3 pieejami rakstīšanas padomi birojam

Birojā cilvēkiem ir jāspēj saprast, kas viņiem tiek paziņots, lai darbs tiktu veikts pareizi. Lielākoties tas tiek darīts labi, tomēr, palielinoties dažādībai darbavietās, nav tāda laika kā tagad, lai paaugstinātu līmeni.

Ja vēlaties uzzināt, kā uzlabot savu e-pasta, dokumentācijas un citu rakstītu biroja līdzekļu pieejamību, šeit ir daži padomi, kā to izdarīt.

Iemesli, kāpēc ir pieejami materiāli

Ja lasāt šo, jūsu iemesls, lai uzlabotu rakstisko materiālu pieejamību, varētu būt, lai kļūtu iekļaujošāks, un tas ir viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc lielākā daļa uzņēmumu to pieņem. Iekļaujoša darba telpa piesaista dažādus darbiniekus un atbalsta personālu, kam tas ir nepieciešams.

Ir labi zināms, ka, ja vide ir piemērota, cilvēki ar īpašām mācīšanās vajadzībām spēj domāt radoši un bieži vien ir izcili. Sākot ar to, kā jūs sazināties, ir pamats tam.

Saistīts: Kā izmantot savu mācību stilu, lai palielinātu produktivitāti

Tomēr pieejamība ir arī neticami gudrs biznesa solis. Tas, ka jūs zināt, ko domājat, nenozīmē, ka tas tiek tulkots šādā veidā. Ja visi saprot, kas viņiem jādara, un lietām ir jēga, tas nozīmē:

• Mazāk kļūdu
• Uzlabota personāla pārliecība
• Jūs sasniedzat plašāku auditoriju
• Pievilcīgāka darba vieta
• Jūs ietaupāt laiku, skaidrojot lietas

Vissvarīgākais ir tas, ka tas ir neticami viegli izdarāms un faktiski var uzlabot jūsu darba rezultātus.

1. Vienkāršas valodas lietošana

Neatkarīgi no tā, vai sūtāt e-pastu lielai auditorijai, rakstāt biļetenu vai veidojat jaunu dokumentāciju jaunai procedūrai darbā, ir paredzēts, ka citi to pieņems. Šādos gadījumos ir jāizmanto vienkārša valoda.

Pirmkārt, jums vajadzētu izvairīties no akronīmu un žargonu lietošanas tekstā. Daži cilvēki var nezināt, ko viņi domā, un var būt šķērslis jauniem iesācējiem. Tie var arī likt darbiniekiem justies atstumtiem un atņemt jūsu darba kopējo ietekmi. Tā vietā uzrakstiet akronīmus pilnībā un izvēlieties vārdus, ko var saprast visi.

Rakstot auditorijai, ieteicams rakstīt kādam, kurš nezina, kāds ir jūsu darbs. Daudz rakstisku saziņas svārku pār svarīgām detaļām un nokavē nepieciešamās darbības. Tas notiek, kad autors raksta no zināšanu vietas, un viņi garīgi aizpilda robus, nevis pieraksta.

Saistīts: Biļeteni topošajiem uzņēmējiem

Ja esat rūpīgi un rūpīgi apsverot katru soli, varat uzrakstīt padziļinātu skaidrojumu, un ir mazāka iespēja, ka darbinieki lūgs paskaidrojumus. Piemēram, pateikt kādam, kas jādara, var būt diezgan beztermiņa, bet arī pasakot, ko nedarīt, norādījums ir precīzs.

Varat izmantot piemērus, ja cenšaties kaut ko vienkāršot, lai savam darbam piešķirtu arī kādu reālu pielietojumu.

2. Pieejamā fonta izmantošana

Ir iemesls, kāpēc lielākā daļa vietņu, lietojumprogrammu un sociālo mediju vietņu izmanto viena veida fontus, un tas ir tāpēc, ka viņi zina, ka tas sasniedz plašāku auditoriju. Jūsu e-pasta un digitālās ziņojumapmaiņas lietojumprogrammās jau ir viegli lasāms noklusējuma fonts, kas parasti ir Arial vai Calibri, un tie ir ideāli pieejami fonti, ko izmantot visai rakstiskai dokumentācijai.

