Kā viegli automatizēt savus uzdevumus: 5 noderīgi rīki

Jūs pavadāt stundas, veicot ikdienas darbus savā darba vietā. Jūs domājat, ka tā ir jūsu darba daļa. Bet ko tad, ja to varētu izdarīt patstāvīgi, un jūs varētu ieguldīt savu būtisko laiku radošā domāšanā vai citu galveno problēmu risināšanā? Vai tas nebūtu lieliski?

Galīgais risinājums šai problēmai ir uzdevumu automatizācija. Noskaidrosim, kādus ikdienas uzdevumus varat automatizēt, to procesu un kādus rīkus var palīdzēt.

Kāda veida uzdevumus vajadzētu automatizēt

Jums vajadzētu automatizēt visus ikdienas uzdevumus, ko veicat ikdienā un kas patērē ievērojamu jūsu laika daļu, bet ne vienmēr pievieno jūsu darbam neko vērtīgu.

Šeit ir daži uzdevumu piemēri, kurus varat automatizēt. Pierakstiet tos, kas iekļauti jūsu uzdevumu sarakstā.

1. Tikšanās grafiks

Viens no lielākie laika tērētāji vērtību nodrošināšana ir tikšanās plānošana. Tāpēc pārtrauciet runāt ar saviem klientiem, lai atrastu labāko laiku, kas jums abiem der. Tā vietā atveriet dažas vietas savā kalendārā un kopīgojiet sarakstu ar tām.

Tādā veidā jūs varat izsvītrot visus plānošanas uzdevumus no savu uzdevumu saraksta un joprojām saņemt tikšanās laikā. Automatizācijas rīki var palīdzēt integrēt plānošanas lietotnes un kalendārus.

2. Garlaicīgi uzdevumi

Daudziem uzdevumiem nav nepieciešama augstāka līmeņa domāšana. Piemēram, e-pastu kārtošana un atbildēšana uz tiem, datu dublēšana, rēķinu izrakstīšana un norēķini, klientu apkalpošana un iesaistīšanās, kontaktinformācijas atjaunināšana utt.

Tāpēc tā vietā, lai katru dienu tos pievienotu savu uzdevumu sarakstam, apsveriet iespēju tos automatizēt. Un redziet, cik daudz laika jūs piešķirat sev.

3. Informācijas pārsūtīšana starp vairākām lietotnēm

Neviena darba vieta nav atbrīvota no šī uzdevuma. Jums vienmēr ir nepieciešami dati, un pēc tam šie dati ir jāpārnes no vienas lietojumprogrammas uz citu. Bet esiet gudrs, netērējiet laiku, kopējot, ielīmējot vai importējot un eksportējot daudz datu, kas regulāri tiek piegādāti, izmantojot dažādus veidus. Automatizējiet šo darbību.

4. Uzdevumi, kas patērē nepieciešamo laiku

Papildus grafiku iestatīšanai, e -pasta ziņojumu un rēķinu sūtīšanai, datu pārsūtīšanai un citiem ir vēl viens uzdevums, kas patiesībā šķiet svarīgs - publicēšana sociālajos medijos. Jums noteikti ir jāreklamē savs zīmols un jāiesaistās savā auditorijā, un tāpēc esiet aktīvs šajās platformās.

Bet tas var izmaksāt jums laiku, jo nonākat bezgalīgi atkārtotajā simpātiju, komentāru un kopīgošanas ciklā. Tātad automatizējiet šo ārkārtīgi laikietilpīgo uzdevumu.

5 soļi līdz uzdevumu automatizācijai

Jūsu uzdevumu automatizācijas saraksts var būt bezgalīgs. Un dažreiz tas var pat būt atkarīgs no jūsu veiktā darba veida, tāpēc mēs nevaram tos visus apskatīt šeit.

Tomēr mēs vēlamies, lai jums būtu vieglāk sekot visai idejai. Tātad šeit ir uzdevumu automatizācijas process.

