5 veidi, kā pārvarēt visbiežāk sastopamās uzdevumu pārvaldības problēmas

Katrs projekts sastāv no uzdevumu klāsta, kas jāpabeidz laikā. Pareiza uzdevumu pārvaldība nozīmē projektu pārvaldību no koncepcijas līdz pabeigšanai. Neatkarīgi no tā, vai esat daļa no komandas, kas strādā birojā vai mājās, uzdevumu pārvaldības process var likt jums saskarties ar dažām kopīgām problēmām.

Uzziniet piecus izplatītākos uzdevumu pārvaldības izaicinājumus, ar kuriem jūs un jūsu komanda varat saskarties, un to, kā jūs varat tos pārvarēt, izmantojot rīkus.

1. Nav redzama uzdevuma norise

Viens no savlaicīgas uzdevuma izpildes un veiksmīgas sadarbības priekšnosacījumiem ir uzdevuma progresa redzamība. Bez tā uzdevumu administrēšana kļūst par izaicinājumu jebkurai komandai. Jūs varat sagaidīt, ka ātri atrisināsiet jebkuru problēmu, tikai nodrošinot uzdevumu izpildes caurspīdīgumu.

Izmantojot Kanban dēļus, varat izveidot vizuālu projekta darbplūsmas pārskatu. Trello ir Kanban dēļa lietotne, kas ļauj racionalizēt visus uzdevumus, identificējot procesa vājās vietas. Šī lietotne ne tikai padara pieejamu uzdevumu norisi, bet arī ļauj veikt izlēmīgas darbības, lai ilgstoši nepabeigtie uzdevumi turpinātos.

Ganta diagrammas rīka izmantošana ir vēl viens noderīgs veids, kā izsekot uzdevuma norisei. Ar Aganti lietotnē, komandas dalībnieki var attiecīgi sinhronizēt savus uzdevumus. Tas arī ļauj piešķirt un deleģēt uzdevumus pieejamajiem resursiem.

Saistīts: Labākās bezmaksas Ganta diagrammas lietotnes projektu vadībai

2. E-pasta atkarība, kas traucē darbu

Skaidra komunikācija ir būtiska, lai jebkura komanda izpildītu uzdevumus noteiktajā laikā un ar pilnu efektivitāti. Lai gan e-pasts ir populārs saziņas veids starp komandas locekļiem, pilnīga atkarība no e-pasta var būt neproduktīva un kavēt produktivitāti.

Kas attiecas uz komandu, viens no lielākajiem uzdevumu pārvaldības izaicinājumiem ir noturēt visus vienā lapā, paziņojot nepieciešamos ziņojumus. Šeit ļoti svarīga ir komunikācija, kas un kā. Ja kāds pavada vairāk laika, pārbaudot, rakstot un atbildot uz e-pastu, nevis produktīviem uzdevumiem, e-pasta saziņas mērķis neizdosies.

Ar MeisterUzdevums, varat centralizēt komandas dalībnieku informācijas apmaiņas procesu. Varat veicināt labāku komandas saziņu, pievienojot uzdevuma aprakstu, pielikumus, uzdevumu izmaiņu žurnālu un komentārus pašam uzdevumam. Šīs funkcijas padara uzdevumu interaktīvu un izsekojamu.

Izsekojot projektu, jūs varat būt informēts par to un iegūt visu nepieciešamo informāciju. Varat ātri atbildēt uz visām uzdevuma izmaiņām, izmantojot emocijzīmes, un saņemt paziņojumus pa e-pastu par šādām izmaiņām.

3. Strukturētu darbības pārskatu trūkums

Lai uzzinātu par savas komandas efektivitāti un produktivitāti, ir nepieciešams iegūt pilnu pārskatu par katra komandas dalībnieka sniegumu. Bez atbilstoša ieskata neviens nevar zināt par uzdevuma gaitu. Tikai strukturēts pārskats var sniegt ieskatu par visu procesu, ko komanda ir veikusi.

Šādi pārskati sniedz ne tikai vērtīgu ieskatu uzdevumos un projektos. Viņi arī sniedz apkopoto informāciju viegli saprotamā veidā. Ja jums ir viss attēls vienuviet, pasākumu veikšana, lai uzlabotu uzdevumu efektivitāti, kļūst nemanāma.

Strukturētie pārskati arī ļauj ģenerēt dažādu statistiku, izmantojot būtiskos rādītājus, un pielāgot, kā vēlaties skatīt informāciju. Jūs varat izmantojiet Asana universālo pārskatu funkciju lai iegūtu grafiskas diagrammas un diagrammas par savas komandas sniegumu. Ar dažiem klikšķiem varat uzzināt savas komandas reāllaika produktivitātes statusu.

