Kā padarīt Outlook mazāk traucējošu, izmantojot šos ātros padomus

Ja Microsoft Outlook ir jūsu e-pasta un kalendāra pārvaldības lietojumprogramma, iespējams, domājāt, ka dažas tās funkcijas var būt diezgan traucējošas. Protams, programma Outlook jau ir iestatīta, lai palīdzētu pārvaldīt darba slodzi, taču ar dažiem vienkāršiem pielāgojumiem tas var būt vēl labāks.

Apskatīsim dažus veidus, kā uzlabot Outlook darbību jūsu labā.

1. Izveidojiet noteikumus ienākošajiem e -pastiem

Saņemot e-pastu, tas automātiski nonāks mapē Iesūtne. To var būt grūti izsekot, ja saņemat vairākus e-pastus no daudziem dažādiem cilvēkiem, un viņi var ātri izveidot savienojumu. Outlook ļauj iestatīt iesūtnes kārtulas, lai konkrētu personu ienākošie e-pasta ziņojumi tiktu novirzīti tieši uz apakšmapi, kas var palīdzēt izsekot, kas ko sūta. Lai izveidotu jaunu kārtulu, rīkojieties šādi:

1. Iet uz Fails> Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus un noklikšķiniet Jauns noteikums. Tiks atvērts jauns logs ar dažādām iespējām.
2. Zem 1. darbība: atlasiet veidni klikšķis Pārvietot ziņojumus no kāda uz mapi.
instagram viewer
3. Tad, zem 2. darbība: rediģējiet kārtulas aprakstu, jums ir jānoklikšķina uz hipersaitēm, lai atlasītu cilvēki vai sabiedriskā grupa kuru e-pastus vēlaties novirzīt uz norādītā mape.
4. Klikšķis Pabeigt lai piemērotu noteikumu.

Oficiālais Microsoft videoklips to detalizēti ilustrē.

Iesūtnes kārtulas var novērst iesūtnes aizsērēšanu. Turklāt, ja jums ir nepieciešams izsekot konkrētiem cilvēkiem vai kritiskiem darba e -pasta ziņojumiem, tas jau ir organizēts jums.

Saistīts: Kā izveidot parakstu programmā Outlook

2. Izslēdziet e -pasta paziņojumus

Līdz šim jūs, iespējams, pamanījāt paziņojumu skaņu, ko programma Outlook rada, saņemot e-pastu. Jūs, iespējams, pamanījāt arī dzelteno aploksnes ikonu, kas parādās uzdevumjoslas Outlook ikonas. Tas var būt noderīgi, ja vēlaties saņemt paziņojumu, taču tas var traucēt jūsu uzmanību, ja šie e-pasta ziņojumi tiek saņemti. Par laimi, Outlook arī dod jums iespēju izslēgt šos paziņojumus.

Iet uz Fails> Iespējas> Pasts, un zem virsraksta Ziņojuma ierašanās, jūs varat izvēlēties paziņojumus, kurus vēlaties izslēgt. Kad esat apmierināts ar savu izvēli, noklikšķiniet uz LABI.

Saistīts: Kā ieplānot sapulci programmā Microsoft Outlook

3. Iestatiet kalendāra atgādinājumus

Līdzīgi kā e-pasta paziņojumi, arī Outlook kalendārs ir iestatīts, lai atgādinātu par tikšanām 15 minūtes pirms to sākuma. Tas tiek darīts, parādot nākamās tikšanās, un jums ir jānoklikšķina Atlaist lai aizvērtu logu.

Šie atgādinājumi var būt noderīgi, ja tie jums nepieciešami. Piemēram, ja esat dziļi iejuties savā darbā un parādās atgādinājums, varat pabeigt savu darbu un sagatavoties tikšanās reizei.

Tomēr, ja jums šī funkcija nav nepieciešama, tā var pārtraukt jūsu plūsmu. Lai apturētu šos atgādinājumus, dodieties uz Fails> Iespējas> Papildu, un zem Atgādinājumi, noņemiet atzīmi Rādīt atgādinājumus.

