5 laika taupīšanas lietotnes, lai labākas tikšanās gan tiešsaistē, gan bezsaistē

Strādājošie profesionāļi nevar izvairīties no iekļūšanas sanāksmēs. Neatkarīgi no tā, vai esat virtuāls vai klātienē, jūs varat pavadīt laiku efektīvāk un produktīvāk, ja sapulču organizēšanai un vadīšanai izmantojat pareizos rīkus.

Sapulces vadīšanas principi paliek nemainīgi neatkarīgi no tā, vai jūs to darāt konferenču telpā vai izmantojot Zoom tiešsaistes sapulcēm. Jums ir jāizveido darba kārtība, jābūt skaidram rīcības plānam, jābūt mijiedarbības vai jautājumu un atbilžu plūsmai un jāgaida minūtes turpmākiem pasākumiem. Šīs bezmaksas lietotnes palīdzēs jums to izdarīt tiešsaistē un bezsaistē.

1. Hiperkonteksts (Tīmeklis): bezmaksas sapulču veidnes un sarunu iesācēji

Ja jūsu tikšanās notiek pārāk bieži, jums ir nepieciešams hiperkonteksts. Tā ir sapulču pavadošā lietotne vadītājiem, kas nodrošina bezmaksas veidnes un sarunu iesācējus gan individuālām, gan komandas sanāksmēm. Sekojiet scenārijam, un jūs nekad nenovirzīsities no ceļa un nepalaidīsit garām kaut ko svarīgu.

Kad esat pieteicies, sinhronizējiet savu kalendāru un izveidojiet jaunu darbvietu. Katrā darbvietā ir vairākas veidnes individuālām vai komandas sanāksmēm, piemēram, iknedēļas un ikmēneša pārskati, attālā individuālā pieeja. vai komandas sanāksmes, darbības pārskati, reģistrēšanās, standup sanāksmes, scrum, projektu vadība, ceturkšņa plānošana utt uz.

Katrā veidnē redzēsit virkni jautājumu vai darba kārtības punktu ar plānotajiem laika periodiem. Jūtieties brīvi rediģēt tos pēc saviem ieskatiem. Kamēr sapulce ir ieslēgta, katram vienumam varat pievienot “Nākamās darbības”, izveidojot sev uzdevumu sarakstu. Varat arī uzaicināt kolēģus uz darba vietu, lai sadarbotos, veicot šīs darbības. Tas ir mazliet kā sapulces protokola ņemšana.

Izmantojot Pro kontus, jūs iegūstat papildu funkcijas, piemēram, laika gaitā izsekojot nākamās darbības, pievienojot mērķus, pārbaudot iepriekšējās sanāksmes utt. Tie visi rada pievienoto vērtību, ja vēlaties maksāt par pakalpojumu. Tas nozīmē, ka bezmaksas versijas veidnes ir pietiekams iemesls Hypercontext izmantošanai.

2. Atlikt (Tīmeklis): bezmaksas sapulču piezīmju lietotne, lai ērti organizētu un kopīgotu

Darba kārtības noteikšana un sanāksmes protokola sastādīšana ir būtiskas, lai nodrošinātu auglīgas sanāksmes. Pretējā gadījumā jūs bieži atradīsit cilvēkus, kuri saka, ka neatceras, kad kaut kas tika apspriests. Atlikšana ir viena no labākajām bezmaksas lietotnēm, lai saglabātu jūsu sapulču ierakstu.

Katrā jaunā sapulcē katrai piezīmei varat izveidot atsevišķas kartītes. Piemēram, jūsu darba kārtība ir viena kartīte, bet citi var būt atsauksmes, nākamās darbības, protokoli, priekšlikumi utt. Katra kartīte ir vienkāršs bagātināta teksta redaktors, kas atbalsta Markdown un tabulas. Jūs varat izmantot principus labākās sapulces minūšu veidnes jebkurā no šiem.

Labajā panelī jūs atradīsit pārējos šīs sapulces dalībniekus un uzaicināsit viņus apskatīt vai rediģēt pārtraukuma dēli. Darbības vienumos varat iestatīt uzdevumu sarakstus un piešķirt tos cilvēkiem, kā arī pievienot aprakstus. Visbeidzot, vispārējs dienas kārtības informācijas panelis palīdz noturēt sapulci. Atlikšana arī ļauj augšupielādēt failus, lai citi sapulces laikā varētu tiem piekļūt.

Kad sapulce ir pabeigta, varat nosūtīt piezīmes visiem dalībniekiem pa e -pastu vai lejupielādēt kā PDF failu. Pārtraukšanas bezmaksas versija ierobežo e -pasta sūtīšanas reižu skaitu, taču PDF lejupielāde ir bez maksas.

3. Vīnogulājs (Tīmeklis): vienkāršas asinhronas tikšanās, izmantojot videozvanus

Pēc kāda laika šīs ikdienas un iknedēļas sanāksmes sāk šķist sīks darbs, nevis nepieciešamība. Turklāt, ja tā ir attāla komanda, arī visu savākšana ir grūts uzdevums. Pieaug tendence uz rīkoties ar sapulces pārslodzi ir izvēlēties asinhronas sapulces, kuras joprojām var veikt, izmantojot videozvanus.

