Atvainošanās māksla: kā pateikt žēl ar e-pastu (un to nozīmēt)

Reklāma

Visi dažreiz pieskrūvē. Izmēģiniet, kā mēs varētu, neviens nav ideāls. Ja pieļaujat kļūdu, kas sāp kādam citam, ir pareizi piedāvāt atvainošanos.

Lai gan jums bieži būs personīgi jāatvainojas, dažreiz jūs varētu vēlēties vai jums jāsaka, ka paužat nožēlu pa e-pastu. Mēs apskatīsim, kā profesionāli atvainoties e-pastā, lai palīdzētu jums vislabāk izmantot šo situāciju.

Trīs pareizas atvainošanās sastāvdaļas

Lai arī nav universāla modeļa, vispārpieņemtā atvainošanās standartā ir trīs daļas:

1. Atzīšanās ka jūs izdarījāt kaut ko nepareizi.
2. Sajūta par nožēlu par savu rīcību un esību empātisks saprast, kā viņi ievaino otru cilvēku.
3. Restitūcija, kur jūs pareizi sakārtojat situāciju.

Mēs apskatīsim katru no šiem trim elementiem, apskatot, kā e-pastā pateikt žēl.

Atvainošanās atklāšana

Pirms sākat gatavot faktisko atvainošanos, jums ir jāvēršas pie personas, kurai rakstāt. Tas ievērojami atšķirsies atkarībā no jūsu attiecībām ar personu.

Pieņemsim, ka esat kļūdījies profesionālajā situācijā un tāpēc jums ir jānosūta atvainošanās e-pasts savam priekšniekam. Kā piemēru mēs sacīsim, ka jūs neizdevāties savlaicīgi izpildīt kritisko uzdevumu, kas aizkavēja projektu visiem pārējiem.

Šajā gadījumā piemērots apsveikums būtu “Dārgais [Vārds]”. Ja jūs atvainotos draugam, kaut kas līdzīgs būtu “Sveiks [Vārds]” vai “Sveiks [Vārds]”.

Neaizmirstiet arī par e-pasta tēmas rindiņu. Pēc tam, kad esat kādam nodarījis pāri, iespējams, viņš nebūs priecīgs redzēt ierašanos no jums. Tēmas ieviešot kaut ko līdzīgu, piemēram, “Lūdzu, pieņemiet manas atvainošanās” vai “Es patiesi atvainojos”, ir labs veids, kā no paša sākuma padarīt skaidru, kāds ir jūsu ziņojums. Nemēģiniet to darīt esiet gudrs, izmantojot e-pasta saīsinājumus 15 e-pasta akronīmi, kas jums jāizmanto aizraujošajās tēmu rindāsFYI, es esmu OOO līdz EOD. BTW, PRB šovakar ar Jā / N. Ja jums nav ne mazākās nojausmas, ko nozīmē kāds no šiem e-pasta saīsinājumiem, pārskatīsim tos un kā tos izmantot. Lasīt vairāk .

Jūsu kļūdas atzīšana

Tagad, kad esat atvēris darbu, ir pienācis laiks pirmajai atvainošanās daļai. Šeit jums skaidri jāidentificē notikušā problēma. Piederiet pie tā, ko izdarījāt; nemēģiniet novirzīt vainu kādam citam vai attaisnojumus notikušajam.

Šis ir piemērs ko nedarīt:

Lai gan es zinu, ka nokavēju svarīgu termiņu, tā tiešām nav mana vaina. Es strādāju ar Paulu pie šī projekta, un viņš pārāk daudz laika tērēja, uzdodot man virkni nesaistītu jautājumu. Arī mans dators nedēļas laikā sasalda, un IT to vēl nespēja apskatīt. Tas nav viss manis dēļ.

Pat ja iepriekš teiktais ir taisnība, tas nenozīmē labu atvainošanos. Šai daļai ir jāatzīst jūsu atbildība maldībā.

Kaut kas līdzīgs šim ir daudz labāks:

Es saprotu, ka esmu nokavējis izšķirošo termiņu. Šis projekts bija patiešām svarīgs mūsu nodaļai, un jūs man uzticējāties to savlaicīgi pabeigt. Es zinu, ka manis neizdošanās izpildīt šo uzdevumu laikā aizkavēja projekta pabeigšanu. Tas slikti atspoguļo mūsu komandu, un man par to ir žēl.

Šeit jūs skaidri norādījāt, ko izdarījāt nepareizi, nemēģinot pazemināt vai novirzīt.

Atgādināt par paveikto

Tagad, kad esat skaidri norādījis uz savu kļūdu, jums jāizrāda nožēla par notikušo. Paturiet prātā, ka tas, ko jūs izdarījāt, sagādāja otram cilvēkam sāpes, vilšanos un citas negatīvas emocijas.

Padariet acīmredzamu, ka jūtaties nožēlojami par situāciju. Mēģiniet iebāzt sevi viņu kurpēs un saprast, kā jūsu rīcība viņus lika justies. Šeit nepiedāvājiet savas uzvedības skaidrojumu. Atvainošanās jēga ir sagrautu attiecību labošana, nevis pierādīšana, ka jums visu laiku bija taisnība.

