Izpratne par labu e-pastu rakstīšanu ir izšķiroša prasme, īpaši attiecībā uz darbu. Neatkarīgi no tā, vai jums pieder mazs uzņēmums vai esat pašnodarbināts, jūs, iespējams, katru dienu apstrādājat neskaitāmus e-pastus.
Jūs varat izmantot e-pastus kā galveno saziņas metodi ar citiem uzņēmumiem un klientiem. E-pasta rakstīšana varētu šķist vienkāršs uzdevums, taču cilvēki bieži cieš no nepareizas saziņas.
Šeit ir daži padomi, kas var palīdzēt!
1. Esi precīzs
E-pasta saziņā jums ir jābūt konkrētam ar to, ko jūs sakāt. Vienkāršs e-pasts, piemēram, "Man tas jādara līdz rītdienai". nepietiks, ja sūtīsit ziņojumu darbiniekam.
Kaut arī jūsu darbiniekiem vajadzētu saprast lielāko daļu jūsu teikto, kāpēc gan riskēt ar nesaziņu, ja tā vietā varat būt tiešs?
2. Pareizi strukturējiet savu e-pastu
Temata rindas optimizēšana
Būtu jāoptimizē visi jūsu e-pasta aspekti, sākot no tēmas rindiņas līdz pamattekstam.
Katru dienu jūs saņemat neskaitāmus e-pastus, un daži no tiem mēdz izcelties, vai ne? Parasti tiem ir optimizēta tēmas rindiņa. Jūsu e-pasta adreses rindiņai jābūt saistītai ar e-pasta kopējo tēmu.
Kad mēs neatpazīstam tēmas rindiņu vai šķiet, ka tai nav nozīmes, mēs vienkārši izdzēšam e-pastu pirms tā lasīšanas. Lai no tā izvairītos, pārliecinieties, ka tēmas rindiņa ir pareizi strukturēta.
E-pasta pamatteksts
Sāciet e-pastu ar apsveikumu. Saziņā ar klientiem un biznesa partneriem ir svarīgi būt oficiāliem. Nepieciešams lietot neoficiālu runu, ja tas ir piemērots, taču vairumā gadījumu labāk ir izmantot oficiālu runu.
Kāds ir jautājums vai darbība, kuru mēģināt pateikt? Pēc apsveikumiem ir labi nonākt pie lietas. Nevilcinieties būt tiešs.
Noslēgšana
Jūsu e-pasta beigas ir pēdējā lieta, ko lasīs jūsu klienti vai biznesa partneri. Tas var ietekmēt to, vai viņi sniedz jums atbildi vai nē.
Mēģiniet pārtraukt e-pastu tāpat kā sarunā. Jums būs lielākas izredzes saņemt pozitīvu atbildi, ja esat draudzīgs, profesionāls un saprotams ar savu aicinājumu uz darbību.
Pielikuma nosūtīšana
Ja jums ir liels pielikums, kuru vēlaties nosūtīt, to nevajadzētu darīt pa e-pastu. Tā vietā augšupielādējiet failu failu koplietošanas pakalpojumā un tā vietā nosūtiet saiti. Tas izskatās daudz profesionālāk.
3. Rediģēt un korektūru!
Gatavojot savu e-pastu, mēģiniet iedomāties, ka visi uzņēmuma darbinieki to lasīs. E-pastus ātri izveido, taču tie var atstāt paliekošu iespaidu, tāpēc pirms noklikšķināšanas noteikti pārskatiet savu darbu Nosūtīt.
Ir daudz bezmaksas tiešsaistes rīku, kas var palīdzēt jums nodrošināt, ka jūsu darbs ir labi uzrakstīts un gramatiski pareizs. Tas ietver teikuma struktūru, pieturzīmes, pareizrakstību utt.
Gramatiski
Gramatiski analizēs jūsu uzrakstīto teksta daļu un pārbaudīs gramatiskās kļūdas. Jūs to varat instalēt kā pārlūka paplašinājumu, un tādējādi jums ir piekļuve tam neatkarīgi no tā, kuru vietni izmantojat.
