Kļūstiet par boss e-pastā: neļaujiet tam visu dienu

Reklāma

182 900 000 000 e-pasta ziņojumu.

182,9 miljardi.

Tas ir vairāk nekā 25 e-pasts uz katru cilvēka prātu uz planētas.

Un tas ir tikai ko mēs nosūtām vienā dienā (PDF).

Ņemot vērā ārkārtīgi daudz e-pastu, kas tiek nosūtīti un saņemti katru dienu, nav brīnums, ka tik daudziem no mums šī elektroniskā saziņa ir kļuvusi pārāk grūti apstrādājama. Neuztraucieties, šeit ir daži produktivitātes noslēpumi, kas var palīdzēt pieradināt zvēru.

Izmantojiet konservētās atbildes

Es nevaru uzsvērt šī svarīgumu. Iespējams, ka jūs atbildēsit uz daudziem e-pasta ziņojumiem vienādi neatkarīgi no tā, vai tas ir atteikums iesniegt iesniegumu, kolēģa centienu atzīšana vai vienkāršs sveiciens. Viena lieta, kas jums noteikti jādara, ir izveidot konservētas atbildes uz visbiežāk izmantotajiem e-pastiem.

Tas ir patiešām viegli izdarāms iestatiet konservētas atbildes pakalpojumā Gmail E-pasts ātrāks un labāks, izmantojot konservētas atbildesVai jums nav laika gatavot pusdienas? Nav problēmu, paķert kārbu. Nepieciešams kempinga čau, kas neliksies slikts? Ērti, iegādājieties konservus. Apnicis rakstīt tās pašas e-pasta atbildes? Izmēģiniet konservētus e-pastus! Padomā ...

Lasīt vairāk vai jebkuru citu e-pasta klientu. Neatkarīgi no tā, cik ātrs esat mašīnrakstītājs, jūs neesat ātrāks par diviem peles klikšķiem, vai ne? Ietaupiet sev laiku un dariet to tagad.

Iestatiet filtrus un etiķetes / mapes

Labākais veids, kā novērst pārslodzi, ir vispirms to sakārtot. Tas nozīmē, ka iesūtnē jāizmanto filtri un etiķetes / mapes. Programmai Outlook ir mapes, Gmail ir iezīmes un abos ir filtri, kurus varat iestatīt, lai automātiski maršrutētu e-pastu uz šīm mapēm un iezīmēm. Jūs varat iestatīt uzlaboti filtri 5 Gmail filtri, lai palīdzētu noteikt prioritāti un sakārtot iesūtniKādiem filtriem vajadzētu būt katram savam arsenālā, lai viņu iesūtne būtu tikpat sakārtota kā mana? Es esmu šeit, lai palīdzētu jums sākt iestatīt savus pirmos piecus filtrus vai ... Lasīt vairāk pakalpojumā Gmail atbilstoši jūsu vajadzībām. Faktiski Gmail piedāvā automātiski ienesiet pasūtījumu uz jūsu e-pastu 6 veidi, kā atgūt e-pasta iesūtniVai ir kas cits, kas ir tikpat noderīgs, izplatīts un satraucošs kā e-pasta iesūtne? Tas ir bijis mūžīgi, un mēs to turpinām lietot, un kamēr vien mēs to lietosim, tādi cilvēki kā es ... Lasīt vairāk ar jauno prioritāro iesūtni.

Viņiem vajadzīgs zināms laiks, lai labi iestatītu un klasificētu, un pirmais mēnesis prasa pastāvīgu jūsu ieguldījumu. Bet ilgtermiņā tas ir jūsu laika vērts. Nesteidziet lietas vienkārši apzīmēt ar etiķetēm un filtriem, padomājiet par to un kategorizējiet, jo tā ir automatizācija, kuru jūsu iesūtne izmantos visu atlikušo dzīvi.

Man vislabāk ir veikt trīspakāpju pārbaudi pirms e-pasta filtrēšanas:

1. Pajautājiet sev, kāds būtu šī ziņojuma labākais etiķetes / mapes nosaukums (pastāv vai nav).
2. Pārbaudiet, vai šis nosaukums jau pastāv, un, ja nē, izveidojiet to.
3. Pajautājiet sev, vai šim nosaukumam vajadzētu būt atsevišķai entītijai vai apakškategorijai kādā no esošajām mapēm.

Dariet to regulāri, un iesūtne būs maģiski tīrāka.

Nodrošiniet savu uzdevumu sarakstu citur

Pasakiet man kopā ar ļaudīm: “Jūsu iesūtne nav jūsu uzdevumu saraksts.” Google Vivek Haldar pirms kāda laika par to rakstīja, un es nevarēju piekrist vairāk. Šeit ir Haldara veiktie pasākumi:

E-pasts ir drausmīga vieta uzdevumu sarakstam. Es tiešām nesaprotu, kā var vērsties pie GTD uz e-pastu. Ar e-pastu nevar rīkoties. Kad esat to izlasījis un sapratis, iespējams, jūs galu galā veiksit skaidru darbību, taču iesūtne nav tā, kur to parādīt.

