Kā noteikt termiņu, kas jums patiešām noderēs

Termiņiem vajadzētu būt motivējošākiem un mazāk stresainiem, nevis otrādi. Ja vien termiņš nevar dot jums vislabāko noteiktajā laikā, tas nav lietderīgi. Tāpēc vispirms ir jābūt uzmanīgiem, nosakot projekta termiņu.

Turpiniet lasīt šo rakstu, lai uzzinātu, kā izveidot termiņu, kuru varat ievērot.

1. Apsveriet projekta mērķus un vadlīnijas

Ja vēlaties noteikt termiņu projektam, pie kura strādājat jūs vai jūsu komanda, jums ir skaidri jānosaka projekta mērķi. Papildus vispārējiem mērķiem vajadzētu būt arī dažām īpašām pamatnostādnēm.

Apsveriet tos visus, lai saprastu paredzamo pabeigšanas laiku, vienlaikus ievērojot noteikumus un noteikumus. Tāpat pirms projekta uzsākšanas pārliecinieties, vai visi ir informēti par sadarbības objekta vadlīnijām un mērķiem.

2. Sadaliet uzdevumu mazākās vienībās vai apakšuzdevumos

Lai izveidotu projekta termiņu, jums tas ir jāsadala vairākos mazākos gabalos. Šīs mazākās porcijas ir pazīstamas arī kā uzdevumi un apakšuzdevumi. Vēlāk izveidojiet atsevišķus termiņus katrai mazākajai uzdevuma vienībai.

Pirms visa projekta galīgā termiņa noteikšanas apsveriet arī uzdevumu atkarības. Nosakiet patstāvīgo uzdevumu izpildes termiņu agrāk un atkarīgo uzdevumu izpildes termiņu vēlāk.

Izskaidrojiet komandas biedriem atkarības. Tādējādi viņi sapratīs dažādu atsevišķu uzdevumu izpildes termiņu iemeslus.

3. Veltiet pietiekami daudz laika, lai noteiktu termiņu

Projekta termiņa noteikšana ir ne mazāk svarīga kā citi ar to saistītie uzdevumi. Tāpēc nekad nesteidzieties noteikt termiņu. Tas var neapzināti piespiest jūs izveidot nereālu, ko noteikti palaidīsit garām.

Vienmēr veltiet pietiekami daudz laika, pabeidzot izpildes datumu. Steidzoties nepalaidiet garām nevienu svarīgu apsvērumu.

4. Apsveriet iespējamos projekta aizkavēšanās iemeslus

Projektu kavēšanās mūsdienās ir kļuvusi diezgan ikdienišķa parādība. Gandrīz visām komandām ir reģistrēts, ka projekti ir iesniegti pēc noteiktā termiņa. Ja tas pats notika arī ar jūsu komandu, uzziniet projekta kavēšanās iemesls.

Ja nereāls termiņš izraisīja projekta aizkavēšanos iepriekšējā reizē, savam nākamajam projektam nosakiet brīvāku termiņu. Citu iemeslu gadījumā iestatiet termiņu, kurā jums ir pietiekami daudz laika, lai atrisinātu šo problēmu, ja tā atkārtojas.

Ja jums nav tiešas pieredzes par projekta kavēšanos, apsveriet biežākos iespējamos iemeslus un nosakiet termiņu, lai no tiem visiem izvairītos.

5. Uzmanieties no pretrunīgām prioritātēm

Šajā konkurences pasaulē lielākā daļa cilvēku vienlaikus strādā pie vairākiem projektiem. Šīs pretrunīgās prioritātes var padarīt jūsu termiņus nesasniedzamus. Lai no tā izvairītos, pārbaudiet katra komandas locekļa darba joslas platumu līdz sava projekta termiņa beigām.

Ņemot vērā katra projekta dalībnieka prioritātes, varat izdomāt reālu termiņu. Jums var būt nepieciešams noņemt dažus dalībniekus no projekta un pieņemt darbā jaunus cilvēkus, lai pabeigtu projektu klienta norādītajā laikā.

Saistīts: Labākās metodes ārštata darbiniekiem, lai bez maksas piešķirtu prioritāti uzdevumiem

6. Iegūstiet ieinteresēto personu viedokli

Veiksmīgam projektam ir nepieciešams visu iesaistīto personu, tostarp trešo pušu piegādātāju, kopīgas pūles. Nav patīkami projekta vidū uzzināt, ka kāds no jūsu svarīgajiem resursiem nav pieejams atvaļinājuma dēļ.

