Ja jūsu darbs ir dziļi integrēts Microsoft ekosistēmā, To Do un OneNote, iespējams, ir vispopulārākie rīki jūsu ikdienas darbplūsmai. Izmantojot programmu OneNote, lai plānotu projektu, jūs iegūsit praktiskus vienumus, kas pabeigs to, pie kā strādājat.
Izmantojot OneNote un Microsoft To Do kopā, jūs pavadīsit laiku, pārslēdzot, kopējot vai pārskatot datus no vienas lietotnes citā. Tā rezultātā jūs varat zaudēt uzmanību, kļūdīties vai, vēl ļaunāk, samazināt darba kvalitāti. Mēs parādīsim metodes, kā nemanāmi integrēt OneNote un To Do, lai jūs pavadītu laiku, nosakot svarīgākā darba prioritātes.
Uzdevuma pievienošana no OneNote programmai Microsoft To Do
No visām Office programmām OneNote 2019 ir visciešākā integrācija ar Outlook. Tas ir tāpēc, ka abām lietotnēm ir līdzīgi mērķi un darbības. Jebkuru piezīmes tekstu programmā OneNote varat pārvērst par automātisku uzdevumu saraksta uzdevumu programmā Outlook. Bet pagaidiet, kur Microsoft To Do iekļaujas šajā sistēmā?
Mēs nonāksim pie šīs diskusijas vēlāk, taču vispirms pārliecinieties, vai jūsu datorā ir instalēta gan OneNote 2019, gan Outlook. Turklāt jums ir jābūt izveidojušam piezīmju grāmatiņai un sadaļai, kurā atrodas jūsu izmantojamie vienumi. Ja sākat darbu, sekojiet mūsu
rokasgrāmata par piezīmju grāmatiņu kārtošanu programmā OneNote.Atlasiet tekstu, kuru vēlaties pārvērst par Outlook uzdevumu. Noklikšķiniet uz Mājas cilni un pēc tam Outlook uzdevumi. Nolaižamajā izvēlnē izvēlieties uzdevuma laika grafiku. Karogs atzīmē tekstu, un OneNote pievieno piezīmes tekstu kā uzdevumu programmā Outlook. Ja nepieciešams, varat turpināt pievienot papildu piezīmes kā uzdevumus.
Pārslēdzieties uz programmu Outlook, lai skatītu uzdevumu Mani uzdevumi.
Tagad, pārslēdzoties uz lietotni “Microsoft To Do”, jūs redzēsit to pašu uzdevumu Uzdevumi ar iepriekš aizpildītiem izpildes datumiem un saiti uz OneNote lapu, lai uzzinātu, kur atrodas jūsu uzdevumi.
Tāpat jūs varat izvēlēties Pielāgots un jaunajā parādītajā logā ievadiet Termiņš, Sākuma datums, un uzdevuma svarīgumu, izmantojot Prioritāte lauks. Varat arī pārbaudīt Atgādināt lodziņu, lai programma Outlook atgādinātu par uzdevumu un pievienotu īsu piezīmi.
Tagad pārslēdzieties uz lietotni “Microsoft To Do”, taču jūs neredzēsit uzdevuma sākšanas datumu vai prioritātes lauku.
Uzdevumu sinhronizācijas fona mehānisms
Lietojumprogramma “To Do” izmanto Exchange Online, lai saglabātu un sinhronizētu uzdevumus neatkarīgi no tā, vai izmantojat personīgo kontu vai Microsoft 365. Abi konti ievēro tos pašus protokolus, tostarp datu šifrēšanu, atbilstību un datu dzīvesvietu. Ja pabeidzat uzdevumu lietotnē “To Do”, tas tiks atjaunināts programmā Outlook uzdevumi un OneNote.
Piezīme: Lietojumprogrammai “To Do” nav nekā kopīga ar OneNote tagu “To Do”, lai gan tiek izmantota viena un tā pati lielo burtu lietojums. Tas ir svarīgi, jo cilvēki var sajaukt terminoloģiju un paziņot, ka šī funkcija nedarbojas pareizi.
Jāatzīmē, ka jums var būt tikai viens izpildes datums, nevis atsevišķi sākuma un beigu datumi. Tas neatbalsta uzdevumu statusus, piemēram, nepabeigtu vai pabeigto procentuālo daļu, ne arī uzdevuma svarīgumu dažādos prioritāšu līmeņos. Jūs nevarat atgūt izdzēstos uzdevumus sadaļā “To Do”, bet varat tos skatīt programmā OneNote un Outlook.
Ja Tu zini kā darbojas lietotne Microsoft To Do, ir iespējams izveidot vairākus uzdevumu sarakstus. Tāpēc ir lietderīgi pārvietot uzdevumu no Uzdevumi uz jūsu izvēlētu sarakstu. Bet, pārvietojot uzdevumu uz citu sarakstu, izmaiņas tiek atspoguļotas mapes kolonnā Outlook uzdevumi, bet, novietojot peles kursoru virs karoga, tiks parādīts ziņojums, ka “uzdevums neeksistē”.
Sinhronizējiet savus uzdevumus starp To Do un OneNote
Ir iespējams savstarpēji sinhronizēt savus uzdevumus starp OneNote un To Do, izmantojot vienkāršu lietotni, ko sauc Pleksija. Tas nodrošina jūsu uzdevumus no e-pastiem, piezīmēm, projektu pārvaldības un sadarbības rīkiem uzdevumu pārvaldniekā.
