9 labākie veidi, kā pārvaldīt savu komandu Microsoft Teams

Izmantojot Microsoft Teams, attālināti komandas locekļi var nemanāmi strādāt kopā un palielināt produktivitāti.

Tomēr komandas vadītājam ir jāuzrauga šīs platformas izmantošana, lai novērstu neparedzētus apstākļus, piemēram, datu noplūdi un neatļautu piekļuvi. Uzziniet, kā pārvaldīt attālās komandas Microsoft Teams.

1. Komandas izveides un nosaukšanas stratēģija

Visām galvenajām ieinteresētajām personām vajadzētu būt iespējai izveidot jaunu komandu Microsoft Teams. Tomēr šai funkcijai nevajadzētu būt pieejamai ikvienam. Ierobežojiet komandas izveides atļauju tikai administratoriem, pārvaldniekiem vai personām, kurām nepieciešama piekļuve.

Ja vien jūs nezināt komandas mērķi vai funkciju, kļūst grūti to pārvaldīt. Līdz ar to savā Azure Active Directory izveidojiet efektīvu nosaukumu piešķiršanas konvenciju.

Nosaukšanas konvencija attiecas uz konsekventu nosaukšanas stilu vai struktūru, ko ievēro katra komanda. Šis nosaukšanas stils palīdzēs jums uzzināt komandas aprakstu, funkciju, ģeogrāfisko reģionu, radītāja vārdu utt.

2. Definējiet datu un ziņojumu dzīves ciklu

Katrai komandai ir būtiski, lai būtu īpaši pielāgota datu saglabāšanas politika. Tādējādi jūs varat saglabāt ziņojumus noteiktā laika diapazonā, un teksti pēc šī laika automātiski pazudīs, kad tie nebūs nepieciešami. Analizējiet savus projektus un attiecīgi iestatiet ziņojumu glabāšanas laiku.

Tas pats process jāpiemēro jūsu komandas datiem, nosakot dzīves ciklu. Saskaņā ar Microsoft, cikls sākas, kad izveidojat komandu un izveidojat kanālu. Cikla vidus ir tad, kad komanda aktīvi sadarbojas. Cikla beigas nozīmē, ka komanda pēc paredzēto uzdevumu izpildes ir sasniegusi savas dzīves beigas.

3. Regulējiet ārējo piekļuvi

Microsoft Teams noklusējuma iestatījums ļauj citu organizāciju komandām piekļūt saziņas datiem. Tas arī ļauj jums izveidot tikšanās ar ārējām pusēm, kuras izmanto komandas vai tālummaiņu.

Saistīts: Labākie tālummaiņas virtuālie foni jebkurai sanāksmei

Rūpīgi izmantojiet šo iestatījumu, lai kontrolētu, kas var piekļūt jūsu organizācijas datiem. Lai kontrolētu piekļuvi, bloķēšanas sarakstā varat ievietot noteiktu domēnu vai atbloķēt dažus domēnus.

Lai gan ārēja piekļuve ir paredzēta citiem jūsu organizācijas locekļiem, viesu piekļuve attiecas uz atļauju personām ārpus jūsu uzņēmuma piekļūt komandas datiem. Ja jūsu darbs ir saistīts ar ciešu sadarbību ar klientiem vai trešo pušu partneriem, varat šo funkciju iespējot ierobežotā apjomā.

4. Izstrādājiet tikšanās un īsziņu sūtīšanas politiku

Microsoft Teams ir profesionālas saziņas platforma, un jo mazāk personiska tā kļūst, jo labāk. Izveidojiet ziņojumapmaiņas un tikšanās politiku atbilstoši organizācijas standartiem.

Kontrolējiet vai aizliedziet izmantot uzlīmes, GIF attēlus un mēmus, kas nav profesionāli. Varat arī ļaut satura vērtēšanas sistēmai atrast kaitinošu saturu.

Varat arī atļaut lietotājiem rediģēt vai dzēst jebkuru nosūtīto ziņojumu, taču paturiet prātā, ka jums, iespējams, būs jāseko sākotnējam ziņojumam. Ir iespējama arī Teams sapulču ierakstīšana un pārrakstīšana.

Tomēr ņemiet vērā šīs funkcijas uzņēmuma politikā un, ja jūs nolemjat veikt šīs darbības, skaidri informējiet visus apmeklētājus. Jums arī jānodrošina tieša piekļuve sanāksmēm tikai komandas locekļiem, un viesiem jāpievienojas pēc apstiprināšanas.

5. Trešo pušu lietotņu integrācijas regulēšana

Kā komandas vadītājam jums vajadzētu priecāties par Microsoft Teams nevainojamo trešo pušu integrācijas funkciju. Bet fakts, ka jebkurš dalībnieks var integrēt atbalstītu lietotni, var kļūt par jums raizes. Jums ir jātur Microsoft Teams kanāli tīri un droši.