Jūsu e-pasts ir par saziņu, tāpēc ļaujiet tam būt. Piedāvājumu sarakstam ir daudz fantastisku lietotņu, un es ļoti ieteiktu Any.do vai Wunderlist Wunderlist - labāko veicamo darbu saraksta lietojumprogramma iPhone [iOS]Wunderlist ir viens no vienkāršākajiem veidiem, kā sekot līdzi darāmajam. Tam ir eleganta lietotāja saskarne, kurai ir tikai jēga. Ikviens var to paņemt un izdomāt, kā ... Lasīt vairāk .

Atteikties no nevēlamā saraksta

Jūs neticēsit, cik daudz biļetenu un citu nevēlamu e-pastu aizsērē iesūtni, neskatoties uz surogātpasta filtru. Un, tiklīdz nekārtības sāk veidoties, tā var ātri iziet ārpus kontroles. Lai to apturētu dziesmās, jums jāsāk abonēšana, un to izdarīt ir viens patiešām vienkāršs triks.

E-pasta klientā vienkārši meklējiet vārdu “atrakstīties”. Tas ir pievienots katra informatīvā izdevuma beigās, tāpēc pēkšņi iesūtnē redzēsit visu masu vēstuļu sarakstu. Tagad vienkārši atveriet tos pa vienam un atrakstieties. Es iesaku izmantot Gmail Priekšskatījuma rūts kad jūs to darāt, lai paātrinātu lietas.

Vietnei ir arī papildinājumi un pakalpojumi ātri atrakstīties no adresātu sarakstiem Notīriet iesūtni: izmantojot šos rīkus ātri atrakstiet vairāku biļetenu abonēšanuAtteikšanās no jaunumu biļeteniem ir kas vairāk nekā tikai surogātpasts. Lielākā daļa biļetenu, kas aizpilda mūsu iesūtni, nepārdod zāles vai nepiedāvā naudas balvas - tie ir īsti biļeteni no uzticamiem uzņēmumiem, kurus mēs paši abonējām ... Lasīt vairāk vai apvienojiet tos e-pasta saīsinājumos.

Zelta jautājums, ko uzdot katram e-pastam

Tas ir lielveikals, un tas ir tas, kas pēdējā gada laikā ir palīdzējis man saglabāt iesūtņu pārslodzi. BBC Future pārstāvis Toms Stafords, atverot jebkuru ziņu, sev uzdeva vienu zelta jautājumu:

“Ja man iesūtnē nebūtu šīs informācijas, vai es to meklētu?”

Ja atbilde ir nē, nespiediet atbildēšanas taustiņu un neveiciet dzēšanu, pat to neatverot. Tas ir tik vienkārši. Nē, jūs nepalaidīsit garām neko milzīgu - es to daru gadu un tas faktiski darbojas. Šis ir Staforda skaidrojums tam:

Nekur tas nav acīmredzamāk kā grupas e-pasts un atbilžu lavīna, kas vienmēr rodas. Atgriezieties, atgādinot sev, ka uz visiem e-pasta jautājumiem nav jāatbild, ka daudzus jautājumus risinās un vajadzēs risināt citi cilvēki. Pajautājiet sev: “Ja man iesūtnē nebūtu šīs informācijas, vai es to meklētu?” Lielākā daļa laiks, kad atbilde, iespējams, ir “nē”, un tā ir zīme, ka kāds cits kontrolē jūs uzmanību.

Kopīgojiet savus e-pasta Hacks

Ikvienam ir savi e-pasta hakeri, lai pārvaldītu jucekli, un labākais veids, kā iemācīties, ir to kopīgošana. Mums arī ir savs Gmail ceļvedis ikvienam Pakalpojuma Gmail lietotāja rokasgrāmataŠis bezmaksas Gmail ceļvedis ir paredzēts tiem no jums, kuri jau izmanto Gmail kā e-pasta klientu un vēlas maksimāli izmantot tās daudzās produktivitātes funkcijas. Lasīt vairāk . Tas palīdz, tāpat kā profesionāļu padomi. Ja Stafords nebūtu uzrakstījis šo rakstu, es joprojām paslēptu ziņojumus un esmu viņam mūžīgi pateicīgs par to.

Tāpēc sakiet man, kā jūs rīkojaties e-pasta pārslodze 3 padomi, kā rīkoties ar e-pasta pārslodzi pakalpojumā Gmail [Rādīt un pastāstīt]Lielākā daļa no mums cieš no informācijas pārslodzes. Pārslodze ar privātiem e-pastiem var nebūt liela problēma, un pusei e-pasta ziņojumu ignorēšana ir zināmā mērā pieņemama. Tomēr profesionālajā dzīvē ... Lasīt vairāk ? Te nav ļaunu atbilžu, ļaudis.

Attēlu kredīti: Pīts, Larss Plougmans