8 uzlabotas datu bāzes funkcijas par ideju, kas jums būtu jāizmanto

Iespējams, jūs izmantojat Notion lapas, lai izveidotu datu bāzes bez koda, izmantojot tādus jēdzienu līdzekļus kā saraksts, tabula, galerija, kalendārs un tāfele. Tomēr Notion nākamā līmeņa datu bāzes līdzekļi var uzlabot jūsu uzdevumus, resursu pārvaldību un kopējo projekta produktivitāti.

Šīs augsta līmeņa funkcijas ne tikai ļauj organizēt projektu datus datu bāzēs. Varat sadalīt savus datus vai lietot formulas, lai atklātu modeļus. Lasiet tālāk, lai uzzinātu par šīm uzlabotajām funkcijām un to priekšrocībām.

1. Datu bāzes rekvizītu pārvaldība

Milzīgas datu kolekcijas organizēšana kļūst vienkārša, izmantojot datu rekvizītu funkciju Jēdziens. Klasifikācijas nolūkos ir jāpievieno jauns datu rekvizīts. Datu rekvizīta pievienošana arī piešķir datiem jaunu kontekstu. Piemēram, varat pievienot datu bāzes rekvizītus, piemēram, uzdevumu īpašniekus, izpildes datumus, pēdējos rediģētos laikspiedolus, atbilstošos URL un tā tālāk.

Varat arī izmantot datu bāzes rekvizītus datu apstrādes darbam. Piemēram, ja datiem ir vairāki rekvizīti, piemēram, teksts, numurs, persona, e-pasts un tālrunis, tie tiks parādīti dažādos scenārijos, ja izvēlēsities atbilstošu filtrēšanas rekvizītu.

Ir divu veidu datu bāzes rekvizīti, proti, pamata un papildu rekvizīti. Starp 12 pamata rekvizītiem visizplatītākie ir e-pasts, tālrunis, teksts, URL, datums un faili un multivide. Gluži pretēji, Formula, Relation un Rollup ir visizplatītākie septiņi uzlabotie īpašumi.

Jēdziens ļauj pārvaldīt īpašumus daudzos veidos, piemēram, pievienot jaunu, dzēst esošu, paslēpt, rādīt un pārkārtot.

Saistīts: SQL vs. NoSQL: kāda ir labākā datu bāze jūsu nākamajam projektam?

2. Datu bāzu filtri

Kad datu kopai esat pievienojis dažus rekvizītus, varat filtrēt datu bāzi, lai koncentrētos uz noteiktu sadaļu. Jums būs jāizvēlas filtra rekvizīts. Filtra funkcija darbojas, ja ir vai nav loģikas.

Varat izveidot jaunu filtru no Pievienojiet filtru variants Filtrs izvēlne virs datu bāzes. Atkarībā no datu izguves stratēģijas varat izveidot sarežģītus vai vienkāršus filtrus.

Var būt, ka viens un tas pats filtrs jālieto vairākas reizes. Varat arī kopēt datubāzi un izveidot jaunu šim konkrētajam filtra skatam, lai ietaupītu laiku.

Jūs varat izveidot ligzdotos filtrus līdz trim slāņiem. Ligzdotie filtri ļauj arī pievienot UN un VAI loģika. The Pievienojiet filtru grupu opcija no Filtrs izvēlne ļauj izveidot ligzdotus filtrus.

3. Datu bāzu šķirošana reāllaikā

Varat kārtot savus datus, kas saistīti ar dažādiem īpašumiem, augošā un dilstošā secībā, izmantojot funkciju Kārtot pakalpojumā Notion. Kārtošana ir īpaši noderīga, lai sakārtotu datus, saturu vai uzdevumus atkarībā no zināmajiem īpašuma veidiem.

Piemēram, pieņemsim, ka vēlaties uzzināt prioritāros dienas uzdevumus. Varat kārtot savu uzdevumu tabulu pēc prioritātes, lai uzzinātu, kuriem uzdevumiem nepieciešama tūlītēja uzmanība. Varat arī izmantot citas kārtošanas funkcijas, piemēram, alfabētiskā secībā, pēdējo rediģēšanu un tā tālāk.

Funkcija Kārtot izmanto atšķirīgu rekvizītu šķirošanas loģiku atkarībā no īpašuma vērtības. Piemēram, rekvizīti Teksts un nosaukums parādīs alfabētiskā kārtošanas opciju. No otras puses, numura rekvizīts piedāvās tikai skaitlisku kārtošanu.

4. Lietojiet datu bāzes attiecības

Notion funkcija Relation ietaupa jūsu laiku, samazinot piepūli, pārvaldot vairākas datu bāzes jebkuram projektam. Tas savieno visas datu bāzes, lai jūs varētu iegūt nepieciešamo ieskatu no jebkuras tā paša projekta datu bāzes.

