Dodoties bez papīra: plusi, mīnusi un digitālie risinājumi

Reklāma

elektronisks birojs Nākotne ir klāt - jūsu ceļvedis, kā šodien dzīvot bez elektroniskas informācijasElektronisks - termins, ko mūsdienās lieto diezgan bieži. Bet ko tas nozīmē? Un cik lielā mērā to piemēro? Protams, mēs visi zināmā mērā joprojām izmantojam papīru, neskatoties uz sasniegumiem ... Lasīt vairāk šķiet beidzot tiek pie panākumiem. Daļēji tas var būt saistīts ar vēl vairāk populārā minimālisma ideja Kā būt efektīvam minimālim ikdienas dzīvēArvien vairāk cilvēku izvēlas izmantot minimālismu. Dažās situācijās tas var radīt neapmierinošu postu jūsu ikdienas dzīvē. Ar zināmu minimālu plānošanu tas nav jāpanāk. Lasīt vairāk . Bet vai tas viss ir koku saudzējoša nirvāna vai A4 formāta murgs?

Mēs izmeklējam plusus un mīnusus, kā arī padomus, par kuriem var rīkoties, lai jūs varētu izdomāt un uzreiz ķerties pie tā.

Elektroniska biroja plusi

Vispirms apskatīsim priekšrocības, ko rada adios uz papīra.

Atbrīvošanās no novecojušās faksa aparāta

Neskatoties uz to, ka faksa aparāts ir pārvērsts par arhaisku ierīci, joprojām ir daži, kas uzstāj, lai to pakarinātu ar nagiem. Tie ir cilvēki, kuru faksa aparāta numurs ir labi redzams uz viņu vizītkartes. Tie ir cilvēki, kuri nevar pieņemt, ka tika izgudrots kaut kas ar nosaukumu “e-pasts”, un tāpēc viņi noslīkst zem faksa papīra jūras.

Ja kādam tāds absolūti uzstāj, ka kaut kas OBLIGĀTI jums jānosūta pa faksu, tad ir veidi, kā tos izmitināt, neveicot papīra iestrēgšanu un kritušus kokus uz jūsu sirdsapziņas. Daudzi virtuālie pakalpojumi var jums piešķirt “virtuālo faksa numuru”, un otra persona var nosūtīt faksu uz šo numuru. Pēc tam fakss tiek pārveidots par e-pasta pielikumu un nosūtīts jums caur starpsavienojumiem.

Negatīvie ir tas, ka šo vietņu bezmaksas plāni ir neticami ierobežojoši. Lai saņemtu jebkādu pienācīgu pakalpojumu, jums būs jāmaksā par mēneša plānu.

Daži no tiem apskatīt iekļaut Maksas pasts, MyFax, RingCentral, Faksa ierakstītājs, eFax, un FreeFaxtoEmail.

Kam ir vairāk vietas tango

Šobrīd man ir vairākas kastes, kas pilnas ar dokumentiem, kuru atpakaļejošais datums ir 15 gadi. Viņi sēž manā birojā, gaidot, ka tiks ieskenēti, lai es beidzot varētu sasmalcināt papīra oriģinālus. Tikmēr, kamēr mans labākais draugs Procrastinate uzturas pie manis, es pastāvīgi kliedzu pāri kastēm, situ gurnus pret tām un parasti zvēru galvu pret tām.

Kad es beidzot došos skenēt papīru, es rīkosu vienu milzīgu smalcināšanas ballīti un dzērienu katru reizi, kad dokuments izies cauri smalcinātājam (beigās es būšu pilnīgi bez kāju). Bet tas, par ko es patiešām sapņoju, ir tas, ka manā birojā ir ļoti daudz vietas. Es varu izmantot šo vietu, lai sāktu dejot, vai cīkstēties pret suni. Un atgādini sev, kāda krāsa ir manai grīdai.

Ja jūs esat uzņēmums, kas tērē daudz naudas dokumentu glabāšanai, domājiet tikai par to, cik ietaupīsit, skenējot šos dokumentus un sadedzinot visu partiju. Darbinieku morāle izies cauri jumtam.