Šim nolūkam integrācijai vajadzētu atļaut tikai noteiktu trešo pušu lietotņu sarakstu. Jūs varat apmeklēt Pārvaldīt lietotņu lapu no Microsoft Teams administrēšanas centra, lai pārvaldītu Teams lietotnes, kuras vēlaties atļaut saviem kolēģiem. Tur jūs varat arī mainīt trešo pušu lietotņu pieredzi atsevišķiem lietotājiem.

6. Zvanu un ziņojumu audits

Microsoft Teams administratori var pārbaudīt un pārbaudīt jebkura dalībnieka zvanu vēsturi pēdējo 30 dienu laikā. Jūs varat izmantot personas zvanu vēstures datus, trafiku, austiņas, tīkla kvalitāti utt., Lai atrisinātu saziņas problēmas, ar kurām viņi saskaras.

Saistīts: Microsoft Teams vs. Darba vieta no Facebook: kuru jums vajadzētu izmantot?

Varat arī piekļūt zvanu kvalitātes tendenču datiem pēdējo 90 dienu laikā Skype for Business mantotajā portālā, lai iegūtu pārskatu par tīkla veiktspēju.

7. Iestatiet datu klasifikācijas noteikumu

Datu kategorizēšana ir metode, kas sniedz būtisku informāciju par datu jutīguma līmeni. Izmantojot šo klasifikāciju, jūs varat uzzināt sensitīvo datu atrašanās vietu, to riska faktorus un to, kā komandas locekļi izmanto datus. Lai šo informāciju viegli uzzinātu, klasificējot, iestatiet datu klasifikācijas shēmu.

Šis noteikumu kopums galalietotājiem skaidri izskaidros pieejamās iespējas. Tāpēc iestatiet noteikumus viegli saprotamā valodā. Piemērojiet klasifikācijas noteikumus visām Microsoft komandām.

Pēc klasifikācijas shēmas izveidošanas varat arī izveidot un ieviest datu zudumu novēršanu (DLP), saglabāšanas etiķetes utt.

Jūsu komandas locekļiem ir nepieciešama brīvība iekļaut jaunus resursus, taču tas nedrīkst apdraudēt datu drošību par katru cenu. Jūs varat piedāvāt dzīvotspējīgu šīs problēmas risinājumu, pielāgojot Microsoft Teams drošības iestatījumi atbilstoši projekta konfidencialitātes līmeņiem.

Atkarībā no datu mērķa jūs pat varat pievienot citus ierobežojumus, piemēram, atspējot saišu kopīgošanu. Tā kā Teams ir vienota platforma, kas ir integrēta ar citām Microsoft 365 lietotnēm, jums ir jāiziet dažādi autorizācijas līmeņi, lai veiktu konfigurāciju vairākos administrēšanas centros.

Pārvaldot iestatījumus, ņemiet vērā katras komandas kritiskumu, lai izstrādātu atbilstošos iestatījumus.

9. Apmāciet savu komandu MS komandu politikās

Maz ticams, ka viens komandas loceklis viens pats uzzinās, kā vislabāk izmantot Microsoft Teams. Tāpēc jums ir jāsadarbojas, lai izpētītu un attīstītos, izmantojot šo platformu. Neatkarīgi no tā, vai jūsu komanda gatavojas lietot Teams pirmo reizi vai ir pagājis kāds laiks, regulāra apmācība būs noderīga.

Tur cilvēki var dalīties pieredzē ar Microsoft Teams ar citiem. Viņi var arī runāt par visām iepriekšējām problēmām, kas saistītas ar Teams, un par to, kā tās efektīvi risina šīs problēmas. Varat arī pierakstīt viņu ieteikumus un īstenot iespējamos.

Vienkārša komandas sadarbība

Pareiza rīku izmantošana ir jebkuras komandas vai projekta panākumu atslēga. Tāpēc komandas vadītāja pienākums ir ieviest noteikumu kopumu, kas organizē dalībnieku saziņu un sadarbību.

Iepriekš minētie padomi palīdzēs jums nodrošināt, ka jūsu komanda produktīvai komandas komunikācijai izmanto lietotni Teams.

7 padomi un rīki saziņai ar klientiem un komandām reāllaikā

Neatkarīgi no tā, vai esat pilnas slodzes darbinieks vai ārštata darbinieks, zināt, kā sazināties ar darbu saistītos jautājumos, palīdz saglabāt darba un privātās dzīves līdzsvaru. Uzzināt vairāk!

Lasīt Tālāk

Par autoru