9 iemesli, kāpēc projekti tiek aizkavēti, un kā no tiem izvairīties

Projekta kavēšanās ir realitāte, un, neskatoties uz visiem centieniem, daudzas komandas nespēj pabeigt projektus noteiktajā termiņā. Ja nevēlaties aizkavēt pašreizējos un turpmākos projektus, jums ir jāapzinās faktori, kuriem ir liela nozīme projektu aizkavēšanā.

Zinot aizkavētā projekta iemeslus, varēsit izdomāt labāko veidu, kā no tiem izvairīties. Šeit ir norādīti iemesli un risinājumi vienai no lielākajām projektu vadības problēmām — projekta kavēšanās.

1. Darbības joma Creep

Projekta tvērums attiecas uz pilnīgu projekta izklāstu, un tvēruma slīdēšana nozīmē jebkādas pēkšņas izmaiņas šajā tvērumā bez atbilstošiem izmaiņu pieprasījumiem. Iedomājieties, ka jūsu komanda atrodas projekta vidū, un pēkšņi notiek darbības joma. Visas līdz šim ieguldītās pūles būs veltīgas, un projekta pabeigšanas kavēšanās kļūs neizbēgama.

Lai izvairītos no šīs problēmas, izstrādājiet projekta plānu un lieciet klientiem parakstīt līgumu, kurā teikts, ka viņi ievēros izklāstu. Tāpat saglabājiet visu turpmākās komunikācijas vienuviet, lai izvairītos no vairākiem saziņas avotiem.

2. Komanda nezina projekta mērķi

Būt daļai no rosīgās korporatīvās pasaules nozīmē, ka jūs, iespējams, nezināt katra uzdevuma iemeslu. Tomēr tas var izraisīt komandas biedru demotivāciju, kā rezultātā projekts tiek aizkavēts.

Zinot saistību starp savu uzdevumu un projekta mērķiem, komanda var gūt iedvesmu. Tāpēc ir laba ideja iesaistīt visus komandas locekļus no projekta plānošanas fāzes. Lūdziet viņu atsauksmes, lai jūs varētu plānot projektu viņiem ērtā laikā.

Pārliecinieties, ka viņi redz, kā viņu ieguldījums ietekmē projektu un organizāciju. Tas viņus motivēs veiksmīgi pabeigt projektu noteiktajā termiņā.

3. Nereāli nodevumi un termiņi

Ticiet vai nē, nereāli termiņi, iespējams, ir galvenais projekta kavēšanās iemesls. Visa komanda var pielikt papildu pūles, bet nav iespējams pabeigt projektu laikā, ja termiņš nav izpildāms.

Neatkarīgi no tā, cik vilinoši ir noteikt vērienīgus rezultātus, nepietiekami daudzsološi un pārāk lieli piedāvājumi ir labākais veids, kā pārsteigt klientus. Šī iemesla dēļ uzstādiet mērķus, kas ir reāli, sasniedzami un izmērāmi.

Daudzi projekti ietver vairākas uzdevumu atkarības. Tādā gadījumā izstrādājiet projekta laika grafiku, ņemot vērā resursu pieejamību, paredzamo laiku un uzdevumu secību.

Saistīts: Kā palielināt savu produktivitāti, izmantojot SMART kritērijus

4. Resursu nepieejamība

Ja nav pieejami nepieciešamie finanšu, cilvēkresursi un materiālie resursi, projekts noteikti aizkavēsies. Finanšu līdzekļu gadījumā izvērtējiet, vai sākotnējais budžets var segt projekta izmaksas. Ja nē, pēc iespējas ātrāk saņemiet papildu finansējumu, lai izvairītos no projekta aizkavēšanās līdzekļu trūkuma dēļ.

Attiecībā uz cilvēkresursiem pārbaudiet, vai komandas locekļiem ir nepieciešamās prasmes un pieredze. Pretējā gadījumā apmāciet viņus vai veiciet uzdevumus ārpakalpojumu sniedzējiem. Esiet piesardzīgs attiecībā uz materiāliem resursiem, piemēram, infrastruktūru. Šo resursu pieejamība netiek garantēta, un ir labi, ja tiem ir rezerves kopija.

5. Nepareiza progresa izsekošana un sekošana

Pastāvīga datu vākšana par uzdevuma gaitu ir ļoti svarīga, lai projekts būtu veiksmīgs. To nedarot, projekts var aizkavēties. Papildus mērķu noteikšanai jums ir jāizseko, vai kāds uzdevums nav aizkavējies. Tādējādi jūs varat redzēt, vai komanda ir ceļā, lai sasniegtu mērķi.