1. darbība: pierakstiet ikdienas uzdevumus

Sastādot to uzdevumu sarakstu, kurus vajadzētu automatizēt, sāciet ar:

• Pierakstiet uzdevumus, kurus veicat katru dienu.
• Uzskaitiet laiku, ko pavadāt katram uzdevumam.
• Pievienojiet biežumu, cik reizes ir jāveic šie uzdevumi - stundu, dienu, nedēļu, mēnesi, gadu utt.

Kad tas ir izdarīts. Pārbaudiet, kuras no šīm kategorijām tie ietilpst. Vai tie ir šādi uzdevumi:

• Regulāri vai pēc grafika?
• Garlaicīgi un vai to var izdarīt bez augstākas kārtas domāšanas?
• Vai pārsūtīt informāciju lietojumprogrammās?
• Vai iztērējat būtisko laiku, ko varat ieguldīt vērtīgos projektos?

Pēc visu uzskaitīšanas izvēlieties tos, kas, jūsuprāt, turpmāk būtu automatizējami.

2. solis: izpēte

Nākamais solis ietver pareizo rīku izpēti, kurus varat izmantot, lai automatizētu savus uzdevumus. Pamatojiet savus pētījumus ar savām pašreizējām vajadzībām un budžetu. Piemēram, ja esat patstāvīgs uzņēmējs, jums nav nepieciešams uzņēmumiem paredzēts automatizācijas rīks. Tātad, izvēlieties atbilstoši.

3. darbība: uzziniet jauno darbplūsmu

Pēc tam, kad esat izvēlējies rīku, ko izmantosit savu uzdevumu automatizēšanai, atrodiet jaunu darbplūsmas sistēmu, kas jums noderēs, un aprakstiet, kā lietas turpmāk darbosies. Pārliecinieties, ka visi komandas locekļi zina par jaunajām izmaiņām, lai viss darbotos nevainojami.

Piemēram, jūs varat aprakstīt savai komandai, kā turpmāk plānot sapulces:

1. Izveidojiet savu profilu vietnē Calendly, un dodieties uz mājas lapu.

2. Plānojiet jauno tikšanos, noklikšķinot uz Izveidot.

3. Izvēlieties ilgums no sapulces kreisajā izvēlnē.

4. Izvēlieties laika pieejamība pievienojot dažādus laika nišas.

5. Publicējiet sapulci, noklikšķinot uz Nākamais pogu.

6. Kopējiet sapulces saiti no šīs lapas.

7. Pievienojiet saiti savam e -pastam klientam.

Kad visi komandas dalībnieki ir apmierināti ar procesu, viņi var svītrot regulāru sanāksmju plānošanu no ikdienas uzdevumu saraksta katram klientam. Viņi var vienkārši koplietot to pašu sapulces/pasākuma saiti ar visiem. Pamatojoties uz to, cik laika nišu ir ņemtas, var izvēlēties bezmaksas.

4. solis: izpildiet plānu

Kad tas viss ir izdarīts, efektīvi īstenojiet savu jauno plānu. Iespējams, ka jums ir jāveic vairāki automatizējami uzdevumi, un jūsu plāns varētu būt kļuvis nedaudz sarežģītāks, nekā jūs domājāt. Šādā gadījumā lūdziet palīdzību no IT nodaļas, lai izveidotu un izpildītu savu jauno plānu, izmantojot izvēlēto automatizācijas rīku.

5. solis: novērtējiet un pārbaudiet

Pēc nepieciešamo uzdevumu automatizācijas pārbaudiet jaunā darbplūsmas plāna vienmērīgumu. Uzzināt:

• Veikto uzdevumu efektivitāte.
• Tās ietekme uz darbinieku vai komandas locekļu produktivitāte.
• Vai visiem ir ērti izmantot jaunos rīkus?
• Vai ietaupītais laiks ietekmē jūsu ienākumu pieaugumu? (Šis ir paredzēts uzņēmējiem, ārštata darbiniekiem un darbuzņēmējiem.)