Piemēram, Grammarly var pārbaudīt jūsu gramatiku, rakstot e-pastu Gmail vai citās e-pasta vietnēs.
Grammarly ir pieejams bez maksas, taču tam ir arī premium versija. Tās bezmaksas versija labi palīdz atklāt pamata un sarežģītākas gramatikas un pieturzīmju kļūdas, piemēram, komatus, izpildītos teikumus, aliterāciju, fragmentus utt.
Tas pārbaudīs arī pareizrakstības kļūdas, plaģiātu un rakstīšanas stilu. Grammarly premium versija piešķir papildu pieskārienu visam, ko piedāvā bezmaksas versija. Tomēr piemaksa Grammarly galvenokārt paredzēta tiem, kas plāno publicēt rakstus.
Saistīts: Vai gramatikas premium ir tā vērts? Šeit ir viss, kas jums jāzina
Hemingveja redaktors
The Hemingveja redaktors ir bezmaksas tiešsaistes rīks, kas palīdzēs uzlabot rakstīšanas stilu. Platforma ir ideāli piemērota īsu gabalu, piemēram, e-pastu, rediģēšanai.
Turklāt Hemingveja redaktors mudinās jūs būt skaidram un tiešam rakstā, pat ja jūs rakstāt garus rakstus ar sarežģītiem teikumiem. Jūs varat izmantot šo redaktoru, lai novērtētu sava darba sarežģītību un lasāmību.
Vai zinājāt, ka Microsoft Word ir lieliskas pārbaudes iespējas? Atverot Microsoft Word, noklikšķiniet uz File> Options> Proofing. Varat izvēlēties automātiskās labošanas un pareizrakstības opcijas, kuras vēlaties pārbaudīt Microsoft Word.
Turklāt Microsoft arī nodrošina Microsoft redaktors, pārlūka paplašinājums, kas var palīdzēt pārbaudīt, vai dokumentos nav gramatikas kļūdu, stila un daudz ko citu.
Lieliski, rediģējot e-pastus programmā Microsoft Word, rediģēšana / formatēšana lieliski palīdz dažām e-pasta lietotnēm / vietnēm, piemēram, Gmail vai Outlook.
Šodien populārākajiem e-pasta pakalpojumu sniedzējiem būs integrētas rediģēšanas iespējas. Daudzi no viņiem pārbaudīs arī gramatikas kļūdas. E-pastu formatēšanas opcijas, izņemot Gmail, ir arī Yahoo un Outlook.
Saistīts: Populārākie e-pasta pakalpojumu sniedzēji, kas ir labāki nekā Gmail un Yahoo Mail
Uzziniet, kā strukturēt perfektu e-pastu
Lielākā daļa no mums ievērojamu dienas daļu pavada, rakstot un lasot e-pastus. Lielu daļu laika šie e-pasta ziņojumi citiem var būt mulsinoši. Iepriekš minētajiem padomiem vajadzētu palīdzēt rakstīt kodolīgus, skaidrus un viegli saprotamus e-pastus.
Jūsu e-pasts atspoguļo jūsu profesionalitāti, uzmanību detaļām un vērtībām. Tāpēc neaizmirstiet paturēt prātā, kā citi varētu interpretēt jūsu e-pasta signālu.
Vai vēlaties maksimāli izmantot Gmail? Izmantojiet šīs bezmaksas lietotnes un pārlūka paplašinājumus, lai izslēgtu iesūtni un uzlabotu e-pasta lietošanas pieredzi.
Lasiet Tālāk
- Produktivitāte
- Rakstīšanas padomi
- E-pasta padomi
Logans izmēģināja daudzas lietas, pirms 2011. gadā iemīlējās rakstniecībā. MakeUseOf dod viņam iespēju dalīties savās zināšanās un sagatavot noderīgus un faktiem bagātus rakstus par produktivitāti.
Abonējiet mūsu biļetenu
Pievienojieties mūsu informatīvajam izdevumam par tehniskiem padomiem, atsauksmēm, bezmaksas e-grāmatām un ekskluzīviem piedāvājumiem!
Noklikšķiniet šeit, lai abonētu