Vides taupīšana no sevis

Acīmredzamākā priekšrocība, protams, ir vide. Tiek nocirsts pārāk daudz koku, un Amazon Rainforest daļēji izzūd, lai pabarotu celulozes un papīra rūpniecību. Viss, ko mēs varam darīt, lai to palēninātu, ir acīmredzami labas ziņas planētai, uz kuras mēs dzīvojam. Mēs drukājam pārāk daudz un pārāk daudz papīra tiek izšķērdēts. Pārejot uz elektronisku vidi, jūs varat darīt visu mātes Dabas labā.

Ja jūs Obligāti kaut ko izdrukā Populārākie padomi un rīki, kas palīdzēs drukāt tīmekļa lapasNeatkarīgi no tā, cik smagi jūs mēģināt pāriet bez papīra, dažreiz jums vienkārši ir jāizdrukā šī vietne. Tas varētu būt norādes, raksts klasei, izdales materiāli sanāksmei darbā utt. Kā ... Lasīt vairāk , tad ir veidi, kā samazināt izmantotā papīra un tintes daudzumu. Tādus pakalpojumus kā PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark, un Printliminator palīdzēs jums pirms lapas drukāšanas noņemt visus nevajadzīgos elementus no lapas, piemēram, sludinājumus. Bet kur vien iespējams, skenējiet un nosūtiet pa e-pastu.

Papīrs neturpināsies mūžīgi, bet digitālie faili paliks

Dzīve ir tāda, ka papīrs nav mūžīgs. Iespējams, ka Magna Carta neizskatās tik svaiga, kā tas bija, kad tas tika rakstīts pirmo reizi. Annas Frankas dienasgrāmata sāk brūnēt un saritināties malās. Papīrs vienkārši sāk sadalīties, ņemot vērā, ka ir pagājis pietiekami daudz laika.

Citiem vārdiem sakot, tas ir briesmīgs veids, kā ilglaicīgi glabāt informāciju. Nekad nevar būt pārliecināts, kad tas brūnēs, saplīsīs, izbalēs, saritināsies vai vienkārši izmetīs tajā kafijas tasi. Bet digitālais fails? Ar nosacījumu, ka jūs to saglabājat populārā formātā, piemēram, PDF vai TXT un regulāri veiciet dublēšanu 5 pamata dublēšanas fakti, kas jāzina katram Windows lietotājamMēs nekad nenogurstam atgādināt jums izveidot dublējumus un saglabāt jūsu datu drošību. Ja jums rodas jautājums, par ko, cik bieži un kur jums vajadzētu dublēt failus, mums ir tieša atbilde. Lasīt vairāk , tas vienmēr būs tur, kad jums tas būs nepieciešams. Divdesmit vai trīsdesmit gadu laikā tas joprojām izskatīsies tāds pats kā tad, kad jūs pirmo reizi to uztaisījāt.

Darbinieki var strādāt attālināti

Papīra problēma ir tā, ka biroja vidē, ja vēlaties, lai kolēģi no citām ģeogrāfiskām vietām iegūtu kopiju, jums tas ir jāizsūta pa gliemežu pastu. Tas prasa laiku (vēl jo vairāk, ja pasts to zaudē). Laiks daudzos gadījumos nozīmē zaudēto naudu, iespējas kavēties un pieaugošo vilšanos.

