7 padomi un rīki saziņai ar klientiem un komandām reāllaikā

Jums kā ārštata darbiniekam vai attālinātam darbiniekam var nākties strādāt ar klientiem un kolēģiem dažādās laika joslās. Tomēr tas nenozīmē, ka jums vienmēr jābūt pieejamam reāllaika reakcijai, pat samazinot uzmanību un koncentrēšanos.

Jūs varat izvairīties no izsīkuma, vienlaikus saglabājot vienmērīgas attiecības ar citām ieinteresētajām personām, īstenojot vairākas stratēģijas. Uzziniet, kā to izdarīt, izmantojot šādus padomus un rīkus.

1. Lēmumu/atsauksmju kopīgošana bez uzraudzības

Jums būs nepieciešama saziņa reāllaikā, ja būs nepieciešama tūlītēja atgriezeniskā saite vai pēcpārbaude. Pārmērīga komunikācija var ietaupīt no apgrūtinājumiem būt pieejamam visu laiku, lai ātri reaģētu. Ja jūs sniedzat visu nepieciešamo informāciju savam klientam vai kolēģiem, viņiem nav jāveic papildu pasākumi, lai precizētu jūsu ziņojumu.

Šim nolūkam nekautrējieties izskaidrot lietas pilnā aprakstā. Dažreiz tūlītēja atgriezeniskā saite nav piemērota vai pilnīga. Tas var izraisīt arī pārpratumus. Novēlota atgriezeniskā saite palīdz izvairīties no neloģiskiem uzliesmojumiem un sniedz pārdomātākas atbildes.

Rūpīgi un skaidri sazinoties ar klientiem un komandu, tiek novērsta nevajadzīga turp un atpakaļ. Tur ir dažādas piezīmju veikšanas tiešsaistes lietotnes, piemēram, Supernotes. Jūs varat tos izmantot, lai veiktu gandrīz ideālu ziņojumapmaiņu.

Jūs un jūsu līdzstrādnieks varat atstāt piezīmes vienā failā pēc tam, kad esat izskatījis viens otra atbildes, izmantojot kopīgojamas piezīmes un dokumentus.

2. Iepriekš plānojiet, lai ļautu saprātīgi aizkavēties reakcijas laikā

Dažiem projektiem un uzdevumiem var būt nepieciešama tūlītēja jūsu klientu vai komandas locekļu atbilde, turpretī novēlota atbilde var izraisīt projektu aizkavēšanos. Tas ir viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc daudzi cilvēki aizstāv komunikāciju reāllaikā, strādājot attālināti.

Tomēr asinhronā komunikācija šajos gadījumos ir arī iespējama, ja varat plānot uzdevumus un apakšuzdevumus. Ieguldiet pietiekami daudz laika, lai izveidotu eskalācijas darbplūsmu, kas ļaus jūsu komandai tikt galā ar ārkārtas situācijām. Apsveriet laika joslu atšķirību un ieplānojiet neatkarīgus uzdevumus atbildes aizkaves laikā.

Būs noderīgi integrēt kalendāra lietotni ar uzdevumu pārvaldības rīki, piemēram, Asana. Tādējādi katru reizi, kad izveidojat notikumu, atjauninājums kļūs pieejams uzdevumu pārvaldības lietotnēs, lai ikviens varētu sekot tam.

3. Ekrāna ierakstīšana/digitālās tāfeles kļūdu demonstrēšanai

Iedomājieties, ka programmatūrā ir sarežģīta kļūda. Tagad jums viss jāapraksta, rakstot attālai komandai! Nemaz nerunājot par jautājumiem, kas parādās starpā no otra gala, un jūs apmaldāties.

Jūs varat izvairīties no visām šīm sarežģītajām situācijām, izmantojot ekrāna ierakstīšanas lietotnes. Demonstrējiet un ierakstiet programmatūras kļūdu, izmantojot bezmaksas ekrāna ierakstītāju, piemēram, ActivePresenter vai Apowersoft. Lai izvairītos no neskaidrībām, varat iekļaut arī audio, lai problēmu aprakstītu mutiski.

Saistīts: Labākie bezmaksas ekrāna ierakstītāji, lai saglabātu tiešsaistes sapulces

Varat arī izmantot tiešsaistes tāfeles, piemēram, Freehand lai aprakstītu lietotņu vai vietņu kļūdas. Šīs lietotnes ir piemērotas sadarbībai attālināti. Jūsu kolēģis var strādāt pie tāfeles faila un atstāt piezīmes, lai jūs varētu to pārskatīt, kad pienāks jūsu kārta.

Jo vairāk jūs varat samazināt audio/video komunikācijas nepieciešamību, jo vairāk kolēģi un klienti varēs koncentrēties uz patiesi svarīgo. Pašlaik jūs varat viegli izveidot detalizētu sava projekta darbplūsmu un padarīt to digitāli pieejamu visiem pārējiem iesaistītajiem. Lai to izdarītu, varat izmantot tādas sadarbības programmas kā Jira.

