6 veidi, kā garantēt aizvainojumu, dusmas un kaitinājumu ar katru jūsu nosūtīto e-pastu

Reklāma

E-pasts ir grūts. Ir patiešām grūti saprast, ko jūs patiešām vēlaties pateikt e-pastā, un pusi reizes cilvēki gandrīz vienmēr jūs pārpratīs. Liela daļa problēmu rodas tāpēc, ka cilvēki, kuriem rakstāt, neredz jūsu seju. Viņi nevar redzēt smaidu uz jūsu sejas, un jūs nevarat redzēt sejas izteiksmi - dabisku cilvēka spēja izprast emocijas vārdos, izmantojot sejas izteiksmi, ir pilnīgi tukšs e-pasts.

Tātad, kas var aizstāt sejas izteiksmi un balss toni? Kā jūs efektīvi izplatāt savu ziņojumu, nenonākot pie jums visiem draugiem vai visiem birojā esošajiem autoriem?

Rakstnieks Pīters Drukers reiz rakstīja: “Komunikācijā vissvarīgākais ir dzirdēt to, kas nav pateikts. ” Es dodos soli tālāk un teiktu, ka vissvarīgākā lieta, nosūtot e-pastu, ir pietiekami skaidra, lai saņēmējs nav dzirdi, kas nav teikts. Faktiski visvairāk e-pasta saziņas problēmu rada tas, kad persona, kas saņem e-pastu interpretē visa veida šausmīgās lietas, ko jūs esat domājis, pat ja esat uzrakstījis tikai vienu līnija.

Tas izraisa naidu un neapmierinātību. Tas rada aizvainojumu. Tas ir iemesls, kāpēc puisis, kas atrodas pāri galda galda sanāksmē, uz jums zib, jo jūs viņam bijāt nosūtījis e-pastu, kuru izsūtījāt vakar pēcpusdienā, un viņš to uztvēra kā personisku uzbrukumu.

Jūsu perfekta e-pasta izstrādāšana

Šeit MUO mēs esam daudz apskatījuši par e-pasta ziņojumu nosūtīšanas tehnisko aspektu, piemēram sūtīt e-pastus anonīmi Kā nosūtīt anonīmus e-pastus: 5 slepenas metodesNosūtīt anonīmu e-pastu nav grūti. Un anonīma e-pasta konta izmantošanai ir pamatoti iemesli. Mēs parādīsim jums kā. Lasīt vairāk vai mans e-pasts uz sūtīt e-pastus no Excel Kā nosūtīt e-pastus no Excel izklājlapas, izmantojot VBA skriptusMūsu koda veidne palīdzēs iestatīt automatizētus e-pastus no Excel, izmantojot sadarbības datu objektus (CDO) un VBA skriptus. Lasīt vairāk . Bet kā ir ar e-pasta emociju pusi? Kā ir ar to, kā jūs saskaraties ar saviem e-pasta ziņojumiem un labākiem veidiem, kā sevi parādīt rakstītā vārdā, kas neliks visiem tik ļoti atzīmēt visu laiku?

Tas, ka šodien varu stāvēt šeit un pateikt, ka es tagad varu palīdzēt, nav bez daudz sāpēm un ciešanām. Es esmu pieļāvis gandrīz visas kļūdas, kuras var izdarīt, izmantojot e-pastu, sākot no pirmajām dienām plkst koledžā, kad es mēģināju uzsākt daudzlīmeņu mārketinga biznesu, masveidā sūtot e-pastu visiem pilsētiņā. Dienas laikā mans konts tika slēgts uz 24 stundām, un IBM lieldatoru administrators saņēma lielu, nejauku brīdinājumu par to, kas definē “surogātpastu”.

Tā nebija tik daudz mācību stunda e-pasta etiķetē, jo tas bija modināšanas zvans, ka e-pasts var jūs sagādāt nepatikšanās, ja rīkojaties nepareizi. Gadu gaitā esmu aizvainojis cilvēkus, esmu aizvainots un esmu iesaistījies episkā vārdu cīņā ar cilvēkiem. Es gribētu teikt, ka kāds uzvarēja, bet neviens nekad neuzvar. Tāpēc šodien es šeit stāvu, cerot palīdzēt nākamajiem e-pasta adreses leģionāriem labāk sagatavot šos e-pastus pirms noklikšķināšanas uz pogas Sūtīt.

