7 Google kalendāra padomi labākai laika pārvaldībai birojā

Reklāma

Google kalendārs ir būtiska lietotne ikvienam, kam nepieciešams pārvaldīt savu laiku. Nav svarīgi, vai strādājat, mācāties vai nē pat mēģinot organizēt ballīti— Lietotne palīdzēs jums sekot līdzi.

Ja jūs strādājat birojā vai vienkārši vēlaties uzlabot savas laika pārvaldības prasmes 9 nekustīgi veidi, kā sekot līdzi sava laika pārvaldības mērķiemJūs vēlaties sasniegt savus laika pārvaldības mērķus, bet šķiet, ka nevarat to sasniegt. Šie padomi un rīki palīdzēs jums tos uztvert nopietnāk. Lasīt vairāk , ir dažas noderīgas Google kalendāra funkcijas. Apskatīsim tuvāk.

1. Nosūtiet atbildi ārpus biroja

Ārpus biroja sniegtas atbildes diez vai ir jauna ideja. Kopš tehnoloģijas pastāvēšanas tās ir bijušas e-pasta pakalpojumu kopums; viņi ir viens no Gmail labākās funkcijas 9 satriecošas Gmail funkcijas, kuras jūs droši vien neizmantojatVairākas atdzist e-pasta funkcijas pakalpojumā Gmail pastāv jau ilgu laiku, un neviens neuztraucas tos izmantot. Šodien to mainīsim. Lasīt vairāk .

Tomēr kalendāra lietotnēs šī funkcija ir retāk sastopama. Tas nozīmē, ka laika pārvaldība vienmēr ir bijusi mazliet murgaina, it īpaši, ja jūs mēģināt atrast bezmaksas laika nišas vairāku cilvēku dienasgrāmatās.

Google kalendārs tagad piedāvā iestatījumus ārpus biroja. Ja to iespējojat, visi sanāksmes ielūgumi, kurus jūs saņemat attiecīgajā periodā, tiks automātiski noraidīti. Varat pielāgot ziņojumu, kuru redzēs citi, kā arī kontrolēt, kuri lietotāji ziņojumu saņems.

Varat iestatīt ziņojumu ārpus biroja, atlasot atbilstošo tagu, kad veidojat jaunu notikumu.

Šī funkcija pašlaik ir pieejama G Suite. Lai gan Google nav oficiāli apstiprinājis jaunumus, tiek plaši pieņemts, ka turpmākajos mēnešos šī funkcija tiks ieviesta visiem lietotājiem.

2. Pārvaldiet savu darba laiku

Vēl viena jauna funkcija, ko G Suite lietotāji var izbaudīt, ir spēja pārvaldīt jūsu darba laiku.

Ideja ir daļa no nesenā Google plašākā sludinājuma digitālā labklājība visās tās platformās. Uzņēmums ir ieviesis arī rīkus, kas pārvalda jūsu lietotnes izmantošanu Android ierīcēs, atgādina sev par pārtraukumu Android ierīcē un mazāk laika rediģēšanai pakalpojumā Google fotoattēli.

Funkcija Darba laiks ļauj lietotājiem pielāgot savas darba dienas katru dienu. Pašreizējā pieeja ļauj iestatīt sākuma un beigu laiku tikai no pirmdienas līdz piektdienai.

Google pat var sniegt ieteikumus par jūsu darba laiku, pamatojoties uz jūsu iepriekšējo darbību. Viedā funkcija ir noderīga ārštata darbiniekiem, kuri meklē veidus, kā kontrolēt laika pārvaldību.

Ja kāds jūs uzaicina uz biznesa pasākumu vai sapulci darba laikā, Google kalendārs paziņos uzaicinātājam, ka neesat pieejams.

Lai iestatītu darba laiku Google kalendārā, dodieties uz Iestatījumi> Vispārīgi> Darba laiks.

3. Ieviesiet laika bloķēšanas paņēmienu

Iekrist ir viegli slazdā. Jūs skatāties savā Google kalendārā un redzat pāris sanāksmes, kurās starp tām ir daudz brīva laika.

Bet kā ir ar laiku, kad dodaties uz sapulces vietu un no tās? Un kā būtu atbildēt uz visiem šiem e-pastiem? Un atcerieties, ka jums joprojām ir jāēd arī.

Laika bloķēšana ir vienkārša tehnika gan biroja darbiniekiem, gan cilvēkiem, kuri vēlas uzlabot sava laika vadību. Visvienkāršāk tas attiecas uz katras dienas minūtes iedalīšanu noteiktai aktivitātei.

Mēs esam sīkāk apskatīja laika bloķēšanas koncepciju Laika bloķēšana - slepens ierocis labākai fokusēšanaiVai jūs meklējat efektīvāku veidu, kā organizēt savas darba dienas? Izmēģiniet laika bloķēšanu. Šī laika pārvaldības taktika var palīdzēt jums atrast ceļu, vienlaikus novēršot uzmanības novēršanu, vilcināšanu un neproduktīvu vairāku uzdevumu veikšanu. Lasīt vairāk citur vietnē, ja vēlaties uzzināt, kā sekot līdzi saviem uzdevumiem.

4. Saki visiem, ka nokavēsi tikšanos

Nav svarīgi, cik labas ir jūsu laika pārvaldības prasmes; visi laiku pa laikam kavējas uz tikšanos. Nav iespējams uzskaitīt katru vilcienu vai vilcienu, kas kavējas.

Par laimi, ja jūs kavējaties, jums nevajadzēs uztraukties, ļaujot katram citam uzzināt individuāli. Google piedāvā divus veidus, kā vienlaicīgi visiem kolēģiem pastāstīt par jūsu nepatikšanām.