Šīs visaptverošās lietotnes ne tikai atbalsta jūsu uzdevumu vizuālo darbplūsmu, bet arī ļauj tiem pievienot komentārus. Šie komentāri palīdz ātri atrast nepieciešamo informāciju un tādējādi racionalizēt diskusijas.

Piemēram, ja klientam ir jāzina par projekta gaitu, viņš var izpētīt uzdevuma komentāru, lai uzzinātu pabeigtos uzdevumus. Tas ietaupa viņus no ziņu sūtīšanas jums, vienlaikus uzreiz pasniedzot viņiem nepieciešamo informāciju.

5. Izveidojiet un definējiet sprintus projektiem

Ja esat daļa no komandas, kas seko veiklai vai drūmai darbplūsmai, jūs zināt, ka reāllaika sadarbība un komunikācija ir jūsu darba neatņemama sastāvdaļa. Tomēr jūs varat samazināt atkarību no tūlītējas komunikācijas, pareizi definējot sprintus.

Veidojot sprinta sacensības, noteikti atbildiet uz acīmredzamiem jautājumiem, piemēram, mērķi vai uzdevumi, ceļveži, resursi, kavējumi, kapacitāte, darba process, termiņi utt. Tādējādi cesionāri jums neuzdod šos jautājumus un nekavējoties sāk strādāt.

Varat arī saņemt palīdzību no dažādiem bezmaksas Scrum atbalstītiem projektu pārvaldības rīkiem, piemēram iceScrum. Šīs lietotnes ļauj efektīvi strādāt komandā, minimāli prasot steidzamu atbildi.

6. Izplatiet sapulču ierakstus, lai samazinātu video sapulču nogurumu

Dažreiz dalība attālā komandā nozīmē apmeklēt dažādas sanāksmes, lai kompensētu fizisko attālumu. Tas var novest pie situācijas, ko sauc par tālummaiņas nogurumu, kas nenāk par labu jūsu produktivitātei. Tā vietā varat koncentrēties uz alternatīviem saziņas kanāliem un mērķtiecīga darba laikā noraidīt sapulču pieprasījumus.

Ir svarīgi apmeklēt sanāksmes stratēģiskām diskusijām vai mērķtiecīgām darba kārtībām. Tomēr, lai atrisinātu lielāko daļu atlikušo jautājumu, varat paļauties uz teksta saziņu. Turklāt sanāksmju ierakstīšanai jābūt obligātai.

Tādējādi ikviens, kurš to nokavējis, var ērti pārbaudīt ierakstu, lai iegūtu ieskatu, un vēlāk varētu pievienot diskusijai vērtību. Varat izmantot VLC, lai ierakstītu tālummaiņas sapulces, vai Google Meet ierakstīšanas funkciju, lai ierakstītu Meet sapulces. Abas šīs lietotnes ir bezmaksas, tāpēc tās jums nemaksā papildu naudu.

7. Digitālā kalendāra pareiza izmantošana, bloķējot laiku

Viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc izvēlēties balss nesaziņu, ir nepārtraukts produktīvs laiks. Lai gan tas palīdz mums ievērojami progresēt kādā projektā vai uzdevumā, cilvēki to kalendārā neatzīmē kā sapulci vai prezentāciju. Tā rezultātā citiem komandas locekļiem par to parasti nav ne jausmas.

Tomēr kalendārā varat atzīmēt laiku kādam padziļinātam darbam, lai citi par to uzzinātu. Kalendāra atstarpe nozīmē, ka varat brīvi piedalīties sapulcē vai īsziņās. Ja kalendārā bloķēsit laiku, viņi atturēsies no sapulču plānošanas vai īsziņu sūtīšanas.

Varat izmantot bezmaksas kalendāra rīkus, piemēram, Google kalendāru vai TeamUp lai bloķētu savu laiku. Tāpēc citi kļūs uzmanīgi un vairāk atkarīgi no tiešsaistes saziņas, piemēram, e -pasta un projektu diskusiju kanāliem.

Komunikācijai ne vienmēr jābūt tūlītējai

Kamēr strādājat no mājām vai esat daļa no hibrīda komandas, reāllaika saziņa var jums kaitēt.

Izmēģiniet šos padomus un rīkus tiešsaistes saziņai, lai izvairītos no pārslodzes. Tā kā jūs varat strādāt bez pārtraukumiem, jūs redzēsit savu ikdienas produktivitātes pieaugumu.

9 labākās bezmaksas lietotnes personīgās produktivitātes paaugstināšanai

Ir tik daudz produktivitātes lietotņu un rīku, no kuriem izvēlēties. Bet tikai daži no tiem koncentrējas uz jūsu personīgās produktivitātes uzlabošanu. Pārbaudiet tos!

Lasīt Tālāk

Par autoru