Kā uzrakstīt perfektu profesionālo e-pastu (datu bāze)

Reklāma

Efektīvu e-pastu rakstīšana šķiet pietiekami vienkārša. Bet, ja vēlaties, lai jūsu e-pasti darbotos vēl labāk, paturiet prātā šādus zinātniski pamatotus noteikumus.

Agrāk mēs esam uzskaitījuši 12 iemesli, kāpēc cilvēki joprojām ignorē jūsu e-pastus 12 iemesli, kāpēc cilvēki joprojām ignorē jūsu e-pastusVai jūs bieži cīnāties ar to, lai cilvēki atbildētu uz jūsu e-pastiem? Mēs parādīsim, kāpēc cilvēki var ignorēt jūsu e-pastus un kā likt viņiem pamanīt un reaģēt uz jūsu ziņojumu. Lasīt vairāk . Mēs pat esam snieguši jums soli pa solim instrukcijas aizraujot cilvēkus reaģēt uz jūsu ziņojumiem 6 veidi, kā aizņemtiem cilvēkiem atbildēt uz jūsu e-pastiemPastāv pavisam cits noteikumu kopums, kad runa ir par e-pastu, kas pamudina vai attur personu noklikšķināt uz pogas Atbildēt un atbildēt uz jums. Uzziniet veiksmes e-pasta noteikumus. Lasīt vairāk . Bet tagad ir pienācis laiks dalīties ar vēl konkrētākiem, praktiskākiem padomiem, kurus atbalsta dati.

Katrs no šiem padomiem ne tikai uzlabo jūsu e-pastu lasīšanas iespējas, bet arī to, ka no šiem e-pasta ziņojumiem saņemat pozitīvu atbildi. Tas ir svarīgi, jo e-pasts joprojām ir galvenā saziņas forma biznesa pasaulē. Zinot, kā izveidot efektīvus e-pastus, jūs sev piešķirat noteiktas priekšrocības salīdzinājumā ar kolēģiem.

1. Izmantojiet vārda vārdus

Tas izklausās acīmredzami, bet, ja jūs patiešām vēlaties, lai cilvēki pievērš uzmanību, kad viņi no jums saņem e-pastu, izmantojiet viņu vārdu. Un izmantojiet to vairāk nekā vienu reizi.

Pētījums publicēts 2006. gadā parādīja, ka vairāki smadzeņu reģioni “uzrāda lielāku aktivitāti uz sava vārda”, sniedzot pierādījumus tam, ka “sava vārda dzirdēšanai ir unikāla smadzeņu darbības aktivizēšana”.

Saņēmēja vārda izmantošana e-pasta tēmā un e-pasta saturs tāpēc ir psiholoģisks triks, kas var piesaistīt uzmanību. Noslēgums ar “Ceru drīz dzirdēt jūs, Stans” ir daudz efektīvāks nekā tikai “Ceru drīz dzirdēt no jums”.

2. Apskāviens Halo efekts

Cilvēkus ietekmē cilvēki, kuriem uzticas. Ja menedžeris iesaka sazināties ar sava uzņēmuma direktoru, nosauciet šo vadītāju savā ievada e-pastā. Aukstus e-pastus ir briesmīgi saņemt. Tāpēc ir ārkārtīgi svarīgi parādīt, ka jums ir atbalsts, uz kuru uzticas saņēmējs.

Daļēji tas ir saistīts ar teoriju, ko sauc par Halo efekts. Tas ir sava veida apstiprinājuma aizspriedums. Šajā gadījumā aizspriedumi, iespējams, uzlabos režisora ​​vispārējo iespaidu par tu vienkārši tāpēc, ka viņiem ir labvēlīgs iespaids par vadītāju, kurš jūs atsauca.

Tomēr jums nav jāaprobežojas ar priekšnieku pieminēšanu. Izmantojot ekspertu, klientu, savstarpēju draugu un pūļu viedokļus un idejas, varat arī nostiprināt jūsu e-pastu, ar nosacījumu, ka saņēmējs vērtē to cilvēku uzskatus, uz kuriem jūs atsaucaties.

3. Esi dusmīgs vai laimīgs. Bet nekad neitrāli

Kad Bumerangs, vadošā Gmail lietotne, analizēja savus datus, viņi atrada kaut ko neticami interesantu. “Viens no nozīmīgākajiem faktoriem, lai noteiktu atbildes līmeni, ir tas, cik pozitīvi (vārdi ir lieliski) vai negatīvi (vārdi, piemēram, slikti) ir ziņojumā esošie vārdi”.

