Mēs katru dienu sūtām un saņemam e-pastus. Tomēr mēs pieļaujam apkaunojošas kļūdas, kuras mēs nevaram gluži vienkārši atsaukt. Tātad, rakstot efektīvu e-pastu, kas aiztur jūsu lasītāja darbību, vienlaikus ņemot vērā mūsu pasaules problēmas, var būt sarežģīti.
Paturot to prātā, mēs esam apkopojuši dažus būtiskus noteikumus, kas jāzina, nosūtot cilvēkiem e-pastu. Ievērojiet šos vienkāršos noteikumus, lai bez piepūles rakstītu labākus e-pastus.
1. Vēlreiz apsveriet sveicienus un atteikšanos
"Ceru, ka jums ir lieliska nedēļa!" agrāk tas bija lielisks veids, kā sākt e-pastu. Vairs ne! Ņemot vērā to, cik dzīve ir neskaidra, tas var izrādīties neuzmanīgs un pārāk norobežots.
Tas pats attiecas uz atteikšanos, piemēram, “Sveicieni”, “Labākie novēlējumi” vai “Uzmundrinājumi” - kas iepriekš darbojās lieliski, bet dažreiz var izklausīties norobežoti no realitātes.
Tātad, kāpēc neuzturēt to vienkārši un īsti? Dodieties uz pierakstīšanos, piemēram, “Esiet drošs”, “Rūpējieties” vai “Ar cieņu”. Attiecībā uz sveicieniem: “Ceru, ka viss ir kārtībā” vai “Ceru, ka jūs un jūsu tuvinieki aizsargājat” var būt labs sākumpunkts.
2. Iekļaujiet skaidru tēmas rindiņu
Šis e-pasta noteikums ir tikpat vecs kā pats e-pasts. Tas ir tāpēc, ka cilvēki bieži izlemj, vai viņi atvērs e-pastu, pamatojoties uz tēmas rindiņu.
Ņemot vērā visu mūsu darbu tiešsaistē, izšķiroša nozīme ir nepieciešamībai piešķirt prioritāti svarīgākajiem un ignorēt to, kas nav. Tādējādi, ja jūs joprojām atstājat tēmas rindiņu tukšu, iespējams, jūsu e-pasts tiks ignorēts.
Ideālā priekšmeta rindiņā ir mazāk par 10 vārdiem. Izvēlieties tādu, kas risina jūsu problēmas un paziņo par e-pastu. “Priekšlikums aviācijas projektam”, “sapulce ir ieplānota” vai “ātrie jautājumi par jūsu prezentāciju” ir daži labi tēmas piemēri, no kuriem varat atsaukties.
3. Izmantojiet profesionālu parakstu
Ir iepriekš izdomāts parakstu bloks, kuru izmantojat, lai atbildētu uz e-pastiem visās personīgajās ierīcēs. Tajā jābūt jūsu vārdam, uzņēmuma nosaukumam un kontaktinformācijai.
Tas dod saņēmējam labu priekšstatu par to, kas jūs esat un kā ar jums sazināties, ja rodas vajadzība. Runājot par profesionālā paraksta fontu un izmēru, pārliecinieties, ka tas ir tāds pats kā pārējā e-pasta adrese.
Arī noslēdziet e-pastus ar pārliecību bet nepārsniedziet teikumus vai personas datus.
4. Iepazīstiniet ar sevi, ja pirmo reizi tiekaties praktiski
Mēs visi esam nonākuši situācijās, kad mums nācās nosūtīt e-pastu kādam, kuru neesam satikuši. E-pasta saņemšana no svešinieka var būt dīvaina. Un tas ir viegli.
Tāpēc veltiet minūti, lai iepazīstinātu ar e-pasta adresātu. Konteksts ir kritisks, un pirmie iespaidi joprojām ir svarīgi. Tātad, pievienojiet rindiņu, piemēram: “Sveiki! Šis ir Treisijs no Multiseon Pvt. Ltd, un es sūtu e-pastu, jo jūs esat izteicis interesi iegādāties mūsu elektroniskos izstrādājumus ”.
Vai arī, kad jūs iepazīstina ar kādu pa e-pastu, varat arī nomest viņu ar rindiņu, kurā teikts, cik jauki ir satikt e-pastu.
5. Rakstiet līdzjūtīgus e-pastus
Mēs nevaram uzsvērt šī svarīgumu. Dzīve ir grūta. Pārsvarā tas ir ļoti neskaidrs.
Vai viņi nokavēja termiņu? Vai viņi nepiedalījās paredzētajā Google Meet? Pirms nosūtīt stingru e-pastu, apstājieties un pārdomājiet to. Ko darīt, ja ir ārkārtas medicīniskā palīdzība?
