Kā automātiski nosūtīt ikmēneša rēķinus no Google izklājlapām

Reklāma

Ja strādājat mājās vai vadāt savu biznesu, ne vienmēr ir viegli atcerēties, ka savlaicīgi nosūtījāt rēķinus.

Šajā rakstā redzēsit, kā uzrakstīt Google skriptu (ĻOTI vienkārši, neuztraucieties).

Mēs arī parādīsim, kā rīkoties tāpat ar makro. Makro var labi iesaiņot rēķinu un nosūtīt to pa e-pastu uz jebkuru jums vēlamo e-pasta adresi (vai adresēm).

1. darbība: sagatavojiet ikmēneša rēķinu

Ja jūs šobrīd neizsekojat rēķinus, izmantojot Google izklājlapas, jums tas tiešām būtu jādara. Pat ja jūs esat nekad savā dzīvē neko nav ieprogrammējis 10 labākie iesācēju projekti jaunajiem programmētājiemVai vēlaties iemācīties programmēšanu, bet nezināt, kur sākt? Šie iesācēju programmēšanas projekti un konsultācijas sāks jūs. Lasīt vairāk .

Google izklājlapas tiek glabātas mākonī, kur jums arī ir Google skriptu jauda 3 pārliecināti veidi, kā palielināt produktivitāti, izmantojot Google skriptusIzmantojot Google skriptus, ir iespējams veikt visu veidu ļoti foršas automatizācijas, un jums tie pat nav jāveido no jauna. Paaugstiniet produktivitāti lielā mērā. Lasīt vairāk

pa rokai. Tādēļ Google izklājlapas ir daudz vairāk nodrošinātas internetam nekā Excel.

Nav īsti svarīgi, kā formatējat rēķinu, lai šis risinājums darbotos. Veiksim dažas lietas, kuras jums vajadzētu sakārtot pirms rīkoties ar savu Google skriptu.

Tas nav nekas sarežģīts. Viss, kas jums jādara, ir jāpārliecinās, ka pašreizējā mēneša lapa vienmēr tiek nosaukta tā pati. Manā gadījumā es to saucu par “rēķinu”.

Mēneša 1. mēnesī rēķins tiek automātiski nosūtīts. Pēc kāda laika pirmās nedēļas laikā es to vienkārši pārdēvēju par šo mēnesi un gadu.

Pēc tam izveidojiet lapu “Rēķins” un atkal sāciet pieteikties par pašreizējo mēnesi.

2. darbība: izveidojiet Google skriptu

Lai iekļūtu Google skriptu redaktorā no Google izklājlapām, vienkārši noklikšķiniet uz Rīki izvēlnē. Pēc tam noklikšķiniet uz Skriptu redaktors.

Ir prātīgi pārdēvēt projekta nosaukumu uz kaut ko tādu, ko atcerēsities vēlāk, ja jums kādreiz vajadzēs atgriezties caur saviem skriptiem un to pielāgot.

Pēc tam ielīmējiet šajā skriptā.

funkcija myFunction () {var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (); var faila nosaukums = "Pašreizējais mēnesis" + ss.getName (); var SendBook = ss.copy (faila nosaukums); var ToUser = "[email protected]" MailApp.sendEmail ({kam: ToUser, tēma: 'Šis ir mans rēķins par pagājušo mēnesi!', teksts: 'Sveiki! Esmu pievienojis rēķinu par šo mēnesi. Paldies par darbu, tiešām to novērtējam! -Ryan ', pielikumi: [SendBook.getBlob (). SetName (faila nosaukums)]}); }

Mēs esam pārklājuši funkcija sendEmail Kā nosūtīt e-pastu Google lapā, izmantojot Google skriptusUzziniet, kā izmantot Google skriptus, lai automatizētu Google produktivitātes rīkus, piemēram, Izklājlapas un Dokumenti, un ietaupītu sev daudz laika. Lasīt vairāk agrāk, ja jūs interesēja, kā tas darbojas.

Rediģējiet pareizās šī skripta daļas, lai tā nonāktu uz pareizo e-pasta adresi. Pārliecinieties, vai tajā ķermenī tiek izmantots arī pareizais tās personas vārds, kurai jūs to nosūtāt.

Lai pārbaudītu, vai jūsu skripts darbojas, aizpildiet tekstu “Lietotājs” ar savu e-pasta adresi.

Noklikšķiniet uz Saglabāt diska ikona izvēlnē, lai saglabātu skriptu. Nākamais noklikšķiniet uz Spēlē ikona (izskatās kā labā bultiņa).

Tas lūgs apstiprināt skripta pilnvarojumu, lai piekļūtu citiem jūsu Google datiem (piemēram, Gmail un Izklājlapas).

Jūs varētu saņemt brīdinājumu, ka skripts nav drošs. Tas notiek tikai tāpēc, ka jūs rakstāt pielāgotu skriptu, kuru Google nav pārskatījis vai pilnvarojis plašākai lietošanai.

Jūs varat ignorēt šo brīdinājumu, jo esat izveidojis skriptu, un jūs zināt, ka tas ir drošs.