Varat pat iestatīt divvirzienu sinhronizāciju starp izmantotajiem rīkiem, lai vienā pusē veiktās izmaiņas uzreiz tiktu kopētas otrā pusē. Ja jūsu komanda projektu pārvaldībai izmanto Jira un OneNote, Pleexy var novirzīt visus atbilstošos uzdevumus no šīs lietotnes sadaļā “To Do”. Un, pabeidzot uzdevumu sadaļā “To Do”, tas tiek pārbaudīts avota lietojumprogrammā arī.
Darba sākšana ar Pleexy
Reģistrējieties Pleexy vietnē izmantojot “Microsoft To Do” kā uzdevumu pārvaldnieku. Kad esat to autentificējis savā Microsoft kontā, jums tiks lūgts izvēlēties lietotni, ar kuru vēlaties izveidot savienojumu ar “To Do”. Atlasiet OneNote un pilnvarojiet Pleexy piekļūt jūsu OneNote kontam.
Piešķiriet savam savienojumam nosaukumu. Piemēram, teiksim “ToDo with OneNote”.
Vispirms ir jāpaziņo Pleexy, kurās piezīmju grāmatiņās un sadaļās tas meklēs piezīmes. Varat filtrēt savas piezīmes pēc veida, piemēram, Uzdevumi, Diskusija ar personu, Uzdevumu 1. un 2. prioritāte, Klienta pieprasījums un Sapulces plānošana. Un ignorējiet vecākas piezīmes diapazonā no 1 līdz 180 dienām. Pleexy meklēs piezīmes, kas atbilst visiem īpašajiem kritērijiem, un izveidos tās programmā Microsoft To Do.
Nākamajā darbībā mēs definēsim virsraksta veidni jūsu uzdevumiem sadaļā “Microsoft To Do”. Jūs varat sekot a modelis, piemēram, "{section}: {page} - {todo}", kur "{page}" ir jūsu OneNote lapa un "{todo}" ir OneNote todo tag.
Tagad jums ir jānorāda saraksts, kurā Pleexy izveidos uzdevumus. Šajā piemērā mēs izvēlēsimies Viens saraksts, un galamērķis ir Darbs.
Visbeidzot izvēlieties, kas notiks, kad veiksit izmaiņas Microsoft To Do vai OneNote uzdevumos. Priekš OneNote programmai Microsoft To Do, varat kontrolēt, ko darīt ar uzdevumu, kad tas ir pabeigts vai izdzēsts programmā OneNote. Un, priekš Microsoft To Do programmā OneNote, izvēlieties, ko vēlaties darīt, kad pabeidzat uzdevumu lietotnē “To Do”.
Saglabājiet izmaiņas un aktivizējiet savienojumu. Tālāk esošajā ekrānuzņēmumā jūs pārbaudāt integrāciju, rediģējat vai pārtraucat savienojumu un izdzēsiet tos.
Pārslēdzieties uz lietotni “Microsoft To Do”, lai redzētu izmaiņas. Pabeidzot uzdevumu šeit, tas tiek pārbaudīts arī programmā OneNote.
Izveidojiet vairākus OneNote savienojumus, izmantojot uzdevumus
Programmā Pleexy varat izveidot vairākus savienojumus starp šīm divām lietotnēm. Tālāk ir norādīti iemesli.
- Ja personīgiem un darba mērķiem izmantojat atsevišķu OneNote kontu.
- Iestatiet dažādus sinhronizācijas noteikumus konkrētiem projektiem programmā OneNote.
Piemēram, iespējams, vēlēsities sinhronizēt uzdevumus emuāra ziņām abās lietotnēs, taču varat atstāt šo uzdevumu neatzīmētu programmā OneNote, pat ja esat tos atzīmējis cita projekta sadaļā “To Do”. Mēs izveidosim divus dažādus savienojumus programmā Pleexy, ievērojot iepriekš aprakstīto procedūru.
Nododiet visus savus uzdevumus Microsoft To Do
Gan OneNote, gan To Do ir sarežģītas programmas, taču tās kopumā darbojas dažādos darbplūsmas apstākļos un jūsu vajadzībām. Vienkāršos gadījumos varat pievienot uzdevumu no OneNote uz To Do, taču tie nav vienlaidus un sabojājas, ja pārvietojat uzdevumu uz citu sarakstu.
Pleexy ļauj sinhronizēt uzdevumus abos veidos neatkarīgi no jūsu uzdevumu saraksta, un to ir intuitīvi iestatīt. Apskatiet integrācijas lapa atbalstīto lietotņu sarakstu. Kad sākat tos lietot, ievērojiet mūsu padomus un ieteikumus, kā efektīvi izmantot Microsoft To Do.
Sīkāk apskatiet Microsoft To Do un skatiet dažus padomus, kā to pārvērst par jaudīgu uzdevumu pārvaldnieku.
Lasiet Tālāk
- Produktivitāte
- Microsoft
- Microsoft Office padomi
- Microsoft OneNote
- Microsoft uzdevumi
- Uzdevumu pārvaldība
Ieguvis M.Optom grādu acu aprūpes specialitātē, Rahuls daudzus gadus strādāja par pasniedzēju koledžā. Rakstīšana un citu mācīšana vienmēr ir viņa aizraušanās. Tagad viņš raksta par tehnoloģijām un padara to viegli uztveramu lasītājiem, kuri to nesaprot labi.
Abonējiet mūsu biļetenu
Pievienojieties mūsu informatīvajam izdevumam, lai saņemtu tehniskos padomus, pārskatus, bezmaksas e-grāmatas un ekskluzīvus piedāvājumus!
Noklikšķiniet šeit, lai abonētu