Katrs komandas dalībnieks var izveidot savu produktivitātes informācijas paneli, izmantojot šo rīku, kas vizuāli attēlo veiktspējas rādītājus. Personas var koplietot tikai lasāmos pārskatus ar iekšējiem un ārējiem līdzstrādniekiem. Pārskatu pielāgošana ir arī vienkārša, jo varat pievienot dažādus filtrus, izvēlēties diagrammu veidus un katram projektam piešķirt atsevišķu krāsu.

4. Bez piepūles automatizācijas trūkums

Mūsdienu biznesa pasaulē uzdevumu automatizācijas nozīme ir ārkārtīgi svarīga. Bez tā būs grūti pārvaldīt savus uzdevumus un savlaicīgi pabeigt projektu. Automatizācijas trūkums var izraisīt arī produktivitātes problēmas jūsu komandā un lēnu uzdevumu izpildi.

Tāpēc jums vajadzētu izmantot dažādus rīkus, lai automatizētu uzdevumus un neļautu komandai tērēt laiku, veicot šos uzdevumus manuāli. Izvēloties automatizācijas rīkus, pārliecinieties, ka tiem ir vairāk priekšrocību nekā trūkumu, piemēram, stāva mācīšanās līkne, sistēmas palēnināšanās un pārmērīgs laika patēriņš.

Runājot par automatizāciju, atkarībā no darba apjoma varat izmantot jebkuru rīku skaitu. Viedā automatizācija ne tikai samazina komandas darba slodzi, bet arī ļauj koncentrēties uz svarīgiem uzdevumiem. Izmantojot vairākus automatizācijas rīkus, varat izmantot Zapier palīdzību, lai nodrošinātu vieglu integrāciju starp lietotnēm.

Dažas no populārākajām Zapier atbalstītajām integrācijām ir:

• Google izklājlapas un pārslēgšana: izmantojiet, lai pārvaldītu projektus attālām un hibrīda komandām.
• ClickUp un TimeDoctor: izmantojiet, lai izsekotu produktīvas stundas un pārvaldītu uzdevumus.
• Trello un Jira: izmantojiet, lai izsekotu problēmas, pārvaldot uzdevumus, izmantojot Kanban stila rīku.
• Asana un HubSpot: izmanto, lai sinhronizētu CRM programmatūru ar projektu pārvaldības rīku.
• ClickUp un Jira: izmantojiet, lai izsekotu un atrisinātu problēmas, uzraugot uzdevumus.

Saistīts: Zapier integrācijas, kas automatizēs jūsu uzdevumu pārvaldības darbplūsmu

5. Darbs ar Scope Creep

Darbības joma ir bieži sastopams uzdevumu pārvaldības izaicinājums, ar ko saskaras komandas. Tas attiecas uz izmaiņām projekta prasībās salīdzinājumā ar to, ko nolēmāt, uzsākot projektu. Šīs izmaiņas ietekmē gan projekta mērķi, gan rezultātus.

Plānojot projektu un piešķirot dalībniekiem uzdevumus, jums ir jāapzinās darbības joma. Neatkarīgi no nozares jūs varat to novērst, novērtējot risku un apzinoties projektu kartēšanu.

Katrs projekts ir saistīts ar zināmu risku, un ārkārtas rīcības plāns jau no paša sākuma var glābt jūs no jebkuras neparedzētas situācijas. Pastāvīga risku novērtēšana projekta dzīves cikla laikā arī palīdzēs jums pārvaldīt riskus. Izmantojot pirmdiena.com, jūs savos projektos varat taktiski rīkoties ar tvēruma slīdēšanu.

Šīs lietotnes projektu risku reģistrs ļauj jums atrast, novērtēt un plānot iespējamo incidentu, lai varētu mazināt riskus. Izmantojot to Scrum sprinta plānošanas veidne, varat likt savai komandai koncentrēties uz konkrētiem uzdevumiem un mērķiem. The Izmaiņu pārvaldības izsekotājs Šī rīka izmantošana ļauj ieskicēt un izsekot izmaiņu pārvaldības plāniem.

Uzdevumu pārvaldības problēmas atrisinātas

Uzdevumu pārvaldības problēmas var izraisīt projektu aizkavēšanos un neapmierinātus klientus. Esiet informēts par iespējamām problēmām, ar kurām jūs varat saskarties saistībā ar uzdevumu pārvaldību.

Tā kā šajā rakstā tika apspriesti izaicinājumi un to dzīvotspējīgie risinājumi, tagad varat veikt nepieciešamās darbības, lai izvairītos no šādām problēmām un nodrošinātu netraucētu projektu pārvaldību.

8 labākās bezmaksas asanas alternatīvas projektu vadībai

Vai meklējat alternatīvas Asanai? Apskatiet šos bezmaksas rīkus, kas ļauj efektīvi pārvaldīt savus projektus.

Lasiet Tālāk

Par autoru