Kas ir Timeboxing un kā tas palielina jūsu produktivitāti?

Ja jums vai jūsu komandas biedriem nav laika ierobežojuma konkrēta uzdevuma izpildei, iespējams, jūs būsiet mazāk produktīvs. Izmantojot laika lodziņu laika pārvaldīšanai, jūs varat mazināt laika noplūdi un palielināt produktivitāti.

Daudzas globālas organizācijas un ļoti veiksmīgi profesionāļi izmanto timeboxing metodes. Rakstā ir paskaidrots, kas ir timeboxing, kā tas darbojas, un kādi ir tā plusi un mīnusi.

Kas ir Timeboxing?

Timeboxing ir laika pārvaldības taktika, koncentrējoties uz projekta mērķiem. Lietojot šo stratēģiju profesionālajā vai personīgajā dzīvē, jūs esat vairāk gatavs tam pārtrauciet vilcināšanos un palieliniet produktivitāti.

Timeboxes ir timeboxing vienības. Laika lodziņam jābūt reālam, bet fiksētam uzdevuma izpildes termiņam. Ja darbs ir sarežģīts, varat piešķirt vairākus laika lodziņus. Laika lodziņi var būt minūtes, stundas, dienas, nedēļas vai pat mēnesis, atkarībā no projekta un tā uzdevumiem.

Timeboxing ļauj plānot laika budžetu katram projekta uzdevumam. Jūs apsēžaties kopā ar savu komandu un izveidojat projekta uzdevumu sarakstu. Jums un jūsu komandai vajadzētu kopīgi domāt, lai noteiktu uzdevumu izpildes termiņu.

Dati, piemēram, uzdevumi, resursi un definēti laika lodziņi, parasti ir pieejami uzdevumu pārvaldības lietotnē. Timeboxing metode ir visā pasaulē atzīta laika pārvaldības procedūra, kas nodrošina kvalitatīvu darbu pēc iespējas zemākā laika posmā.

Kā iestatīt laika lodziņu

Ja vien jūs neticat, ka laika lodziņa iestatīšana prasīs daudz pūļu, jūs būsiet pārsteigts, ka patiesībā tas nav tik grūti, kā izklausās. Šeit ir daži ātri soļi, lai vienreiz iestatītu laika lodziņu un izmantotu to nākamajiem projektiem:

1. Izveidojiet projekta uzdevumu sarakstu:

Varat izmantot visas tiešsaistes lietotnes, piemēram, Redbooth un OmniFocus izveidot uzdevumu sarakstu jebkura projekta uzdevumiem. Pirms uzdevumu saraksta pabeigšanas pārliecinieties, ka jūs un jūsu komanda veic pienācīgu izpēti.

Saistīts: Elegantas uzdevumu saraksta lietotnes produktīvam minimālistam

2. Uzdevumu grupēšana un prioritizēšana:

Jums jāatlasa līdzīgi uzdevumi un jāgrupē tie blakus esošajos laika lodziņos. Tas palīdzēs jums vai jūsu komandai izvairīties no nevajadzīga laika zaudēšanas, pārslēdzoties starp uzdevumiem.

Jums arī jāpiešķir prioritāte dažiem uzdevumiem un jāpārvieto tie uz pirmo laika lodziņu komplektu. Apspriediet ar projekta īpašnieku vai klientu precīzu uzdevumu noteikšanu. Atzīmējiet prioritāros uzdevumus atsevišķā krāsu kodā.

Varat izmantot tādas lietotnes kā nTask, Wrike, Trello, Basecamp utt., Ātrākai tiešsaistes grupēšanai un prioritāšu noteikšanai.

3. Piešķiriet katram uzdevumam laika lodziņu:

Lai piešķirtu noteiktu laiku atsevišķiem uzdevumiem, jums jāapsver piegādes termiņš, kuru jūs piedāvājāt klientam. Tagad jūs varat tikties ar savu komandu ideju vētra sesijā, lai vienotos par reālu laika lodziņa piešķiršanu projekta uzdevumiem.

4. Definējiet pārtraukumu laika lodziņu:

Iestatiet racionālus fiksētus pārtraukumu, tehniskās dīkstāves un citu neproduktīvu uzdevumu izpildes laikus, kas patērēs arī jebkura projekta laika budžetu.

Ir pieejamas daudzas atgādinājumu lietotnes, kuras varat izmantot, lai atgādinātu par pārtraukumu, kad tas ir pārtraukuma laika lodziņā. The populāras atgādinājumu lietotnes ir TickTick, Rainlendar, 2Day, Kana Reminder utt.

Saistīts: Kā izsekot ārštata darba stundas, izmantojot savlaicīgu lietotni

5. Kuru Timeboxing izvēlēties:

Var būt divu veidu timeboxing: cietā timeboxing un soft timeboxing. Mīkstais laika lodziņš norāda uz beigām, lai pabeigtu uzdevumu. No otras puses, cietais laika lodziņš liek pārtraukt darbu pie uzdevuma, ja piešķirtais laiks ir beidzies, pat ja darbs paliek nepilnīgs.