Tomēr, ja faili tiek digitalizēti, tos uzņēmumā var ievietot tiešsaistē iekštīklā Ātri iestatiet savu mājas iekštīklu, izmantojot ocPortalVai esat kādreiz domājuši par to, kā varētu būt jūsu ģimenes portāla lapa, tāpat kā daudzi uzņēmumi piedāvā darbiniekiem? Vai nebūtu ērti, ja būtu centralizēta tīmekļa krātuve ... Lasīt vairāk vai wiki 4 no labākajiem personīgajiem Wikis, lai uzturētu jūs organizētsKo darīt, ja būtu wiki programmatūra, kas izstrādāta, lai palīdzētu jums personīgā līmenī? Jūs to varētu izmantot jebkam, piemēram, lai aprakstītu savu romānu, sekotu mājas labiekārtošanas projektiem vai plānotu ... Lasīt vairāk . Vai arī tos var nosūtīt pa e-pastu vai ievietot mākoņu krātuves mapē. Tas ļauj kolēģiem citā birojā nekavējoties saņemt savu kopiju, negaidot. Ja dokuments ir augšupielādēts sadarbības vietne 10+ sadarbības reģistrēšanas rīki bez reģistrācijas, kurus varat izmantot 10 sekundēsSadarbība tiešsaistē var ietaupīt jums un jūsu komandai gan laiku, gan naudu. Ātra sadarbība var ietaupīt nedaudz vairāk. Šie rīki ir gatavi lietošanai, kad esat. Reģistrācija nav nepieciešama. Lasīt vairāk piemēram, Google dokumenti vai Dropbox, visi lietotāji visās vietās var sākt sniegt atsauksmes reāllaikā.

Elektroniska biroja mīnusi

Bet došanās bez papīra ne vienmēr ir paradīze, kāda tā ir izveidota. Tehnoloģija glābšanai!

Skenēšana katru. Viens. Gabals. No. Papīrs.

Tieši pie sikspārņa šī ir viskaitinošākā lieta visā uzņēmumā. Atrodot enerģiju un tieksmi sēdēt un skenēt katru papīra lapu. Tas ir garlaicīgi, laikietilpīgi, un, godīgi sakot, jūs labprātāk vērojat atkārtojumus Baywatch televīzijā.

Bet ir dažas lietas, kuras varat darīt, lai padarītu darbu mazliet vieglāku. Vispirms pārskatiet katru papīra gabalu un ievietojiet to vienā no trim pāļiem - noteikti skenēt, varbūt skenēt, un sadriskāt. sadriskāt sīkumi… .Nu labi… .sašūpo to un atbrīvojies no tā.

Droši vien jūs varat atbrīvoties no apmaksātiem rēķiniem, kvītīm par lietām, kurām garantijas termiņš jau sen beidzies, lietošanas pamācībām (iespējams, ražotājs ir augšupielādējis PDF versiju Vai nevarat atrast jūsu Gear lietotāja rokasgrāmatu? Meklēšana šajās speciālistu vietnēsRūpīgs puisis ar tālredzību vai nu skenēs lietotāja rokasgrāmatu, un datorā glabās mīkstu kopiju, vai arī meklēs mīkstu kopiju, kas parasti ir pieejama PDF formātā ražotāja vietnē. Ir trešā daļa ... Lasīt vairāk viņu vietnē), bankas depozītu kvītis (bet NAV paziņojumus) utt. Vienkārši pavērsiet to kritiski un izlemiet “vai man tas tiešām ir jāsaglabā?“.

Varbūt Skenēt ir domāts lietām, par kurām jūs vēl neesat pārliecināts, un jūs nevēlaties iesaistīties lēmumā. Turiet tos uz sāniem.

Tad jūs uzzināsit, ka Noteikti skenēt kaudzi, iespējams, ir vieglāk vadīt. Tagad izveidojiet mapes datorā (Nodokļi, apdrošināšana, algu aprēķiniutt.) un skenējot dokumentu, nekavējoties pārvietojiet to attiecīgajā mapē un pievienojiet aprakstošu nosaukumu.

Ir lietotnes, kas apgalvo, ka paātrina procesu jūsu labā (rezultāti, manuprāt, ir dažādi). Evernote ir skenējams, kas nosaka dokumenta malas, kad pavērsit viedtālruņa kameru uz to. Ja skenējat fotoattēlus, ir arī Photomyne. AlternativeTo ir daži labas skenējamo alternatīvas ja jūs meklējat kaut ko citu. Man īpaši patīk ScanBot Labākās rēķinu skenēšanas, izsekošanas un pārvaldības rēķinu saņemšanas lietotnesŠīs kvīšu skeneru lietotnes palīdzēs jums skenēt, saglabāt un kārtot katru rēķinu savām personīgajām vai biznesa vajadzībām. Lasīt vairāk .

