Kā veikt pasta sapludināšanu Word

Izmantojot pasta sapludināšanu, varat personalizēt lielapjoma e-pastus un vēstules, izmantojot vietturus. Viss, kas jums nepieciešams, ir kontaktu datu bāze un veidne e-pastiem vai vēstulēm viņiem.

Šajā rakstā mēs parādīsim, kā izveidot Microsoft Word pasta sapludināšanu, izmantojot Excel datu bāzi. Darbības tiek veiktas no Microsoft Word un Excel 2016, taču process visiem izdevumiem ir vienāds.

Kā veikt pasta sapludināšanu no Excel

Pasta sapludināšana izmanto datu bāzes datu avotus un ievieto tos attiecīgajos vietturos, lai personalizētu lielapjoma e-pastus. Šīs datu bāzes varētu būt jebkas no zemāk minētā saraksta:

1. Atver savu Microsoft Excel izklājlapu.

2. Vietnē izveidojiet manuālu kontaktu sarakstu Vārds izmantojot pasta sapludināšanu.

3. Izvēlieties kontaktu dati no Microsoft Outlook lietotnes.

Jums ir divas iespējas, no kurām izvēlēties:

• Gmail kontaktpersonas saderīgā failā.
• Microsoft SQL Server.

Microsoft Excel darbgrāmatu datu bāze ir vispiemērotākā, ja jums ir jāizmanto pasta sapludināšana programmā Word. Lai sapludinātu pastu, izmantojiet programmu Excel, lai izveidotu datubāzi, kuru Word izmantos vēlāk.

Ja jums nav Excel faila ar kontaktinformāciju, varat to izmantot Excel faila paraugs izmēģinājuma vajadzībām.

Lai izvairītos no lielāko e-pasta ziņojumu vai vēstuļu pretrunām, jums ir jāpielāgo Excel fails, kā minēts zemāk:

1. Pirmajā rindā kolonnu galvenes drīkst būt tikai no šūna A1. Word izmantos šīs kolonnu galvenes kā Apvienot laukus izmantojot Microsoft Word pasta sapludināšanu.
2. Jums vajadzētu rediģēt kolonnu galvenes, lai tās atbilstu viettura nosaukumiem, kurus izmantosiet e-pasta vai vēstules veidnes dokumentā.
3. Jums jāpārliecinās, ka izklājlapas failā ir kontaktu dati kā viens ieraksts katrā rindas modelī. Piemēram, pašreizējā apmācībā katra pieejamā klienta kontaktinformācija Džeimss Butts ir pieejams starp šūnas A2 un J2.
4. Skaitliskiem datiem par jebkuru kontaktu, piemēram, pasta indeksiem, atlaides procentiem, nobraukumiem, valūtām utt., Jābūt atbilstošā ciparu formātā.
5. Lai veiktu izmaiņas, atlasiet šūnu vai šūnu diapazonu, kurā ir cipari.
6. Iekš Cilne Sākumsietvaros Lente, noklikšķiniet uz nolaižamā saraksta bultiņa Turklāt Vispārīgi.
7. Veiciet visus papildinājumus, pirms saistāt pasta sapludināšanas Word dokumentu ar Excel datu bāzes failu. Kad esat veicis visas izmaiņas, saglabāt Excel failu.
8. Jūsu kontaktu Excel datu bāzes failam jābūt jūsu datora lokālajā krātuvē.
9. Pārliecinieties, vai visi dati ir Excel darbgrāmatas pirmajā lapā.

Kā veikt pasta sapludināšanu Word

Pēc datu bāzes izveidošanas programmā Excel jums jāatver e-pasta vai vēstuļu veidne, kuru vēlaties nosūtīt daudziem adresātiem. Veiciet tālāk norādītās darbības:

1. Uz Lente, noklikšķiniet uz Cilne Pasta sūtījumi.

2. Iekš Sākt grupas sapludināšanas grupu, jums būs jānoklikšķina uz Sāciet pasta sapludināšanu.

3. Tiks parādīti seši pasta sapludināšanas dokumentu veidi. Klikšķiniet uz Vēstules vai E-pasta ziņojumi.

Saistīts: Kā drukāt etiķetes ar pasta sapludināšanu Microsoft Word un Excel

4. Uz Sāciet pasta sapludināšanu grupā noklikšķiniet uz Atlasiet Saņēmēji. Tiks parādītas iespējas, piemēram, Ierakstīt jaunu sarakstu, Izmantot esošu sarakstu un Izvēlēties no Outlook kontaktpersonām.

5. Jūs varat izvēlēties jebkuru no trim iepriekšminētajām iespējām atkarībā no tā, kā vēlaties saistīt kontaktu sarakstu ar veidnes burtu. Šajā apmācībā atlasīsim Izmantojiet esošo sarakstu izmantot Excel datu bāzē kuru esat izveidojis vai lejupielādējis agrāk.

6. Uz Atlasiet Datu avots Dialoglodziņā atrodiet mapi, kurā ir pieejams Excel datu bāzes fails. Kad esat atradis failu, atlasiet to un pēc tam noklikšķiniet uz Atvērt lai ielādētu datu bāzi Word pasta sapludināšanā.