1. Varat vai nu visiem atbildēt, izmantojot e-pastu, izmantojot sākotnējo ielūguma veidlapu.
2. Varat nosūtīt ziņojumu Google kalendārā, rediģējot attiecīgo notikumu.

Lai iegūtu sīkāku skaidrojumu par abām pieejām, skatiet mūsu rakstu par kā izmantot Google kalendāru, lai paziņotu visiem, ka kavējaties uz sapulci Izmantojiet Google kalendāru, lai paziņotu visiem, ka nokavēsit sapulciGoogle kalendārs var palīdzēt paziņot komandas biedriem, ja kavējaties uz sapulci. Lasīt vairāk .

5. Izmantojiet tikšanās laika nišas

Ja jums ir darba vai skolas Google konts, jūs varēsit izmantot Iecelšanas laika nišas iezīme.

Tā ir atšķirīga ideja par darba laiku. Tā vietā, lai visu savu darba dienu padarītu pieejamu cilvēkiem, varat norādīt periodus, kad cilvēki var organizēt sapulces un tikšanās ar jums.

Tas ir noderīgi priekšniekiem, kuri dažas stundas nedēļā vēlas izvietot atvērto durvju politiku, vai ārstiem, veterināriem un juristiem, kuri katru dienu šaurā logā var uzņemt operācijas un klīnikas.

Protams, šī funkcija palīdz arī pārvaldīt savu laiku. Jūs nejauši netiks aizvilkts uz tikšanos ārpus vietas.

Varat iestatīt tikšanās vietu, izvēloties atbilstošo tagu, veicot jaunu notikumu.

6. Izmantojiet sapulces protokola veidni

Žūrija joprojām nezina, cik patiesībā noderīgas ir sanāksmes. Daudzi cilvēki atbalsta ideju, ka viņi to pārāk ilgi velta. Viņi apgalvo, ka par neko nevienojas un iznīcina pat visizcilākos laika pārvaldības plānus.

Citi domā, ka viņi ir būtiska projekta vadības sastāvdaļa; bez viņiem plāni ātri nonāktu haosā.

Patiesība ir kaut kur pa vidu. Bet pilnīgi skaidrs ir tas, ka, lai būtu jebkāda iespēja savlaicīgai un produktīvai sanāksmei, jums ir jābūt sapulces piezīmēm. Viņi izklāsta to, par ko jūs plānojat runāt attiecīgajā sesijā, un kalpos par vēsturi nākamajās sanāksmēs.

Ir daži Google dokumentu sanāksmju protokolu veidnes 12 labākie profesionāļu sanāksmju protokolu paraugiSanāksmes protokola formā tiek atspoguļotas būtiskās lietas. Izmantojiet vienu no šīm sapulces protokola veidnēm, lai ātri lietotu MOM formātu. Lasīt vairāk . Jūs varat tos pievienot savam Google kalendāra notikumam, paplašinātajā sapulces skatā noklikšķinot uz papīra saspraudes ikonas. Pēc tam minūtes būs pieejamas visiem klātesošajiem.

7. Piekļūstiet kāda cilvēka kalendāram

Spēja piekļūt citu personu kalendāriem un, dažos gadījumos, rediģēt tos, ir būtiska biroja darbinieka dzīves sastāvdaļa.

Piemēram, varbūt visai komandai ir jārediģē viens kalendārs par notiekošo projektu vai varbūt sekretāram ir jāspēj pārvaldīt priekšnieka dienasgrāmatu.

Ir viegli piekļūt citas personas kalendāram, ja personai, kurai pieder kalendārs, ir padarīja to dalāmu ar citiem cilvēkiem Kā koplietot Google kalendāru ar citiemLai kopīgotu Google kalendāru, varat vai nu padarīt kalendāru publisku, lai ikviens to varētu redzēt, vai arī varat kopīgot to ar noteiktu personu vai personām. Lasīt vairāk .

Lai pievienotu kalendāru, jums ir nepieciešama citas personas e-pasta adrese vai kalendāra unikālais URL. Kalendārs parādīsies kreisajā pusē zem “Citi kalendāri.”

• Lai to pievienotu, izmantojot e-pastu, kreisajā panelī atrodiet kalendāru sarakstu, lodziņā ierakstiet e-pasta adresi Pievienojiet drauga kalendāru vai Pievienojiet kolēģa kalendāru laukā, pēc tam nospiediet Ievadiet.
• Ja vēlaties to pievienot, izmantojot ICAL saiti, dodieties uz Mani kalendāri, noklikšķiniet uz Pievienot + un izvēlieties No URL no izvēlnes.

Uzlabojiet laika pārvaldību, izmantojot Google kalendāru

Šiem septiņiem padomiem vajadzētu palīdzēt biroja darbiniekiem uzlabot to, kā viņi ikdienā lieto Google kalendāru, vienlaikus dodot iespēju kontrolēt laika pārvaldību.

Ja vēlaties uzzināt vairāk par veidiem, kā Google kalendārs ir jaudīgāks nekā acīmredzams, skatiet mūsu rakstu par kā izmantot Google kalendāru kā personīgo žurnālu Kā no šodienas izmantot Google kalendāru kā personīgo žurnāluGoogle kalendāru varat izmantot kā žurnālu, dienasgrāmatu vai vienkāršu izsekotāju. Izmantojot šos kalendāra padomus un viltības, tas var būt arī vairāk nekā plānošana. Lasīt vairāk un atzīmējiet sevi pilnveidojošos datumos kalendārā.