Papīra taupīšanas un digitālā režīma 5 soļi

Reklāma

Papīrs un alternatīvi materiāli, piemēram, pergaments, kādreiz bija ļoti reti un dārgi materiāli. Mūsdienās papīru izmantojam gandrīz visur vai drīzāk visur, kur to nevar aizstāt plastmasas.

Jebkura materiāla ražošana ir slogs videi, kaut arī papīrs, kas parasti ir izgatavots no koka, ir bioloģiski noārdāms, un tāpēc to ir daudz vieglāk pārstrādāt.

Digitālā pieeja ne tikai ietaupīs papīru un palīdzēs videi, bet arī ietaupīs daudz vietas: jūsu rakstāmgalds vai pat jūsu ledusskapis izskatīsies daudz tīrāks. Dokumentu atrašana būs daudz ātrāka. Un galu galā mēs dzīvojam digitālajā laikmetā! Lūk, kā jūs sākat:

1. Skenēšana

Viss sākas ar esošo papīra dokumentu skenēšanu. Ja jums nav skenera, varat izmantot savu digitālo kameru, nofotografēt un izmantot Snapter labot perspektīvu un kropļojumus. Damiens pēc pāris mēnešiem sīki pārskatīja rīku: Snapter - skenējiet dokumentus bez skenera Snapter - skenējiet dokumentus bez skenera Lasīt vairāk

2. Fails

Pārliecinieties, ka esat izdomājis labu sistēmu, kas ļaus jums viegli atrast nepieciešamo dokumentu. Vienmēr pajautājiet sev: “Kur un kā es to meklēšu?”

Droši vien vienkāršākais dokumentu iesniegšanas veids ir to kā PDF failu izveidošana, nosaucot tos ar datumu un īsu aprakstu un meklējot visu, kas jums nepieciešams saturā, pēc atslēgvārdiem.

Tā kā attēlu meklēšana tekstā vēl nav standarta, attēlu faila nosaukumam būs jābūt ļoti aprakstošam. Kā alternatīvu jūs varētu izmantot rīku ar nosaukumu JOCR, kas izvilks tekstu no skenētajiem dokumentiem un ievieto tos teksta failā. Varat dot teksta failam tieši tādu pašu nosaukumu kā attēlam, ievietot to tajā pašā mapē, un tādā veidā jūs varēsit viegli izsekot attiecīgajam dokumentam. Varuns pārskatīja JOCR: Kā iegūt tekstu no attēliem Kā iegūt tekstu no attēliem (OCR)Labākais veids, kā iegūt tekstu no attēla, ir optiskā rakstzīmju atpazīšana (OCR). Mēs parādīsim jums septiņus bezmaksas OCR rīkus darbam. Lasīt vairāk

Ja tas izklausās pēc pārāk lielām nepatikšanām, skenētos dokumentus un PDF failus var arī noglabāt, izmantojot GMail. Vienkārši nosūtiet failus sev pa e-pastu un e-pastā ierakstiet atbilstošos, atbilstošos atslēgvārdus. Vienkārši paturiet prātā drošības risku, kuru, iespējams, pakļaujat failiem, tāpēc mēģiniet neaugšupielādēt slepenus dokumentus.

3. Izmantojiet rīkus

Mēs izmantojam daudz papīra nejaušām piezīmēm, kuras pēc tam uz visiem laikiem pielips pie mūsu galdiem vai kamēr mēs uz tām izlīsim kafiju. Lai ietaupītu papīru un padarītu jūsu galdu nedaudz sakoptāku, mēģiniet iegūt rīku lietošanas kārtību.

Atgādinājumus, īsās piezīmes, uzdevumu sarakstus, adreses var organizēt un saglabāt digitāli. Atkarībā no tā, kādus rīkus izmantojat, var būt papildu ieguvums, ja piekļūsit tiem visur, kur atrodaties.

Lai ātri iegūtu piezīmes, jums to vajadzētu izmantot Stickies, kas būtībā ir Post-It Notes digitālā alternatīva.