Turklāt jūs varat veikt globālu datu analīzi, savienojot visas datu bāzes no dažādiem departamentiem. Datu bāzes relāciju lietošana programmā Notion ir diezgan vienkārša un neietver nekādu kodēšanu. Izveidojiet perfektu bezkoda relāciju datubāzi vietnē Notion tikai ar dažiem klikšķiem:

1. Vienkārši pievienojiet a Attiecības rekvizītu datubāzē, kurā vēlaties saistīt citas datu bāzes.
2. Jēdziens parāda pieejamās datu bāzes, kuras izvēlēties.
3. Īpašuma vērtības sadaļā izvēlieties datu rindu, kuru vēlaties saistīt ar pašlaik atlasītajiem datiem.

Saistīts: Kā izveidot attiecības starp vairākām tabulām, izmantojot datu modeli programmā Excel

5. Apkopotie dati, izmantojot apkopojumus

Apkopojums ir vēl viena svarīga funkcija, kas palīdz iegūt būtiskus datus jebkurā pievienotajā Notion datu bāzē. Piemēram, varat izmantot apkopojuma līdzekli, lai aprēķinātu kopējo projekta pabeigšanas laiku, manuāli neskaitot saistītos uzdevumus.

Apkopojumā tiek piedāvāti arī citi aprēķini, piemēram, Skaitīt visu, Skaitīt vērtības, Skaitīt tukšus, Procenti, kas nav tukši un tā tālāk. Līdzīgi kā relācijas funkcijai, apkopojums ir arī funkcija bez koda. Varat izveidot apkopojumu, veicot tikai trīs darbības, proti, atlasot relāciju, īpašumu un aprēķinu.

Spēcīga Notion funkcija ir datu bāzes saistīšana. Saistītās datu bāzes līdzeklis ļauj parādīt datu tabulas daļu dažādās darbvietās. Ja pakalpojumā Notion ir dažādas komandas darbvietas, šī ir lieliska funkcija, lai parādītu komandas līmeņa uzdevumus.

Varat arī lietot atsevišķus filtrus saistītajā datu bāzē, neveicot nekādas vizuālas izmaiņas vecākajā datubāzē. Varat arī lietot kārtošanas funkcijas. Saistītajās datu bāzēs tiek rādīts divvirzienu vecākbāzes fragments. Saistītā datu bāze savus datus iegūst no viena un tā paša avota, taču tai ir dažādi skati, veidi un filtri.

Ja kādā no saistītajām datu bāzēm veicat satura vai īpašuma līmeņa izmaiņas, avota datu bāzes saturs arī atspoguļos šīs izmaiņas.

7. Aprēķini un funkcijas

Notion datubāze sniedz piekļuvi vienkāršiem un sarežģītiem matemātiskiem aprēķiniem. Varat izveidot savu formulu un izpildīt to savā datu bāzē, lai izveidotu pārskatus vai prognozes saviem projektiem.

Jums ir jāpievieno formulas rekvizīts savai datu bāzei. Pēc tam varat palaist visu veidu funkcijas un aprēķinus, iekļaujot citus datu bāzes rekvizītus. Pēc tam, kad esat pievienojis Formulas īpašums, varat noklikšķināt uz jebkuras rindas, lai atvērtu Formula izvēlne. Šajā izvēlnē ir sadaļas, piemēram, Rekvizīti, Konstantes, Operatori un Funkcijas.

8. Datu bāzes veidnes

Datu bāzes veidnes novērš datu ievades grūtības un padara jūs produktīvāku, strādājot ar Notion datu bāzēm. Šīs veidnes nodrošina, ka jūs vai jūsu komandas locekļi ievēro vienotu datu ievades struktūru.

Varat vienreiz izveidot datu bāzes veidni konkrētiem datiem, piemēram, kļūdu ziņojumu iesniegšanai, sapulču pieprasījumiem, personīgajiem žurnāliem utt. Regulārajam darbam vienkārši atlasiet šo veidni un ievadiet tikai datus. Rekvizīti un struktūras automātiski tiks parādītas datu bāzes veidnēs.

Izņemiet svarīgus ieskatus no savas jēdzienu datu bāzes

Tagad, kad zināt dažus augsta līmeņa Notion datu bāzes sistēmas līdzekļus, varat tos bez piepūles lietot savās Notion lapās un wiki. Tie ir būtiski rīki, lai saistītu datu kopas un izveidotu modeļus, lai uzminētu turpmāko darbību.

Neļaujiet savai Notion datubāzei kļūt par vēl vienu vienumu jūsu tehnoloģiju kaudzē. Manipulējiet ar datu bāzēm tā, kā vēlaties pievienot vērtību saviem veiklajiem produktivitātes mērķiem.

9 labākie veiklie produktivitātes rīki attālinātām un hibrīda komandām

Vai vēlaties uzzināt, kurš veikls projektu vadības rīks ir piemērots jūsu komandai? Uzziniet no šī labāko veiklo produktivitātes rīku saraksta.

Lasiet Tālāk

Par autoru