Kā kontrolēt e-pasta iesūtni un saglabāt produktivitāti

Profesionālim nav iespējams iedomāties dienu bez e-pastiem. Pētījumi rāda, ka korporatīvie speciālisti pavada apmēram trešdaļu sava darba laika, pārbaudot iesūtnes.

Piešķirot prioritāti e-pastam, jūs upurējat savu produktivitāti, uzmanību un radošumu. Šie padomi var palīdzēt kontrolēt iesūtnes pārbaudes laiku.

1. Ierobežojiet e-pasta ziņojumu pārbaudi

Pārbaudot iesūtni bezgalīgi daudz reižu, jūs nekur nenonāksiet. Tāpēc ierobežojiet vēlamo reižu skaitu pārbaudiet jaunos e-pastus iesūtnē.

Izveidojiet ierobežojumu atkarībā no jūsu prasībām un darba slodzes. E-pasta pārbaude darba laika sākumā un beigās ir labi. Ja nepieciešams, varat to pārbaudīt arī vienu reizi pēc pusdienām.

Nepārbaudiet iesūtni visproduktīvākajās dienas stundās, piemēram, no rīta un vakarā, kā arī tad, kad pavadāt laiku kopā ar ģimeni. Jūs varat būt elastīgs un turpināt eksperimentēt, līdz atrodat kaut ko piemērotu. Piemēram, varat iestatīt šādus ierobežojumus:

• Nepārbaudiet biznesa e-pastu pirms pulksten 10:00 un pēc pulksten 7:00. vai nedēļas nogalēs.
instagram viewer
• Pārbaudiet iesūtni tikai divas reizes vai trīs reizes dienā.
• Izmantojiet jebkuru strukturētu sistēmu, kurā tiek rādīti tikai jaunākie vai svarīgi e-pasta ziņojumi.

2. Saņemiet uzdevumus tieši uz uzdevumu pārvaldības lietotni

Vai esat viens no tiem, kurš uzdevumu piešķiršanai ir atkarīgs no e-pastiem? Ja jā, ir pienācis laiks mainīties. Viens no galvenajiem iemesliem pastāvīgi pārbaudīt iesūtnes ir tas, ka citi jums piešķir jaunus uzdevumus, izmantojot e-pastus, vai tur jūsu uzdevumus.

Saistīts: Labākās nTask funkcijas vienmērīgai projektu vadībai

Jūsu e-pasta iesūtnei nav jādarbojas kā jūsu uzdevumu sarakstam. Ierobežojiet e-pasta lietošanu tikai saziņas nolūkos, pārvietojiet visu, kam nepieciešama darbība, ārpus atbildes uz uzdevumu pārvaldības lietotnēm vai uzdevumu saraksta lietojumprogrammām. Šādas lietojumprogrammas piedāvā arī tūlītējas saziņas iespējas, kas projekta vadību padarīs nevainojamu.

Ja atverat e-pastu un izlasāt to, neaizveriet to tikai pēc lasīšanas un aizņemieties ar citiem e-pasta ziņojumiem. Nekavējoties rīkojieties ar šo e-pastu, lai vairs neatgrieztos iesūtnē, lai atbildētu.

Ja uz e-pastu ir nepieciešama atbilde, dariet to. Ja jums ir nepieciešams e-pasts turpmākai izmantošanai:

• Saglabājiet to.
• Ja e-pasts ir kritisks uzņēmējdarbībai, atzīmējiet to ar zvaigznīti.
• Ja jums tas vairs nav vajadzīgs, izdzēsiet to.

Paveikt darbu ar katru lasīto e-pastu ir atslēga, lai iesūtnē un smadzenēs nebūtu nekārtības.

4. Aizveriet savu e-pasta klientu

Jā, jūs varat turpināt darbu pie darbvirsmas, neuzturot un nedarbinot e-pasta lietotni. Pēc e-pasta ziņojumu pārbaudīšanas un atbildēšanas uz tiem aizveriet lietotni un koncentrējieties uz uzdevumu izpildi.

Informējiet savu ģimeni, draugus, kolēģus un klientus, ka e-pasts nav labākais veids, kā sazināties ar jums, lai saņemtu tūlītēju atbildi.

Kad viņi to uzzinās, viņiem būs ierobežotas cerības no jums uz atbildi uz e-pastu. Lai uzturētu sakarus ar ģimeni un kolēģiem, tālrunī vai klēpjdatorā varat izmantot dažādas citas tūlītējās ziņojumapmaiņas programmas.

5. Saglabājiet atbildes uz e-pastu īsas

Ja jums ir ieradums rakstīt garus e-pastus, pārtrauciet tērēt laiku un pārejiet uz rakstot īsas e-pasta ziņas. Pārliecinieties, ka jūsu e-pasta ziņojumi ir precīzi, un jūsu vaicājums ir norādīts pašā pirmajā rindiņā, lai izvairītos no neskaidrībām. Lielāko daļu e-pasta ziņojumu varat pabeigt ar dažiem teikumiem, un tā īsums liek domāt, ka jūs novērtējat visu laiku, ieskaitot savu.

