Kā sagatavot uzdevumu sarakstus, izmantojot Eizenhauera matricu

Jūs varat uzlabot savu produktivitāti, pareizi ieplānojot uzdevumus un samazinot traucējošos faktorus. Bet kā uzdevumus noteikt par prioritāti? Visu iekļaušana darāmo darbu sarakstā nodrošina, ka vispirms veicat vissvarīgākos uzdevumus, pēc tam seko sekundārie.

Kad esat izveidojis visu savu uzdevumu sarakstu, veltiet laiku organizēšanai un prioritāšu noteikšanai, lai pārliecinātos, ka veicat pareizās lietas īstajā laikā. Šajā rakstā jūs uzzināsiet, kā priorizēt savus uzdevumus atkarībā no tiem nepieciešamās uzmanības daudzuma un kā jūs varat izmantot Eizenhauera principu, lai tos pareizi izpildītu.

Dažādi uzmanības veidi

Pirms prioritātes piešķiriet uzdevumiem, sapratīsim dažādus uzmanības veidus, kas nepieciešami katram uzdevumam.

1. Aktīva uzmanība: Tieši uzmanība ir jākoncentrē un jāuztur visgrūtāko vai sarežģītāko uzdevumu veikšanai. Darba rakstīšana, projekta priekšlikumu e-pasta ziņojumu sūtīšana, akadēmiskas problēmas risināšana, YouTube videoklipa izveide ir tie uzdevumi, kas prasa vislielāko uzmanību. Lai veiktu šos uzdevumus, jums jāpievērš proaktīva uzmanība.

2. Aktīva uzmanība: Aktīva uzmanība attiecas uz rūpīgu uzmanību, kas nepieciešama ikdienas atkārtotu, mērena līmeņa uzdevumu veikšanai. Lielākajai daļai mazāk svarīgo ikdienas aktivitāšu, piemēram, sapulču ieplānošana Google kalendārā, gaidošu e-pastu nosūtīšana, svarīgu dokumentu nosūtīšana kolēģiem, nepieciešama aktīva uzmanība. Neskatoties uz to, ka jūs kaut ko proaktīvi neapstrādājat, jums tomēr jāpievērš uzmanība, lai lietas tiktu paveiktas.

3. Neaktīva uzmanība: Lai veiktu salīdzinoši vienkāršus uzdevumus, kurus varat automatizēt, ir jāpievērš minimāla uzmanība. Tīrīt surogātpastu no jūsu pasta, atcelt e-pasta melnrakstus, nosūtīt uzaicinājumus uz notikumiem uz jūsu kolēģa sarakstu, visām šīm darbībām nepieciešams tikai viens klikšķis. Veicot šādu uzdevumu, jums nav nepieciešama pienācīga aktīva uzmanība.

Uzdevumu prioritātes noteikšana atbilstoši uzmanības līmenim

Uzdevumu prioritātes piešķiršana atbilstoši viņu uzmanības līmenim ir lielisks veids, kā uzskaitīt ikdienas aktivitātes.

Visi tie uzdevumi, kuriem nepieciešama proaktīva uzmanība, jums noteikti ir ļoti svarīgi. Ir vērts tērēt vairāk laika šiem uzdevumiem, tāpēc viņiem vajadzētu būt tiem, ar kuriem sākat dienu. Mēģiniet arī šīm aktivitātēm atvēlēt savas dienas koncentrētākās un svaigākās stundas. Paņemot tasi kafijas un iemetot austiņas, jūs varat palikt aktīvs.

Uzdevumi, kuriem nepieciešama neaktīva uzmanība, atrodas starp aktīvām un neaktīvām darbībām. Šīs stundas varat piešķirt dienas laikā, kad neesat nedz aktīvs, nedz neaktīvs. Ja jums jāzvana savam draugam, rīts var nebūt īstais laiks to darīt. Tāpēc netērējiet aktīvās stundas šādām aktivitātēm.

Jūs varat ieplānot uzdevumus, kuriem nepieciešama tikai jūsu neaktīvā uzmanība, tām stundām dienā, kad nonākat slinkuma zonā. Šis ir īstais laiks, lai ātri tos pārbaudītu no uzdevumu sarakstiem. Tādā veidā jūs izmantosiet savas slinkās stundas, darot kaut ko produktīvu, dienai ritot.

Īstenosim iepriekš minētos jēdzienus nosakiet prioritāros uzdevumu sarakstus. Lai to izdarītu, apskatiet 6 uzdevumu sarakstu, kas jums jāveic dienas laikā.

Iepriekš minētais uzdevumu saraksts, scenārija rakstīšana un YouTube videoklipa filmēšana prasa lielāko jūsu uzmanību. Tātad, noklikšķiniet uz abiem šiem uzdevumiem un iestatiet prioritāti uz vienu.

