Izmetiet savu uzdevumu sarakstu: kā izmantot uzdevumu pārvaldības kalendāru

Ikviens ir dzirdējis par uzdevumu sarakstu, un lielākā daļa cilvēku to izmanto, lai izsekotu izciliem darbiem, kas jāpabeidz. Tomēr, tāpat kā jebkas cits, uzdevumu saraksti var ātri izkļūt no kontroles un faktiski var neitralizēt jūsu produktivitāti.

Dzīvošana kalendārā nozīmē saraksta izņemšanu un neapstiprināto uzdevumu ieplānošanu kalendārā. Ja jūsu uzdevumi rada vairāk problēmu, nekā jūs vēlētos, šis varētu būt jūsu risinājums.

Uzdevumu saraksts vs. Dzīvošana jūsu kalendārā

Ar uzdevumu sarakstiem pašiem par sevi nav nekā slikta, taču, lai tie būtu efektīvi, tiem ir nepieciešama liela disciplīna. Uzdevumi ir neticami beztermiņa, un jūsu pienākums ir nodrošināt to pareizu darbību. Šīs ir tikai dažas no lietām, kas var kaitēt to lietderībai:

• Ja tie ir pārāk gari, tie var kļūt milzīgi.
• Tie nenodrošina kontekstu prioritāšu noteikšanai.
• Tie var sastāvēt no daudziem nevajadzīgiem uzdevumiem.
• Jūs, visticamāk, veiksit mazākus, patīkamākus darbus un atstājat novārtā citus.
• Lai padarītu savu uzdevumu sarakstu mobilu, ir nepieciešamas papildu lietojumprogrammas.

No otras puses, dzīvošana kalendārā risina lielāko daļu šo problēmu, jo tas darbojas. Kad jums ir kāds darbs, kas jāpabeidz, jūs skatāties savā kalendārā un grafiku, kas darbojas kā tikšanās starp citiem jūsu pienākumiem. Tas automātiski liek jums noteikt prioritāti uzdevumam citu darbu kontekstā.

Saistīts: Veidi, kā padarīt Google kalendāru par Windows darbvirsmas kalendāru

Turklāt jūs, visticamāk, veiksit grūtākus un sarežģītākus uzdevumus, jo tie jau ir ieplānoti, kas novērš atlikšanu. Tas viss ir iespējams bez gariem, nesteidzīgiem sarakstiem, jo ​​jūsu kalendārs ir funkcionāls informācijas centrs, kas to visu apkopo.

Lielākajā daļā darba vietu jau tiek izmantota digitālā kalendāra lietojumprogramma, piemēram, Outlook vai Google kalendārs. Tas nozīmē, ka varat to ņemt līdzi, atrodoties ceļā, izmantojot tīmekļa saiti vai lietotni jebkurā digitālajā ierīcē, kas jums nepieciešama.

Ir tikai daži vienkārši noteikumi, kā dzīvot kalendārā, kas optimizēs tā pārvaldību, un tie ir daudz mazāk sarežģīti nekā uzdevumu saraksta noteikumi.

Laika bloķēšana ir jūsu draugs

Tas ir kaut kas tāds, no kā jūs vienkārši nevarat izvairīties, neatkarīgi no datu nesēja, ko izmantojat uzdevumu izsekošanai. Laika bloķēšana nozīmē, ka nedēļas vai dienas sākumā jāpavada laiks, lai izrakstītu visus veicamos darbus.

Tā ir laika taupīšanas iniciatīva, kas ievērojami palielina jūsu darba rezultātus. To darot, jūs jau zināt, kas jums jārisina pirms laika, un atlikušo darba nedēļu varat pavadīt savu pienākumu veikšanai.

Saistīts: Laika bloķēšanas padomi, lai uzlabotu fokusu

Pirms sākat darbu, veltiet 15–20 minūtes kalendāra aizpildīšanai. Paturot prātā termiņus, atrodiet laiku starp sanāksmēm, projektiem un klientu darbu, lai vienotos par tikšanos jūsu uzdevumam.

Ja kāds no jūsu uzdevumiem ir saistīts ar sapulces izveidi ar kolēģi, izveidojiet sapulci savā kalendārā un uzaiciniet viņu. Ja vēlaties tikties virtuāli, noteikti iekļaujiet sapulces saiti no izmantotās digitālās konferenču lietojumprogrammas.

Izmantojiet motīvus, lai pārvaldītu savus uzdevumus

Krāsu kodēšana jūsu kalendāra tikšanās kategorijās palīdz ievērojami atšķirt uzdevumus, sanāksmes, projektu darbu un citus pienākumus. Īsā mirklī varēsit pateikt, kas veido jūsu nedēļu, un attiecīgi plānot.

