Kā prioritizēt uzdevumus, izmantojot Eizenhauera matricas produktivitātes sistēmu

Reklāma

Šajās dienās dusmās ir aktīvo darbu saraksta lietotnes. Zinātne to ir pierādījusi saraksti patiešām veicina produktivitāti, un jūs varat vēl vairāk palielināt produktivitāti, izmantojot tādus trikus kā padarot savu uzdevumu sarakstu publisku. Daži cilvēki pat izmanto viņu e-pasta iesūtnes kā aktīvo darbu saraksti.

Bet ko darīt, ja esat to visu izmēģinājis, un neviens no tiem nedarbojas?

Lai jums veicas, alternatīvas produktivitātes metodes 5 jaunas produktivitātes metodes, kuras jūs, iespējams, vēl neesat dzirdējušiJa jūs joprojām meklējat labāko veidu, kā palielināt savu produktivitāti, izmēģiniet kādu no šīm labākajām Pomodoro un GTD alternatīvām. Atcerieties vairs nemeklēt, kad esat atradis “pietiekami labu” risinājumu. Lasīt vairāk pastāvēt. Un, ja jums liekas, ka regulāri uzdevumu saraksti ir pārāk satraucoši vai pārāk apgrūtinoši, tad iesakām izmēģināt vecu, bet efektīvu paņēmienu, ko sauc par Eizenhauera matrica.

Kas ir Eizenhauera matrica?

Eizenhauera matrica ir 2 × 2 kārbu režģis. Augšējā rinda ir paredzēta uzdevumiem, kas ir “svarīgi”, savukārt apakšējā rinda ir paredzēta uzdevumiem, kas ir “svarīgi”. Tajā pašā laikā, kreisā kolonna ir paredzēta uzdevumiem, kas ir steidzami, bet labā rinda ir uzdevumiem, kas ir steidzama. Lūk, kas tas izskatās piemēram:

Lielākajai daļai cilvēku termini Svarīgi un Steidzami ir sinonīmi, tāpēc pievērsīsim laiku, lai noteiktu atšķirību starp tiem:

• Svarīgs - uzdevumi, kas veicina jūsu ilgtermiņa mērķu un vērtību sasniegšanu neatkarīgi no tā, vai tie ir personīgi, profesionāli utt. Svarīgums ir viss atbilstība. Viens no veidiem, kā izlemt, vai uzdevums ir svarīgs, ir pajautājiet sev: “Vai es tomēr varu sasniegt savus mērķus un palikt uzticīgs savām vērtībām, ja izlaižu šo uzdevumu?”
• Steidzams - uzdevumi, kas jāizpilda līdz dienas beigām. Ja jūsu grafikam ir vairāk rīcības brīvības, jūs varat dot priekšroku nedēļas beigām. Katrā ziņā steidzamība ir saistīta ar visu laiks. Viens veids, kā izlemt, vai uzdevums ir steidzams, ir pajautājiet sev: “Kad ir beidzies šī uzdevuma izpildes termiņš?”

Lai varētu izlemt, vai uzdevums ir svarīgs vai nē, jums jāzina savi mērķi un vērtības. Daudziem karjeras virzība ir ilgtermiņa mērķis, tāpēc svarīgi ir tieši ar to saistīti uzdevumi. Vai arī, ja jūs ģimenes locekļus vērtējat visaugstāk, tad svarīgi, lai mājās nokļūtu laikā.

Bet kā uzdevums var būt steidzams, bet nav svarīgs? Atcerieties, ka steidzamība ir tikai bija jau laiks. Padomājiet par termiņu. Pieņemsim, ka šodien ir Starptautiskā kafijas diena, un jūsu vietējais kafijas veikals izsniedz bezmaksas kafijas. Ja šodien to neizmantojat, iespēja tiek zaudēta, taču bezmaksas kafijai nav nozīmes jūsu ilgtermiņa mērķos vai vērtībās. Tas ir steidzami, bet nav svarīgi.

Izmantojot šīs definīcijas, ir vieglāk aprakstīt veidu uzdevumus, kas pieder katrā no četrām lodziņām. Mēs pat varam domāt par matricu šādā veidā:

Kāpēc izmantot Eizenhauera matricu?

Eizenhauera matrica ir vienkārši veids, kā sasniegt prioritizējiet savus uzdevumus.

To-do saraksti izseko lieliski kas jums tas jādara, bet to ne vienmēr ir viegli noteikt kas uzdevumiem ir augstāka prioritāte. Es personīgi nekad neesmu izmantojis funkciju “Prioritāte” nevienā uzdevumu saraksta lietotnē, jo es vienmēr galu galā atzīmēju visu kā “augstu prioritāti” - un, kad viss ir prioritāri, nekas tāds nav.