Gan mēreni pozitīvi un uz negatīvajiem e-pasta ziņojumiem tika saņemtas par 5–15% vairāk atbilžu nekā uz neitrāliem e-pasta ziņojumiem. To sakot, ārkārtīgi naidīgi e-pasti 10 e-pasta padomi, kā rīkoties ar dusmīgiem, viltus vai rupjiem e-pasta ziņojumiemIr neticami nomākti pārbaudīt e-pasta iesūtni, lai atrastu pilnīgi naidīgu ziņojumu. Kāpēc pasaulē cilvēki rīkojas šādi? To sakot, jums jāiemācās sevi aizstāvēt, kamēr ... Lasīt vairāk nav saņēmusi gandrīz nekādu atbildi. Arī pārmērīgi glaimojošie e-pasti nedarbojās daudz labāk. Citiem vārdiem sakot, iepazīstieties ar savām izjūtām, bet nereaģējiet pārāk.

4. Īsi sakot (Bet cik īss?)

Es zinu, es zinu. Tam būs izņēmumi. Viens no manas iecienītākās smadzeņu vietas Lasiet vairāk Saprātīgs saturs 2016. gadā ar šīm 35 vietnēmMums visiem vajadzētu biežāk lasīt šīs 35 vietnes. Ja jums ir apnicis nomākts saturs, padariet lietas nedaudz pārdomātākas nākamgad ar šo super sarakstu. Lasīt vairāk , Smadzeņu picking sūta neticami garus e-pastus, kurus ir patīkami lasīt. Bet kopumā šie dati liecina, ka jums vajadzētu izvairīties no ilgstošiem e-pasta ziņojumiem.

Faktiski, līdztekus informācijai par vārdiem, kas jums būtu jāizmanto ziņojumos, Bumerangs arī atrada “ideālo” e-pasta garumu. Balstoties uz 40 miljonu e-pastu analīzi, viņi secināja, ka vislielākā iespēja saņemt atbildi ir tiem, kas satur ne vairāk kā 50–175 vārdus (49–50%). To apstiprina arī a 2010. gada MIT pētījums.

Tas ir gudrs padoms, bet tas ne vienmēr ir praktisks. Bet mācība ir, lai jūsu e-pasti būtu kodolīgi. Viens no veidiem, kā to izdarīt, ir abonēšana Pieci teikumi filozofiju un nekad nesūtiet e-pastus, kas ir garāki par pieciem teikumiem. Kā ieguldītājs un autors Gajs Kavasaki pastāstīja Entrepreneur.com, “Mazāk nekā pieci teikumi bieži ir pēkšņi un rupji, vairāk nekā pieci teikumi tērē laiku.”

5. Izmantojiet vārdu “Jo”

Ja jums ir pārdrošība lūgt kādam kaut ko darīt jūsu labā, vismaz pasakiet viņam kāpēc. Mēs to zinām kopš 70. gadiem, kad Hārvardas universitātes psiholoģijas profesors, Ellen Langer publicēja pētījumu uzsverot vārda “tāpēc” nozīmi.

Mēs pārāk bieži saņemam e-pastus, kuros vienkārši tiek prasīts kaut kas (“Vai jūs varat man atsūtīt šo ziņojumu līdz plkst. 14:00?”), Nepaskaidrojot kāpēc. Bet, mūsu pieprasījumā ieviešot vārdu “tāpēc” (“Vai jūs varat man atsūtīt ziņojumu līdz plkst. 14:00, jo tas ir jārediģē līdz plkst. 17:00), palielinās atbilstības iespējas.

Saskaņā ar šo pētījumu tas varētu būt tāpēc, ka cilvēki “automātiski” uzvedas kā heiristiskas vai saīsinātas formas. Dzirdot vārdu “tāpēc”, kam seko iemesls (neatkarīgi no tā, cik klibs ir iemesls), liek mums ievērot prasības. ”

6. Nepiedāvājiet vairāk kā 3 izvēles

Izvēles paradokss ir tas, kur mums ir tik daudz iespēju, ka mēs esam paralizēti. Lai nodrošinātu, ka jūsu e-pasta ziņojumi neizraisa izvēles paradoksu, mēģiniet nepiedāvāt vairāk kā trīs iespējas.

Cilvēka prāts mīl trīs burvju spējas. Tāpēc olimpiādē mēs piešķiram trīs medaļas. Mēs analizējam lietas optimistiskā, reālistiskā un pesimistiskā (vai augstā, vidējā un zemā) izteiksmē. Un tāpēc ekonomikas tirgi bieži nobriest, lai tiem piederētu tikai trīs galvenie konkurenti.

Runājot par lēmumu pieņemšanu, mums arī patīk paļauties uz trim iemesliem vai trim izvēles variantiem. Tas tika parādīts, veicot pētījumu ar nosaukumu Kad trīs skaņas, bet četri trauksmes signāli, ko veica divi uzvedības zinātnieki. Pielieto e-pastā, ja organizējat sapulci vai sarunu, mēģiniet norādīt tikai trīs laika un datuma opcijas. Kā alternatīvu jūs varētu izmantot sanāksmju plānošanas rīku, piemēram Rotaļlieta, kas mēs esam pārskatīts 5 kalendāra pārvaldības un plānošanas rīki gadamSekojiet līdzi visam savam grafikam. Šeit ir pieci bezmaksas rīki, kas var būt īpaši noderīgi, lai uzturētu kalendāru kārtībā. Lasīt vairāk pagātnē.

