Tiešsaistes uzdevumu pārvaldības rokasgrāmata: 10 padomi pareizās lietotnes izvēlei

Jaunā parastā laikā tiešsaistes un bezsaistes projektu pārvaldības lietotņu skaits palielinājās daudzkārt. Mūsdienās ir simtiem lietotņu, kas var palīdzēt jums efektīvi vadīt biznesa projektu, vienlaikus pārvaldot līdzstrādnieku komandu.

Ja jūs interesē uzdevumu pārvaldības programmatūras iegāde, jums vajadzētu uzzināt, vai programma ir pietiekami elastīga un pielāgojama, lai sasniegtu jūsu mērķus. Lasiet tālāk, lai uzzinātu, kā izvēlēties pareizo tiešsaistes uzdevumu pārvaldnieku.

Kas ir tiešsaistes uzdevumu pārvaldības programmatūra?

Biznesa projekts ietver vairākus atkarīgus vai neatkarīgus uzdevumus. Katrs komandas loceklis ir atbildīgs par vienu vai vairākiem uzdevumiem. Vairāki uzdevumi ietver daudz sākuma un beigu datumu, laika budžetu, izmaksu budžetu, resursu sadali, atgādinājumus, pārskatus, dokumentus utt.

Ja sarežģīta datora programmatūra pārvalda visus šos projekta aspektus, to sauc par uzdevumu pārvaldības programmatūru. Pandēmijas sākums pārliecināja tūkstošiem uzņēmumu veikt attālinātu darbu. Rezultātā uzdevumu pārvaldības lietotnes tagad ir tiešsaistē un mitinātas mākoņu serveros.

Saistīts: Plusi un mīnusi, lietojot Microsoft Excel kā projektu vadības rīku

Tiešsaistes uzdevumu pārvaldības lietotņu standarta iespējas

Pieaugot tiešsaistes uzdevumu izsekošanas lietotņu pieprasījumam, daudzi IT pakalpojumi un programmatūras izstrādes firmas piedāvā daudzveidīgas lietotnes projektu vadībai. Tomēr lielākajai daļai šo lietotņu ir standarta funkciju kopums, kas ir būtisks pamata projekta pārvaldībai. Šīs funkcijas ir šādas:

1. Izstrādāt uzdevumu sarakstu skatītāju

Lielākajā daļā tiešsaistes uzdevumu pārvaldības lietotņu ir iekļauts uzdevuma skata ekrāns. Šeit jūs varat redzēt visus iesākto vai pabeigto projektu visus uzdevumus un apakšuzdevumus.

2. Kanban valde

Uzlabotajā tiešsaistes uzdevumu pārvaldnieka lietotnē būs jāievieš Kanban dēlis Kanban efektīvai projektu vadībai individuālā vai organizatoriskā līmenī. Lietotnes digitāli vizualizē Kanban dēļus, kuros redzamas kolonnas Gaida, Notiek progress, un Pabeigts uzdevumu statusi un kartes kā faktiskie uzdevumi.

3. Ganta diagramma

Ganta diagramma ir jebkura tiešsaistes uzdevumu izsekošanas lietotnes projekta vadības funkcija. Ganta diagrammas ilustrē projekta gaitu izmantojot sakrauto horizontālo joslu diagrammas metodi. Tas var arī vizualizēt atkarības no uzdevumiem, pavadīto laiku un uzdevumu pašreizējo statusu.

4. E-pasta vai ziņojumapmaiņas lietotnes paziņojums

Tiešsaistes projektu pārvaldības lietotnes arī uzsver visu noturēšanu, piedāvājot reāllaika projekta statusa un darbību atjauninājumus. Ikreiz, kad lietotne konstatē izmaiņas uzdevumu sarakstā, tā nekavējoties paziņo piešķirtajam resursam un projekta īpašniekam.

5. Laika izsekošana

Tiešsaistes uzdevumu pārvaldības lietotnēs ir automātiska laika skaitīšanas programma, lai izsekotu produktivitātes stundas, resursu izmantošanu, projekta budžetu, norēķinu stundas utt. Projekta īpašnieki var pieņemt lēmumus reāllaikā, redzot projekta laika izmantošanas veiktspēju.

Saistīts: Labākās Toggl laika izsekošanas lietotņu alternatīvas

Lielākajai daļai tiešsaistes uzdevumu pārvaldnieka lietotnes ir pievienotas uzdevumu marķēšanas un filtrēšanas opcijas. Projekta īpašnieks var iestatīt noteiktus tagus, piemēram, prioritāro darbu, atbildīgo nodaļu, īpašās prasmes, piegādes termiņu, izstrādes fāzi utt. Komandas locekļi var viegli filtrēt uzdevumus, pamatojoties uz šiem tagiem, lai atrastu pareizo uzdevumu.

7. Komandas vai klienta komunikācija

Standarta tiešsaistes uzdevumu pārvaldības lietotnes sāka piedāvāt sadaļu iekšējai un ārējai saziņai. Šīs lietotnes ietver tādus moduļus kā videokonferences, balss zvani un īsziņas.

8. Pārskatu ģenerēšana, failu glabāšana un koplietošana

Uzdevumu pārvaldības lietotnes piedāvā arī pārskatu izveides iespējas, lai vizualizētu projekta veiktspēju, resursu budžetu, nepietiekami efektīvus resursus, uzdevumu problēmas, projekta vājās vietas utt.

Varat arī eksportēt pārskatus kā izklājlapas vai PDF un nosūtīt tos komandai vai klientam pa e-pastu. Šīs lietotnes ļauj projekta līdzstrādniekiem arī glabāt un droši koplietot ar projektu saistītus kritiskos failus.

