5 veidi, kā automatizācija var palielināt jūsu produktivitāti

Jūs varat pamanīt, ka jūsu produktivitāte, šķiet, kavējas, jo jums pastāvīgi ir grūtības atrast laiku, lai pabeigtu vairāk darba. Tas ir nedaudz tāpēc, ka jūs, iespējams, tērējat daudz laika atkārtotiem uzdevumiem, piemēram, atbildēšanai uz e -pasta ziņojumiem vai datu dublēšanai.

Tomēr laiks ir ierobežots resurss, un jums katru dienu ir jāpavada tikai 24 stundas. Labākais veids, kā maksimāli palielināt savu laiku un palielināt produktivitāti, ir automatizēt ikdienišķus, atkārtotus uzdevumus.

Kas ir automatizācija un kādas ir tās priekšrocības?

Automatizācija apraksta tehnoloģiju izmantošanu, lai apstrādātu laikietilpīgus vai atkārtotus uzdevumus, lai samazinātu manuālos centienus. Automatizējot liekos uzdevumus, jūs varat ietaupīt laiku un koncentrēties uz citām ieņēmumus nesošām darbībām.

Automatizācija arī samazina cilvēku kļūdas, uzlabo darbības efektivitāti, palielina mērogojamību un ietaupa naudu. Tātad, kā jūs varat izmantot automatizācijas potenciālu savās ikdienas aktivitātēs? Šeit ir dažas darbplūsmas automatizācijas idejas, kuras varat izmantot tagad:

1. Paātrināt e -pasta apstrādi

Darbs ar e-pastiem var būt milzīgs un laikietilpīgs, ja neatrodat sistēmu, lai tos labi pārvaldītu. Tas ir tāpēc, ka jūs, iespējams, katru dienu saņemat daudz e -pasta ziņojumu, kuriem nepieciešama jūsu uzmanība. Turklāt, ja vēlaties attīstīt savu biznesu, jums nekavējoties jāatbild uz potenciālo klientu e -pasta jautājumiem.

Automātiskās atbildes pa e -pastu

Labā ziņa ir tā, ka jūs varat automatizēt dažus procesus, lai iesūtnē pavadītu mazāk laika. Piemēram, varat izveidot veidni, izmantojot datus no tīmekļa saziņas veidlapas, vai izmantojiet šos bezmaksas e -pasta veidņu veidotājus, tāpēc jums tie nebūs visu laiku jāraksta no nulles. Iebūvētās automātiskās atbildes funkcijas varat izmantot arī e-pasta pakalpojumos, piemēram, Sekot līdzi opciju programmā Outlook, lai izsekotu e -pastus un atbildētu uz tiem.

Varat arī izmantot aukstu e -pasta un pasta sapludināšanas pakalpojumu, piemēram GMass personalizēt, ieplānot vai nosūtīt potenciālajiem klientiem mārketinga kampaņas un vēstules un automātiski sekot līdzi.

Organizējiet savus e -pastus

Mēs varam derēt, ka katru dienu saņemat neskaitāmus e -pastus no kolēģiem, ģimenes un draugiem, citiem uzņēmumiem utt. Kad tas notiek, var būt grūti sakārtot svarīgus e -pastus no nevēlamiem. Bet jūs varat automatizēt e -pasta ziņojumu pārvietošanu no vienas mapes uz citu, lai tiktu galā ar jucekli. Varat izmantot Gmail “filtrus” vai Outlook “noteikumi” e -pasta iesūtnes pārvaldībai.

Šīs iebūvētās funkcijas ļauj automātiski izdzēst ziņojumus ar noteiktu ziņojumu, kārtot e-pastus ar noteiktu tekstu vai no konkrētām kontaktpersonām mapē utt.

Izvilkt datus

Jūs, iespējams, pavadāt daudz laika, iesūtnē atrodot kontaktpersonas, lai iegūtu informāciju, kas varētu palīdzēt jums pārdot vai pārdot savas lietas. Izmantojot Mailparser, varat automatizēt šo procesu, pamatojoties uz parsēšanas noteikumiem.

2. Uzlabojiet komunikāciju, izmantojot tērzēšanas robotus

Chatbots pēdējos gados ir pilnībā mainījis klientu apkalpošanu, uzlabojot saziņu un klientu pieredzi. Tāpat kā bieži uzdotie jautājumi, tērzēšanas roboti piedāvā automatizāciju, izmantojot mākslīgo intelektu. Līdz ar to viņi var patstāvīgi veikt dažādus uzdevumus.