Veicot vienkāršus uzdevumus, tas būtu noderīgi, ja izvēlētos cieto laika lodziņu. Ieguldiet laiku, ko ietaupāt no cietajiem timeboxiem, sarežģītos uzdevumos, izmantojot soft timeboxing.

6. Uzdevumiem izmantojiet taimeri:

Kad jūs vai jūsu komanda sāksit uzdevumu, izmantojiet taimeri, lai izsekotu laiku. Uzdevuma veikšanai nepieciešamo laiku ierakstiet uzdevumu sarakstā, lai veiktu analīzi. Tas būtu noderīgi, ja savos datoros izmantojat automātiskās taimera lietotnes Smilšu pulkstenis un SnapTimer.

7. Novērst uzmanību:

Laika lodziņi palīdz jums un jūsu komandai koncentrēties uz uzdevumu. Tas arī palīdz vislabāk izmantot laika plūsmu, lai palielinātu produktivitāti. Tomēr laika lodziņa uzlabojumus redzēsiet tikai tad, ja patiesi veltīsiet uzmanību uzdevumam notiekošā laika lodziņa laikā.

Lai apturētu uzmanību no darba, jums jāpārtrauc visi paziņojumi, kas varētu novērst jūsu uzmanību no veicamā uzdevuma. Jūs varētu izmantot tādus rīkus kā Freedom, Cold Turkey Blocker, RescueTime, SelfControl utt.

8. Pārskatīšana un atlīdzība:

Sākotnējā posmā jums jāreģistrē daudz datu no sava laika lodziņa procesa. Jums jāsaglabā dati, piemēram, uzdevumu numuri, laika lodziņi, laiks katram uzdevumam utt. Izmantojiet šos apkopotos datus, lai novērtētu, kā laika lodziņš palīdz jums un jūsu komandai sasniegt vēlamo produktivitātes līmeni.

Jūs laiku pa laikam varat apbalvot savus komandas locekļus, kad viņi izpilda uzdevumus iepriekš noteiktā laika lodziņā. Tas palīdz palielināt motivāciju komandas dalībnieku vidū.

Timeboxing plusi

Timeboxing taktika attiecas uz visu, kas saistīts ar laika patēriņu. Neatkarīgi no tā, vai tas ir jūsu mājas darbs vai profesionālie pienākumi, jūs varat redzēt tūlītējus ieguvumus, kad praktizējat laika lodziņu. Dažas no priekšrocībām ir:

1. Jūs un jūsu komanda kļūst patiesi piesardzīgi attiecībā uz laika izlietošanu.
2. Timeboxing ļauj efektīvi koncentrēties uz projekta darbu, lai piegādātu augstas kvalitātes produktus vai pakalpojumus.
3. Timeboxing nodrošina, ka jūs veicat vienu uzdevumu vienlaikus, tādējādi samazinot uzdevumu slogu.
4. Timeboxing ir mērķtiecīga darba vadības tehnika. Kad jūs vai jūsu komanda strādā mērķtiecīgā vidē, jūs jūtaties motivēts.
5. Jūs varat izbaudīt labāku darba un privātās dzīves līdzsvaru, izmantojot laika lodziņu. Laika lodziņi efektīvi norāda, kad jūsu kalendārs ir brīvs gadījuma komandas sapulcei vai ģimenes vakariņu apmeklēšanai.

Timeboxing mīnusi

Papildus daudzpusīgajām priekšrocībām ir arī daži trūkumi, un tie ir:

1. Lai izveidotu atbilstošu laika lodziņa stratēģiju, var būt vajadzīga zināma pieredze.
2. Daži apgalvo, ka timebox mērķu dēļ viņi nespēj piegādāt labas kvalitātes pakalpojumus vai produktus.
3. Daži profesionāļi var justies nomākti, redzot daudzus uzdevumus savos kalendāros.
4. Daži cilvēki uzskata, ka taimera taimeri novērš viņu no darba, kad viņi aiziet.

Ir laiks Timeboxingam

Iepriekš minētās laika reģistrēšanas stratēģijas un padomi palīdzēs sasniegt ilgtspējīgu produktivitāti un izaugsmi profesionālajā vai personīgajā dzīvē.

Izmantojot automatizētās un tiešsaistes uzdevumu pārvaldības lietotnes, jums būs vieglāk ieviest laika lodziņu. Ja vēlaties izmantot uzdevumu pārvaldības lietotni, lai palīdzētu jums ievietot laika lodziņus, pārliecinieties, ka esat izvēlējies pareizo, lai nebūtu jāmaina lietotnes biežāk.

Tiešsaistes uzdevumu pārvaldības rokasgrāmata: 10 padomi pareizās lietotnes izvēlei

Ja jūs vēlaties izvēlēties uzdevumu pārvaldības lietotni, lai efektīvāk pārvaldītu savus projektus, šeit ir jāapsver dažas lietas!

Lasiet Tālāk

Par autoru

Izvērsiet, lai lasītu visu stāstu