10 padomi, kā novērst e-pastu no jūsu produktivitātes pazemināšanās

Neskatoties uz produktivitātes rīku, e-pasts ir galvenā uzmanības novēršana darba laikā un neļauj veikt svarīgākus uzdevumus. Jums pat var būt paradums pārbaudīt e-pastus ikreiz, kad ienāk paziņojums.

Šāda prakse kavē jūsu sniegumu un rada šķēršļus mērķa sasniegšanai. Lai palielinātu produktivitāti, ieteicams kontrolēt e-pasta lietošanu, izmantojot šādas pieejas.

1. Nesāciet savu dienu ar iesūtni

Rīta laikā jums jāapsver savas prioritātes, sastādiet darāmo darbu sarakstu šai dienai, un koncentrējieties uz vissvarīgāko uzdevumu, neuztraucoties par citu cilvēku pieprasījumiem. Lai cik vilinoši tas būtu pārbaudīt e-pastus no rīta, tas novērš jūsu uzmanību.

Saistīts: Digitālais vs. Papīra uzdevumu saraksts: kas ir labāks?

Jūsu prāts ir pārblīvēts ar iespējamām atbildēm uz e-pastiem, un tāpēc cieš jūsu faktiskais darbs. Atbildot uz e-pastiem agri no rīta, cilvēki zina, ka jūs jau esat pieejams. Tādējādi diena jāsāk, koncentrējoties uz darbu, nevis uz e-pastiem.

2. Regulāri iztukšojiet iesūtni

Nav nepieciešams atbildēt uz katru saņemto e-pastu. Tomēr jums jāapstrādā katrs e-pasts, lai iesūtne būtu pilna ar nelasītiem e-pastiem. Pretējā gadījumā jūs neatradīsit nepieciešamo e-pastu. Izmantojot šīs metodes, iesūtnē varat saglabāt nelasītus lielapjoma ziņojumus:

• Dariet: Ja e-pastā tiek prasīts veikt jebkuru veicamu uzdevumu, kas aizņems mazāk nekā divas minūtes, dariet to nekavējoties.
• Delegāts: Tas ne vienmēr nozīmē atbildības nodošanu kādam citam. Tātad, jūs varat pārsūtīt uzdevumu pareizajiem cilvēkiem.
• Atlikt: Ja uz e-pastu nav nepieciešama steidzama atbilde, varat atlikt atbildēšanu uz labāku laiku.
• Dzēst: Lai neradītu neskaidrības un jucekli, jums nekavējoties jāizdzēš kādam citam deleģēti vai nekritiski e-pasta ziņojumi.

3. Atturieties no katra e-pasta kopēšanas visiem

Dažkārt var būt nepieciešama e-pasta ziņojumu kopēšana, taču tas parasti nozīmē bombardēšanu ar atbildēm, kurām nav nekāda sakara ar jums. Sūtot e-pastu, laukā CC nepievienojiet vairāk kā divas personas.

Ja jūsu kolēģi jūs sūta e-pastos, kas satur informāciju, kas jums nav jāzina, varat arī saņemt nevajadzīgus e-pastus. Tādā gadījumā jums jāinformē komanda, lai tā atbildētu individuāli, nevis atbildētu visiem, ja vien viņi nedalās ar informāciju, kas visiem jāzina.

4. E-pasta pārbaude paketēs

Ir divu veidu e-pasta lietotāji: pirmais veids ir atkarīgs no paziņojumiem un tūlīt pārbauda e-pastu, kad tas tiek saņemts. Otrajam sūtītāja tipam ir noteikts laiks, lai pārbaudītu visus e-pasta ziņojumus sērijā, lai viņi to varētu aizmirst atlikušajā dienas daļā.

Lai efektīvi paveiktu savus uzdevumus, jums jābūt otrajam tipam. Iestatiet savus noteikumus, kad pārbaudīt laiku.

Viena no labākajām metodēm, kā apturēt e-pasta iesūtnes izkļūšanu no kontroles un ietaupīt dārgo laiku, ir izmantot ārēju palīdzību ziņojumu pārbaudei. Gudra iespēja pārvaldīt e-pastus ir izmantot tādus rīkus kā Sanebox vai Unroll.me.

Sanebox palīdz kārtot un norakstīt e-pasta iesūtni un ļauties tikai svarīgākajiem e-pastiem. Visi citi e-pasta ziņojumi, kas sasniegs jūsu e-pasta adresi, tiks pārvietoti uz atkritni vai arhīvu. Ar Ritiniet. Es, jūs varat anulēt e-pasta abonementus, kas nav nepieciešami.

