SharePoint ir Microsoft 365 daļa, kas ļauj profesionāli pārvaldīt dokumentus un saturu. Neatkarīgi no tā, vai esat administrators vai gala lietotājs, labākās prakses zināšana un ieviešana nodrošinās, ka ikviens var bez grūtībām izmantot saturu.
Šajā rakstā jūs uzzināsit, kā visefektīvāk izmantot SharePoint.
1. Saskaņojiet failu nosaukumus
Konsekvence ir panākumu atslēga, un tā ir taisnība pat gadījumā SharePoint. Tā kā SharePoint var saglabāt daudzus dokumentus, jums ir jābūt konsekventai failu nosaukumos.
Iespējams, pamanījāt, ka dažos meklēšanas rezultātos ir neskaidri failu nosaukumi. Tā rezultātā jums ir jāatver katrs fails, lai atrastu vēlamo. Tas ir rūpīgs darbs un padara jūs neproduktīvu. Turklāt atbilstoša faila atrašana no tūkstošiem dokumentu var kļūt gandrīz neiespējama, ja dažādi komandas biedri ievēro dažādus nosaukšanas stilus.
Saistīts: Kas ir Microsoft SharePoint? Lietošanas iespējas un priekšrocības
Tā kā SharePoint ir koplietota platforma, apspriedieties ar citiem, lai izvēlētos nosaukumu piešķiršanas metodi. Tāpēc jūs un jūsu komandas biedri varat ātri atrast jebkuru failu vai dokumentu.
2. Atzīmēt dokumentus
Neraugoties uz to, ka tiek ievērota viena nosaukšanas konvencija, jums var rasties grūtības atrast vajadzīgo dokumentu. Lai Microsoft meklēšana parādītu konkrētākus un atbilstošākus rezultātus, atzīmējiet savus dokumentus. Atzīmēšana darbojas līdzīgi filmas žanram vai seriāla kanālam.
Tas palīdzēs jums atrast visus failus, kas pieder vienai kategorijai. Lai pievienotu tagu, dodieties uz bibliotēku un pievienojiet jaunu kategorijas lauku, piemēram, izveides datumu, pēdējo modificēšanu utt. Tagad katram dokumentam iekļaujiet atbilstošos datus, kas darbosies kā tags. Tādā veidā jūs iegūsit precīzus SharePoint rezultātus.
3. Droši dokumenti, izmantojot bloķēšanas funkciju
SharePoint datu drošība nav atkarīga tikai no IT infrastruktūras administratoriem. Kā gala lietotājs jūs varat arī piedalīties, bloķējot dokumentus. Šī funkcija nodrošina, ka neviena nepiederoša persona nevar veikt izmaiņas koplietotajos failos vai dokumentos.
Aktivizējot iebūvēto ierakstu pārvaldības funkciju, varat bloķēt un atbloķēt dokumentu. Turklāt SharePoint blakus nosaukumam parādīs ikonu, lai visi zinātu par tās īpašo statusu. Šo iestatījumu varat pievienot darbplūsmai, kas automātiski bloķē dokumentu pēc apstiprināšanas.
4. Ātri kopējiet sarakstus un bibliotēkas
Saraksta vai bibliotēkas izveide, tā metadatu pievienošana, skatu izveide - viss bibliotēkas vai saraksta izveides process pakalpojumā SharePoint aizņem daudzas stundas. Šis drudžainais uzdevums var būt ikdienišķs, ja šie saraksti vai bibliotēkas ir jāveido vairākas reizes.
Tāpēc jums jāzina, ka sarakstu ir iespējams kopēt no jebkuras SharePoint vietnes ar atbilstošu piekļuvi. Turklāt kopēšanas process ir vienkāršs, un jūs varat kopēt gandrīz visu konfigurāciju. Bibliotēku vai sarakstu formatējuma kopēšana palīdz ietaupīt laiku jaunajam projektam.
5. Uzziniet, kā atjaunot zaudētos bibliotēkas datus
Nejauša svarīgu datu dzēšana var radīt neatgriezenisku kaitējumu jūsu komandai. Tāpēc jums ir jāzina, kā atjaunot izdzēstos un zaudētos datus no savas SharePoint bibliotēkas.
Saistīts: Veidi, kā labot OneDrive, ja nevarat atvērt failus
Ja jūs to zināt, datu atgūšanai jums nav jābūt atkarīgam no kāda cita. Tādējādi jūs ietaupīsit savu laiku un citas personas, kas varētu sadarboties ar jums šajā neproduktīvajā uzdevumā.
Vispirms izveidojiet SharePoint datu atjaunošanas politiku un lietojiet to pareizi. Atjaunošanas process ļaus jums atjaunot datus uz noteiktu laiku. Atcerieties, ka datu atjaunošana no agrāka laika nozīmē, ka zaudēsit pēc šī laika veiktās izmaiņas.