Šis ir atvainošanās daļas ietvara piemērs:

Es gribu sirsnīgi atvainoties, ka nepildīju savas saistības un savlaicīgi pabeidzu uzdevumu, kuru jūs man uzticējāt. Šai neveiksmei nav attaisnojumu. Man nepatīk zināt, ka esmu nolaidis savu komandu, un jūtos briesmīgi, ka tas jums radīja apmulsumu, tiekoties ar klientu.

Izsakot empātiju, jūsu atvainošanās ir patiesa. Tas palīdz uz brīdi aizmirst savu perspektīvu un palūkoties uz to, ar ko nodarbojas kāds cits.

Padarot to pareizi

Vārdi ir svarīgi, taču darbībām ir daudz lielāka nozīme. Lai parādītu, ka domājat to, ko teicāt, ir svarīgi veikt labojumus. Rīkojoties, situācija tiks labota (ja iespējams) vai parādīs, ka darīsit visu iespējamo, lai atkal nepieļautu to pašu kļūdu.

Turpinot mūsu piemēru par termiņa nokavēšanu, tas varētu kalpot par atvainošanās atjaunošanas daļu:

Nākotnē, lai izvairītos no termiņu nokavēšanas, es savlaicīgi ar jums runāšu, ja man ir bažas, ka es nevarēšu kaut ko paveikt savlaicīgi. Es vairāk apzināšos, cik daudz laika man prasa laiks, un esmu gatavs ievietot papildu stundas ārpus biroja, lai pārliecinātos, ka tie tiek paveikti. Tas neatkārtosies.

Dažās situācijās jūs, iespējams, nezināt, ko piedāvāt, lai kompensētu savu uzvedību. Ja tas tā ir, jūs varat vienkārši jautāt: “Ko es varu darīt, lai panāktu šīs tiesības?”

Vissvarīgākais ir parādīt, kā jūs nākotnē rīkosities savādāk, lai viena un tā pati problēma vairs neatkārtotos.

Jūsu atvainošanās noslēgšana

Tagad jums vienkārši ir jāapkopo ziņa. Tas ir diezgan vienkārši, taču pārliecinieties, vai tonis tiek saglabāts atbilstoši. Jums vajadzētu pateikties saņēmējam par jūsu atvainošanās ziņojuma lasīšanu un novēlēt viņiem labu.

Var būt arī laba ideja uzaicināt viņus pārrunāt jūsu sacīto tālāk. Tas parāda, ka esat patiess un atvērts papildu dialogam.

Šis ir viens veids, kā aizvērt profesionālo atvainošanās e-pastu:

Paldies, ka lasījāt šo. Ja ir kaut kas, ko jūs vēlētos apspriest tālāk, lūdzu, sazinieties ar mani, lai mēs varētu to izskatīt.

Ar cieņu
[Tavs vārds]

Ja nevēlaties lietot “Ar cieņu”, darbosies arī citi oficiāli noslēgumi, piemēram, “Ar laba vēlējumiem”.

Vai e-pasts ir pareizais vide?

Mēs esam apskatījuši, kā profesionāli atvainoties e-pastā. Bet pirms sākat rakstīt savu, jums vajadzētu apsvērt, vai e-pasts ir pareizais veids, kā atvainoties.

E-pastam noteikti ir priekšrocības, ja runājam par atvainošanos. Tā kā nav laika ierobežojuma, varat skaidri un tieši sastādīt savas domas. Ja ātra atvainošanās ir pareiza, sūtīšana pa e-pastu ļauj sazināties ar viņiem īsā laika posmā. Un atšķirībā no personiskas atvainošanās jums nav jābūt spontānam un jāreaģē uz otra cilvēka teikto.

Bet tas ne viss ir labi. E-pasts nav tik personisks kā personiska (vai tālruņa zvana) atvainošanās. Atkarībā no jūsu uzņēmuma uzbūves e-pasta sūtīšana var šķist tik gļēva, ja ir iespējama parādīšanās klātienē. Neslēpieties aiz ekrāna.

Atvainojiet par pieļautajām kļūdām

Pareizi atvainoties ir vērtīga dzīves prasme. Ne visi zina, kā to izdarīt, tāpēc ir viegli atstāt otru cilvēku vēl vairāk satracinātu nekā iepriekš. Izmantojiet šo pamata rokasgrāmatu, kā e-pastā pateikt žēl, un jūs atradīsit labotas attiecības.

Paturiet prātā, ka atvainošanās galvenais mērķis ir atjaunot sagrauto uzticību. Jūs esat izdarījis kaut ko nepareizi, un trīs iepriekšminētās darbības ir saistītas ar to, kā jūs to darāt un izlabojat. Neuzdomājiet to par jums.

Tālāk jūs varētu uzzināt vairāk par kā rakstīt profesionālus e-pastus 5 veidi, kā rakstīt profesionālus e-pastus, kas ietaupa laiku un pūlesTā ir prasme zināt, kā rakstīt profesionālus e-pastus, kas ietaupa laiku un saņemt atbildes. Ļaujiet šīm e-pasta veidnēm jums palīdzēt. Lasīt vairāk .