Turklāt, kad jūs skatāties aktīvo darbu sarakstu un redzat 30 sakārtotus uzdevumus, kā jūs izlemjat, kurš uzdevums jārisina? “Sāciet ar vieglāko,” saka daži. “Nē, sāc ar grūtāko,” saka citi. Bet kas ir viegli un kas grūti? Tas nekad nav melnbalts. Bieži vien es veltu 10, 15 vai pat 30 minūtes, mēģinot izvēlēties savu uzdevumu!

Tas ir iemesls, kāpēc Eizenhauera matrica spīd. Atšķirībā no viena aktīvo darbu saraksta, matrica ir prioritāra. Tas jums saka kas uzdevums rīkoties nākamais. Tas samazina izziņas slodzi, jo tikai lodziņi Tagad un Vēlāk ir svarīgi. Un, ja jūs kādreiz esat saķēris laiku, tas palīdz jums redzēt, kurus uzdevumus varat izlaist.

Turklāt matricai ir vēl divas nelielas priekšrocības. Pirmkārt, tas liek piesardzīgāk rīkoties katram uzdevumam. Tā vietā, lai visu iemestu vienā lielā nekārtīgā uzdevumu kaudzē, jūs aktīvi izlemjat, vai uzdevumi ir jūsu laika vērti, saglabājot saspringto faktisko uzdevumu sarakstu. Otrkārt, tas pastāvīgi atgādina par jūsu mērķiem un vērtībām.

Vienīgā problēma ir tā, ka Eizenhauera matrica sākumā var būt nedaudz viltīga. Jo īpaši jauniem lietotājiem ir tendence atbrīvoties no lodziņiem Delegāts un Trivial. Tur ir mācīšanās līkne, tāpēc apskatīsim praktisku piemēru, kā izveidot matricu, organizēt uzdevumus un iziet vienu dienu.

Kā izmantot Eizenhauera matricu

Kaut arī Eizenhauera matrica konceptuāli ir četru rūtiņu kvadrāts, praktiski varat tai pieiet kā četriem atsevišķiem uzdevumu sarakstiem: Tagad saraksts, Delegātu saraksts, Vēlāks saraksts un Triviālais saraksts. Abi steidzamie saraksti ir pirms saraksti, kas nav steidzami.

Es uzskatu, ka Trello par to ir satriecoši. Izveidojiet dēli katrai savas dzīves sfērai (piemēram, personīgajai, profesionālajai, baznīcai, hobijam) un izveidojiet šos četrus sarakstus katrā no tāfeles. Vai arī, ja jums nav daudz darāmā, visiem uzdevumiem varat izmantot vienu tāfeli. Tas ir atkarīgs no jums. Nepatīk Trello? Apsveriet šie alternatīvie Kanban rīki Ardievu, Trello! 5 alternatīvi bezmaksas Kanban valdes rīkiTrello ir neticami piemērota lietotne projektu vadībai un jūsu uzdevumu organizēšanai. Bet ir arī citas kanban lietotnes, kas varētu būt ideāli piemērotas jūsu uzdevumiem. Parunāsim par labākajām Trello alternatīvām. Lasīt vairāk .

Kad saraksti ir sagatavoti, varat sākt pievienot uzdevumus:

Pieņemsim, ka jūs esat tradicionāls biroja darbinieks, kurš vēlas izmantot Eizenhauera matricu, lai darbā kļūtu produktīvāks. Šis būs scenārijs, kas vadīs pārējo šo piemēru, bet citādi vajadzētu būt viegli piemērot šos jēdzienus.

Kas šodien ir uz jūsu šķīvja? Pirmā lieta, kas ienāk prātā: e-pasts. Izveidosim uzdevumu sasniedzot iesūtnes nulli, kas ir steidzami (e-pasts jāiztukšo katru dienu) un svarīgs (šeit mēs runājam par e-pasta ziņojumiem, kas saistīti ar darbu):

Šodien birojā notiek Pretzel diena, un jūs ar darbiem vēlaties alu bez kliņģera. Tas varētu būt steidzami, bet tas nav svarīgi:

Jūsu priekšnieks atgādina, ka jūsu komandas pēdējā projekta dokumentācijas ziņojums jāiesniedz līdz plkst. 16:00, kas ir gan steidzami, gan svarīgi:

Viņš arī atgādina, ka jūsu komandas budžeta pieprasījums nākamajam projektam ir paredzēts līdz dienas beigām piektdien. Tas ir svarīgi, bet ne steidzami:

Pie jums nāk biroja vadītājs un saka, ka papīra un tintes krājumu ir maz. Jums jāveic pasūtījums, cik drīz vien iespējams, bet tam nav daudz sakara ar jūsu karjeras mērķiem vai vērtībām:

Ir vasaras sākums (pēc šī scenārija), un birojs kļūst pārāk drūms, slapjā sezonā. Ikviena produktivitāte strauji pieaug ar labu sausinātāju, nemaz nerunājot par visiem citas mitruma samazināšanas priekšrocības Temperatūras un mitruma uzraudzības mājās 4 ieguvumi veselībaiVai jūs zinājāt, ka viedo mājas produktu lietošanai ir ieguvumi veselībai? Tieši tā. Viens vai divi gudri pirkumi varētu krasi uzlabot jūsu dzīves kvalitāti mājās. Lasīt vairāk .