Lai to paveiktu programmā Outlook, noklikšķiniet uz jebkuras tikšanās un noklikšķiniet uz lentes Kategorizēt > Visas kategorijas. Izvēlieties Jauns, ierakstiet motīva nosaukumu, izvēlieties krāsu un pēc tam noklikšķiniet labi.

Atkārtojiet tik daudz tēmu, cik vēlaties. Pēc tam katrai izveidotajai tikšanās reizei varat piešķirt kategoriju. Google kalendārā ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkuras tikšanās un atlasiet kādu no uznirstošajām krāsām.

Saistīts: Rīki Microsoft Outlook sinhronizēšanai ar Google kalendāru

Noteikti nosauciet kategorijas atbilstoši darba veidam un izvēlieties krāsas, uz kurām labi reaģējat. Daži kategoriju piemēri varētu būt:

• Projekta darbs
• Administrators un uzdevumi
• Klienti
• Sanāksmes
• Apmācība

Kopīgojiet savu kalendāru ar kolēģiem

Lai gan varat izmantot uzdevumu saraksta lietojumprogrammu, piemēram, Todolist, lai dalītos ar citiem darbiniekiem, ja viņi neizmanto to pašu programmatūru, viņi to nevarēs viegli redzēt. Šeit ir papildu priekšrocības, dzīvojot jūsu biroja noklusējuma kalendārā.

Kopīgojot savu kalendāru, jūsu kolēģi varēs redzēt jūsu progresu, vienkārši to apskatot. Tas neļaus jūsu iesūtni aizsprostot ar e-pasta ziņojumiem, kuros tiek jautāts par jūsu progresu, un jums pat nav nepieciešams tās tajā atzīmēt. Tomēr noteikti dariet viņiem zināmu, kā jūs strādājat.

Saistīts: Outlook vs. Gmail: kurš e-pasta pakalpojums ir labāks?

Lai koplietotu savu Outlook kalendāru:

1. Noklikšķiniet uz lentes Kopīgot kalendāru un atlasiet to, kuru vēlaties publicēt.
2. Klikšķis Pievienot lai ievadītu savas komandas e-pasta adreses un pēc tam LABI.
3. Zem Atļaujas, izvēlieties kādu no Var apskatīt nosaukumus un atrašanās vietas vai Var apskatīt visas detaļas.
4. Klikšķis Pieteikties un LABI.

Lai uzzinātu, kā Google tīklā izveidot koplietojamu kalendāru, varat noskatīties šo oficiālo videoklipu no Google Workspace:

Esiet reālistisks attiecībā uz plānošanu

Lai gan, dzīvojot kalendārā, tiek apiets daudz jautājumu, kas saistīti ar uzdevumu sarakstu prioritāšu noteikšanu un laika pārvaldību, jums joprojām ir jābūt reālistiskam un gudram, plānojot savus uzdevumus. Par laimi, ir daži pārbaudīti padomi, kā to efektīvi pārvaldīt:

• Ja jums nav laika veikt lielu uzdevumu, ieplānojiet to kā vairākus mazākus uzdevumus.
• Dodiet sev vairāk laika, nekā domājat, ka jums būs nepieciešams.
• Izvairieties veikt uzdevumus tieši pirms sanāksmes; piešķiriet sev 30 minūšu intervālu starp tiem.
• Ja kāds uzdevums ir steidzams, izlemiet, vai pārkārtot citas lietas savā kalendārā.

Pastāv iespēja, ka pabeigsit savus darbus un atvēlēsit brīvo laiku, kas nozīmē, ka saņemsit e-pastus un citus sīkumus, kas rodas dienas laikā.

Saistīts: Uzlabojiet laika pārvaldību, izmantojot Outlook aizkaves piegādes funkciju

Izmantojiet savu kalendāru, lai uzlabotu produktivitāti

Jūsu kalendārs ir ērts rīks, kurā jau ir visi resursi, kas nepieciešami, lai izsekotu savam darbam. Dzīvošana kalendārā nodrošina integrētu pieeju jūsu darba slodzes pārvaldīšanai, turklāt viss tiek glabāts vienuviet.

Izmantojot iepriekš minētos noteikumus, jūs ietaupīsit laiku, uzlabosit savu produktivitāti un darbosies efektīvāk. Izmēģiniet to, un jūs varētu brīnīties, kāpēc jūs vispār izmantojāt uzdevumu sarakstu.

Kā padarīt Outlook mazāk traucējošu, izmantojot šos īsos padomus

Ja kādreiz esat domājis, ka programma Outlook novērš uzmanību, šeit ir daži vienkārši pielāgojumi, kas jums varētu noderēt.

Lasiet Tālāk

Par autoru