Alternatīvi, jūs varat arī doties uz Fails> Iespējas> Kalendārs, un zem Kalendāra opcijas, jūs redzēsit opciju Noklusējuma atgādinājumi. Lai to rediģētu, rīkojieties šādi:

1. Noklikšķiniet uz lodziņa blakus Noklusējuma atgādinājumi, tāpēc lodziņā ir atzīme
2. Nolaižamajā sarakstā atlasiet 0 minūtes
3. Noklikšķiniet uz lodziņa blakus Noklusējuma atgādinājumi atkal, tāpēc ērce pazūd; ja to nedarīsit, jūsu izvēle netiks saglabāta
4. Klikšķis labi

Tagad varat turpināt darbu, neparādoties šiem atgādinājumiem. Ja jūs joprojām vēlaties kaut kādā veidā izsekot saviem svarīgajiem uzdevumiem, apskatiet arī Microsoft To-Do priekšrocības.

Saistīts: Microsoft darīt: pilnīga iesācēju rokasgrāmata

4. Krāsu kodējiet savu Outlook kalendāru

Nav nekas nepareizs, ja Outlook kalendāra tikšanās tiek krāsotas vienā krāsā. Tomēr krāsu kodēšana var palīdzēt vienkāršot kalendāru un vieglāk iegūt pārskatu par savu darba dienu vai nedēļu, nepārbaudot, kas ir katra tikšanās vai tikšanās.

Piemēram, ja jums ir vairāki dažādi darba veidi, tostarp tikšanās jūsu uzņēmumā, tikšanās ar ārējiem uzņēmumiem, klientiem, administratīvus uzdevumus un kalendārā iegrāmatotu apmācību utt., tas var kļūt par neskaidru informāciju, kas jums jāpavada vairāk laika koncentrējoties uz.

Ja izmantojat krāsu kodēšanu, varat ātri pāršķirstīt kalendāru un iegūt vispārēju priekšstatu par to, kāda veida darbiem jums ir jāsagatavojas. Varat arī izmantot krāsu kodēšanu, lai nozīmētu tikšanās prioritāšu secībā. Piemēram, "steidzamām" sanāksmēm varat izvēlēties sarkano krāsu, "svarīgo" - dzintaru un "rutīnu" - zaļo.

Šeit ir svarīgi izvēlēties dažādas krāsas dažādiem darbiem, ko veicat, un izvēlēties krāsas, kas neizskatās pārāk līdzīgas viena otrai, lai noteiktu atšķirību. Lai sāktu darbu, rīkojieties šādi:

1. Kalendārā noklikšķiniet uz tikšanās vai sapulces, lai to parādītu Tikšanās sērija cilni.
2. Noklikšķiniet uz krāsainā loga ikonas, kas saka Kategorizēt.
3. Nolaižamajā sarakstā noklikšķiniet uz Visas kategorijas.
4. Parādīsies jauns logs; labajā pusē noklikšķiniet uz Jauns.
5. Ierakstiet savas kategorijas nosaukumu. Piemēram, “iekšējās sanāksmes” un izvēlieties tai vēlamo krāsu.
6. Klikšķis labi abos logos, līdz tiek parādīta jaunā kalendāra tikšanās ar krāsām.

Atkārtojiet šo procesu tik daudzām kategorijām, cik vēlaties izveidot.

Problēmu novēršana Outlook ir atrisināta

Tagad, kad zināt, kā padarīt Outlook mazāk traucējošu, varat to pielāgot sev piemērotākajam. Lai gan tie var nešķist svarīgi, nelieli pielāgojumi var mainīt jūsu darba dienu.

Tas nekādā ziņā nav izsmeļošs saraksts, un jūs varētu vēlēties tos izmēģināt, pirms tos apņematies. Varat arī spēlēties ar Outlook iestatījumiem un uzzināt, vai atklājat citas lietas, kas palīdz optimizēt fokusu.

5 traucējumi, kas padara jūs mazāk produktīvu (un kā no tiem izvairīties)

Ir viegli novērst uzmanību, kas var novest pie vilcināšanās. Šeit ir daži veidi, kā no tiem izvairīties.

Lasīt Tālāk

Par autoru