12 labākie veidi, kā palielināt projektu vadības efektivitāti

Ja esat daļa no projekta vadības komandas, produktivitātei nav augšējās robežas. Vienmēr ir iespēja uzlabot savu efektivitāti.

Lai gan dažādi rīki var jums palīdzēt, ikvienam projektā iesaistītajam ir jāievēro dažas metodes, lai prasmīgi izpildītu uzdevumu. Izmantojiet tālāk norādīto praksi šodien, lai uzlabotu savu efektivitāti, strādājot pie projekta.

1. Plānošanas posms ir izšķirošs

Plānošana ir projekta vadības atslēga. Rūpīgi izplānots projekts ne tikai nodrošinās tā panākumus. Tas arī apstiprinās, ka katrs komandas dalībnieks veic pareizo uzdevumu īstajā laikā.

Šajā posmā apsveriet visas klienta prasības, lai izveidotu konkrētus mērķus.

Pēc tam turpiniet izklāstīt savus uzdevumus un sadalīt tos starp komandas biedriem. Pirms uzdevumu piešķiršanas komandas locekļiem pārbaudiet, vai viņi ir apmierināti ar savām lomām.

Saistīts: Labākās bezmaksas lietotnes uzdevumu plānošanai

2. Efektīva komunikācija

Tikai tad, kad komunikācija starp ieinteresētajām pusēm ir skaidra, jūs varat strādāt ar pilnīgu efektivitāti. Pārliecinieties, ka projekta dalībnieki atrodas vienā lapā ar klientiem un viņu komandas biedriem.

Atkarībā no projekta prasībām varat paļauties uz sinhronizētu vai reāllaika komunikāciju. Neatkarīgi no tā, vai sazināties verbāli vai neverbāli, sarakstei jābūt skaidrai.

Jebkura nepareiza komunikācija var kaitēt jūsu produktivitātei un izraisīt projekta aizkavēšanos. Jūs varat izmantot Atslābums pārskatāmai un dokumentētai komunikācijai.

3. Izveidojiet zināšanu bāzi

Pat ja jums ir gluda saziņa starp kolēģiem, vairāki komandas biedri, kas kādam prasīs vienu un to pašu informāciju, būs neproduktīvi. Lai datu koplietošanas process būtu viegls, jums vajadzētu izveidot zināšanu bāzi vai datu centru tādās lietotnēs kā Bitrix24.

Apkopojiet visus nepieciešamos datus un instrukcijas zināšanu bāzē un piedāvājiet tai piekļuvi ikvienam projekta dalībniekam. Varat arī izveidot paskaidrojošus mācību video, lai palīdzētu jauniem projekta dalībniekiem, netērējot laiku.

4. Projekta laika pārvaldība un budžeta plānošana

Laiks ir būtiska projekta būtība. Projekta kavēšanās var likt jums zaudēt vērtīgus un ilgtermiņa klientus. Tāpēc, lai nodrošinātu pilnvērtīgu komandas efektivitāti, projekta sākumā ir pareizi jāieplāno laiks.

Izmantojiet Savlaicīgi lietotni, lai reģistrētu laiku, kas jums nepieciešams katra atskaites punkta un uzdevuma izpildei. Papildus efektivitātes un produktivitātes uzskaitei lietotne var arī palīdzēt jums nodrošināt rēķinus klientiem.

5. Padariet projektu failus pieejamus

Katrs projekts ietver simtiem dokumentu un dokumentu izveidi un koplietošanu. Dažiem dokumentiem ir nepieciešams arī reāllaika sadarbības darbs. Komandas loceklis, kurš gaida atļauju piekļūt failam, tikai veicinās aizkavēšanos un neefektivitāti.

Varat izmantot jebkuru satura pārvaldības sistēmu, piemēram Microsoft SharePoint kas ļauj uzglabāt vienā centrālajā repozitorijā. Pārliecinieties, vai sistēmai ir tādas funkcijas kā dažādi atļauju līmeņi, versiju kontrole un auditēšanas iespēja.

6. Sagatavojieties risku pārvaldībai

Neviens projekts nav brīvs no iespējamiem riskiem. Nepamatotas problēmas projekta vidū var kavēt efektivitāti. Tāpēc pirms darba pie projekta ir obligāti jāiziet riska novērtēšanas process.

Ar SVID lietotne, varat identificēt riskus un saprast, kādu kaitējumu tie var radīt. Apspriediet ar pilnvarotajiem, lai rastu risinājumu riska pārvaldībai, ja tāds rodas.

7. Dokumentējiet visus datus

Dokumentācija palīdz palielināt komandas atbildību un efektivitāti. Vai apmeklējāt Zoom sapulci? Izplatiet sanāksmes piezīmi rakstiskā formātā. Vai verbāli panācāt lēmumu? Dokumentējiet to e-pastā un nosūtiet visiem iesaistītajiem.

