GTD pirmais solis ir iegūt visu "lietu" no galvas. Viens no veidiem, kā to izdarīt, ir visu pierakstīt 3x5 kartēs, un labākais digitālais ekvivalents 3x5 kartēm ir Kanban tehnika.
Izstaigāsim GTD pakāpienus un redzēsim, cik labi viņi savieno tīklu ar Kanban.
Savāc savas domas
Ja esat līdzīgs lielākajai daļai cilvēku, iespējams, jums galvā klabina 100 dažādi uzdevumi, projekti, idejas un citas lietas (kā to sauc GTD). Sāksim ar iesūtnes izveidošanu, lai to visu izkrautu.
Mēs izmantosim Trello jo tas ir vispopulārākais Kanban rīks un piedāvā dāsnu bezmaksas līmeni. Papildus tam Trello ir lieliski tastatūras īsinājumtaustiņi un labi organizēta lietotāja saskarne. Tas padara to par vienu no ātrākajām un vienkāršākajām darbam izmantotajām programmām.
Prāta vētras laikā ir vitāli svarīgi izkustināt savas domas bez daudzām papildu darbībām. Bet jūs joprojām varat laipni izmēģināt alternatīva Trello ja tev patīk.
Patīk Trello ideja, bet ne pati Trello? Šīs alternatīvās Kanban lietotnes tiek integrētas kalendāros, e-pastā, Slack un citur.
Sāciet, izveidojot jaunu dēli un nosaucot to par “GTD”.
Tālāk mēs pievienosim Iesūtne sarakstu, lai izkrautu visu mūsu lietu.
Tagad veltiet dažas minūtes un izveidojiet kartīti katrai domai un idejai, kas jums ir prātā. Sāciet, noklikšķinot uz Pievienojiet karti pogu. Pēc tam ierakstiet savu pirmo uzdevumu vai ideju neatkarīgi no tā, vai tas ir hit Enter.
Atkārtojiet šo procesu, līdz jūs nevarat iedomāties neko citu.
Iestatiet sarakstus, lai tie atbilstu GTD sistēmai
Nākamais solis ir noteikt, vai katrs no mūsu iesūtnes vienumiem ir darbināms. Tas ir, vai jūs varat kaut ko darīt par to vai nē?
Vispirms izveidosim divus sarakstus ar darbībai piemērojamiem vienumiem. Ja kaut kas ir lietojams, jums jāizlemj, vai tas aizņems mazāk nekā divas minūtes vai nē. Ja tā, jums vajadzētu pie tā strādāt pēc iespējas ātrāk.
Ja nē, jums tas būs jāsadala tālāk, veicot citu darbību. Divi saraksti, kas jums būs nepieciešami, ir "Projekti" un "To-do Today".
Klikšķis Pievienojiet citu sarakstu, pēc tam izveidojiet divus sarakstus tāpat kā jūs, pievienojot kartītes iesūtnei.
Ja vienums nav darbināms, tas var nokļūt dažās dažādās vietās. Vispirms pajautājiet "Vai tas ir svarīgi?" Ja tas nav kaut kas, par kuru jūs aizraujaties, varat to izdzēst un aizmirst.
Pēc tam pajautājiet, vai tas ir kaut kas, ar ko jūs vēlētos kādreiz apiet, bet vēl ne gluži. Varbūt tas ir tāls sapnis. Vai arī tas varētu būt kaut kas tāds, kas būs iespējams tikai nākotnē. Šādām situācijām izveidojiet sarakstu ar nosaukumu "Kādreiz / Varbūt".
Ja vienums ir svarīgs, bet ir informatīvs, nevis darbināms, tam vajadzētu būt sarakstā "Atsauce". Kanban ir labāk piemērots lietām, par kurām var rīkoties. Tātad atsauces sarakstam ir jābūt īslaicīgai informācijas pieturvietai, līdz tā tiek pārvietota uz labāku vietu, piemēram, a viegla piezīmju tīmekļa lietotne.
Pievienojamie saraksti, ja strādājat ar komandu
Pēc tam, kad esat pārliecinājies, ka karte ir piemērojama, jūs joprojām nevarēsit ar to rīkoties. Tas varētu būt tāpēc, ka jūs varat sākt gaidīt, lai kāds pabeigtu kaut ko citu, pirms varat sākt. Vai varbūt kādam citam vajadzētu strādāt pie šī projekta.
Pirmajam scenārijam izveidojiet sarakstu "Atliktais". Varat iestatīt termiņu, lai saņemtu atgādinājumu par to, kad jāveic bloķēšanas projekts. Atveriet karti, noklikšķinot uz tās, un atlasiet Gala termiņš lai piekļūtu kalendāram.