6. Izvēlieties jaunu komunikācijas darbības modeli

Ieviešot jaunu komunikācijas modeli komandas dalībnieku vidū, jūs varat kļūt mazāk atkarīgs no e-pastiem. Piemēram, jūs varat izmantot projekta vadības rīku grupas saziņai vai noorganizē īsu tikšanos. Izmantojot projekta vadības rīkus, kopā ar projektu jūs varat norādīt visus nepieciešamos rādītājus.

Tāpat jūs varat ieplānot individuālu sarunu pa tālruni, lai izvairītos no garas e-pasta pavediena. Sadarbībai un reāllaika saziņai varat izmantot tādus ziņojumapmaiņas pakalpojumus kā Atslābums, Saime, Džamersutt., lai ātri sazinātos ar savu komandu jebkurām vajadzībām.

Saistīts: Kas ir atslābums un kā tas darbojas?

7. Uzlabojiet savu e-pasta etiķeti

Lai veiksmīgāk paveiktu vairāk lietu bez pārtraukuma, precīzi pielāgojiet e-pasta etiķetes, izmantojot šādus padomus:

• Vienmēr uzrakstiet skaidru tēmas rindiņu, kurā norādīta e-pastu tēma. Tādējādi saņēmējs nepamanīs e-pastus, un jums nav jāsūta papildu e-pasta ziņojumi, lūdzot atbildi.
• Nekad neizlaižiet koriģējot jūsu e-pastus pirms iesit Nosūtīt pogu. Tas nodrošinās, ka kļūdu dēļ nav iespēju pārprast.
• Pārliecinieties, ka jūsu e-pasta parakstā ir norādīta jūsu kontaktinformācija, piemēram, tālruņa numurs. Tādējādi saņēmējs var tieši sazināties ar jums, ja rodas tāda nepieciešamība.

8. Dodieties uz novēlotu atbildi

Jūs bieži varat atbildēt uz e-pastiem, tiklīdz tie ir saņemti. Tomēr tas tikai novērsīs jūsu koncentrēšanos no galvenā uzdevuma. Pārstājiet steigties atbildēt uz e-pastu. Tā vietā veltiet stundu vai pat vairāk un atbildiet atbilstoši savam grafikam, lai pārvaldītu iesūtni.

Ja jūs uztraucat par steidzamu e-pasta ziņojumu trūkumu, tādā gadījumā jūs nesaņemsit e-pastus. Jebkuros ārkārtas gadījumos jūs saņemsiet tālruņa zvanu, nevis e-pastu.

9. Izmēģiniet metodi "Yesterbox"

Izveidoja Tonijs Hsiehs, šī metode veicina atbildēšanu tikai uz vakar saņemtajiem e-pasta ziņojumiem, ja vien tie nav steidzami. Šīs tehnikas pamatnoteikums ir vakardienas iesūtnes apstrāde šodienas vietā. Protams, jūs izlasīsit steidzamu e-pastu, kam nepieciešama tūlītēja rīcība, taču ne daudzi e-pasta ziņojumi ietilpst šajā kategorijā.

10. Atvadieties no biļeteniem

Katrs e-pasts, kas nonāk jūsu iesūtnē, ir līdzvērtīgs viens uzmanības novēršanas brīdis. Liela daļa katru dienu saņemto e-pastu ir biļeteni. Vairumā gadījumu jūs pat neatceraties, kad abonējat biļetenu un kāpēc.

Lai iesūtne būtu tīra un nepieļautu nevajadzīgu paziņojumu saņemšanu nepāra stundās, anulējiet nevajadzīgo biļetenu abonēšanu. Šī abonēšana var aizņemt kādu laiku, taču jūs uz visiem laikiem atbrīvosities no nevēlamiem e-pastiem. E-pasta vietā vienmēr varat izmantot RSS plūsmu, ja nevēlaties palaist garām nevienu ziņu.

Jūsu produktivitāte ir svarīgāka nekā jūsu e-pasts

Nepietiekams nebeidzamais e-pasta ziņojumu daudzums ir pietiekams, lai jūs izsauktu stresu un uzmanību. Mainot e-pasta paradumus, izmantojot šīs metodes, jūs varat pārtraukt e-pastu no uzmanības novēršanas un kļūt ļoti produktīvs.

10 veidi, kā palielināt produktivitāti, izkraujot savu darbstaciju

Uzziniet, kā bez traucējumiem darbstacija palīdz jums strādāt uzmanīgi un savlaicīgi izpildīt uzdevumus.

Lasiet Tālāk

Par autoru

Izvērsiet, lai lasītu visu stāstu