8 Facebook Workplace funkcijas sadarbības projektu vadībai

Projekta komunikāciju un satura pārvaldība ir sarežģīts uzdevums. Bez kopīga datu avota tas ir milzīgs uzdevums. Darba vietai no Facebook ir risinājums šim jautājumam! Neatkarīgi no jūsu darba vai projekta lieluma, tas ir ideāls rīks dažādu uzdevumu un projektu satura pārvaldīšanai.

Turklāt jūsu komandas locekļi jau ir iepazinušies ar tās lietotāja interfeisu (UI), jo tas ļoti atgādina Facebook platformu. Lasiet tālāk, lai uzzinātu, kā tas var kļūt par projektu vadības spēku.

1. Katram projektam izveidojiet īpašu grupu

Vairāku projektu vadīšana tajā pašā laikā var būt drudžains un mulsinošs. Izvairieties no neskaidrībām, izmantojot Workplace īpašo grupu funkciju. Šajā platformā katram projektam varat izveidot atsevišķas grupas, lai uzdevumi būtu atsevišķi.

Jūsu izveidotās grupas paliek slepenas, jo tikai grupas dalībniekiem ir atļauja sniegt ieguldījumu. Varat pievienot tik daudz grupu, cik vēlaties, un pievienot grupai neierobežotu skaitu dalībnieku.

Ja strādājat sadarbībā ar citu organizāciju, noderēs vairāku uzņēmumu grupa. Vairāku uzņēmumu grupa

Darba vieta ļauj strādāt ar cilvēkiem ārpus jūsu uzņēmuma ar vienādu efektivitāti.

2. Kopīgojiet failus ar komandas biedriem

Neatkarīgi no tā, vai strādājat attālināti vai strādājat vienā birojā, jums ir nepieciešams koplietot failus ar kolēģiem, izmantojot tiešsaistes kanālus. Tāpat kā jebkurš cits efektīvs biroja komplekts, arī Workplace ļauj bez piepūles koplietot failus ar komandas biedriem.

Grupai varat pievienot failus no vietējās sistēmas. Varat arī izmantot failu koplietošanas integrācijas, ko apstiprinājis organizācijas sistēmas administrators. Grupas administratori grupai var pievienot apstiprinātas integrācijas, lai tās izmantotu tās dalībnieki.

Pārbaudiet cilni Integrācijas, lai atrastu failu koplietošanas rīkus. Pašlaik tas atbalsta tādas failu koplietošanas lietotnes kā Google disks, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint utt.

3. Sadarbība ar failiem un atsauksmēm

Izmantojot šīs darbvietas komplekta anotāciju funkciju, jūsu komanda var kopīgot atsauksmes par dažādiem grupā kopīgotajiem failiem. Tādā veidā komentāru un atsauksmju izsekošana kļūst vienkāršāka nekā jebkad agrāk.

Turklāt visi faili, kas koplietoti ar grupas dalībniekiem, ir pieejami cilnē Faili. Tātad jums nav jāritina plūsma, lai atrastu vajadzīgo failu.

Šis komplekts ļauj arī izveidot atvērtu atsauksmju grupu. Šeit arī citi komandas dalībnieki var sniegt atsauksmes. Daloties vairāk par projektu, piemēram, dokumentācijas stilu, dizainu, mērķauditoriju utt., varat saņemt vairāk atsauksmju no citiem un iegūt jaunas perspektīvas.

4. Projekta un uzdevumu progresa izsekošana

Vietnē Workplace ir viegli sekot līdzi projekta norisei. Sniedzot iknedēļas atjauninājumus par progresu, vēlmēm un citiem ārkārtējiem jautājumiem grupā, komandas biedri var informēt viens otru par saviem uzdevumiem.

Ja kādam ir jādalās ar gariem ziņojumiem vai pētījumu rezultātiem, viņi var izmantot šīs platformas funkciju Piezīme. Lai izsekotu veicamos uzdevumus, varat koplietot darbības vienumus grupā, ko uzdevuma saņēmējs var atzīmēt kā pabeigtu, kad tas ir paveikts.

Varat izmantot pieminēšanas funkciju, lai komandas loceklim piešķirtu uzdevumu. Varat pat integrēt Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly utt. lietotnes labākai uzdevumu pārvaldībai un produktivitātei, izmantojot Workplace.

Saistīts: Bezmaksas Zapier alternatīvas darba slodzes samazināšanai un produktivitātes palielināšanai

5. Droša un kopīga failu glabāšana

Workplace grupu cilnē Faili tiek sakārtoti visi projekta faili vienuviet. Varat ietaupīt laiku, ļaujot Workplace pārvaldīt jūsu projekta resursus, piemēram, attēlus, PDF, Excel lapas utt. Ja izmantojat Workplace, jums nav jāseko līdzi komandas locekļiem, kuri dažādās platformās kopīgo ar projektiem saistītus sensitīvus dokumentus, tādējādi pakļaujot riskam konfidenciālus datus.

