Kā ātri atjaunot aizkavētu projektu

Katrs projekts sākas ar labiem nodomiem un centieniem, taču daudzi no tiem iziet no ceļa ar zemu iesaistīšanos un palaiž garām pagrieziena punktus. Taču nevajag vilties, jo dažas koriģējošas darbības var ātri atgriezt jūsu aizkavēto projektu uz pareizā ceļa.

Šeit ir daži efektīvi projektu atjaunošanas paņēmieni, kas jums jāmēģina, lai lietas virzītos pareizajā virzienā.

1. Zvaniet uz komandas sapulci

Jūsu komanda, iespējams, ir tikusies neskaitāmas reizes virtuālās komandas sanāksmes šim projektam. Tomēr, tiklīdz jūs zināt, ka drīz nokavēsit termiņu, visiem ir obligāti vēl vienu reizi jāpasēž kopā. Šai komandas sanāksmei vajadzētu izstrādāt jaunu stratēģiju par turpmāko rīcību.

Apsveriet projekta rezultātus, budžetu un laiku (atlikušo vai papildu laiku), kas jums ir nepieciešams, lai pabeigtu projektu. Pārbaudiet savas kavēšanās ietekmi uz katru no šiem aspektiem. Uzziniet, ko komanda var nodrošināt, saglabājot sākotnējo budžetu un termiņu.

Papildus tam skatiet, cik ilgs laiks būs nepieciešams projekta pabeigšanai. Pēc tam konsultējieties ar savu klientu par kādas no iepriekš minētajām iespējām.

2. Noskaidrojiet kavēšanās iemeslu

Papildus dzīvotspējīgu iespēju izvēlei saviem klientiem izmantojiet sapulci, lai noteiktu projekta problēmu. Tikai zinot projekta kavēšanās iemeslu, varat veikt pasākumus, lai novērstu problēmu.

Projekta aizkavēšanai var būt dažādi iemesli, tostarp budžeta deficīts, resursu trūkums, organizatorisku prioritāšu izmaiņas, darbības joma, komandas neefektivitāte utt. Uzziniet, kurš ir atbildīgs par kavēšanos un kā tas ir ietekmējis projektu. Tāpat noskaidrojiet, kā jūs varat novērst problēmu pēc iespējas ātrāk.

3. Nosakiet jaunu, bet reālu termiņu

Ja esat nokavējis sākotnējo termiņu, ir pienācis laiks virzīties uz priekšu un tā vietā iestatīt jaunu. Pārskatiet sākotnējo grafiku, lai noteiktu, cik projekta uzdevumu joprojām nav. Iestatiet izaicinošus, bet īstenojamus atskaites punktus katram atlikušajam uzdevumam un atrodiet jaunu projekta izpildes datumu.

Jūsu mērķis ir piegādāt projektu jaunajā termiņā. Tāpēc pirms jaunā izpildes datuma iestatīšanas apsveriet savas komandas kapacitāti, resursus un pieejamību.

4. Pārskatiet projekta darbības jomu

Ja nereāla projekta apjoma dēļ jūsu projekts ir aizkavējies, apsveriet iespēju pārskatīt izklāstu, lai tas būtu sasniedzams īsā laikā. Apspriediet darbības jomu ar klientu vai ieinteresētajām personām un pārbaudiet, kuras projektu jomas varat noņemt.

Nekad neļaujiet tvēruma slīdēšanai notikt, ja jūs patiešām lūdzat tvēruma samazināšanu. Izmaiņas darbības jomā apgrūtinās projekta pabeigšanu. Tam var būt nepieciešams arī pilnībā pārvietot jūsu komandas uzmanību jaunā virzienā.

5. Sadaliet mazos uzdevumos un nosakiet prioritātes

Kad esat saņēmis no klienta mājienu par pārskatīto projekta apjomu, sāciet strādāt pie tā. Vispirms sadaliet atlikušo darbu mazos uzdevumu gabalos. Pēc tam atrodiet, vai starp uzdevumiem ir kādas atkarības. Ja jā, apsveriet tos, pirms piešķirat uzdevumu prioritāti.

Palūdziet komandai vispirms strādāt pie prioritārajiem uzdevumiem. Dažreiz klients var lūgt jums vispirms piegādāt projekta sadaļu vai daļu projekta aizkavēšanās laikā. Šādos gadījumos piešķiriet šim segmentam prioritāti.