1. Klikšķiniet uz trīs punkti katra uzdevuma priekšā.

2. Iestatiet prioritāte uz sarkano karogu.

Jūs redzēsiet, ka visi uzdevumi ar pirmo prioritāti tiks pārvietoti virs visiem citiem uzdevumiem.

Satiekoties ar priekšnieku un piezvanot draugam, jums nav jābūt aktīviem. Tomēr jūs nevarat darīt gan slinkums, gan letarģija. Tātad, iestatiet šos uzdevumus kā otro prioritāti, prioritāšu iestatījumos atlasot oranžo karodziņu.

E-pasta ielūgumu nosūtīšana kolēģiem un datu pārsūtīšana uz MS-Excel ir divi uzdevumi, kas prasa jūsu neaktīvo uzmanību. Tātad, iestatiet tos savam prioritārajam kokam, prioritāšu iestatījumos izvēloties zilo karodziņu.

Šādi jūs varat noteikt uzdevumu prioritāti uzdevumu sarakstā, izlemjot, kas būs proaktīvs, neaktīvs un aktīvs. Tikai pienācīga uzmanība, kas atbilst katra uzdevuma uzmanībai, prasa sasniegt efektivitātes mērķus.

Pēc ikdienas uzdevumu prioritātes noteikšanas un izpratnes par katru nepieciešamo uzmanību ir pienācis laiks tos iekļaut faktiskajā darba dienā. Eizenhauera metode ir plaši pazīstama metode, kas māca rīkoties ar dažāda veida ikdienas uzdevumiem.

Saistīts: Labākās veicamās lietotnes, lai koncentrētos uz uzdevumiem

Uzdevumu ievietošana ikdienas grafikā, izmantojot Eizenhauera matricu

Pēc Eizenhauera domām, visus uzdevumus varat sadalīt četrās dažādās kategorijās atkarībā no tā, cik tie ir svarīgi un steidzami. Tad jūs to darāt uzreiz, deleģējat, atliekat vai izmetat vispār.

Īsi apspriedīsim katru no šīm kategorijām:

1. Dariet to: Tas attiecas uz uzdevuma izpildi, no kura nevar izvairīties. Zinot tā nozīmi un laika jutīgumu, jūs to nekavējoties pabeidzat.
2. Deleģējiet to: Jūs nododat uzdevumu kādam citam, un viņi par to rūpējas.
3. Atlikt to: Jūs tomēr vēlaties to izdarīt pats vēlāk. Šie ir uzdevumi, kurus varat atstāt malā un attiecīgi ieplānot.
4. Izmest to: Tas attiecas uz tādu uzdevumu izgāšanu, kuri nav jūsu laika vērti, un šie uzdevumi ir nekas cits kā uzmanības novēršana.

Lūk, kā Eizenhauera metode attiecas uz uzdevumiem todoistā.

YouTube videoklipa filmēšana ir pirmais uzdevums, tāpēc jums tas jādara dari to vispirms, jo tā ir jūsu prioritāte. Jūsu nākamā prioritāte ir scenārija rakstīšana, kaut kas, ko jūs varat deleģēt savam rakstniekam. Tāpat jūs varat deleģēt uzdevumu pārsūtīt datus uz Excel.

Tikšanās ar priekšnieku un zvanīšana draugiem var aizkavēties, tāpēc atlikt šie divi uzdevumi. Visbeidzot, ja jums trūkst laika, jūs varat izgāzt nosūtot e-pasta ielūgumus un veiciet tos vēlāk.

Tas ir vienkāršākais un efektīvākais veids, kā pareizi pārvaldīt savu darba rutīnu. Pretējā gadījumā jūs varat būt ļoti aizņemts, veicot uzdevumus nepareizā laikā neefektīvi, izņemot produktivitāti.

Saistīts: Todoist Shortcuts apkrāptu lapa uzdevumu pārvaldībai

Iegūstiet vairāk no saviem uzdevumu sarakstiem

Neatkarīgi no tā, vai esat rīta cilvēks vai nakts pūce, filtrējiet visefektīvākās stundas un iedaliet viņus tādu darbību veikšanai, kurām nepieciešama proaktīva uzmanība. Jūsu prioritāte nedrīkst būt ļaut neaktīviem un aktīviem uzdevumiem novērst jūsu uzmanību no proaktīvajiem.

Sāciet izmantot produktivitātes lietotnes, kas jums palīdz labāk darboties zem spiediena, un palieciet disciplinēti.

Kā veikt zem spiediena: 8 produktivitātes lietotnes, kas palīdz

Laiks un spiediens var padarīt jūs produktīvāku. Pievienojiet šīs noderīgās produktivitātes lietotnes savai darbplūsmai, lai iegūtu pozitīvus rezultātus!

Lasiet Tālāk

Par autoru