Tāpēc jums ir jāsaņem atzinumi no katras projektā ieinteresētās puses par termiņu. Iestatiet provizorisku izpildes datumu un jautājiet, vai viņiem šis termiņš šķiet saprātīgs salīdzinājumā ar viņu darba slodzi un prioritātēm. Jums var būt vairākas tikšanās ar savu klientu arī pirms termiņa pabeigšanas.

7. Uzziniet savu ideālo stresa līmeni

Jums jāpiekrīt, ka ideāls stresa daudzums vienmēr darbojas kā motivācija. Tādējādi, ja mēs sakām, ka termiņiem nevajadzētu būt saspringtiem, tas nenozīmē, ka steidzamība ir pilnībā jāatceļ. Katrā noteiktajā termiņā jāiekļauj mērens stresa līmenis. Tas jūs garīgi uzbudinās vai iedvesmos pabeigt darbu.

Ideālais stresa līmenis mainās atkarībā no personas un uzdevuma grūtībām. Tāpēc nosakiet termiņu, ņemot vērā pareizo stresa līmeni, kas ne tikai ļauj laikus izpildīt uzdevumu, bet arī sniedz vislabāko no jums.

Saistīts: Pašpārvaldes prasmes, kas jāapgūst, lai nodrošinātu personīgo un darba ražīgumu

8. Piešķiriet papildu laiku darbības jomas maiņai

Neatkarīgi no tā, vai strādājat klienta labā vai pie iekšējā projekta savā organizācijā, darbības joma var mainīties. Tā kā nav iespējams paredzēt tvēruma slīdēšanu, labāk ir atvēlēt tam kādu laiku, plānojot termiņu.

Komanda var saskarties ar projekta darbības jomas izmaiņām jebkurā progresa posmā. Tāpēc, veidojot izpildes datumu, atvēliet kādu laiku tvēruma pielāgošanai. Varat arī paskaidrot savam klientam, ka šim konkrētajam mērķim esat pielāgojis papildu laiku.

9. Esiet gatavs pēdējā brīža problēmām

Neviens nevēlas nokavēt termiņu. Tāpēc apsveriet visas iespējas, kas var izraisīt jūsu projekta aizkavēšanos, tostarp pēdējā brīža problēmas. Dažreiz komandas biedri var gaidīt līdz pēdējai dienai, lai pabeigtu uzticēto uzdevumu.

Pēdējā dienā var būt ārkārtas situācija — kāds var saslimt vai var rasties problēmas ar datoru vai interneta savienojumu. Lai izvairītos no šādām problēmām, no kurām var izvairīties, izveidojiet mīkstu termiņu vienu vai divas dienas pirms sākotnējā termiņa.

Kad visi iesniedz savus darbus pirms termiņa, projektu iesniegšana var notikt laicīgi. Ja kāds nokavē mīksto termiņu, varat deleģēt uzdevumu, lai tas tiktu izpildīts noteiktajā termiņā. Tas pasargās jūs no neparedzētiem projektu kavējumiem.

10. Saglabājiet termiņu sasniedzamu

Kad esat apsvēris visus iepriekš minētos faktorus, jums vajadzētu nākt klajā ar sasniedzamu termiņu. Pēc komandas biedru pabeigšanas un pilnīga priekšstata par viņu pieejamību un prioritātēm jums ir nemanāmi jānosaka izpildes datums, kas ir apmierināts ar visiem.

Ja jums ir šaubas, jums tieši jālūdz kolēģiem paskaidrot. Projektu pārvaldības rīki var palīdzēt sekot līdzi projekta norisei un resursu pieejamībai, ja nepieciešams pārplānot grafiku.

Pabeidziet uzdevumus pirms termiņa

Tikai sasniedzams termiņš var nodrošināt, ka varat izpildīt uzdevumu noteiktajā termiņā.

Neaizmirstiet ievērot šajā rakstā sniegtos padomus, vienlaikus nosakot termiņu, lai tas būtu reālistisks. Varat arī atjaunot savu projektu neparedzētu apstākļu gadījumā.

Kā ātri atjaunot aizkavētu projektu

Šeit ir desmit efektīvi veidi, kā panākt, lai aizkavētā projekta laika grafiks tiktu ievērots, ļaujot jums pabeigt projektu laikā.

Lasiet Tālāk

Par autoru