Arī teksts ar mazajiem burtiem ir vieglāk uztverams, tāpēc nelietojiet lielos burtus, piemēram, rakstot virsrakstus vai mēģinot kaut ko uzsvērt. Tā vietā jūs varat treknrakstā vārdus, lai pievērstu tam personas uzmanību vai sadalītu tekstu.

Turklāt fonta lielums var būt svarīgs darbiniekiem, kuriem ir grūti redzēt mazāku tekstu. Teksts, kura izmērs ir 12 pikseļi vai lielāks, ir ideāls, un bieži vien tas ir publisko materiālu standarts. Jebkurš mazāks par šo, un jūs riskējat, ka cilvēki nevarēs to pareizi izlasīt. Protams, viņi var izmantot Tālummaiņa funkcija savos datoros, ja tas ir digitāls fails, taču, ja tas ir izdrukāts, tas var radīt problēmas.

Saistīts: Rīki Microsoft Outlook sinhronizēšanai ar Google kalendāru

Visbeidzot, fontam un fonam jābūt melnbaltam, un, ja jums ir jāizmanto krāsa, vislabākā ir zilā krāsa, jo to var atšķirt lielākā daļa cilvēku ar daltonismu. Ne tikai tas, ka tā ir vienkārša krāsa, kas nav kontrastējoša.

3. Teksta bloku sadalīšana

Vai esat kādreiz saņēmis e-pastu vai dokumentu, kurā ir nepārtraukti teksta bloki? Ja jums ir, jūs zināt, ka tas var būt nepatīkams, kā arī daudziem cilvēkiem to var būt grūti izlasīt. Par laimi, ir daži ātri un vienkārši veidi, kā padarīt detalizētus teksta gabalus pieejamākus.

Aizzīmju punkti un numurēti saraksti ir lieliski rīki, ko izmantot ideju, priekšrocību, darbību un citu informācijas daļu uzskaitīšanai. Pārliecinieties, vai aizzīmju punkti ir kodolīgi un konkrēti, un jūs varēsiet apkopot vairākas rindkopas viegli lasāmā sadaļā. Tas notur lasītāja uzmanību un ietaupa jūsu laiku.

Saistīts: Komandas Wiki rīki, ko varat izmantot produktivitātes uzlabošanai

Vēl viens veids, kā sadalīt tekstu, ir izmantot attēlus. Tomēr jums jābūt uzmanīgiem ar izmantotajiem attēliem. Jebkuram attēlam, ko izmantojat, ir jāpapildina teksts; ja jūsu attēlā ir ietverta svarīga informācija, kas nav iekļauta jūsu rakstā, jūs, iespējams, izslēdzat vai mulsinat cilvēkus. Attēlos ir jāizmanto arī vienkāršas krāsas un jāizvairās no kontrastējošām krāsām, kuras citiem varētu būt grūti saskatīt.

Iespējams, jums tas nav jādara, ja tas ir tikai e-pasts, ko izsūtāt, taču tādā gadījumā tas var būt vērts apsverot, vai šo vienu e-pastu var sadalīt atsevišķos e-pastos, ja tajā ir daudz dažādu ideju un tēmas. Viena tēma vienā e-pastā ir ideāli piemērota, ja ir daudz pārrunājamu.

Pieejamība palīdz ikvienam

Ikvienam ir dažādi darba veidi, un dažiem cilvēkiem var būt nepieciešamas papildu lietas, kas šeit nav aplūkotas. Svarīgi ir saņemt atgriezenisko saiti un uzzināt, kas cilvēkiem der; jo vairāk varēsit uzlabot rakstveida saziņas pieejamību, jo vairāk priekšrocību redzēsit.

Nepārdomājiet to; vienkārši sāciet un izmēģiniet. Izmantojot šos padomus, jūs būsiet labi ceļā uz pieejamu darba vietu, un citi novērtēs jūsu uzmanību.

4 padomi, kā pabeigt profesionālu darbu

Kā būtu jānodod, aizejot no darba? Šeit ir daži ātri un vienkārši soļi, kā nodot savu darba slodzi pirms jaunā darba uzsākšanas.

Lasiet Tālāk

Par autoru