Ja jūs vai jūsu uzņēmums jau izmantojat Microsoft Outlook kā savu e-pasta lietojumprogrammu, ieteicams to izmantot kā pilnvērtīgu projektu pārvaldības rīku. Kāpēc izmantot citu milzīgu programmatūru ar nepazīstamu saskarni, ja varat piešķirt uzdevumus, iestatīt atgādinājumus un izpildes datumus saviem uzdevumu sarakstiem programmā Microsoft Outlook?
Produktivitātes palielināšana ir vienkārša, izmantojot Microsoft Outlook. Tas ir iegults ar daudziem noderīgiem rīkiem, kas palīdz klasificēt projektus, marķēt tos un paveikt daudz ko citu. Apskatīsim visu, ko varat darīt ar Microsoft Outlook kā projektu pārvaldības rīku.
1. Piešķiriet uzdevumus
Ja strādājat ar nelielu komandu, uzdevumu piešķiršana ir vienkārša un bez piepūles, kad izmantojat programmu Microsoft Outlook. Iet uz Darīt kreisajā panelī un pārejiet uz Pievienojiet uzdevumu.Kad uzdevums ir pievienots, ar peles labo pogu noklikšķiniet un izvēlieties Izveidojiet jaunu sarakstu no šī uzdevuma.
Kad esat izveidojis uzdevumu sarakstu, ar peles labo pogu noklikšķiniet un atlasiet
Kopīgot sarakstu. Jums būs iespēja Izveidojiet ielūguma saiti lai cilvēki varētu pievienoties un rediģēt šo uzdevumu sarakstu. Šī funkcija ir neticami noderīga, lai kārtotu projektus mazā vai vidēja lieluma komandā.2. Pievienojiet e-pasta aizstājvārdu
Darba atjauninājumi un saziņa par projektu var pazust ikdienas saņemto e-pasta ziņojumu burzmā, pat ja esat pārāk uzmanīgs. Viens nokavēts e-pasts var izraisīt aizkavēšanos un visa veida iebildumus. Viens vienkāršs veids, kā risināt šo problēmu, ir izveidot e-pasta aizstājvārdu programmā Microsoft Outlook.
Tā ir papildu e-pasta adrese, kas izmanto to pašu kontaktpersonu sarakstu un iestatījumus, lai saņemtu e-pastus. To var izdarīt, dodoties uz Pievienojiet aizstājvārdu un izveidojot jaunu e-pasta adresi vai izmantojot esošu, lai tā darbotos kā aizstājvārds. Visi uz šo adresi saņemtie e-pasta ziņojumi pēc noklusējuma tiks ievietoti īpašā projektu pārvaldības programmatūrā.
3. Izveidojiet grupu
Ja mēģināt informēt visus projekta dalībniekus par visiem projekta atjauninājumiem, varat viegli izveidot grupu. Tas arī atvieglo kalendāru kopīgošanas uzdevumu (vairāk par to vēlāk).
Iet uz Cilvēki kreisajā panelī un meklējiet Grupas un izveidojiet vienu. Jums tiks lūgts pievienot dalībniekus, un, kad tas būs izdarīts, jums tiks parādīts grupas e-pasta ID, kurā varēsit nosūtīt visus ar projektu saistītos e-pasta ziņojumus un piekļūt grupas kalendāram. Varat iestatīt jaunus notikumus, saņemt jaunāko informāciju par gaidāmajiem un sekot termiņiem.
4. Kopīgojiet kalendārus
Nav nekā labāka kā būt vienā lapā, kad strādājat pie projekta. Projekta atpazīstamība ir ļoti svarīga projekta panākumiem. Labs veids, kā to nodrošināt, ir kopīgot projekta kalendāru, kas ir pieejams visiem projekta dalībniekiem.
SAISTĪTI: Kā padarīt Outlook mazāk traucējošu, izmantojot šos īsos padomus
Jūs varat ne tikai redzēt, pie kā citi strādā, bet arī koncentrēties uz notikumu pavērsieniem un galvenajiem gaidāmajiem projekta notikumiem. Izmantojot šādu kalendāra integrāciju, jūs noteikti nepalaidīsit garām svarīgus atjauninājumus. Tagad varat koplietot savu kalendāru ar kontaktpersonām.
Augšējā labajā stūrī atradīsit kopīgošanas opciju, kā arī varat izvēlēties atspoguļot projekta grupas kalendāra aktivitātes, lai tās tiktu rādītas jūsu kalendārā, lai saņemtu jaunāko informāciju.
5. Izmantojiet noteikumus, lai vadītu projektu
Ja vēlaties automatizēt dažus ikdienišķus procesus un uzņemties atbildību par savu e-pasta iesūtni, kā arī savu projektu, nav labāka veida, kā to izdarīt, kā izmantot noteikumus. Lai sāktu, varat vienkārši ar peles labo pogu noklikšķināt uz e-pasta un pāriet uz Papildu darbības.