7. Rakstiet trešās pakāpes līmenī

Jūsu e-pastu lasīšanas pakāpes līmenim var būt liela ietekme uz jūsu reakcijas līmeni. Pēc Bumeranga teiktā, uz e-pastiem, kas rakstīti koledžas lasīšanas līmenī, atbilžu līmenis bija tikai 39%. Visefektīvākā lasāmviela bija trešā klase, kuras atbildes līmenis bija 53%.

Lasīšanas līmeni galvenokārt izdomā, apskatot “zilbju skaitu tavos vārdos un skaitļu vārdi jūsu teikumos. ” Lai pēc tam uzlabotu reakcijas ātrumu, paturiet gan teikumus, gan vārdus īss. Lai pārbaudītu savu e-pastu lasīšanas pakāpi, nokopējiet un ielīmējiet tos tādos rīkos kā Lasāmība-rādītājs, vai Hemingveja redaktors.

8. Jūsu teksta pareizrakstība

Ja ir garāks e-pasts, tas pats par sevi saprotams, bet īsākiem e-pasta ziņojumiem korektūru bieži neņem vērā. Šī ir slikta ideja.

Iekšā 2001. gada pētījums, Lerijs Beisons parādīja, ka kļūdas rakstībā (ieskaitot pareizrakstības un gramatiskās kļūdas, kā arī loģiskās kļūdas) vairākas negatīvi ietekmē rakstnieka uztveri.

Kad lasītājs pamana kļūdu, viņš automātiski izdara pieņēmumus par rakstnieku. Šajā pētījumā visizplatītākie pieņēmumi bija, ka rakstnieks ir kļūdains domātājs, nevis detalizēts cilvēks, slikts komunikators un / vai slikti izglītots.

Šie ir daži diezgan postoši atribūti, no kuriem varat izvairīties, lai tos vienkārši pamanītu korektūra Grammarly Lite - pārlūka paplašinājums visām jūsu korektūras vajadzībām [Chrome, Firefox, Safari]Kā jūs šobrīd veicat korektūru, ko rakstāt datorā? Ierakstiet to Google? Vai ielīmēt to Word? Vai arī jūs izmantojat korektūru vietni, kurā ielīmējat savu tekstu? Es noteikti ... Lasīt vairāk katrs jūsu e-pasts.

9. Rādīt numurus kā ciparus

Ja skaitļi, piemēram, statistika, dati, datumi, laiks utt. ir svarīgi jūsu ziņojumā, parādiet tos kā ciparus, nevis rakstiet (12, nevis divpadsmit).

Acu izsekošanas pētījumi ir parādījuši, ka lasītāja acis parasti skenē tekstu, turpretī “cipari bieži aptur klejojošo aci”. Tas notiek tāpēc, ka “skaitļi norāda faktus”. Skaitļi ir grūti dati, kurus prāts var ātri atlasīt. Lasītāja prātā tiek pieņemts, ka šie skaitļi ir svarīga ziņojuma daļa.

Ņemiet to vērā, veidojot savus e-pastus. Ja cipari ir svarīga jūsu ziņojuma daļa, parādiet tos kā ciparus, lai lasītājs varētu filtrēt svarīgo no nesvarīgā.

Lai e-pasts darbotos jūsu labā

Vairumā darba vietu e-pasti ir būtiska sastāvdaļa saziņai ar kolēģiem. Neatkarīgi no tā, vai dienā sūtāt 10 vai 100 e-pasta ziņojumus, efektīvu ziņojumu veidošana ir prasme, kas jums jāapgūst.

Kā redzat no augšas, tas nav grūti. Liela ietekme var būt nelielām izmaiņām, piemēram, e-pasta ziņojumu kodolīgākam izveidošanai, korektūrai vai rakstīšanas emociju maiņai. Un ar bezmaksas e-pasta uzlabošanas rīki 5 rīki, kas var palīdzēt jums uzrakstīt labākus e-pastusVisi joprojām mēģina atrisināt e-pasta problēmu. Tātad, runāsim arī par visvienkāršāko ieradumu - mākslu rakstīt labākus e-pastus. Ar dažu foršu rīku palīdzību. Lasīt vairāk lai palīdzētu, nav attaisnojuma.

Šīs iespējas var ne tikai padarīt ticamāku, ka jūsu e-pasti tiks pamanīti un uz tiem atbildēts, bet arī palīdzēs attīstīt uzlabotu profesionālo tēlu.

Kādas izmaiņas esat veicis e-pastu rakstīšanas veidā, kas ir uzlabojuši to efektivitāti? Mēs labprāt dzirdētu!

Attēlu kredīti: Apskāviens iesniedza Hernán Piñera (Flickr), Jautājuma zīme iesniedza Marco Bellucci (Flickr), Korektūru zīmju piemērs Autors: volkspider (Flickr), E-pasts autors Deniss Sklajs (Flikrs)