Saistīts: Labākās nTask funkcijas vienmērīgai projektu vadībai

Padomi, kā izvēlēties labāko uzdevumu pārvaldības lietotni

Uzdevumu pārvaldības programmatūra var uzlabot jebkura līmeņa uzņēmumu kopējo produktivitāti un gada ieņēmumus. Tomēr ārštata darbiniekiem, individuāliem uzņēmējiem un mazajiem uzņēmumiem jāizvēlas vislabākā uzdevumu pārvaldības lietotne, kas vienkāršo uzdevumu un nepievieno papildu slodzi.

Papildus iepriekšminētajām standarta funkcijām jums būs jāmeklē arī pievienotās vērtības funkcijas. Šie ir galvenie padomi, kas palīdzēs jums iegādāties perfektu tiešsaistes uzdevumu pārvaldnieka lietotni:

Komandas vai projekta līmenī starp līdzstrādniekiem varētu būt interešu konflikts. Lietotnei vajadzētu ļaut centrālajai kontrolei projekta īpašniekam un vietējai kontrolei vienaudžiem. Projekta administratoram jābūt pilnvarotam personalizēt piekļuvi rīkam atkarībā no līdzstrādnieka iespējām.

2. Konfidencialitātes un konfidencialitātes kontrole

Lielākajā daļā ārštata vai uzņēmuma līmeņa projektu ir izaicinājums saglabāt personisko informāciju un intelektuālo īpašumu konfidenciālu. Jums vajadzētu meklēt uzdevumu pārvaldības programmatūru, kas novērš datu privātuma problēmas.

3. Mākoņa platformas drošība

Labākajai uzdevumu pārvaldības lietotnei vajadzētu šifrēt visus izejošos un ienākošos datus atbilstoši jaunākajiem interneta sakaru drošības protokoliem. Šifrēšanai vajadzētu darboties arī tad, kad lietotne ir miera stāvoklī. Jums jāmeklē tādas drošības funkcijas kā:

• Identitātes un piekļuves pārvaldības (IAM) sistēma.
• Lietotne atbilst GDPR, DSGVO un SOC2.
• Advanced Encryption Standard (AES) 256 bitu SSL šifrēšana.

4. Uzdevuma piešķiršana un paziņošana

Efektīvam tiešsaistes uzdevumu izsekotājam vajadzētu ļaut komandas dalībniekiem piešķirt uzdevumus savam segmentam no centrālā uzdevumu saraksta. Turklāt funkcijas, piemēram, projekta vadītājs, uzdevuma piešķiršana konkrētam resursam atkarībā no prasmju kopas, pievienos rīka vērtību.

Kad projekta īpašnieks piešķir uzdevumus vai ja resurss pieprasa uzdevumus, viņam par to jāinformē atbildīgās personas.

5. Sinhronizēt ar personīgo kalendāru

Tā kā attālinātā darba tendence palielinās, ir ļoti ieteicams, lai jūsu tiešsaistes uzdevumu izsekošanas lietotne sinhronizētos ar jūsu personīgo kalendāru. Ja vienā personālajā ekrānā varat redzēt visus personiskos un profesionālos ikdienas uzdevumus, jūs efektīvāk nodrošināsiet augstu produktivitāti.

6. Trešās puses lietotņu integrācija

Labākajai uzdevumu pārvaldības lietotnei būtu jāļauj bez piepūles integrēties ar citām lietotnēm, piemēram, grafisko projektēšana, izklājlapa, vārdu procesors, e-pasta klients, ziņojumapmaiņa, videokonferences, digitālā tāfele utt. Integrācija ar profesionālām lietotnēm ļauj atrast visus ar projektu saistītos resursus vienuviet.

7. Vairāku ierīču saderība

Meklējiet tiešsaistes uzdevumu izsekotāju, kas ļauj pieteikties no jebkuras ierīces, piemēram, Windows, MacOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS utt. Jūs saņemsiet lielāku naudas vērtību, ja lietotne ļaus jums saglabāt progresu vienā ierīcē un vienmērīgi sākt strādāt no citas ierīces.

8. AI balstīta analīze

Dažām uzdevumu pārvaldības lietotnēm ir iebūvēts AI, kas ģenerē augsta līmeņa analīzi par iepriekšējiem projektiem. Ņemot ieskatu no šādiem pārskatiem, jūs varat efektīvāk plānot nākotnes projektus ar mazāku budžetu.

9. Piekļuve klientu atbalsta dienestam

Mūsdienās lielākā daļa lietotņu piedāvā klientu atbalstu, izmantojot tērzēšanu, e-pastu un tālruni. Pērkot tiešsaistes uzdevumu izsekošanas lietotni, uzziniet, vai izstrādātājs nodrošina atbilstošus vispārējā un tehniskā atbalsta pakalpojumus.

10. Cenu struktūra

Meklējiet tiešsaistes uzdevumu pārvaldības lietotni, kas piedāvā elastīgu cenu struktūru. Iegūstiet sākuma līmeņa budžeta plānu, kad esat topoša komanda, un palieliniet savu projektu un resursu pieaugumu.

Vai tiešsaistes uzdevumu pārvaldības lietotne jums ir piemērota?

Labākās tiešsaistes uzdevumu pārvaldības lietotnes meklēšana varētu izmantot daudz jūsu produktivitātes stundu. Varat ievērot iepriekš minētos padomus, lai iegūtu ideālu uzdevumu pārvaldības programmatūru savam biznesam un nezaudētu dārgo laiku.

ClickUp vs. Asana: kas ir labāks projektu vadībai?

Projektu pārvaldības programmatūrai ir daudz iespēju, šeit ir daži padomi, kas palīdzēs jums izvēlēties starp Asana un ClickUp.

Lasiet Tālāk

Par autoru