Saistīts: Labākās metodes ārštata darbiniekiem, lai bez maksas piešķirtu prioritāti uzdevumiem

6. Atkārtoti apstipriniet vai atkārtoti piešķiriet pienākumus

Jums ir jāstrādā ar visu komandu, lai noteiktu viņu lomas atlikušajā projekta darbības jomā vai uzdevumos. Pārskatiet paveiktos uzdevumus, lai identificētu visus konfliktus vai neefektivitāti darbā, kas līdz šim veikts šajā projektā. Var būt nepieciešams atkārtoti apstiprināt vai pārdalīt uzdevumus, pamatojoties uz iepriekšējo sniegumu.

Pārdodot uzdevumus, atrisiniet visas šaubas par sākotnējo plānu. Pārliecinieties, vai tikko norīkotajai personai ir prasmes, kas nepieciešamas šī uzdevuma veikšanai, un tai nav citu prioritāšu.

7. Koncentrējieties uz saziņu reāllaikā

Nav nekādu iespēju vairāk kavēties projektā, kas jau ir izgājis no ceļa. Dažreiz būtiski lēmumi paliek neapstiprināti, jo atbilde tiek novēlota. Tāpēc jūsu komandai nevajadzētu tērēt laiku asinhronai saziņai, kur viņi nezina, kad saņems atbildi.

Saistīts: Padomi un rīki saziņai ar klientiem un komandām reāllaikā

Aizkavētos projektos akcentējiet sinhronizētu saziņu, piemēram, tūlītējo tērzēšanu. Kolēģi var piedalīties arī audio vai video sarunās, lai noskaidrotu šaubas vai uzdotu svarīgu jautājumu. Lai ko jūs darītu, šādās situācijās nekad nepaļaujieties no aizkavētas saziņas režīmiem, piemēram, e-pasta.

8. Cieši izsekojiet un pārvaldiet uzdevumus

Jūs nevēlaties aizkavēties divreiz vienā projektā. Lai no tā izvairītos, ir svarīgi katru dienu pārvaldīt uzdevumus un sekot līdzi to progresam. Padariet veiktspējas izsekošanu par daļu no ikdienas rutīnas, izmantojot dinamiku projektu vadības lietotnes kur dalībnieki var pārbaudīt uzdevumu un projekta gaitu.

Ar sasniegumu izsekošanu nepietiek, jo tie ir jāsalīdzina ar prognozētajiem sasniegumiem. Ja pamanāt, ka kāds atpaliek, nekavējoties sazinieties ar viņu, lai noskaidrotu problēmu un pēc iespējas ātrāk to novērstu.

9. Izveidojiet riska pārvaldības plānu

Pārskatīts aizkavēta projekta izklāsts bieži ietver papildu darba slodzi, jaunus resursus un stingru grafiku. Lai gan pastāv liela iespēja, ka jūs veiksmīgi pabeigsit projektu, tas ir saistīts arī ar zināmu risku. Tāpēc jums ir jāsagatavo riska pārvaldības plāns.

Lai to izdarītu, nosakiet riska faktorus. Jums tie arī jāanalizē, lai izstrādātu plānu to negatīvās ietekmes mazināšanai. Centieties samazināt šo riska faktoru rašanās iespēju. Informējiet visu komandu par riska pārvaldības plānu un pastāvīgi atjauniniet to projekta gaitā.

10. Pieliek papildu pūles

Lieki piebilst, ka jums ir jāpieliek papildu pūles, lai ātri īstenotu aizkavētu projektu. Daudziem komandas locekļiem tas var nozīmēt arī virsstundu darbu. Atkarībā no projekta apjoma, laiks mainīsies. Tomēr tas var demotivēt komandu, ja pagarinājums kļūst apjomīgs.

Šī iemesla dēļ vadītājiem vajadzētu piedāvāt saviem komandas biedriem skaidru priekšstatu par to, cik ilgi papildstundas turpināsies. Ja kāds nevar veltīt vairāk laika aizkavētam projektam, jums ir jānodod viņa uzdevums ārpakalpojumu sniedzējam.

Efektīvi padomi aizkavētiem projektiem

Nav nekas neparasts, ka projekts zaudē savu uzmanību. Kad tas notiek, ir nepieciešams identificēt un atpazīt projekta sāpju punktus.

Lai projekts atgrieztos uz pareizā ceļa, izpildiet iepriekš minētos padomus. Veiksmīgai un savlaicīgai projektu pabeigšanai varat izmantot arī projektu pārvaldības lietotnes.

11 labākās MeisterTask funkcijas veiklai projektu vadībai

Vai vēlaties ieviest Agile — dinamisku projektu vadības metodi, kas palielina produktivitāti? MeisterTask var jums palīdzēt.

Lasiet Tālāk

Par autoru