Tāpēc esiet līdzjūtīgs un vaicājiet, vai viņiem viss ir kārtībā. E-pasts, piemēram, “Mums šodien pietrūka sanāksmē. Tikai reģistrēšanās, lai redzētu visu, ir kārtībā. ” var veidot attiecības, kas iztur laika pārbaudi.
6. Kad iespējams, saspiediet / mainiet izmērus un nosauciet pielikumus
Mēs daudz nerunājam par šo e-pasta noteikumu, jo, izsūtot lielus pielikumus, mēs automātiski pieņemam, ka mūsu saņēmējam ir pietiekami daudz vietas. Lielu failu lejupielādei nepieciešams vairāk laika, un tie īsā laikā var kļūt kaitinoši.
Tādējādi padariet to par saspiestu vai mainītu. Ja vienlaikus koplietojat pārāk daudz failu, ieteicams pievienot pieklājīgu piezīmi, kurā norādīti pielikumi.
Pirms nosūtīšanas nosauciet arī savus pielikumus. Vai sūtāt savu CV? Pārdēvējiet failu kā Tracy_Mackenzie_CV un sāciet ar labo kāju.
7. Nelietojiet e-pastu kā citu tūlītējās ziņojumapmaiņas lietotni
Iemesls, kāpēc mēs visi mīlam tūlītējo ziņojumapmaiņu, ir tas, ka tas ir tūlītējs.
Bet, ja jūs sajaucat abus un izmantojat e-pastu kā tūlītējās ziņojumapmaiņas aizstājēju, jūs riskējat būt kaitinošs un neprofesionāls.
Tādējādi jums jāzina, kad jānosūta e-pasts, un kad pēc tam sekot citam. Nevajag kļūdieties, nosūtot pārāk daudz papildu e-pasta ziņojumu jo viņi, iespējams, strādā mājās. Nezvaniet arī kādam, lūdzot pārbaudīt e-pastu.
Ja tas ir steidzami, izmantojiet citu saziņas veidu.
8. Lai dziedinātu, izmantojiet humoru, bet taupīgi
Lai gan daudzi izmanto humoru, lai atvieglotu garastāvokli šajos ārkārtas brīžos, problēma ar humora izmantošanu e-pastos ir tā, ka tā var atspēlēties.
Ja vēlaties lietot humoru e-pastā, dariet to tikai tad, ja labi pazīstat personu. Jūs nevēlaties atnākt kā necieņa vai rupjš, ja kāds atrodas nopietnā situācijā. Turklāt tas, kas izklausās smieklīgi, var nelasīt smieklīgi.
Vārds gudrajiem: ja jums ir šaubas, vislabāk to atstāt.
Iestatiet atbildes ārpus biroja un uzlabojiet darba un privātās dzīves līdzsvaru
Mūsdienās e-pastu nosūtot cilvēkiem, jums vajadzētu arī ņemt vērā stundas. Kad dzīvesveids no mājas strādā arvien vairāk, robežas starp darbu un mūsu personīgo dzīvi ir izplūdušas. Atbildes ārpus biroja ļauj viegli saprast, kad kāds ir pieejams sapulcei vai atbild uz e-pastu.
Pārbaudiet sava e-pasta klienta iestatījumus un konfigurējiet automātiskos atbildētājus, kad esat prom vai neesat pie sava galda. Piemēram, Gmail to sauc par brīvdienu atbildētāju, savukārt Microsoft Outlook izmanto atbildes ārpus biroja.
Mēs ceram, ka šie efektīvo e-pastu rakstīšanas zelta noteikumi un pareizie e-pasta paradumi palīdzēs jums ietaupīt laiku un izstrādāt pareizās atbildes.
Uzlabojiet savas komunikācijas prasmes, izvairoties no kļūdām, piemēram, izmantojot pārāk daudz emocijzīmju vai ierakstot visus burtus.
Lasiet Tālāk
- Produktivitāte
- E-pasta padomi
Gargi ir rakstnieks, stāstnieks un pētnieks. Viņa specializējas rakstot saistošus satura materiālus par visu internetu internetā klientiem dažādās valstīs un nozarēs. Viņa ir literatūras pēcdiploma absolvētāja ar diplomu rediģēšanas un izdevējdarbības jomā. Ārpus darba viņa rīko TEDx šovus un Literatūras festivālus. Ideālā pasaulē viņa vienmēr ir minūtes attālumā, lai dotos uz kalniem.
Abonējiet mūsu biļetenu
Pievienojieties mūsu informatīvajam izdevumam par tehniskiem padomiem, atsauksmēm, bezmaksas e-grāmatām un ekskluzīviem piedāvājumiem!
Vēl viens solis !!!
Lūdzu, apstipriniet savu e-pasta adresi e-pastā, kuru tikko nosūtījām.