Jūs veicat piezīmi, lai to parādītu, bet tas nav ne steidzami, ne svarīgi:

Uz un uz to iet. Sanāksmes sāk augt, ir jāveic plānošana, jūs atceraties lietas, kuras vēlaties darīt, utt. Galu galā jūsu matrica (t.i., saraksti) aizpildīsies, un labākais ir tas, ka tā ir mazāk iebiedējoša nekā viens galveno uzdevumu saraksts:

Kad esat brīvs cita uzdevuma veikšanai, vienkārši sāciet no kreisās puses un pārvietojieties pa labi. Pirms sazināties ar sarakstiem, kas nav steidzami, jums jārisina viss tagad un delegātu sarakstos.

Ja jūs var deleģē, vispirms risini delegātu sarakstu un izlādē pēc iespējas vairāk šo uzdevumu. Pēc tam dodieties caur Tagad sarakstu. Kad esat nokļuvis sarakstā Tagad, apsveriet savu dienu ar panākumiem. Tagad jūs varat sākt rādīt sarakstā Vēlāk vai dienu beigt agri.

Ja jūs nevar delegāts, sāciet ar sarakstu Tagad. Ja jūs nokļūstat sarakstā Tagad un jums ir vairāk laika, jums ir izvēle: izturieties pret Delegātu sarakstu kā Tagad sarakstu, dodiet priekšstatu par sarakstu Vēlāk vai beidziet dienu agri. Praksē jūs, iespējams, vēlēsities veikt pārmaiņas starp uzdevumiem Deleģēt un Vēlāk.

Dienas beigās dodieties cauri delegātu sarakstam un norādiet visus uzdevumus, kuru izpildes termiņš ir beidzies. Saglabājiet tos, kurus joprojām varat darīt. Saglabājiet tos rītdienai.

Nākamās dienas sākumā apmeklējiet sarakstu Vēlāk un izlemiet, kuri uzdevumi tagad ir steidzami. Pārvietojiet tos sarakstā Tagad. Rīkojieties tāpat kā Trivial sarakstā, izņemot pārvietot šos uzdevumus delegātu sarakstā. Pievienojiet visus jaunus uzdevumus, kas aug visu dienu. Noskalo un atkārto.

Darījumu saraksti nedarbojas jums

Ņemiet vērā, ka Eisenhower Matrix jūs varat modificēt, cik vēlaties. Piemēram, tā vietā, lai izmantotu to visas jūsu dienas vadīšanai, varat kārtojiet savu e-pastu ar savu matricu Šeit ir visizlēmīgākais e-pasta šķirošanas risinājums, kāds jums jebkad būs nepieciešamsViens vienkāršs šķirošanas risinājums nodrošinās, ka jums vienmēr ir virs jūsu e-pasta ziņojumiem. Jums ir vajadzīgas tikai četras etiķetes vai mapes, lai pārvaldītu iesūtni un samazinātu stresu e-pastā. Lasīt vairāk . Viss steidzamības / svarīguma jēdziens var izrādīties noderīgs visos gadījumos, kas nav saistīti ar darbu un e-pastu.

Daudzi cilvēki ir guvuši lielus panākumus Eizenhauera matricā. Bet, ja esat sasniedzis šo punktu un nedomājat, ka tas palīdzēs, tas ir labi. Turpiniet meklēt metodi, kas jums derētu. Kad viss ir pateikts un izdarīts, vienīgais produktivitātes paņēmiens, kam ir nozīme Labākais produktivitātes rīks ir tas, kuru jūs faktiski izmantojatPasaulē pakaļdzīšanās produktivitātei katra jauna un spīdīga produktivitātes lietotne sola kaut ko jaunu. Bet vai mēs kaut ko zaudējam, ja pārāk bieži mainām produktivitātes lietotnes? Lasīt vairāk ir tas, kuru jūs faktiski izmantojat.

Vai jums Eizenhauera matrica ir noderīga? Ja nē, kādu produktivitātes paņēmienu jūs izmantojat, lai paliktu organizēts un uz priekšu? Dalieties ar mums komentāros zemāk!

Attēla kredīts: Amy Bull, izmantojot vietni Shutterstock.com