Ja nezinājāt, asinhronā sapulce notiek tāpat kā parasta sanāksme, bet ne vienlaicīgi. Pirmkārt, sapulces vadītājs sāk sanāksmi un izklāsta darba kārtību, kas ir ierakstīta videoziņā, un nosūta to grupai. Pēc tam otrs dalībnieks var brīvi atbildēt uz to ar savu video ziņu izvēlētajā laikā. Pēc tam citi dalībnieki var apskatīt šos ziņojumus un atbildēt saskaņā ar saimnieka noteikto rīkojumu vai atbildēt personai starp tām. Ideja ir ļaut cilvēkiem strādāt savā tempā un neiesaistīties sanāksmēs visu laiku.

Diezgan daudzas tiešsaistes lietotnes nodrošina vienkāršas asinhronas sapulces, izmantojot videozvanus. Grapevine ir viens no vienkāršākajiem, ko esam redzējuši, ļaujot ierakstīt 15 minūšu ziņojumus, izmantojot tīmekļa kameru vai ekrāna ierakstu. Varat arī atstāt komentārus un pievienot failus ikviena ziņai. Visi ziņojumi tiek parādīti vienkāršā hronoloģiskā laika skalā. Bezmaksas versija pieļauj līdz pieciem lietotājiem, un jūs varat jaunināt lielākām grupām.

4. Dorija (Tīmeklis): vislabāk pārvaldīt jautājumus un atbildes un tiešās auditorijas mijiedarbību

Bijušo Google darbinieku veidotā Dory ir pilnīgi bezmaksas tīmekļa lietotne (bez reklāmām, bez slēptām izmaksām), lai pārvaldītu jautājumu un atbilžu sesijas un tiešraides mijiedarbību tiešsaistē vai bezsaistē. Jūs to varētu izmantot arī uzņēmuma mēroga virtuālajām sanāksmēm kā telpu klausītājiem, lai uzdotu savus jautājumus.

Lietotnei ir vienkāršs interfeiss, lai izveidotu jaunu notikumu un uzaicinātu līdzstrādniekus, kuriem ir tādas pašas redaktora privilēģijas kā jums. Pasākumi var būt publiski vai privāti tikai tiem, kam ir saite. Galvenajā panelī dalībnieki pēc tam var uzdot jautājumus, kurus moderators var sarindot, lai runātāji varētu atbildēt. Jautājumus var piespraust, arhivēt un apstiprināt, lai tie būtu redzamāki.

Dory ietver arī ērtu piezīmju paneli, kurā ir divas daļas. Viens no tiem ir kopīga piezīmju telpa, kurā visi organizatori vai redaktori var pievienot piezīmes, kuras viņi visi var redzēt. Otra ir privāta piezīmju grāmatiņa, rediģējama un redzama tikai jums. Tas ir lielisks papildinājums, lai saglabātu minūtes, pievienotu un dalītos domās un pat vajadzības gadījumā sniegtu norādījumus.

5. Dzēšgumija (Tīmeklis): tāfele, rakstīšanas dēlis un gatavās sanāksmju veidnes

Fiziskās sanāksmēs jums bieži ir konferenču telpa ar kopēju tāfeli un rakstāmgaldu katrai personai. Dzēšgumija to paver virtuālajā pasaulē, dodot jums divu rūšu piezīmju grāmatiņu un a bezmaksas digitālā tāfele.

Abus rīkus ir diezgan viegli lietot, un, lai sāktu darbu, varat tiešsaistē kopīgot saiti ar citiem. Piezīmju grāmatiņa formatēšanai atbalsta Markdown, bet tāfelei ir kopīgi zīmēšanas rīki formām, tekstam un diagrammām. Dzēšgumija ietver arī audio tērzēšanu, ja nevēlaties ar to izmantot trešās puses videozvanu lietotni.

Foršā daļa ir iepriekš ielādētas veidnes. Dzēšgumija ātri izvilks visu Agile Sprint dēli, plūsmas diagrammu, peldēšanas joslu diagrammu vai stāvēšanas sapulces sesiju, lai pēc tam aizpildītu vērtības atbilstoši sapulcei. Tas darbojas lieliski un padarīs jūs efektīvāku.

Necīnies pret to visu laiku

Šie rīki un lietotnes padarīs jūsu sanāksmes daudz efektīvākas, taču ne visas. Un tas ir labi. Nemēģiniet maksimāli palielināt produktivitāti un efektivitāti katrā sanāksmē, dažreiz tie būs garlaicīgi un šķitīs kā laika izšķiešana. Pat ja padarīsit pusi efektīvāku, jūs atradīsit lielas izmaiņas. Un otrajai pusei izklaidējieties, spēlējoties Tikšanās ar elles bingo.

6 vienkārši veidi, kā padarīt sanāksmes produktīvākas

Ja vēlaties uzzināt, kā vadīt veiksmīgu komandas tikšanos, izlasiet šos 6 būtiskos padomus, kas jums jāievēro.

Lasīt Tālāk

Par autoru