Atceroties, ka jāatbalsta viss

Jo vairāk skenējat, jo svarīgāk ir tas, ka jūs Atbalstiet to visu Windows dublēšanas un atjaunošanas ceļvedisNotiek katastrofas. Ja vien nevēlaties pazaudēt savus datus, jums nepieciešama laba Windows dublēšanas rutīna. Mēs jums parādīsim, kā sagatavot dublējumus un tos atjaunot. Lasīt vairāk . Tā kā, ja jūsu dators nolemj izdarīt pašnāvību vai iznīcināt sevi, rezerves kopiju neesamība nozīmē, ka nav pilnīgi failu. Un daudzos gadījumos tā var būt neapšaubāma katastrofa (īpaši, ja esat pazaudējis nodokļu dokumentus). Daudzi uzņēmumi, pēc manas pieredzes, piedāvā cenu rezerves dokumentu kopijas, un jūs, iespējams, nolemjat to darīt. Bet jūs varat gulēt vieglāk naktī, ja tuvumā vai attālināti (vai abi) ir rezerves risinājums.

Vismaz jums vajadzētu būt pārnēsājamam cietajam diskam (iegūstiet vismaz 1 terabaitu vietas). Ja Jums ir Windows PC Galīgais Windows 10 datu dublēšanas ceļvedisMēs esam apkopojuši katru dublēšanas, atjaunošanas, atkopšanas un labošanas iespēju, ko mēs varētu atrast operētājsistēmā Windows 10. Izmantojiet mūsu vienkāršos padomus un nekad vairs neliecieties par zaudētiem datiem! Lasīt vairāk , lejupielādējiet un izmantojiet SyncToy, SyncToy: Microsoft vienkāršais dublēšanas un sinhronizācijas risinājums [Windows]Ja datorā ir faili, jums ir jāveido dublējums. Vienkāršs un vienkāršs. Daudzi no mums zina dublēšanu, un ir daudz metožu un programmu, kuras izmantot. Vēl viens aspekts, kas ... Lasīt vairāk ārkārtīgi ērts rezerves rīks. Mac lietotāji Galvenais trīskāršās rezerves risinājums jūsu Mac operētājsistēmai [Mac OSX]Kā izstrādātājs šeit vietnē MakeUseOf un kā cilvēks, kurš nopelna visus savus ienākumus no darba tiešsaistē, ir godīgi teikt, ka mans dators un dati ir diezgan svarīgi. Tie ir lieliski izveidoti produktivitātei ar ... Lasīt vairāk , iespējams, piesaistīs Laika mašīna Nodalījums un izmantojiet savu Time Machine cieto disku, lai saglabātu arī failusJa jūsu Mac cietais disks ir mazs un Time Machine cietais disks ir liels, iespējams, ir vērts to izmantot gan dublēšanas, gan glabāšanas nolūkos. Lasīt vairāk . Lai ko jūs nolemtu izmantot, jums ir jāizveido sava veida automatizēta sistēma failu dublēšanai katru dienu vienā un tajā pašā laikā, bez kļūmēm.

Ideālā gadījumā jums vajadzētu būt arī attālinātai dublēšanai, tikai gadījumā, ja jūsu vieta applūst vai aizdegas. Bet pirms vērtīgo failu nosūtīšanas mākonī, noteikti šifrējiet tos īpašā mapē 5 efektīvi rīki slepeno failu šifrēšanaiMums jāpievērš lielāka uzmanība nekā jebkad agrāk šifrēšanas rīkiem un visam, kas paredzēts mūsu privātuma aizsardzībai. Izmantojot pareizos rīkus, mūsu datu drošība ir vienkārša. Lasīt vairāk vispirms. WinRAR un WinZip, tāpat kā, var šifrēt failus Veracryptun tā novecojušais priekšgājējs, TrueCrypt TrueCrypt ir miris: 4 disku šifrēšanas alternatīvas operētājsistēmai WindowsTrueCrypt vairs nav, bet par laimi ir arī citas noderīgas šifrēšanas programmas. Lai arī tie var nebūt precīzi aizstājēji, tiem vajadzētu būt piemērotiem jūsu vajadzībām. Lasīt vairāk . Mākoņu iespējas ietver Dropbox, Google Drive, Box un SkyDrive.

