Kā izveidot profesionāla izskata Excel izklājlapas

Microsoft Excel ir lieliska vispārējas nozīmes izklājlapu programma. Ņemot vērā to, cik viegli to ir izmantot, kļūdas noteikti rodas, veidojot sarežģītākas izklājlapas.

Dažas no visbiežāk sastopamajām kļūdām ir sarežģītas attiecības, slēpta informācija, nesaprotami aprēķini vai vienkārši kļūdas. Lai izveidotu un uzturētu nemainīgi labus Microsoft Excel failus, vienmēr jāpatur prātā dažas lietas.

Kā sagatavot labu izklājlapu?

Vispirms jums jāizvēlas organizācijas standarts, pirms sākat izklājlapas izstrādi. Ja strādājat profesionālā vidē, šis organizācijas standarts noteiks posmu visiem lietotājiem, kuri izmantos / strādās pie jūsu izklājlapas.

Kopīgs standarts uzlabo jūsu saziņu ar komandu un ietaupīs uz izstrādes laiku.

Tas nozīmē, ka ir svarīgi izveidot izklājlapu, domājot par nākotni. Jums jābūt gatavam, jo ​​noteikti sastapsieties ar gadījumiem, par kuriem nezināt, kad sākāt izklājlapas iestatīšanu.

Paturot prātā turpmākās izmaiņas, jūs varat padarīt darblapu izturīgāku. Tas savukārt nozīmē, ka jūs tērējat mazāk laika, lai izveidotu aizstājējlapu.

Saistīts: Kā strādāt ar darblapu cilnēm programmā Microsoft Excel

Izmantojiet vairākas darblapas

Jūs varētu būt pārsteigts, uzzinot, cik daudz profesionāļu pieļauj šo kļūdu! Microsoft Excel piedāvā vairākas darblapas, un ir svarīgi uzzināt, kā tās izmantot. Vispirms jums vajadzētu ievietot dažāda veida datus dažādās darblapās.

Piemēram, pamatinformācijai varat izmantot pirmās pāris darblapas; Aprēķiniem var izmantot šādas darblapas, savukārt rezultātiem un grafikiem bieži tiek izmantota pēdējā lapa.

Protams, tas mainās arī atkarībā no tā, kādu darbu veicat un ar ko jums visērtāk. Paturiet prātā, ka vairāku tabulu izmantošana vienā darblapā var radīt daudz problēmu, mēģinot tās sakārtot, ievietot vai formatēt šūnas.

Strādājot ar komandu, ja vairākas darblapas ir veltītas dažādām darba daļām, ikvienam būs vieglāk saprast notiekošo.

Informācijas plūsmas organizēšana

Informācijai vajadzētu plūst no augšas pa kreisi uz apakšējo labo pusi, un jums jāorganizē darblapas, lai ievērotu šo struktūru. Laika skalai jābūt konsekventai visās darblapās, jo tas ikvienam ļaus vieglāk saprast izklājlapas darbību.

Pārvaldot informācijas plūsmu, izvairieties no krusteniskiem modeļiem, jo ​​tie mēdz novērst lasītāju uzmanību. Šajā sakarā jums vajadzētu arī izvairīties no jebkāda veida apļveida atsaucēm.

Kolonnu un rindu marķēšana

Lai gan vienkārša izklājlapa bez jebkādām etiķetēm jums (kā darblapas veidotājam), iespējams, nav mulsinoša, citiem lietotājiem tā var šķist diezgan problemātiska.

Tāpēc ir svarīgi sākt sleju un rindu apzīmēšanu ar vienkāršiem nosaukumiem. Pārliecinieties, ka viena un tā paša veida datiem pastāvīgi izmantojat tos pašus nosaukumus.

Ko vajadzētu izvairīties, rakstot formulas?

Ja jūsu Excel izklājlapā ir daudz formulu, varat veikt dažas lietas, lai tā izskatītos daudz profesionālāka. Pirmkārt, izvairieties no atkārtotiem aprēķiniem un formulas aprēķiniet tikai vienu reizi.

Ja kopējat formulu, palielinās kļūdu iespējamība. Nemaz nerunājot par to, ka, mainot vienu formulu, iepriekš izveidotais dublikāts netiks mainīts. Tas var radīt daudz neskaidru kļūdu.

Ja jums atkal jāizmanto tieši tā pati formula, labāk atsaukties uz pirmo gadījumu, kur jums bija jāizmanto formula.

Turklāt formās vienmēr jāizvairās no fiksētu skaitļu izmantošanas. Tā vietā, kas jums jāizmanto fiksētām vērtībām, ir atsevišķas ievades šūnas, un, lietojot to aprēķinos, izmantojiet atsauces uz šo šūnu.

Papildu lietas, no kurām jāizvairās, veidojot izklājlapas

Viena no vissvarīgākajām lietām, no kuras jāizvairās, lietojot Microsoft Excel, ir iespēja Apvienot šūnas. Tā reti ir laba ideja, un biežāk to izmanto tikai estētikas uzlabošanai. Apvienojot tabulas šūnas, jums būs lielāka varbūtība saskarties ar atsaucēm un aprēķiniem.

Viens no lielākajiem riskiem ir tas, ka jūs atsaucaties uz apvienoto šūnu. Atsaucoties uz apvienoto šūnu, visas šūnas būs daļa no jūsu aprēķiniem, bet tikai viena no tām faktiski būs pareiza.

Vēl viena lieta, no kuras jums vajadzētu izvairīties, ir informācijas, piemēram, rindu, kolonnu un pat darblapu, slēpšana. Tas tikai palielinās iespēju, ka citi lietotāji var palaist garām kaut ko svarīgu, strādājot ar / izklājlapā.

Saglabājiet estētiku galam

Excel stila iespējas ir plašas, ļaujot daudzos veidos pielāgot šūnu vērtības atbilstoši jūsu vēlmēm. Jūs varat izvēlēties dažādas apmales, krāsas, motīvus un citas funkcijas.

Nav nekas nepareizs, ja vēlaties, lai jūsu izklājlapai būtu īpašs noformējums, taču parasti tas darīs skatītājam abstraktu informāciju.

Ja plānojat veidot izklājlapu, mēģiniet to saglabāt konsekventu visā dokumentā. Pastāvīgs un vienkāršs formatēšanas stils palīdzēs lasītājiem daudz vieglāk izprast jūsu izklājlapu!

Turklāt ir svarīgi arī izveidot leģendu un skaidri precizēt savus avotus. Kā pareizi izveidot diagrammas leģendu programmā Excel, varat uzzināt oficiālajā Microsoft vietne.

Saistīts: Kā pievienot dzirksteles programmā Excel

Uzziniet, kā padarīt savu Excel dokumentu profesionālu

Nemainīgi labu Excel failu izveidošana un uzturēšana nav tik grūta, ja zināt pamata padomus un ieteikumus. Nav nekas nepareizs, ja vēlaties veidot Excel dokumenta stilu, bet mēģiniet atstāt stilu / estētiku uz beigām.

Pirmkārt, jums vajadzētu izveidot skaidru un kodolīgu izklājlapu no sākuma līdz beigām. Pēc tam jūs varat pievienot nedaudz precizēšanas savam Excel dokumentam, taču mēģiniet to saglabāt vienkārši un konsekventi visās darblapās!

Kā atrast un noņemt apļveida atsauces programmā Excel

Lūk, kas jums jāzina par apļveida atsaucēm programmā Microsoft Excel un kā ar tām rīkoties, kad tās parādās.

Lasiet Tālāk

Par autoru