteikt lietas, kuras parasti ieraksta

Ja jūs bieži rakstāt vienu un to pašu, jums var būt ļauts Outlook automātiski to ieteikt jums, sākot to rakstīt. Rakstot e-pastu, ierakstiet frāzi un pēc tam to izceliet. Tagad atlasiet Ievietot no lentes. No Teksts kategorijā noklikšķiniet uz Ātrās rezerves daļas un tad Saglabāt atlasi ātro daļu galerijā….

Frāze tiks automātiski ieteikta, kad sāksit to rakstīt un varēsit nospiest Ievadiet lai to piepildītu. Alternatīvi varat izmantot Ātrās rezerves daļas nolaižamajā izvēlnē, lai to atlasītu. Jūs varat arī ar peles labo pogu noklikšķiniet šīs izvēlnes daļu un atlasiet Organizēt un izdzēst ja jums to kādreiz vajadzēs pielāgot vai noņemt.

7. Kļūstiet par saīsnes vedni

Outlook var būt sarežģīts zvērs, bet tas tāpēc, ka tas ir tik spēcīgs. Tā vietā, lai izjauktu izvēlnes, varat izmantot īsceļus, lai paātrinātu procesus un kļūtu produktīvāki.

Piemēram, jūs varat nospiest CTRL + N lai izveidotu jaunu ziņojumu un CTRL + Enter to nosūtīt. Līdzīgi CTRL + R sāks atbildi, kamēr CTRL + F to pārsūtīs.

Jūs varat nospiest Ievietot atzīmēt ziņojumu, F7 pareizrakstības pārbaude, ko jūs rakstāt, un F9 lai palaistu sūtīšanas / saņemšanas procesu.

Faktiski ir tik daudz taustiņu kombināciju, ka mēs esam izveidojuši a ceļvedis Outlook īsinājumtaustiņiem 25+ Outlook īsinājumtaustiņi, lai jūs padarītu produktīvākuOutlook ir viens no populārākajiem mūsdienās izmantotajiem galddatoru e-pasta klientiem. Ja esat viens no tiem daudzajiem Outlook lietotājiem, šie īsinājumtaustiņi noteikti ietaupīs daudz laika. Lasīt vairāk , kurā sīki aprakstīts, kā ērti orientēties un izveidot.

8. Ielīmēt, lai izveidotu

Vienmēr ir izdevīgi samazināt to darbību sasniegšanu, kas tiek veiktas, lai kaut ko sasniegtu. Jūs varat izveidot jaunu vienumu, kas automātiski satur kāds ir jūsu starpliktuvē 5 padomi, kā pārvaldīt Windows starpliktuvi kā profesionāliStarpliktuve, kas labāk pazīstama kā kopēšana un ielīmēšana - rīks studentiem, lai paceltu fragmentus no Wikipedia, var ietaupīt daudz mašīnrakstīšanas laika. Mēs parādīsim, kā to izmantot kā profesionāli. Lasīt vairāk . Lai to izdarītu, dodieties uz sadaļu, kurā vēlaties izveidot jaunu vienumu - tātad E-pasts pa e-pastu, Kalendārs notikumam utt.

Tad jums atliek tikai nospiest Ctrl + V. Vienums tiks izveidots un satur jau to, kas bija jūsu starpliktuvē. Tas ir vienkāršs triks, bet tāds, kuru izmantosit mūžīgi.

9. Pielāgojiet atzīmi kā lasīšanas opcijas

Ja konstatējat, ka jūsu e-pasti tiek atzīmēti kā lasīti, kad jūs tos faktiski neesat pareizi apskatījis, ir viegli pārvarēt šo vilšanos. Ja e-pasta ziņojumu atzīmēsit kā nelasītu, varēsit ātri redzēt, kā rīkoties.

Vispirms noklikšķiniet uz Fails un tad Iespējas. Kreisās puses navigācijā atlasiet Pasts. Zem Outlook rūtis virsraksts, atlasiet Lasīšanas rūts… un tiks atvērts jauns logs.

Šeit jūs varat pielāgot, cik sekundes jāgaida, pirms vienums tiek atzīmēts kā lasīts, un vai mainot atlasi, tas jāuzskaita par lasītu. Atzīmējiet un pielāgojiet opcijas, pēc tam noklikšķiniet uz labi lai saglabātu izmaiņas.

10. Esiet atgādināts pievienot failus

Ja jums bieži šķiet, ka sūtāt e-pastus un aizmirstat pievienot failu, tas ir padoms jums. Programma Outlook skenēs jūsu ziņojumus pēc noteiktiem vārdiem un frāzēm, piemēram, “skatīt pievienoto” vai “pievienotu”, pēc tam pārbaudīs, vai jūs tiešām kaut ko esat pievienojis. Ja jūs to neesat izdarījis, tas brīdinās jūs pirms ziņojuma nosūtīšanas.

Lai to iespējotu, vispirms dodieties uz Fails un tad Iespējas. Izvēlieties Pasts no kreisās puses navigācijas, pēc tam ritiniet līdz Sūtiet ziņas sadaļa. Tagad atzīmējiet Brīdiniet mani, kad sūtu ziņojumu, kuram, iespējams, nav pielikuma. Klikšķis labi lai saglabātu izmaiņas.

Dalieties ar saviem padomiem

Programmu var viegli izmantot gadiem ilgi un pilnībā nenovērtēt visu tās sarežģītību, tāpēc, cerams, ka esat izvēlējies dažus padomus, kurus varat izmantot ikdienas dzīvē, lai palielinātu produktivitāti.

Šie padomi ir vērsti uz Outlook darbvirsmas versiju, tāpēc, ja izmantojat tīmekļa versiju un neesat pārliecināts, kura jums ir vispiemērotākā, skatiet mūsu Outlook tīmekļa un darbvirsmas salīdzinājums Microsoft Outlook Web Vs. Galddators: kurš no jums ir vislabākais?Outlook.com ir jaudīgs tiešsaistes e-pasta klients, kas bez maksas pieejams ar Office Online. Bet vai Outlook tīmeklī var konkurēt ar savu darbvirsmas datoru? Mūsu Outlook salīdzinājums palīdzēs jums pašiem izlemt. Lasīt vairāk .

Vai jūs izmantosit kādu no šiem padomiem? Vai jums ir savi Outlook triki, ar kuriem dalīties?