Daži tērzēšanas robotu izmantošanas ieguvumi ir pieejami visu diennakti, daži ir daudzvalodu, nekavējoties sniedz konsekventas atbildes, palīdz iegūt vērtīgu ieskatu klientu uzvedībā utt. Tu vari izmantot šos tērzēšanas robotus, lai uzlabotu saziņu jūsu WordPress vietnē un uzlabot savu produktivitāti. Tomēr ir vērts pieminēt, ka jums ir jāiegulda laiks un pūles, lai precīzi noregulētu tērzēšanas robotu, lai izbaudītu priekšrocības.

3. Datu dublēšana

Tā kā tehnoloģijas turpina attīstīties, mēs arvien vairāk paļaujamies uz mūsu datora cietajiem diskiem, lai saglabātu savas dzīves daļas, piemēram, darba un akadēmiskos dokumentus vai ģimenes fotoattēlus. Lielākoties runa nav par to, vai, bet kad, jo cietie diski nolietojas, tiek nozagti un tiem rodas jaudas pieaugums.

Jautājums ir, ko tas jums nozīmēs, vai vēl labāk - ko jūs varat darīt, lai samazinātu zaudējumus? Jūs varat dublēt savus datus.

Bet pastāv iespēja, ka jūs laiku pa laikam varat aizmirst to izdarīt pats. Tātad, labākais risinājums būtu automatizēt regulāras dublēšanas. Papildus jūsu datu drošības nodrošināšanai, dublējumu automātiska plānošana ļaus jums bez pārtraukumiem strādāt pie datora.

Tu vari izmantot CrashPlan lai dublētu datus ārējā cietajā diskā, citā lokālā tīkla datorā vai tā serveros. Pēc programmatūras instalēšanas tā skenēs jūsu sistēmu un ieteiks, ko varētu dublēt. Tas arī ļauj jums izvēlēties, ko vēlaties dublēt. Dublēšanu varat ieplānot ik pēc 15 minūtēm, vienas stundas vai ikreiz, kad neizmantojat datoru; tas viss ir atkarīgs no jums.

4. Plānojiet sociālo mediju ziņas

Sociālie mediji ir kļuvuši par mūsu dzīves neatņemamu sastāvdaļu. Un šīs platformas ir kļuvušas par zelta raktuvēm cilvēkiem, kuri cenšas reklamēt savus zīmolus un pārdot produktus/pakalpojumus.

Bet saziņa ar visiem jūsu potenciālajiem klientiem un klientiem jūsu sociālo mediju platformās ir uzdevums, kas var viegli prasīt jūsu pilnas slodzes uzmanību. Tomēr, izmantojot tādus rīkus kā automatizācijas burvība Hootsuite un Buferis ļauj iepriekš ieplānot visas savu sociālo mediju ziņas. Varat izmantot šos rīkus, lai īsākā laikā paveiktu vairāk sociālo mediju.

5. Plānojiet sanāksmes

Veiksmīga sapulces plānošana vai tikšanās rezervēšana bieži vien prasa daudz turp un atpakaļ, it īpaši, ja tajā ir iesaistīti daudzi cilvēki. Pirms rezervēšanas jums, iespējams, būs jānosūta e -pasts ikvienam, lai uzzinātu viņu pieejamību, un riskējat atkārtot procesu, ja kāds atceļ.

Par laimi, jūs varat automatizēt šo procesu, lai sapulču darbplūsmu iestatītu uz autopilotu, lai jūs varētu koncentrēties uz kaut ko citu. Līdzīgi rīki Calendly ļauj jums automatizēt sapulces vai citus pasākumus ar jebkuru personu, izmantojot saiti. Varat iestatīt dažādus laika periodus, kad būsit pieejams, un nosūtīt sapulces pieprasījumus, izmantojot saiti.

Turklāt šis rīks ir nevainojami integrēts jūsu kalendārā. Tātad, kad visi ir izvēlējušies labu laiku, Calendly var reģistrēt sapulci jūsu kalendārā un nosūtīt jums paziņojumu. Ja šajā laikā esat aizņemts, pārplānošana ir tikpat vienkārša kā plānošana.

Automatizējiet savus atkārtotos uzdevumus, lai palielinātu produktivitāti

Automatizācija ir īpaši izdevīga maziem uzņēmumiem, kur daži darbinieki valkā daudzas cepures. Ļaujot tehnoloģijai veikt dažus uzdevumus šeit un tur, jūs varēsit paveikt vairāk īsākā laikā.

8 aizmirstas lietas, kas kavē produktivitāti (un kā no tām izvairīties)

Mēs visi vēlamies būt produktīvi, taču dažādi faktori viegli novērš uzmanību. Šeit ir dažas lietas, kuras jūs varētu nepamanīt, un kā no tām izvairīties.

Lasīt Tālāk

Par autoru