6. Pārvaldīt piekļuves pieprasījumu
Iedomājieties, ka kopīgojāt saiti ar kolēģi pa e -pastu un atstājāt dienu. Kad šī persona mēģina atvērt saiti, viņi konstatē, ka viņiem nav piekļuves šim failam. Acīmredzot viņi var lūgt piekļuvi failiem, taču viņiem nav ne jausmas, kas var dalīties apstiprinājumā un izpildes laikā. Dažreiz vairāki komandas vietņu īpašnieki var saņemt paziņojumus par piekļuves failiem pieprasījumiem.
Ir arī iespējams, ka katrs no viņiem domās, ka citi pieņems pieprasījumu. Tādējādi persona, kas lūdza piekļuvi, iespējams, nekad nesaņems atbildi. Lai izvairītos no šādām problēmām, varat iestatīt īpašu atbalsta e -pastu, lai risinātu šādus pieprasījumus.
7. Ierobežot bibliotēkas atļauju
Masveida atļauja piekļūt bibliotēkai ir kaitīga datu drošībai. Lai izvairītos no šādiem gadījumiem, jums ir jāierobežo piekļuve bibliotēkai jebkurā SharePoint vietnē.
Ja jums ir bibliotēkas, kurām var piekļūt tikai personāla komanda, varat ierobežot citu piekļuvi šai SharePoint vietnei. Lai to izdarītu, nosauciet bibliotēkas nosaukumu un aprakstā miniet tās īpašo statusu.
8. Komandu vietņu kategorizēšanai izmantojiet centrmezgla vietnes
Var būt grūti atrast līdzīgu kategoriju vietnes no visas SharePoint vietņu kolekcijas. Tomēr varat grupēt līdzīgas vai saistītas vietnes, izmantojot virtuālu grupu, ko sauc par centrmezgliem.
Piemēram, ja jums ir jāsadala viena vietne no katra projekta ar saviem klientiem, varat izveidot centrmezgla vietni un grupēt visas tajā esošās vietnes. Tādējādi līdzīgu vietņu atrašana un kopīgošana kļūst nemanāma un mazāk laikietilpīga ikvienam.
9. Ziniet, kad izmantot dažāda veida vietnes
Izmantojot SharePoint, jūs saskaraties ar divām galvenajām vietņu veidnēm. Tos sauc par komandas vietni un saziņas vietni. Abiem veidiem ir atšķirīgs pielietojums, un jums ir jāizvēlas viens no tiem, pamatojoties uz jūsu projektu.
Ja vēlaties kopīgot paziņojumu vai paaugstinājumu ar saviem komandas biedriem, saziņas vietnes izmantošana ir lieliska ideja. Tas ir ideāli, ja jums ir vairāk lasītāju/darbinieku, salīdzinot ar līdzautoriem.
Komandas vietne ir piemērots projektu sadarbībai ar nelielu komandu. Izmantojiet to arī tad, ja jums ir daudz līdzautoru.
10. Personalizētu skatu iestatīšana
Viena SharePoint funkcija, ko jūs varētu zināt, ir personalizētu skatu izveide, pamatojoties uz jūsu izvēli. Turklāt SharePoint piedāvā vairākus filtrus un pārslēgus dokumentu pārvaldībai. Tas ļauj jums parādīt papildu metadatu informāciju, filtrēt jūsu izvēlētos failus, kārtot failus dažādos secībā, grupēt failus vienā vai vairākās grupās utt.
Katrs komandas loceklis var izveidot personalizētu skatu, kas pieejams tikai viņiem. Tas netraucē skatīt bibliotēku ikvienam. Turklāt, ja jums ir komandas biedri ar līdzīgām attēlojuma prasībām, varat izveidot publisku skatu.
Vienkārša SharePoint
SharePoint pamatā ir satura pārvaldība, un tam nevajadzētu būt sarežģītam un ikdienišķam. Jūs un jūsu komanda varat izmantot visas SharePoint iespējas, ievērojot iepriekš minēto standarta praksi.
Ja esat iesācējs, šie ir ideāli padomi, kā sākt izmantot rīku produktīvi un bez traucējumiem. Turklāt SharePoint paraugprakse palīdz jums bez piepūles paveikt lietas.
Deivida Allena paveiktais ir viens no personīgās un profesionālās produktivitātes elementiem. Lūk, kā jūs to varat izmantot.
Lasīt Tālāk
- Produktivitāte
- Microsoft
- Microsoft Office padomi
- Sadarbības rīki
Tamāls ir ārštata rakstnieks vietnē MakeUseOf. Pēc būtiskas pieredzes iegūšanas tehnoloģiju, finanšu un biznesa jomā procesus iepriekšējā darbā IT konsultāciju uzņēmumā, pirms 3 gadiem viņš pieņēma rakstīšanu kā pilna laika profesiju. Lai gan viņš neraksta par produktivitāti un jaunākajām tehnoloģiju ziņām, viņam patīk spēlēt Splinter Cell un pārraidīt Netflix/ Prime Video.
Abonējiet mūsu biļetenu
Pievienojieties mūsu informatīvajam izdevumam, lai iegūtu tehniskus padomus, pārskatus, bezmaksas e -grāmatas un ekskluzīvus piedāvājumus!
Noklikšķiniet šeit, lai abonētu