Kā izveidot savu pirmo projektu vadības laika skalu 7 vienkāršos soļos

Vai jūs domājat, kā jūs īstenosit savu projektu? Kā sākt darbu? Vai jūs ievērosiet termiņus? Šīs trauksmi izraisošās domas nāk prātā. Neskatoties uz to derīgumu, tiem nevajadzētu palēnināt.

Izmantojot pareizos rīkus, jūs varat pabeigt savu projektu. Izmantojot projektu vadības laika skalu, jūs varat uzvarēt savā projektā. Šis rīks palīdz jums plānot savu projektu un nodrošina skaidru stratēģiju, kā to risināt. Jūs varat izveidot savu projektu vadības laika skalu, ievērojot šo rokasgrāmatu.

1. Uzrakstiet projekta kopsavilkumu

Lai pārliecinātos, ka visi jūsu projekta dalībnieki atrodas vienā lapā, sāciet ar projekta īsa raksta sastādīšanu. Projekta kopsavilkums ir ātrs projekta kopsavilkums. Padomājiet par to kā par sava projekta plāna saīsinātu versiju. Tam vajadzētu atbildēt uz jautājumiem:

• Kāds ir projekta mērķis?
• Kādi ir projekta mērķi?
• Kādi ir galvenie atskaites punkti?
• Cik ilgs laiks būs nepieciešams projekta pabeigšanai?
• Cik ir budžets?

Saglabājiet to īsi, lai nepārslogotu projekta ieinteresētās personas ar nevajadzīgām detaļām. Tas būs dokuments, uz kuru jūsu projekta ieinteresētās personas un projekta dalībnieki bieži atsaucas projekta gaitā.

2. Izveidojiet darba sadalījuma struktūru

Pēc projekta kopsavilkuma izveidošanas jums ir jāizveido rīcības plāns, lai projekts sāktos. Šo rīcības plānu sauc par darba sadalījuma struktūru (WBS). Tā vietā, lai rakstītu katru darbību, kas jāveic projekta pabeigšanai, WBS koncentrējas uz rezultātiem un starpposma mērķiem. WBS veidošanas noteikumi ir šādi:

• 100% noteikums: Visam darbam, kas atrodas WBS, jābūt 100% nepieciešamam projekta mērķu sasniegšanai. Tajā nedrīkst būt nesaistīts vai lieks darbs. Apakšuzdevumiem jābūt 100% vajadzīgiem arī vecāku uzdevuma izpildei.
• Savstarpēji izslēdzoši: Neņemiet vērā darbu divreiz. Aprēķinot projekta pabeigšanai nepieciešamos resursus, jūs pārkāpsit 100% noteikumu un radīsit nepareizus aprēķinus.
• Rezultāti, nevis darbības: Galvenā uzmanība jāpievērš rezultātiem, nevis darbībām. Piemēram, ja jūs ceļat māju, viens uzdevums ir izveidot pamatu. Šīs darbības soļi būs vietnes izvēle, rakšana, uzstādīšana un pamatnes blīvēšana. Tātad, nepazūdiet šajās darbībās, bet koncentrējieties uz rezultātu, kam ir pamats.
• 8/80 noteikums: Šis noteikums nosaka, ka uzdevuma izpildei vajadzētu aizņemt ne mazāk kā 8 stundas, kā arī ne vairāk kā 80 stundas. Piemērojot šo noteikumu, ja darbs ilgst vairāk nekā 80 stundas, sadaliet to sīkākā darba paketē.
• Piešķirt: Jums jāpiešķir uzdevums konkrētai personai vai komandai. Ja jūsu WBS ir rūpīga, nevajadzētu pārklāties starp indivīdiem vai komandām.

3. Izveidojiet laika grafiku

Kad esat izveidojis savu darba sadalījuma struktūru, piešķiriet laiku katra uzdevuma izpildei. Veicot uzdevumus, jūs neveicat sevi, konsultējieties tieši ar personu, kas to darīs. Pajautājiet viņiem, kas viņiem ir nepieciešams, lai veiktu darbu, un cik daudz laika viņiem vajadzēs.

