7 labākie rīki e-pasta kārtošanai un produktivitātes palielināšanai

Jūs, iespējams, katru dienu saņemat vairākus e-pasta ziņojumus no klientiem, draugiem vai ģimenes locekļiem. Mēģinājums sakārtot e-pasta iesūtni var būt nepārvaramas, it īpaši, ja jums ir nekontrolējams ieradums glabāt katru ziņojumu.

Šeit ir daži padomi un rīki, kas palīdzēs sakārtot iesūtni, lai jums būtu vairāk laika, lai strādātu pie uzdevumu saraksta.

Padomi e-pasta iesūtnes sakārtošanai

• Katru dienu veltiet dažas minūtes nevajadzīgo e-pasta ziņojumu dzēšanai.
• Atteikties no nevajadzīgiem abonementiem.
• Ja iespējams, izveidojiet īpašas mapes darba vai personīgajiem e-pastiem un kārtojiet ziņojumus šajās mapēs, tiklīdz tie tiek saņemti.
• Izmantojiet etiķetes, lai sakārtotu ienākošos pastu pēc tēmas (t.i., finanses, ceļojumi utt.).
• Arhivējiet, nevis izdzēsiet svarīgākos ziņojumus, kas jāsaglabā turpmākai uzziņai.
• Ja jūsu Gmail konts ir saistīts ar ārēju e-pasta adresi, pielāgojiet paziņojumu iestatījumus, lai netiktu pārblīvēts ar nevajadzīgiem atjauninājumiem.
• Izmantojiet savu primāro e-pasta adresi svarīgām ziņām un izveidojiet citu kontu mazāk svarīgiem ziņojumiem, piemēram, e-pasta abonementiem.
  instagram viewer

Šie padomi var ievērojami palielināt jūsu produktivitāti. Tomēr, ja jums nepieciešama papildu palīdzība, varat izmantot šos rīkus:

Izmantojot Shift, varat kārtot iesūtnes vienuviet.

Jūs varat kārtojiet savu iesūtni, izmantojot filtrustiek automātiski izveidots, kad sūtāt e-pasta ziņojumus, izmantojot dažādus e-pasta klientus, piemēram, Gmail vai Microsoft Outlook. Izmantojot šos filtrus, varat kārtot e-pastus pēc sūtītāja, saraksta, tēmas un citiem. Kad ziņojumam būsiet piemērojis filtra kritērijus, tas tiks ievietots noteiktā mapē ar etiķetēm.

Shift ir aprīkots arī ar lielisku meklēšanas funkciju, kas darbojas visos jūsu kontos un citas lietotnes, piemēram, Slack un Facebook Messenger, lai jūs varētu ātri izgūt sarunas nepieciešams.

Viena no galvenajām Shift izmantošanas priekšrocībām ir tā, ka tā centralizē visas jūsu darbplūsmas, ietaupot laiku, pārslēdzoties starp lietojumprogrammām un e-pasta kontiemun uzlabot savu produktivitāti.

Viens no iemesliem, kāpēc jūs, iespējams, nevēlaties lejupielādēt lietotni vai reģistrēties vietnei, ir tas, ka jūs baidāties, ka viņi jūs nepārtraukti bombardēs ar e-pastiem. Pagaidu un vienreiz lietojama e-pasta adrese ir lielisks veids, kā sakārtot iesūtni un izvairīties no surogātpasta.

Tā vietā, lai norādītu savu primāro e-pasta adresi, varat izmantot MailDrop, lai izveidotu bezmaksas izmešanas adresi lietotnēm/vietnēm ar sliktu drošības reputāciju vai izvairītos no nevēlamām reklāmām.

Inbox by Gmail nodrošina pielāgojamas kategorijas un saglabā e-pasta ziņojumus ar šīm tēmām iesūtnes augšdaļā. Tā piedāvā arī atlikšanas funkciju, kas ļauj paslēpt e-pastu līdz noteiktam datumam vai laikam. Varat arī izmantot funkciju “pievienot uzdevumam”, lai saistītu svarīgus e-pasta ziņojumus ar savu Google uzdevums ātri sarakstu, kurā varat pievienot piezīmes un iestatīt izpildes datumus.

“Pakas” ir vēl viens veids, kā automātiski kārtot līdzīgus ziņojumus no informatīvajiem izdevumiem un sociālo mediju atjauninājumiem viegli pārvaldāmās kategorijās. Šīs stratēģijas palīdz jums pārvarēt visu šo jucekli — neatkarīgi no tā, vai tas ir saistīts ar abonementiem vai neskaitāmām darba e-pasta ziņojumu kaudzēm — un nekavējoties nonākt pie svarīgākā.

