Produktivitāte 101. Kā izmantot lietu iegūšanas (GTD) metodi

Vai jums šķiet, ka jūs savā galvā apstrādājat vairākus uzdevumus un projektus, bet faktiski tos nepabeidzat? Kad jūs daudz domājat par uzdevumiem, projektiem un mērķiem, jūsu prātam kļūst grūti koncentrēties uz produktivitāti.

Izmantojot sistemātisku uzdevumu pārvaldību, Getting Things Done (GTD) palīdz samazināt garīgo stresu. Uzziniet vairāk par GTD metodi, procesiem un organizēšanu, lai efektīvi veiktu uzdevumus.

Kas ir lietu veikšanas (GTD) metode?

Pieci soļi, proti, Capture, Clarify, Organize, Review un Engage, konstruē GTD sistēmu, kas profesionāļus vai ārštata darbiniekus padara produktīvākus darbā vai mājās.

GTD metodes un tās rīku iestatīšanā jums būs jāiegulda dažas produktīvas stundas. Tomēr tik mazs enerģijas un laika ieguldījums atmaksāsies visu mūžu, ja jūs to nepārtraukti praktizēsiet.

Ieviešot GTD sistēmu katram profesionālam vai personīgam uzdevumam, jūs sāksit redzēt šādas priekšrocības:

1. Jūs ietaupīsiet vairāk laika un varēsiet sasniegt pareizo līdzsvaru starp personīgo un profesionālo dzīvi.
instagram viewer
2. Izmantojot uzdevumu pārvaldību, jūs kļūsiet efektīvāks un produktīvāks. Tādējādi jūs galu galā atbrīvosities no garīgā stresa.
3. Jūs varat izvairīties no projekta nodarīšanas, koncentrējoties uz nozīmīgākiem uzdevumiem.
4. Jūs kļūstat radošāks, jo jūsu prātam nav jāapstrādā nevajadzīgi dati.

Kad jums jāpieņem GTD metode

GTD sistēmu var praktiski pielietot, lai veiktu visus profesionālos vai personīgos pienākumus. Ārštata darbiniekiem un profesionāļiem, kuri rūpējas par daudziem uzdevumiem, vajadzētu praktizēt GTD, lai saglabātu produktivitāti. Reālās dzīves scenāriji, kas vislabāk atbilst GTD sistēmai, ir:

1. Jūs baidāties, ka varētu aizmirst jebkura projekta mazos, bet izšķirošos uzdevumus.
2. Jūs neesat pārliecināts par visu lietu izsekošanu.
3. Profesionālajā un personīgajā dzīvē veicat vairākas lomas.
4. Jūs bieži atrodat iniciatīvu dažādos projektos, bet nespēj tos pabeigt laikā.
5. Jūs nekad neesat izmēģinājis pieeju Getting Things Done, lai pārvaldītu uzdevumus.

Kā darbojas GTD metode

Pirmais solis: tveršana

GTD metodes izstrādātājs Deivids Alens uzsver uzdevumu un ideju uztveršanu rakstiski vai digitāli, lai prāts nebūtu stresa.

Tādējādi jums savā iesūtnē nekavējoties jāsaglabā notikumi, idejas, tikšanās, uzdevumi, uzdevumi, apakšuzdevumi, projektu atsauces utt. Šī iesūtne varētu būt papīra kartotēka vai tādas lietotnes kā Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote utt.

Iesūtne ir to elementu vizuāls attēlojums, par kuriem regulāri jārūpējas darbā vai mājās. Tas ir pirmais solis ceļā uz GTD balstītu personīgo laika pārvaldības darbplūsmu. Šis solis prasa daudz enerģijas un laika, jo jums ir jāiziet plaši domāšanas procesi, lai visus uzdevumus un idejas uztvertu vienā vietā.

Izmantojot, varat efektīvi uzņemt visus uzdevumus savā GTD iesūtnē GTD balstītas laika pārvaldības lietotnes, piemēram, Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp utt.

Otrais solis: precizējiet

Kad esat apdzīvojis idejas un uzdevumus GTD iesūtnē, šie pārblīvētie elementi jāpārvērš darbībā. Izpildiet zemāk minēto kontrolsarakstu par visiem iesūtnes vienumiem:

1. Veiciet uzdevumu uzreiz, ja tas aizņem mazāk nekā divas minūtes.
2. Ja projekts atļauj, meklējiet uzdevumu deleģēšanas iespējas.
3. Ievietojiet atsauces vienumus, piemēram, dokumentus, failus, kontaktinformāciju utt., Konkrēta uzdevuma komentāru sadaļā.
4. Ja jums nākotnē jāveic uzdevums, piešķiriet termiņu.
5. Dzēsiet visus elementus, kuriem nav nozīmes personiskajā vai profesionālajā kontekstā.