Datu bāzes atrašana, izmantojot OCR tipa tehnoloģiju

Kad esat skenējis visu, varat izvēlēties mapes un apakšmapes sakārtot datuma un mēneša kategorijā (un arī dienas mapes, ja vēlaties iegūt precīzu informāciju). Vai arī durvīs otrā tiek atrasta sava veida datu bāze OCR tipa tehnoloģija 4 bezmaksas tiešsaistes OCR rīki, kas tiek izmantoti galīgajā pārbaudēAttīstoties OCR tehnoloģijai, ir vieglāk konvertēt tekstu un attēlus no ieskenētā PDF dokumenta rediģējamos teksta formātos. Mēs pārbaudījām dažus bezmaksas tiešsaistes OCR rīkus, tāpēc jums tas nevajadzēs. Lasīt vairāk .

OCR apzīmē optisko rakstzīmju atpazīšanu, un tā ir tehnoloģija, kas lasa drukātu tekstu uz lapas un ir var vai nu pārveidot šo tekstu kopējamā tekstā, vai arī tas var dot jums rezultātus, pamatojoties uz jūsu norādītajiem atslēgvārdiem tā. Šī ir tehnoloģija, kas dzen Evernote Kā lietot Evernote: Neoficiālā rokasgrāmataIemācīties pašam lietot Evernote prasa daudz laika. Tāpēc mēs esam izveidojuši šo rokasgrāmatu, lai parādītu, kā pilnībā izmantot svarīgākās Evernote iespējas. Lasīt vairāk , un tas ir kas Projekts Gūtenbergs izmanto Projekts Gūtenbergs: vairāk nekā tikai bezmaksas grāmatasVietnes, piemēram, Project Gutenberg, kurā ir piedāvāts vairāk nekā 45 000 grāmatu (rakstīšanas laikā), nodrošinās, ka neviena grāmata nekad nepazūd. Neskaidru literatūras darbu atklāšana tagad ir vienkāršāka nekā jebkad agrāk. Lasīt vairāk ieskenēt visus publiski pieejamos tekstus e-grāmatās. Teksts abos dokumentos un attēlus 5 labākie OCR rīki teksta iegūšanai no attēliemKad jums ir papīri, kā jūs visu izdrukāto tekstu pārveidojat par kaut ko tādu, ko digitālā programma spēs atpazīt un indeksēt? Netālu glabājiet labu OCR programmatūru. Lasīt vairāk var atrast, atpazīt un nonākt meklēšanas rezultātos, kad ievadāt šo vārdu.

Lai meklētu skenētos dokumentus, jums noteikti jāatrod veids, kā jūs varētu ērti paņemt sev nepieciešamo. Tātad, ja jūs dodaties OCR maršrutā, jums jāizlemj. Vai jūs plānojat maksāt Evernote gada maksu un uzticaties viņiem savus slepenos dokumentus? Vai arī jūs kaut ko lejupielādējat un visu glabājat datorā.

Vai jūs esat papīra pazinējs vai digitālais krāpnieks?

Vienmēr visam ir plusi un mīnusi, taču daži cilvēki var pieļaut mīnusu vairāk nekā citi. Tātad viss atkarīgs no tā, ko esat gatavs pieņemt.

Vai tagad visa skenēšana ir bezjēdzīga un laika izšķiešana? Vai arī digitalizācija ir nākotnes ceļš? Ko jūs sakāt, lasītāji?

Attēlu kredīti: Grimstošais biznesmenis izmantojot vietni Shutterstock.com, visus citus attēlus, kas nav saistīti ar piešķiršanu PixaBay