7. Jūs redzēsiet Atlasiet tabulu dialoglodziņš. Iziet no lodziņa, noklikšķinot uz labi neveicot izmaiņas dialoglodziņā.

8. Tas ir lieliski! Jūs esat veiksmīgi saistījis avota datus ar Word pasta sapludināšanas programmu.

9. Word automātiski saskaņos datu bāzes kolonnu galvenes ar apvienošanas lauku vienumiem. Lai nodrošinātu atbilstošu atbilstību, dodieties uz Rakstīt un ievietot lauku grupa uz Cilne Pasta sūtījumi no Lente un pēc tam noklikšķiniet uz Spēles lauki.

10. Spēles lauki parādīsies dialoglodziņš. Kreisās puses kolonnā būs redzami apvienošanas lauka vienumi. Labajā pusē atradīsit atbilstošos datus no saistītās Excel datu bāzes.

11. Tas pats, ja izmantojat citus avota datus, piemēram, Outlook kontaktpersonas vai eksportētus kontaktus no Gmail. Pārliecinieties, ka nav neatbilstību, ritinot sarakstu. Klikšķiniet uz labi aizvērt.

12. Uz veidnes burta novietojiet kursoru pirms pirmā burta un nospiediet Enter dažas reizes, lai virs burta pamatteksta būtu vieta.

13. Novietojiet kursoru dokumenta augšdaļā un pēc tam noklikšķiniet uz Adrešu bloķēšana iekš Rakstīt un ievietot lauku grupa uz Cilne Pasta sūtījumi no Lente.

14. Kreisajā pusē Ievietot adreses bloku dialoglodziņā varat izvēlēties nosaukumu, uzņēmuma nosaukumu, adresi, valsti utt., formatēšanas opcijas. Labajā pusē būs redzams adrešu bloka priekšskatījums.

15. Jūs varat izmantot Spēles lauki iespējas izlabot ievades datu neatbilstību. Klikšķis labi Pievienot AddressBlock ševronu iekšienē.

16. Pēc tam noklikšķiniet uz Apsveikuma līnija iekš Rakstīt un ievietot laukus grupa pēc AddressBlock, piešķirot tai atstarpi.

17. The Ievietojiet apsveikuma līniju parādīsies dialoglodziņš. Jūs varat veikt izmaiņas pēc vēlēšanās un pēc tam noklikšķināt labi. The Apsveikuma līnija ševronu iekšienē parādīsies vēstulē.

18. Jūs varat noklikšķināt uz Priekšskatīt rezultātus komandu Lente lai redzētu, kā burts izskatās.

19. Varat arī pievienot pielāgotus apvienošanas laukus AddressBlock un Apsveikuma līnija. Pieņemsim, ka vēlaties pievienot Transportlīdzekļa marka un modelis burtu pamattekstā.

20. Lai to izdarītu, atveriet Excel datu bāzes failu, kas saistīts ar pasta sapludināšanu, un pievienojiet Transportlīdzekļa marka un modelis kolonnas galvene. Ievadiet transportlīdzekļa datus un saglabāt Excel failu.

21. Tagad dodieties uz Word sapludināšanas apvienošanu un atkārtojiet soli četri, pieci, un seši.

22. Tagad burtu pamattekstā atlasiet jebkuru vārdu vai dažus vārdus un pēc tam noklikšķiniet uz Ievietot apvienošanas lauku uz Rakstīt un ievietot lauku grupa.

23. Uz Ievietot apvienošanas lauku lodziņā izvēlieties Datu bāzes laukiun pēc tam atlasiet Transportlīdzekļa marka un modelis. Klikšķiniet uz Ievietojiet lai pievienotu pielāgoto apvienošanas lauku.

24. Šādi jūs varat pievienot tik daudz mainīgo vietturu, cik vēlaties pielāgot katru nosūtīto vēstuli vai e-pastu. Microsoft Word pasta sapludināšana datus automātiski saskaņos ar saņēmēju vārdiem.

25. Uz Lente, klikšķiniet uz Pabeigt un apvienot komandu un pēc tam izvēlieties Drukāt dokumentus vai Sūtīt e-pasta ziņojumus. Jūs varat arī noklikšķināt uz Rediģēt atsevišķus dokumentus pirms to nosūtīšanas pārbaudīt e-pastus vai vēstules.

Izmantojiet pasta sapludināšanu, lai uzlabotu e-pasta produktivitāti

Tagad jūs zināt, kā veikt pasta sapludināšanu, izmantojot Microsoft Word un Excel. Izmantojiet pasta sapludināšanu, lai ātrāk nosūtītu pielāgotus e-pastus un izveidotu labu saikni ar profesionālajiem vai personīgajiem kontaktiem. Turpiniet lietot Word, lai padarītu savu profesionālo un personīgo dzīvi vieglāku nekā iepriekš.

10 slēptās Microsoft Word funkcijas, kas padarīs jūsu dzīvi vieglāku

Microsoft Word nebūtu rīks, kāds tas ir bez tā produktīvajām funkcijām. Šeit ir vairākas funkcijas, kas var jums palīdzēt katru dienu.

Lasiet Tālāk

Par autoru

Izvērsiet, lai lasītu visu stāstu