Google kalendārs nodrošina lielisku tiešsaistes un darbvirsmas kalendāru. Tas var arī atgādināt par uzdevumiem. Integrējot Google kalendāru Thunderbird, jūs pat varat izveidot uzdevumu sarakstus tieši no darbvirsmas. Manā rakstā Kā: integrēt Google kalendāru Thunderbird Google kalendāra integrēšana ThunderbirdJūs izmantojat Thunderbird un Google kalendāru un domājat, kā jūs varat apvienot abus? Mēs parādīsim, kā pilnībā integrēt Google kalendāru ar Thunderbird. Lasīt vairāk , jūs redzēsit, kā tas tiek darīts.

Viens no labākajiem rīkiem, kā uzturēt sakārtotību un atbrīvoties no papīra piezīmēm un atgādinājumiem, ir Atcerieties Pienu. Tā kā tā ir savietojama ar virkni citu lietojumprogrammu, tā var kļūt arī par centrālo centru, kur sekot uzdevumiem un informācijai. Dāvids aizklājās 8 vienkārši veidi, kā pārvaldīt uzdevumus, atceroties pienu 8 vienkārši veidi, kā pārvaldīt uzdevumus, atceroties pienu Lasīt vairāk , kas sniedz mazliet plašāku ieskatu šajā rīkā.

Turklāt rakstā Pārvaldiet savu dzīvi, izmantojot bezmaksas tiešsaistes laika pārvaldības rīkus Pārvaldiet savu dzīvi, izmantojot bezmaksas tiešsaistes laika pārvaldības rīkus Lasīt vairāk , Es pārskatīju vairākus citus noderīgus rīkus, no kuriem daži ir minēti iepriekš.

4. Dublēšana, dublēšana, dublēšana

Lai pilnībā izietu no papīra, jums kādā brīdī ir jāizmet oriģinālie papīra dokumenti vai jāsaglabā tos prom. Protams, ir dokumenti, no kuriem jums jāturas. Bet lielākajai daļai digitālās kopijas būs pietiekami labas.

Tomēr notiek nelaimes gadījumi. Jūsu cietais disks var tikt bojāts, paņemot līdzi dokumentu digitālās kopijas. Tāpēc ir svarīgi izveidot regulāras dublējumkopijas.

Konfidenciāliem failiem nekad nevajadzētu atstāt cieto disku, un jums tie regulāri jāpapildina ar ārējiem diskdziņiem.

Kā ar dokumentiem, kas glabājas jūsu GMail kontā? Lai gan GMail var būt diezgan droša vieta, jums arī vajadzētu dublēt savu GMail kontu, lai būtu 100% pārliecināts, ka viss tiek ņemts vērā.

Kā Kārlis aprakstīja savā rakstā, ir veids, kā dublēt GMail, izmantojot GMail Backup Kā izveidot Gmail konta dublējumu datorā Kā dublēt Gmail kontu SAVĀ cietajā diskāJūs varat zaudēt piekļuvi saviem vērtīgajiem Gmail datiem. Tā kā ir pieejams tik daudz iespēju, ir jēga regulāri dublēt Gmail. Šajā īsajā rokasgrāmatā parādīts, kā. Lasīt vairāk .

Visbeidzot, ja ir katra svarīga dokumenta elektroniska kopija, pat ja jūs nevarat izmest oriģinālu, pats par sevi ir rezerves kopija. Iedomājieties visus dārga papīra dokumentus, kas zaudēti plūdos vai ugunsgrēkos - un jums joprojām ir cietā diska dublikāts.

5. Atkārtojiet

Padariet iepriekš minētās darbības par ieradumu. Tas ir ļoti svarīgi. Turpiniet iestatīt atgādinājumus papīra dokumentu skenēšanai. Veiciet visu jauno parādību skenēšanu un, ja jums ir laiks, strādājiet pie vecām lietām. Un atkārtojiet.

Kas traucē jums pilnībā pārveidot vecās skolas papīra lietotāju uz jaunā laikmeta digitālo meistaru? Paziņojiet mums komentāros digitāli.