Jūsu komanda var augšupielādēt failus grupā, izmantojot vairākus kanālus, piemēram, ziņas, tērzēšanu, tēmas, mācības, multividi utt. Taču visi faili nonāk tieši cilnē Faili. Šeit varat viegli pārvaldīt piekļuvi failiem, versiju kontroli un dzēst failu, ja tas nav nepieciešams.

Ir svarīgi zināt, ka, izmantojot jebkuru citu kanālu, izņemot Workplace Chat, varat augšupielādēt tikai līdz 50 MB failu. No Workplace Chat varat augšupielādēt failus, kuru izmērs nepārsniedz 75 MB. Faila lieluma ierobežojums palīdz komandai saglabāt ražīgumu, koplietojot mazus failus bez piepūles, nesaskaroties ar problēmām ar augšupielādes ātruma joslas platumu.

Tas var šķist zems failu augšupielādes ierobežojums. Tomēr Workplace atbalsta milzīgu video failu augšupielādi līdz 4 GB. Tāpēc ikreiz, kad jums ir jāizveido video apmācība sadaļai Mācību vai zināšanu bibliotēka, vienmēr varat augšupielādēt garus HD videoklipus.

6. Reāllaika ziņojumapmaiņa, izmantojot darba vietas tērzēšanu

Kad komanda strādā pie projekta no attālām vietām, reāllaika saziņai nav alternatīvas. Tomēr ne vienmēr ir iespējams izveidot savienojumu, izmantojot audio vai video zvanus, strādājot no mājām. Tāpēc jūsu sadarbības darbvietā ir nepieciešama tūlītēja tērzēšanas iespēja.

Workplace arī piedāvā šo funkciju saviem lietotājiem, izmantojot lietotni Workplace Chat. Lejupielādējiet to savā Android vai iOS tālrunī un uzturiet saziņu, atrodoties ceļā. Izmantojiet to, lai saņemtu tūlītēju atbildi uz svarīgu jautājumu. Šo opciju var izmantot grupas, kurās ir 250 vai mazāk dalībnieku.

7. Audio vai video zvans netraucētai komunikācijai

Attālinātai vai hibrīdai komandai kopīgs darbs nav iespējams bez audio/video zvaniem. Ja izmantojat Workplace From Facebook projektu vadībai, šiem nolūkiem jums nav jāizmanto papildu lietotne. Izmantojot Workplace, piezvanīt savam komandas biedram ir tikai viena klikšķa attālumā.

Līdz 50 komandas locekļiem var pievienoties audio vai video sapulcei, izmantojot Workplace, izmantojot Facebook sapulču funkciju. Jūs varat izmantot šo iespēju iknedēļas komandas sanāksmēm vai grupu diskusijām.

Varat arī veikt ātrus individuālus zvanus ar grupas dalībniekiem. Ir pieejama arī virtuālo zvanu lietotņu, piemēram, Zoom, BlueJeans un Cisco Webex Meetings, integrācija.

8. Ziņu piespraušanas funkcija ātrai uzziņai

Varat arī piespraust ziņu vai saturu grupas lapā, līdzīgi kā Facebook lapai vai grupai. Katrā grupā ir svarīgas projekta instrukcijas, mērķi, termiņi un resursi. Satura piespraušana nodrošina, ka komandas locekļi bez piepūles atrod saturu, kas nepieciešams darbam pie projekta.

Ja vēlaties, bez problēmām varat piespraust vairākas ziņas. Varat arī izlemt, kura piesprausta ziņa jāpaliek virs citām. Atcerieties, ka tikai grupas administrators var piespraust ziņu grupā Workplace.

Vairāku projektu pārvaldība ir vienkārša

Iepriekš redzamās funkcijas ir jebkura projekta pamatvajadzības. Facebook Workplace efektīvi nodrošina visas šīs funkcijas, izmantojot vienkāršu lietotāja interfeisu.

Ja jūsu projekta dati, piemēram, uzdevumu saraksti, darbplūsmas, produktu/pakalpojumu maketi, atsauces saturs utt., ir vairāk nekā vienā rīkā, bez maksas apvienojiet tos vienā centrālajā rīkā, piemēram, Workplace. Pirms galīgā lēmuma pieņemšanas ir arī gudri zināt, kā Workplace konkurē ar citām projektu vadības darbvietām.

Google Workspace vs. Darba vieta no Facebook: kura ir labāka?

Lūk, kā izlemt, kura ir labāka attālinātām vai hibrīdām komandām: Google Workspace vai Facebook Workplace.

Lasiet Tālāk

Par autoru