Varat izmantot uzdevumu pārvaldības rīkus, lai novērtētu katra uzdevuma norisi. Pamanot jebkura uzdevuma kavēšanos, varat arī deleģēt uzdevumu kādam citam. Ja nepieciešams, šīs lietotnes arī palīdz viegli pārdalīt visus projekta uzdevumus.

6. Nepareiza komunikācija starp ieinteresētajām personām

Visām projektā iesaistītajām pusēm jābūt vienā lapā; pretējā gadījumā viņi nevar pabeigt projektu noteiktajā termiņā. Nepareiza komunikācija izraisa pārpratumus, kas galu galā kavē projekta virzību.

Tāpēc katram komandas loceklim nekavējoties jāzina par darbības jomas izmaiņām, klientu cerībām un jebkādu kavēšanos no jebkuras iesaistītās puses. Jārīko regulāras komandas sanāksmes, lai informētu par projektu.

Komandām arī jāizmanto projektu vadības instrumenti uzzināt par izpildes termiņiem un galvenajiem termiņiem. Šīs lietotnes arī nodrošina visu komandas saziņu vienuviet, lai nodrošinātu skaidrību.

7. Nevēlēšanās strādāt komandā

Veiksmīgs projekts ir komandas darbs. Katram dalībniekam, tostarp vadītājam, ir jāpilda sava loma efektīvi, lai sasniegtu mērķi. Dažreiz komandas locekļi nesadarbojas, un tas izraisa projekta kavēšanos. Pat vadītāji mūsdienās netiecas veikt mikropārvaldību.

Taču ikvienam ir jāatceras, ka galvenais mērķis ir projektu pabeigt laikā. Jūs nedrīkstat pakļaut projektu riskam tikai tāpēc, lai izvairītos no konflikta.

Lai gan komandas locekļiem ir nepieciešama sava telpa un lēmumu pieņemšanas tiesības, lai tie darbotos pēc iespējas labāk, vadītājiem ir jāiejaucas, kad vien nepieciešams, lai apturētu projekta novirzīšanos no ceļa. Vadītājiem arī nekavējoties jāveic pasākumi, lai atrisinātu jebkuru komandas konfliktu.

Saistīts: Kas ir attālinātā darba konflikts? Veidi, kā to novērst

8. Trešo pušu faktori

Bieži vien organizācijām atsevišķos projekta posmos ir jāiesaista trešās puses. Ārējie piegādātāji var būt atbildīgi arī par projekta aizkavēšanos, ja tie nepiegādā resursus vai uzdevumus laikā. Parasti tas notiek tāpēc, ka šīs trešās puses personas nezina par jūsu projekta atskaites punktiem vai mērķiem.

Tāpat komandas nesazinās ar pārdevējiem par uzticētajiem uzdevumiem un nonāk nepatikšanās, ja trešā puse kavējas. Lai izvairītos no šādām problēmām, norādiet viņiem stingru termiņu un sazinieties ar viņiem līdz piegādei. Līgumā par kavējumu varat iekļaut arī soda nosacījumu. Tādējādi viņi nopietni uztvers savlaicīgu piegādi.

9. Negaidīti apstākļi

Visbeidzot, jums ir jāsaskaras ar neparedzētām situācijām, kas var izraisīt projekta aizkavēšanos. Dabas katastrofas, laikapstākļi, politiskā nestabilitāte, globāla lejupslīde, grūtības iegūt ieguldījumus — tas viss var aizkavēt jūsu projektu.

Lai gan šos cēloņus nav iespējams novērst, jūs noteikti varat samazināt to ietekmi, pareizi plānojot. Katram komandas loceklim vienmēr jābūt gatavam sliktākajam. Uzdevumu neatstāšana uz pēdējo brīdi ir spēcīgs solis cīņā pret šo problēmu.

Komandas dalībniekiem būtu jāsadarbojas arī tad, ja pēc katastrofām rodas papildu slodze, lai projektus pabeigtu laikā.

Aizsargājiet projektus no aizkavēšanās

Projekts var izkļūt no ceļa jebkurā fāzē. Zinot izplatītākos iemeslus, kas izraisa projektu kavēšanos, un risinājumus, kā no tiem izvairīties, jūs varat savlaicīgi izpildīt mērķi veiksmīgi īstenot projektu. Tādējādi arī produktivitātes mērķu sasniegšana kļūst vieglāka nekā jebkad agrāk.

7 labākās lietotnes, kas palīdz sasniegt jūsu produktivitātes mērķus

Vai vēlaties izcelties laika pārvaldībā? Izmantojiet šīs ar funkcijām bagātās timebox lietotnes, lai sasniegtu savus produktivitātes mērķus.

Lasiet Tālāk

Par autoru