Unroll.me ir bezmaksas rīks, kas ļauj anulēt biļetenu abonēšanu un vienlaikus sakārtot iesūtni.

Viena informatīvā izdevuma abonēšanas atcelšana var nešķist liels izaicinājums, taču tas kļūst nepārvarami, ja jums ir jātiek galā ar desmitiem vai simtiem abonementu.

Unroll.me ļauj vienkārši pārvaldīt simtiem e-pastu vienlaikus. Tikai ar dažiem klikšķiem varat masveidā anulēt biļetenu abonēšanu, sakārtot tos ar etiķetēm, ja vēlaties, un meklēt konkrētus ziņojumus pēc atslēgvārda.

Tiem, kurus pārņem daudz e-pasta biļetenu, vietnē Unroll.me var būt noderīga funkcija “Apkopošana”. Tas ļauj apkopot visus savus iecienītākos e-pasta abonementus vienkāršā sarakstā vienreiz dienā.

Tādā veidā jūs varat uzreiz pārskatīt abonementus, nevis tērēt laiku, pārskatot iesūtni katru reizi, kad saņemat reklāmas ziņas.

Ja esat konkurētspējīgs cilvēks, kuram patīk darīt lietas pašam, varat pārvērst masveida e-pasta abonēšanas kampaņu par jautru spēli. E-pasta spēle ir bezmaksas rīks, kas izspēlē iesūtnes notīrīšanas procesu.

Lai pārvaldītu savas e-pasta iesūtnes, ievadiet savu e-pasta adresi un sāciet spēli. Mērķis ir noteiktā laika posmā sakārtot pēc iespējas vairāk e-pasta ziņojumu. Jūs saņemat sodu, ja esat pārāk ilgi, bet jūs saņemat vairāk punktu, ja ātri pārvaldāt savus ziņojumus.

E-pasta spēle ļauj jums izveidot ieradumu koncentrēties uz vienu e-pastu vienlaikus, pirms pāriet uz nākamo, savukārt tās integrētais taimeris palielina jūsu produktivitāti.

InMoat ir rīks, kas kārto e-pastus atbilstoši to veidiem, piemēram, finansēm, produktivitātei, veselībai utt. Šis rīks palīdz palielināt jūsu produktivitāti, atlasot un iesūtnes augšdaļā ievietojot jums svarīgos e-pasta veidus, piešķirot tiem prioritāti pār citiem.

Pēc pieteikšanās savā kontā InMoat lūgs jums izvēlēties nozari un profesiju, lai optimizētu darbplūsmas un iestatītu prioritātes. Varat izmantot opciju “Viedie filtri”, lai izvēlētos e-pasta ziņojumu kategoriju, kas paliks jūsu iesūtnē. Tas pārvietos mazāk kritiskos e-pastus uz jūsu InMoat mapi, lai tos vēlāk skatītu sev ērtā laikā.

InMoat arī analizēs jūsu tīklu un lūgs jums izvēlēties uzticamās kontaktpersonas, lai piešķirtu prioritāti viņu e-pastiem, vienlaikus pārvietojot ziņojumus no nezināmiem avotiem uz citu mapi.

FollowUpThen ir jūsu personīgais asistents, kas atgādina jums sekot līdzi konkrētiem e-pastiem. Tas ir glābiņš aizņemtiem cilvēkiem vai tiem, kuri bieži aizmirst svarīgus ziņojumus.

Kad esat nosūtījis e-pasta ziņojumu, izmantojot FollowUpThen, e-pasts tiks atgriezts jūsu norādītajā dienā un laikā jūsu iesūtnē. Vairs neaizmirstiet par svarīgiem biznesa darījumiem vai randiņiem ar draugiem.

Jūsu iesūtne var ātri ietekmēt jūsu produktivitāti, jo saņemat ļoti daudz e-pasta ziņojumu potenciālie klienti, draugi, kolēģi un tie nepatīkamie biļeteni un veicināšanas jaunumi, kurus jūs nekad neesat jautājis priekš!

Nākamreiz, kad jūtaties pārņemts ar visu, kas atrodas iesūtnē, dziļi ieelpojiet, sāciet īstenot šos padomus un izmantojiet šos rīkus, lai visu kontrolētu un paaugstinātu savu produktivitāti.

5 iemesli, lai izmantotu sadarbības rīkus, nevis e-pastu

Sadarbības rīki piedāvā koordinētāku komandas diskusiju, failu koplietošanas, uzdevumu pārvaldības utt. darbplūsmu. Lūk, kāpēc tie ir labāki par e-pastu.

Lasiet Tālāk

Par autoru