Dokumentācija palīdz noskaidrot izaicinājumus, ar kuriem komanda saskaras projekta laikā. Tie kalpos arī kā ceļvedis jūsu turpmākajiem projektiem. Jūs varat izmantot Asana uzdevumu komentēšanas sistēma, lai sistemātiski uzglabātu visu informāciju, kas saistīta ar konkrētu uzdevumu.

8. Gudri izvēlieties projekta komandu

Jūsu organizācijā var būt daudz cilvēku, taču jums ir jāpieņem, ka ne visi no viņiem ir piemēroti katram projektam. Dažādiem projektiem ir vajadzīgas dažādas prasmes un pieredze. Tāpēc īsto cilvēku izvēle projektam palīdzēs viņiem pielikt visas pūles.

Ja nolīgsiet radošu rakstnieku tehniska satura rakstīšanas projektam, viņš nevarēs strādāt efektīvi, pat ja to vēlētos. Izvēloties pareizo personu, tiks nodrošināts, ka viņš varēs izmantot savu talantu.

9. Apbalvojiet izpildītājkomandas locekli

Laicīgi sasniedzot nelielus atskaites punktus, tiek pavērtas ceļš uz visa projekta savlaicīgu pabeigšanu. Tikai motivēta un produktīva komanda var palīdzēt sasniegt mērķus un sasniegt projekta mērķus.

Lai gan ikviens saņem samaksu par savu darbu, atalgojums un atzinība noteikti var iedvesmot cilvēku strādāt labāk. Apbalvojot komandas locekļus par pavērsiena sasniegšanu, ne tikai saņēmējs būs motivēts, bet arī citi komandas locekļi smagi strādās, lai nākamreiz nopelnītu atlīdzību.

10. Esiet atvērts atsauksmēm un ieteikumiem

Konstruktīvas atsauksmes no jūsu komandas biedriem var palīdzēt jums atrast vājās vietas, par kurām jūs nezināt. Ja jūs nopietni domājat uzlabot savu produktivitāti, jums ir jābūt pozitīvam pret kritiku un ieteikumiem. Atsauksmes no dažādiem cilvēkiem palīdzēs pilnveidot sevi.

Lai diskrēti apkopotu atsauksmes, ieteicams izveidot anonīmu aptaujas veidlapu. Jūs varat bez maksas izveidot aptaujas veidlapu, izmantojot Google veidlapas un izplatīt tās saiti starp kolēģiem. Viņi var dalīties savās atsauksmēs un ieteikumos, neatklājot savu identitāti.

Saistīts: Google veidlapas vs. Microsoft veidlapas: kuru jums vajadzētu izmantot?

Projektu pārvaldības uzdevumu automatizācija var uzlabot efektivitāti. Varat izmantot jebkurus tirgū pieejamos projektu vadības rīkus. Pirms izvēlaties to, pārliecinieties, vai lietotne var izpildīt jūsu projekta prasības.

Piemēram, ja jūsu komanda strādā pie programmatūras izstrādes, iespējams, vēlēsities meklēt atbalsta rīkus elastīga projektu vadība. Mūsdienās lielākā daļa projektu prasa, lai jūs būtu pieejams, atrodoties ceļā. Tādējādi projektam izvēlētajiem rīkiem ir jābūt mobilajai versijai.

12. Zināt savu produktivitāti un improvizēt

Visbeidzot, jums pastāvīgi jāseko jūsu produktivitātei, lai uzzinātu savus trūkumus un uzlabotu tos. Izmantojot spēcīgu uzdevumu pārvaldības rīku, piemēram, Trello informēs par atsevišķu uzdevumu gaitu un kopējo projektu.

Tajā pašā laikā lietotnes var parādīt atsevišķu dalībnieku efektivitāti, salīdzinot stundas, ko viņi pavada mērķa sasniegšanai. Var veikt arī pašvērtējumu, lai noskaidrotu jomas, kurās nepieciešami uzlabojumi.

Efektīvi pabeidziet savus projektus

Tagad, kad zināt dažas no labākajām metodēm efektivitātes palielināšanai, to ieviešanai vajadzētu palielināt produktivitāti. Mūsdienu projekti no komandas locekļiem prasa maksimālu efektivitāti.

Ir izdevīgi veidot nepārtrauktas mācīšanās kultūru, lai sagatavotu savu komandu turpmāko projektu izaicinājumiem. Atklājiet savus komandas locekļus iekšējai zināšanu bāzei vai tiešsaistes projektu vadības mācībām, lai gūtu savstarpēju labumu.

8 labākie tiešsaistes projektu vadības kursi

Ja vēlaties uzlabot prasmes un apgūt ko jaunu, šeit ir astoņi labākie bezmaksas un apmaksātie tiešsaistes projektu vadības kursi.

Lasiet Tālāk

Par autoru