Ja tas darbojas pareizi, jums vajadzēja saņemt e-pastu, kas izskatās šādi:

Kā redzat, izklājlapa tiek pievienota e-pastam kā PDF. Tas saņēmējam patiešām ir ļoti viegli to atvērt un apskatīt pat tad, ja viņš neizmanto Google izklājlapas.

Tagad mums tas jā automatizē, lai tas darbotos katra mēneša 1. datumā.

3. darbība: automatizējiet rēķina skriptu

Lai automatizētu skriptu, jums jāizveido tā sauktais “aktivizētājs”.

Atgriezieties savā Google skriptā un noklikšķiniet uz Rediģēt izvēlnē un izvēlieties Pašreizējā projekta aktivizētāji.

Tā kā šim projektam vēl neesat izveidojis aktivizētājus, tas būs tukšs.

Jūs redzēsit zilu saiti ar tekstu “Nav iestatīti aktivizētāji”. Noklikšķiniet uz tā.

Izvēlieties Laika virzīts notikumus, iestatiet taimeri uz Mēneša taimeris, un atstājiet skaitli pie 1.

Kad esat noklikšķinājis uz Saglabāt, katra mēneša 1. datumā Google Scripts pa e-pastu nosūtīs jūsu rēķina PDF formātu.

Tas ir viss, kas tam ir!

Svarīgi ir tikai pārliecināties, ka mēneša laikā jūsu rēķins tiek labi atjaunināts. Pārliecinieties, ka tas ir pabeigts un gatavs doties nākamā mēneša pirmajā dienā.

4. solis: izveidojiet makro

Ir arī cita pieeja, kas nav programmēšana, un kuru varat veikt, lai izpildītu to pašu, kas iepriekš aprakstītajā skriptā: Google izklājlapas tagad ietver makro funkciju Kā automatizēt atkārtotus uzdevumus Google izklājlapās ar makroMakro ir beidzot pieejami Google izklājlapu lietotājiem. Lai automatizētu atkārtotus uzdevumus dokumentos un izklājlapās, jums nav nepieciešama nekāda kompetence kodēšanas jomā. Lasīt vairāk . Makro ļauj ierakstīt darbību virkni, lai izpildītu uzdevumu. Šajā gadījumā vispirms izveidojiet makro un pēc tam to aktivizējiet tāpat, kā jūs aktivizējāt savu Google skriptu.

Vispirms savā rēķina lapā dodieties uz Rīki> Makroun atlasiet Ierakstīt makro.

Pēc tam vienkārši veiciet parastās darbības, nosūtot kādam lapu kā PDF pielikumu.

Iet uz Failsun noklikšķiniet uz E-pasts kā pielikums.

Pēc tam aizpildiet visus veidlapas laukus, lai priekšmets un korpuss izskatās dabiski.

Pēc tam noklikšķiniet uz Sūtīt.

Uznirstošajā logā “Ierakstīt jaunu makro” noklikšķiniet uz Saglabāt. Tas pabeidz makro ierakstīšanas procesu. Piešķiriet makro nosaukumam, kuru atcerēsities, un noklikšķiniet uz Saglabāt atkal.

Jums vajadzēja redzēt, ka testa e-pasts pienāk ar pievienotu PDF failu.

5. darbība: automatizējiet makro

Tagad ir laiks automatizēt makro. Jūs varat aktivizēt makro tāpat kā jūs aktivizējat Google skriptus.

Atgriezties Rīki un Skriptu redaktors. Noklikšķiniet uz macros.gs koda.

Pierakstiet makro funkcijas nosaukumu. Iepriekš minētajā piemērā makro funkcijas nosaukums ir myFunction1.

Tagad iedziļinieties Rediģēt, un Pašreizējā projekta aktivizētāji.

Šoreiz funkciju nolaižamajā lodziņā sarakstā redzēsit makro funkciju. Izvēlieties to.

Pēc tam vienkārši iestatiet pārējo sprūdu, tāpat kā iepriekš, Google Script aktivizētājam.

Iestatiet Notikumi uz Laika virzīts. Izvēlieties Mēnesis taimeris. Atstājiet skaitli pie 1.

Tagad jūsu ierakstītais makro darbosies katru mēnesi.

Rēķina lapa tiks nosūtīta PDF formātā uz visām e-pasta adresēm, kuras norādījāt, ierakstot makro.

Automatizētas Google izklājlapas var ietaupīt laiku

Aktivizēšanas funkcija Google izklājlapās patiešām ir šīs automatizācijas pamatā. Tas ļauj automatizēt visus tos ikdienišķos uzdevumus, kurus bieži veicat, lai jūs varētu koncentrēties uz svarīgākām lietām.

Ja jūs tikko sākat darbu ar Google skriptiem un vēlaties uzzināt vairāk, mēs to aplūkosim citi noderīgu Google skriptu piemēri 4 Google skripti, kas padara Google izklājlapas jaudīgākasGoogle izklājlapas ir lieliski izmantojamas, taču var būt vēl jaudīgākas, ja izmantojat Google izklājlapu skriptus, lai uzlabotu tā iespējas. Lasīt vairāk varat mēģināt jau tagad.