1. Nosūtot romānu

Viens no maniem pirmajiem vainīgajiem grēkiem, kad es pirmo reizi sāku strādāt par inženieri, bija tas, ka gandrīz vienmēr rakstīšu e-pastus, kas stiepās pāri trim vai četriem rindkopām. Iemesls bija ne tikai tāpēc, ka es varu rakstīt diezgan ātri, bet arī tāpēc, ka vienmēr jutos kā tad, ja atstātu kādas detaļas ārpusē, cilvēki īsti nesaprastu, par ko es runāju. Tas zināmā mērā ir taisnība - un mēs nonāksim pie e-pasta ziņojumiem, kas ir pārāk īsi minūtē -, taču ir kaut kas sakāms par vienkāršību.

Rakstot tik sarežģītus e-pastus, jums neizdodas izplatīt savu ziņojumu dažādos veidos. Pirmkārt, tas, ka jūs uzrakstījāt tik daudz, norāda uz cilvēku, ka jums ir maz cieņas pret viņu laiku, un, ja jūs to darāt pārāk bieži, jums tas noteikti ir jāmudina. Otrkārt, lai gan 500 vārdu e-pasts, kas sakārtots vairākos punktos, ir pietiekami jēga tu, jūs, visticamāk, sajaucat visus un piešķirat viņiem migrēnu.

Ja esat vārda kalējs un mēdzat pārrakstīt, tad vienmēr dodieties atpakaļ un strādājiet pie šo teikumu sagriešanas. Piedāvājiet jaunus un radošus veidus, kā tos saīsināt, vai varbūt varat tos pilnībā noņemt. Varbūt jūs piedāvājat pārāk daudz informācijas. Pasaki cilvēkiem to, ko viņi vajag zināt, nevis to, ko vēlaties, lai viņi zina tu zini. Jūs zināt?

2. Divu vārdu e-pasta nosūtīšana

Jaunā e-pasta pretruna ir viena vai divu vārdu e-pasts, kas vispār neko neizskaidro. Tas ir līdzīgi tam, kad es jautāju saviem bērniem pie pusdienu galda, “Kā tad bija tava diena?”Pēc brīža negribīga atbilde, “Labi.Nezinādams, kāpēc es pat uztraucos, es turpinu. “Ko jūs izdarījāt, kaut ko jautru?“Neizbēgama atbilde, "Nē nav īsti.”

Es patiesi nesaprotu, kāpēc daži cilvēki pat uztraucas par e-pasta izmantošanu. Ja jums veicas, šīs personas e-pastā būs tikai viens pilns teikums. Ja jums nav paveicies, persona lūgs jūs kaut ko darīt viņu labā, bet neuztraucas izskaidrot tieši to, ko viņi vēlas, lai jūs darītu. Tas ir kā ārkārtas ziņojuma nosūtīšana pa radio, kad esat apmaldījies tuksnesī un ja neinformējat glābšanas apkalpi, kādas ir jūsu koordinātas.

Tas ir ārkārtīgi nomākti, jo cilvēkiem ir jācenšas saprast, par ko jūs runājat uz zemes. Vēl sliktāk, jūs faktiski varat piespiest viņus tērēt laiku, atbildot uz jūsu e-pastu, tikai lūdzot jūs mazliet sīkāk izstrādāt.

Man ir aizdomas, ka vairums cilvēku ar šo problēmu raksta tik īsus e-pastus, jo mašīnrakstīšana ir tik sarežģīts uzdevums. Ne visi var ievadīt vairāk nekā 60 līdz 70 vārdus minūtē, tāpēc jums šai grupai ir jābūt nedaudz līdzjūtīgai.

3. Nosūtot masveida e-pastu, kas paredzēts vienai personai

Vai tiešām vēlaties atzīmēt cilvēkus? Nosūtiet masveida e-pastu ikvienam jūsu birojā, lai vienkārši izteiktu rājienu vienai personai par kaut ko, ko viņi izdarījuši nepareizi. Es to saucu par “publisku pazemojumu” e-pastu. Parasti visi ofisā jau zina, ka konkrēta persona ir pieļāvusi kļūdu, bet vadītājs to nevar atstāt mierā. Viņi visiem nosūta masveida e-pastu, kurā ļoti un satraukti izskaidro, kāpēc konkrētu darbību ir tik nepareizi izdarīt vai kāpēc šī kļūda ir tik slikta.

Jāatzīst, ka dažās savās vadības lomās pagātnē es sliecos uz šo izturēšanos. Esmu redzējis, ka arī citi mani kolēģi to dara. Tā ir vienkārša kļūda, jo jūs, iespējams, vēlēsities pārliecināties, vai visi pārējie, kurus pārvaldāt, nepieļauj to pašu. Realitāte ir tāda, ka, ja visi par to jau zina, cilvēks, kurš kļūdījās, tiek pazemots. Ja viņi par to nezina, visi sajaucas un nav pārliecināti, vai jūs par viņiem runājat.