Otrajā gadījumā izveidojiet sarakstu ar nosaukumu "Delegēts". Pēc kartes pārvietošanas uz šo sarakstu kartei varat pievienot citus dalībniekus. Kāds tomēr ir aicinājis dalībniekus piekļūt valdei.
Atveriet karti un atlasiet Dalībnieki. Tad atrodiet biedru, ar kuru vēlaties dalīties pienākumos.
Vispirms kārtojiet, pēc tam padomājiet par saviem projektiem
Tagad ir pienācis laiks faktiski iet caur iesūtni un velciet vienumus atbilstošajos sarakstos. Sāciet no saraksta augšdaļas un virzieties uz leju. Katram vienumam apsveriet izveidotās kategorijas un vietu, kur tas pieder.
Kad esat sakārtojis visus vienumus, vēlēsities analizēt savus projektus. Apskatiet katru no tām un padomājiet par sarežģītību. Ja tas ir vienkāršs projekts, kartei varat pievienot kontrolsarakstu. Atveriet karti, noklikšķinot uz tās. Pēc tam noklikšķiniet Kontrolsaraksts un sāciet pievienot savus priekšmetus tāpat kā jūs pievienojāt kartes.
Lielākiem projektiem varat izveidot jaunu tāfeli, lai pārvaldītu šo projektu. Pēc tam jūs varat pārvietot karti uz jauno dēli. Lai to izdarītu, virziet kursoru virs kartes, kuru vēlaties pārvietot, un noklikšķiniet uz zīmuļa ikonas. Pēc tam noklikšķiniet uz Pārvietotun nolaižamajā izvēlnē izvēlieties tāfeli, uz kuru vēlaties to pārvietot.
Vēl viena iespēja lieliem projektiem ietver arī kontrolsaraksta izveidi. Tas ir labs veids, kā iet, ja jums ir ideja par to, ko vēlaties darīt ar savu projektu, bet neesat gatavs ieguldīt tajā daudz darba.
Jūs varat izveidot aptuvenu vienumu sarakstu kontrolsarakstā kā vietturi. Padomājiet par to kā idejas par idejām savai iesūtnei, tikai šie ir potenciālie apakšprojekti. Tad, kad esat gatavs, varat pārvietot karti uz citu dēli. Un jūs varat pārvērst katru vienumu savā kontrolsarakstā par jaunu karti.
Turpiniet sistēmu darboties
Darba sākšana ar GTD ir vienkārša; to var izdarīt stundas vai divu laikā. Bet jums ir jāuztur sistēma, pretējā gadījumā tas neizdosies. Reģistrējieties ar savu GTD Trello dēli vienu vai divas reizes nedēļā. Izmetiet savas jaunās domas iesūtnē un pārvērtējiet katra sava saraksta vienumus. Izdomājiet, vai viņi joprojām atrodas pareizajā vietā vai nē.
Pabeidzot projektus, jums ir divas iespējas. Jūs varat izdzēst karti, ja jums par to vairs nav jāzina. Vai arī, ja vēlaties reģistrēt savus iepriekšējos projektus, varat izveidot sarakstu “Gatavs” un pārvietot tur pabeigtus projektus.
Šī sistēma var arī palīdzēt plānot savu nedēļu. Jūs varat pievienot vēl vienu sarakstu ar nosaukumu "To-do Next". Šis saraksts ir paredzēts projektiem, ar kuriem plānojat strādāt tuvāko dienu laikā vai nākamās nedēļas laikā. Ja pārbaudīsit savu Trello dēli svētdienas vakarā vai pirmdienas rītā, jūs varat plānot savu darbu šai nedēļai.
Padariet šo sistēmu par savu. Jums nav jāievēro GTD līdz burtam, ja tas jums neder. Jūtieties brīvi to sajaukt un izmēģināt dažādas metodes. Vissvarīgākais ir tas, ka jūs to ievērojat! Iestatiet kalendāra atgādinājumu, ja jums tas ir nepieciešams, jo sistēma turpinās darboties tikai tad, ja jūs turpināsiet strādāt ar sistēmu.
Lai optimizētu darbplūsmu grupā vai solo, izmantojiet Kanban japāņu projektu vadības tehniku.
- Produktivitāte
- Sadarbības rīki
- GTD
- Uzdevumu pārvaldība
- Trello
- Produktivitātes padomi
Lī ir pilna laika nomads un polimāts ar daudzām kaislībām un interesēm. Dažas no šīm kaislībām ir saistītas ar produktivitāti, personības attīstību un rakstīšanu.
Abonējiet mūsu biļetenu
Pievienojieties mūsu informatīvajam izdevumam par tehniskiem padomiem, atsauksmēm, bezmaksas e-grāmatām un ekskluzīviem piedāvājumiem!
Vēl viens solis !!!
Lūdzu, apstipriniet savu e-pasta adresi e-pastā, kuru tikko nosūtījām.