Tikai dažiem e-pasta ziņojumiem būs nepieciešama ilgāka atbilde, un jūs varat tos viegli saglabāt kategorijā “atbildēt vēlāk”. Ja iespējams, varat nosūtīt šādas atbildes audio ziņojumu veidā.

6. Sakiet nē e-pasta paziņojumiem

Paziņojumi ir galvenais mūsdienu profesionāļa uzmanības novēršanas cēlonis. Būtu nepareizi uzskatīt, ka visi paziņojumi nāk no sociālajiem medijiem.

Reizēm tiek parādīti arī e-pasta brīdinājumi, kas traucē jūsu parasto darbplūsmu. Ja e-pasta paziņojumi ir iespējoti, lietotnes vai cilnes aizvēršana nepalīdzēs.

Ja jūs traucē katrs jauns e-pasta paziņojums un esat aizņemts, pārbaudot e-pasta iesūtni, labāk atspējot jauno e-pasta paziņojumu. Tas palīdzēs jums koncentrēties uz veicamo uzdevumu, īpaši tiem, kuriem jāpievērš pilnīga uzmanība.

7. Mēģiniet aktivizēt nedēļas nogales automātisko atbildētāju

Šī metode ir būtiska, ja esat ārštata darbinieks vai soloprēna speciālists. Automātiskais atbildētājs ietaupa jūs no atsvešināšanās no visiem, vienlaikus ignorējot e-pastus, lai nodrošinātu jūsu mieru.

Izveidojiet pārdomātus un informatīvus automātiskos atbildētājus, kas var rūpēties par visiem e-pastiem, ko saņemat nedēļas nogalēs vai brīvdienās.

Saistīts: Android lietotnes, lai iestatītu automātiskās atbildes uz visu

8. Pārtrauciet pārbaudīt e-pastu savā viedtālrunī

Šis punkts var jūs nobiedēt ar FOMO. Tomēr padomājiet divreiz, vai jums patiešām ir nepieciešams tālrunī instalēts e-pasta klients vai nē. Tā vietā, lai saņemtu e-pastus, tālrunī varat izmantot vairāk tūlītējas saziņas lietotņu, piemēram, Slack. Atstāsim e-pastu darbvirsmai un izbaudīsim īso pārtraukumu bez raizēm.

9. Novērtējiet savu iesūtnes vietu

Jūs, iespējams, izmantojat bezmaksas e-pasta klientu, taču tas nenozīmē, ka ļausiet iesūtnei pārblīvēties ar nevēlamiem e-pastiem. Ja esat abonējis vietnes, kas jūs visu dienu bombardē ar pārdošanas un reklāmas piedāvājumiem, ir pienācis laiks rīkoties.

Daudzi reklāmas e-pasta ziņojumi nonāk jūsu e-pasta ziņojumos, jo jūs vispirms viņiem devāt atļauju. Tātad, anulējiet to vietņu abonementu, kuras jūs vairs neinteresē.

Tāpat padomājiet divreiz, pirms nākamreiz reģistrējaties biļeteniem. Ar to jums nav jātērē laiks, meklējot svarīgos e-pastus vai izdzēšot nevajadzīgos e-pastus.

10. Atdaliet savus personiskos un biznesa e-pasta kontus

Tas varētu izskatīties tā, kā mēs visi zinām, taču vienmēr būs daži cilvēki, kuri vienā iesūtnē saņem gan profesionālus, gan personiskus e-pastus. Ja esat viens no viņiem, ir pēdējais laiks izveidot dažādus e-pastus personīgiem un profesionāliem mērķiem.

Centieties nepārbaudīt savu personīgo e-pastu darba laikā (ja vien neesat gaidījis kādu svarīgu e-pastu). Tāpat izvairieties pārbaudīt oficiālo e-pastu ārpus darba laika. Tādējādi jūs varat saglabāt veselīgu darba un privātās dzīves līdzsvaru, kas galu galā veicinās jūsu produktivitāti.

Strādājiet produktīvi, netraucējot iesūtni

Lai gan e-pasts ir radījis revolucionāras pārmaiņas mūsu saziņā, pārāk liela uzmanība tam var būt gan traucējoša, gan postoša. Ierobežojot uzmanību iesūtnei, varat turpināt koncentrēties uz ikdienas uzdevumiem.

8 labākie veidi, kā pārvaldīt savus uzdevumus pārlūkā Chrome

Vai varat pārvaldīt savus uzdevumus pārlūkā Chrome? Izmēģiniet šos uzdevumu pārvaldības paplašinājumus, lai pārvaldītu (komandas) uzdevumu sarakstus un izsekotu savu produktivitāti.

Lasiet Tālāk

Par autoru