Padariet to vienkārši - runājiet par konkrēto problēmu ar personu, kura pieļāva kļūdu. Tad, ja jums šķiet, ka tas ir pietiekami svarīgs visiem, nosūtiet paziņojumu, bet izklausieties tā, it kā tas būtu tikai vispārējā “FYI”, kas atcelta no augstākās vadības puses - tas noņem apsūdzības toni un padara to mazāk personisku.

4. Dramatisku sakāmvārdu izmantošana

Vēl viena ļoti izplatīta uzvedība e-pastos - parasti no cilvēkiem, kuri ļoti aizraujas ar savu darbu kopumā vai par konkrētu projektu, kas tiek apspriests. Šāda izturēšanās ir ļoti dramatisku adverbu pārmērīga izmantošana. Teikumi, piemēram, “Šis dizains ir vienkārši šausmīgi nepareizs”Vai“Šī pieeja ir sāpīgi neskaidra ” kalpo tikai emociju ieviešanai diskusijā.

Aplūkojot šos teikumus bez adverbiem, jūs varat redzēt, cik tie ir lietišķāki un daudz mazāk antagonistiski. Pretējā gadījumā jūs vienkārši saskaraties ar pārāk dramatisku, sabojātu pūtīti.

Izmēģiniet to bez adverbiem. Šis dizains ir nepareizs. Šī pieeja ir neskaidra.

Tas var nepatikt saņēmējam, bet tas arī neuzbrūk viņiem un neliek viņiem aizsargāties. Tas ir profesionālāk, un jūs, iespējams, tiešām varēsit sevi novest kā nobriedis pieaugušais, pat ja jūs ar kādu nepiekrītat.

5. Pārmērīga pasīvās balss izmantošana

Patiešām vēlā manas rakstīšanas karjeras laikā es patiešām, patiesi uzzināju par pasīvo balsi un sapratu to. Problēma ar tā apgūšanu ir tā, ka jūs to sākat redzēt visur. Viens no izplatītākajiem pasīvās balss lietojumiem ir e-pasts, jo pasīvā balss ļauj personai norobežoties no darbības.

Tā vietā, lai teiktu:Es braucu klientu uz lidostu ”, kas uzliek atbildību tieši uz jūsu pleciem, tā vietā jūs varētu rakstīt:Klients tika nogādāts lidostā. ”

Tāda ir cilvēku uzvedība, kas nervozē uzņemties atbildību par gandrīz jebko, jo, ja kaut kas noiet greizi, viņi nevēlas, lai viņu vainotu. Tie ir tie paši cilvēki, kuri sūdzas, kad risku uzņemas personas - tie, kas uzņemas atbildību par lietu sakārtošanu, saņem atzinību vai paaugstinājumus amatā. Patiesība ir tāda, ka cilvēki e-pastos redz pasīvu balsi. Ja esat pabeidzis uzdevumu vai sasniedzis mērķi, nebaidieties ņemt kredītus!

6. Lieciet sevi mugurā

Savādi, ka pretējā galējība cilvēkiem, kuri e-pastā visu laiku izmanto pasīvu balsi, ir cilvēki, kas gandrīz vienmēr par visu raksta pirmajā personā. Lasot viņu e-pastus, jūs domājat, ka projekts nav bijis grupas darbs, bet gan personīgs sasniegums. Jūs domājat, ka persona, kas sūta e-pastu, paveica absolūti visu darbu!

Kā atpazīt šos e-pastus? Saskaitiet vārda “I” gadījumus.

Lasot šāda veida personas e-pastu, ir skaidrs, ka viņiem šķiet, ka visa pasaule griežas ap viņiem, un ka ikvienam ir jāsniedz viņiem pastāvīga pieeja visiem darbiem, ko viņi ir izdarījuši viens pats paveikts. Šie e-pasti vienmēr atstāj komandas biedrus novārtā un pilnībā nenovērtētus. Šī pieeja ir ātrs ceļš uz dusmām un izolāciju no vienaudžiem.

Esmu pārliecināts, ka ir daudz citu e-pasta veidu, kas tiešām kaitina un aizvaino cilvēkus. Varu derēt, ka tev ir arī savs saraksts! Kāda veida e-pasta adreses jūs tiešām aizrauj? Kādi veidi ir jūsu mīlulīšiem? Dalieties savās domās komentāru sadaļā zemāk.

Attēla kredīts: Koncentrēts biznesmenis, izmantojot Shutterstock, Matemātikas formula, izmantojot Shutterstock, Jauna uzņēmēja, izmantojot Shutterstock, Izteiksmīgs vecākais, izmantojot Shutterstock, Militārā kazlēna caur Shutterstock, Kauns caur Shutterstock