Šeit ir daži lieliski automatizācijas rīki ar īsu informāciju, lai ietaupītu izpētes laiku, kad esat uzskaitījis automatizējamos uzdevumus.

Tas ir populārs automatizācijas programmatūras risinājums, kas ļauj integrēt dažādu programmatūru. Jūs varat pārnest datus no viena rīka uz otru, apvienojot savas ikdienas lietotnes, piemēram, Gmail, Dropbox, Slack, Google kalendārs, Mailchimp utt.

Izmantojot šo rīku, varat automatizēt tūkstošiem uzdevumu, piemēram, visu emuāra ziņu tweetēšanu, Gmail pielikumu saglabāšanu Google diskā, visu G diska failu dublēšanu Dropbox un citus.

Šis rīks ir līdzīgs Zapier, kad runa ir par automatizāciju. Tas palīdz pārsūtīt datus starp dažādām lietojumprogrammām un veikt citus minētos uzdevumus. Bet IFTTT bezmaksas versija ir labāka nekā Zapier.

Lai gan pēdējā programmatūra aizņem vismaz 10-15 minūtes, lai lietas notiktu, IFTTT veic tūlītēju darbību, tiklīdz tiek aktivizēts sprūda.

Bet šī rīka negatīvā puse ir tā, ka tas ir piemērots tikai vienas personas uzņēmumiem. Viņiem nav versiju komandām vai vairākiem darbiniekiem. Un, ja tā ir jūsu prasība, dodieties kopā ar Zapjē. Varat to izmantot, lai iestatītu darbības starp vairākām programmatūrām, pamatojoties uz jūsu izmantoto apmaksāto versiju.

Tas ir lielisks līdzeklis sociālo mediju ziņu automatizēšanai un pārvaldībai. Tie nodrošina lieliskas plānošanas iespējas, un tos iesaka labākie zīmoli.

Ja vēlaties apstrādāt tūkstošiem potenciālo pirkumu, nepieņemot darbā pilnu pārdošanas komandu, apsveriet LeadFormly. Tas palīdz automatizēt pārdošanas procesu, palielināt reklāmguvumu līmeni, segmentēt potenciālos pirkumus, kas nāk tieši no tīmekļa lapas.

Tādā veidā jūs varat koncentrēties tikai uz darījumu slēgšanu, nevis tērēt laiku agrīnajos vadošajos procesos.

Šis ir vēl viens vienkāršs automatizācijas rīks maziem uzņēmumiem. Tas palīdz jums rezervēt tikšanās, organizēt tikšanās un tālruņa zvanus utt.

Lai tas darbotos, viss, kas jums jādara, ir iestatīt pieejamības preferences kalendārā un pievienot saiti uz sapulces uzaicinājuma e -pastu. Pēc tam jūsu klienti no šī saraksta var izvēlēties laiku, kas atbilst viņu vajadzībām. Visbeidzot, jūsu izvēlētais laiks tiks automātiski ieplānots jūsu kalendārā, un jūs par to tiksit attiecīgi informēts.

Automatizējiet savus ikdienas uzdevumus tūlīt

Pārtrauciet tērēt stundas svarīgiem, bet vienmuļiem uzdevumiem.

Veltiet laiku, lai automatizētu visus šādus uzdevumus, pārlūkojiet tikko izlasītās kategorijas, izpētiet rīkus, kas var palīdzēt, un ietaupiet vairākas stundas dienā.

5 veidi, kā automatizācija var palielināt jūsu produktivitāti

Automatizējot dažus atkārtotus uzdevumus, ko veicat katru dienu, varat ietaupīt daudz laika. Šeit ir dažas automatizācijas idejas, lai paveiktu vairāk!

Lasīt Tālāk

Par autoru