Saistīts: Ceļvedis iesācējiem par Asana izmantošanu jebkura projekta izsekošanai

Trešais solis: organizējiet

Lai kārtotu uzdevumus, tie jāuzskaita pagaidu uzdevumu sarakstā tālākai apstrādei, pamatojoties uz šādiem vienumiem:

1. Kalendārs: Kalendārā jāievada tikšanās. Varat sākt izmantot kalendāra lietotnes, jo tās ir efektīvākas nekā kalendāri uz papīra.
2. Nākamās darbības: Uzdevumiem, kas nav piemēroti nevienam projektam, jābūt sarakstā Nākamās darbības. Jums var būt dažādi kontekstam raksturīgi saraksti, piemēram, mājas darbi, personiskie, darba, tālruņa zvani utt.
3. Projekti: Jums jāorganizē projekti atsevišķā sarakstā, pamatojoties uz kontekstiem. Piešķiriet konkrētus termiņus katram projekta uzdevumam un katru dienu pārskatiet projektu sarakstu.
4. Gaidu: Ja jūs deleģējat dažus projekta uzdevumus citiem, jums vajadzētu saglabāt šo uzdevumu atgādinājumu sarakstu.

Uzdevumu saraksti un piezīmju grāmatiņas, piemēram, TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote u.c., palīdzēs jums kārtot un apskatīt uzdevumu sarakstus.

Ceturtais solis: iesaistieties

Pakalpojumā Iesaistīt sistemātiski uzzināt, kā rīkoties tālāk, izmantojot šādus četrus kritērijus:

1. Konteksts: Jums būs dažādi uzdevumi, kas saistīti ar darbu, dzīvi un vaļaspriekiem. Tie ir pazīstami kā konteksti. Katram no šiem kontekstiem ir jāizveido atsevišķi uzdevumu saraksti.
2. Pieejamais laiks: Ja, braucot līdz galamērķim, ir apmēram 15 minūtes, iespējams, varat apstāties pārtikas preču veikalā, lai iegādātos preces, kuras esat iekļāvis iepirkumu sarakstā.
3. Pieejamā enerģija: Ieplānojiet sarežģītus uzdevumus laikam, kad esat enerģiskāks. Atstājiet vienkāršos uzdevumus stundām ar zemu enerģijas līmeni.
4. Prioritāte: Varat arī noteikt, kā rīkoties tālāk, atkarībā no uzdevumu prioritātes uzdevumu sarakstā.

Uzdevumu pārvaldības rīki, kas izmanto GTD metodi, ļaus jums pievienot pielāgotus uzdevumu skatus ar filtriem. Šie filtri varētu būt prioritāte, izpildes datums, pilnvarotais, atslēgvārdi, izveides datums utt. Šādas lietotnes arī automatizē GTD metodi, izmantojot tādus skatus kā šodien, gaidāmie, nākamie skati, konteksti, izmantojot etiķeti utt.

Saistīts: Labākās nTask funkcijas vienmērīgai projektu vadībai

Piektais solis: pārskatīšana

Pārskatot GTD elementus, piemēram, kalendāra ierakstus un uzdevumu sarakstus, jūsu GTD sistēma tiek atjaunināta. GTD metodē jūs varat praktizēt iknedēļas pārskatus, lai iegūtu labāko rezultātu. Pārskatīšanas solis ļauj precizēt laika pārvaldības darbplūsmas un noteikt nākamās darbības.

Uzdevumu pārvaldības rīki ko jūs, iespējams, izmantojat, lai veiktu lietas, automatizē pārskatīšanas darbību. Lietotnēm, piemēram, Infinity, Trello, Asana, Todoist utt., Ir iebūvētas GTD pārskatu veidnes. Šīs veidnes nodrošina visus kontrolpunktus, kas jums jāveic, lai veiksmīgi iknedēļas pārskatu par sava projekta vai uzdevuma GTD darbplūsmu.

Lietotnes ļauj arī pielāgot šīs pārskata veidnes atbilstoši jūsu projekta vajadzībām. Piemēram, jūs varat izveidot pārskatu reizi divos mēnešos, nevis reizi nedēļā. Jūs varat izveidot uzdevumu komentārus vai apakšuzdevumus, lai noteiktu nedēļas pārdomas un fokusu nākamajai nedēļai.

Kļūstiet produktīvāki, izmantojot Getting Things Done sistēmu

GTD metode sadala visu uzdevumu pārvaldības procesu piecās vienkāršās darbībās: tveršana, precizēšana, organizēšana, pārskatīšana un iesaistīšana. GTD sistēma un visu paveikto rīki palīdz vairāk izmantot smadzeņu kapacitāti uzdevuma izpildē nekā neproduktīvas domas.

Lai sasniegtu optimālu produktivitāti, zināt, kā izvēlēties labāko lietotni uzdevumu pārvaldībai, vienlaikus regulāri izmantojot GTD metodi.

Tiešsaistes uzdevumu pārvaldības rokasgrāmata: 10 padomi pareizās lietotnes izvēlei

Ja jūs vēlaties izvēlēties uzdevumu pārvaldības lietotni, lai efektīvāk pārvaldītu savus projektus, šeit ir jāapsver dažas lietas!

Lasiet Tālāk

Par autoru