To darot, neesiet pārāk optimistisks. Izveidojiet līdzsvaru starp pietiekami daudz laika, lai veiktu uzdevumus, un palikšanu kopējā projekta laika posmā. Ļaujiet nedaudz kustēties arī neparedzētām situācijām.

4. Grafiks sadaļā Atkarības

Tagad jūs zināt, cik daudz laika vajadzēs katra uzdevuma pabeigšanai. Bet kā ir ar uzdevumiem, kas ir atkarīgi viens no otra? Bieži vien uzdevumam ir vairākas secības, kas ir atkarīgas viena no otras.

Parasti ir četri projektu vadības projektu atkarības veidi. Šie ir:

1. Finišs līdz sākumam: pirmais uzdevums ir jāpabeidz, pirms var sākt otro uzdevumu.
2. Finišs līdz beigām: otro uzdevumu nevar pabeigt pirms pirmā uzdevuma pabeigšanas. Piemēram, ja veicat elektroinstalāciju mājā, jūs nevarat novietot vadus līdz pārbaudei.
3. Sākt-sākt: secīgus uzdevumus nevar sākt pirms pirmā uzdevuma sākuma. Piemēram, jūs nevarat izlīdzināt betona grīdu, kamēr neesat ielejis betonu.
4. Sākt līdz beigām: pirmais uzdevums jāsāk, pirms otrais ir pabeigts. Piemēram, ja veicat jaunināšanu uz jaunu programmatūru, pirms vecās programmatūras pakāpeniskas pārtraukšanas sāksit tās instalēšanu.

Tāpēc pārliecinieties, ka esat identificējis pie rokas esošo atkarību raksturu un pēc tam strādājat pie tām. Dažās situācijās atkarības ir sarežģītāki procesi, tāpēc izveidojiet blokshēmu, peldceļi vai krāsu kodēšana, lai palīdzētu tos vizualizēt un identificēt.

5. Izveidojiet pamata laika skalu

Tagad ir pienācis laiks vizualizēt projekta laika grafiku. Ir vairāki projektu vadības rīki, kurus varat izmantot, lai izveidotu projekta laika skalu. The Lielākajai daļai projektu ir Ganta diagramma.

Ganta diagramma sniedz ātru jūsu projekta momentuzņēmumu, uzdevumu sākuma un beigu datumus, galvenos atskaites punktus, atkarības un katra uzdevuma uzdevuma saņēmēju. Ganta diagrammas ir interaktīvas, un tās var atjaunināt un rediģēt reālā laikā. Citi laika skalas rīki, kurus varat izmantot laika skalas izveidošanai un pārvaldīšanai, ir vēsturiskā laika skala un vertikālās diagrammas laika skala.

6. Izsūtiet to

Kopīgojiet laika grafiku ar visām projekta ieinteresētajām personām. Viņus saviļņos redzēt skaidru projekta rīcības plānu. Viņi arī vēlēsies izsvērt un sniegt ieteikumus, kā uzlabot dažas lietas projektā. Esiet atvērts atsauksmēm.

7. Mainiet pēc vajadzības

Projekts ir dzīva būtne, un tas nepārtraukti mainīsies un attīstīsies. Tas ne vienmēr ir slikta lieta. Tas tikai nozīmē, ka jums ir jāpielāgojas, jo lietas nepārtraukti mainās.

Labi ir tas, ka tad, kad jums jau ir laika grafiks, jums būs vairāk iespēju iekļaut izmaiņas. Tāpat pārliecinieties, ka reāllaikā paziņojat par izmaiņām ar visām projekta ieinteresētajām personām.

Projekta vadības laika skalas izveide

Pirmā projektu vadības laika skalas izveidošana var būt biedējoša. Tomēr, veicot iepriekš minētās darbības, jūs varat izveidot rūpīgu laika grafiku un veiksmīgi īstenot savu projektu. Tāpēc noteikti īstenojiet iepriekš minētās vadlīnijas un izveidojiet zvaigžņu laika grafiku.

9 kopīgas kļūdas projektu vadībā (un ko darīt tā vietā)

Vai vēlaties pabeigt lielus projektus bez nepareizas pārvaldības vai budžeta pārsniegšanas? Šeit ir daži padomi, kas palīdzēs izvairīties no šīm kļūdām.

Lasīt Tālāk

Par autoru