Noklikšķiniet uz a Izveidot kārtulu no nolaižamās izvēlnes. Varat izvēlēties pārvietot esošo e-pastu uz mapi pēc savas izvēles un, ja vēlaties darīt vairāk, atlasiet Vairāk iespēju.Varat arī pievienot darbību un izlemt, kas notiek katru reizi, kad saņemat e-pastu no šī adresāta.
6. Kategorizēt visu
Ja jūsu darbs ir attālināts un daudz saziņas notiek pa e-pastu, vislabāk ir klasificēt un iezīmēt dažādus projektus, lai nepalaistu garām svarīgu saraksti. Varat ar peles labo pogu noklikšķināt uz e-pasta un izvēlēties Kategorizēt no nolaižamās izvēlnes. Tagad varat izvēlēties no jau pieejamajām kategorijām vai turpināt izveidot jaunu.
Ja jums ir jāievieš izmaiņas esošajā kategorijā, varat to izdarīt Pārvaldīt kategorijas.
7. Izmantojiet meklēšanas joslu
Ja neticat visu kategorizēšanai vai iezīmju pievienošanai saviem e-pastiem, varat vienkārši izmantot meklēšanas joslu, lai meklētu projekta e-pasta ziņojumus. Norādiet atbilstošu atslēgvārdu, un tas katru reizi atradīs tieši to, ko meklējat.
SAISTĪTI: Kā klasificēt Outlook kalendāru krāsās
Meklēšanas josla ļauj meklēt tieši jūsu izvēlētā mapē vai apakšmapē, tādējādi atvieglojot uzdevumu. Tas ietaupa laiku, kā arī daudz pūļu. Turklāt varat arī meklēt izdzēstos e-pastos, sarunu vēsturē vai norādīt citu informāciju, piemēram, tēmu, atslēgvārdu un adresātu, lai palīdzētu atrast to, ko meklējat.
8. Izveidojiet jaunas mapes, lai atšķirtu projektus
Jūs vienmēr varat iestatīt jaunu mapi, kurā ir informācija par projektu. To darot, iespēja sajaukt projektus vai nokavēt svarīgus e-pastus un termiņus samazināsies līdz minimumam. Noklikšķiniet uz trīs rindas ekrāna augšējā kreisajā stūrī un pārejiet uz nolaižamās izvēlnes beigām.
Tur jūs atradīsiet Jauna mape, un jaunas mapes izveidošana prasīs mazāk nekā sekundi.
9. Izmantojiet Excel, PowerPoint, Word un OneNote
Microsoft Outlook vai tās tīmekļa versija Outlook.com ir iegults programmā Excel, PowerPoint, Word un OneNote. Jūs varat viegli piekļūt Microsoft produktivitātes programmatūras komplektam no mājas lapas. Jūs varat tos atrast kreisajā panelī, un jūs varat nekavējoties sākt darbu.
Šīs integrācijas palīdz ātri izveidot prezentācijas, pievienot piezīmes, izveidot izklājlapas un dokumentus — tas viss notiek vienā ekrānā.
Microsoft Outlook atvieglo projektu pārvaldību
Programma Microsoft Outlook ir lieliski piemērota attālām komandām, kas strādā tiešsaistē, un tā ir ļoti noderīga uzdevumu piešķiršanai un ikdienišķu uzdevumu automatizēšanai. Ja jums ir iespēja izveidot jaunas mapes, apakšmapes, e-pasta aizstājvārdus un kārtot visu kategorijās, nekas nevar noiet greizi.
Programma Microsoft Outlook var būt noderīga jūsu projektu pārvaldībā, ļaujot izveidot uzdevumus no e-pasta, izveidot līmlapiņas un izveidot tāfeles, lai visu varētu skatīt vienā mirklī. Izmantojot projektu pārvaldības rīku, kas ir iekļauts jūsu e-pasta lietojumprogrammas pazīstamajā saskarnē, varat uzzināt par saviem produktivitātes rīkiem jebkurā vietā un laikā.
Vai programmā Microsoft Outlook trūkst kāda līdzekļa? Šeit ir vairāki Outlook rīki, kas jūsu iesūtnei pievieno noderīgu funkcionalitāti!
Lasiet Tālāk
- Produktivitāte
- Microsoft Outlook
- Projektu vadība
- Uzdevumu pārvaldība
- Microsoft Office padomi
Gargi ir rakstnieks, stāstnieks un pētnieks. Viņa specializējas saistošu satura darbu rakstīšanā par visu interneta tēmu klientiem dažādās valstīs un nozarēs. Viņa ir maģistrantūra literatūras jomā ar rediģēšanas un izdevējdarbības diplomu. Ārpus darba viņa vada TEDx šovus un literatūras festivālus. Ideālā pasaulē viņa vienmēr atrodas minūtes attālumā no došanās uz kalniem.
Abonējiet mūsu biļetenu
Pievienojieties mūsu informatīvajam izdevumam, lai saņemtu tehniskos padomus, pārskatus, bezmaksas e-grāmatas un ekskluzīvus piedāvājumus!
Noklikšķiniet šeit, lai abonētu
