6 papildu Microsoft Excel līdzekļi, kas jums jāzina

Lai gan Microsoft Excel pastāv visilgāk, tajā ir daudz funkciju, par kurām jūs, iespējams, neko nezināt. Pat Microsoft eksperti var jums pateikt, ka katra diena ir mācību diena, izmantojot programmu Excel.

Tātad, kādas ir dažas no šīm lieliskajām uzlabotajām funkcijām, kuras esat palaidis garām? Šajā rakstā mēs izpētīsim sešus papildu Excel līdzekļus, kas jums jāzina, un to, kā tie var palīdzēt palielināt jūsu produktivitāti.

1. Neskaidra atbilstība

Neskaidra atbilstība ir a Microsoft Excel produktivitātes līdzeklis kas ļauj pārbaudīt saistītos vienumus dažādos sarakstos un apvienot tos, ja tie ir aptuveni līdzīgi.

Piemēram, ja veicat aptauju un dažos ierakstos ir drukas kļūdas, neskaidra atbilstība tās uzskaitīs. kopā ar pareizi uzrakstītajiem ierakstiem, ja vien pareizrakstība ir pēc iespējas tuvāka pareizajai viens.

Saistīts: Kā izveidot domu karti programmā Excel

Lai padarītu ierakstus vēl precīzākus, varat iestatīt vēlamo līdzības sliekšņa līmeni savai neskaidrajai atbilstībai. Tomēr jums jāzina, ka izplūdušās atbilstības funkcija darbosies tikai teksta kolonnās. Lūk, kā iegūt izplūdušo sakritību.

1. Vispirms pārliecinieties, vai programmā Excel ir instalēta un iespējota Fuzzy Lookup.
2. Nākamais solis ir pārvērst sarakstu par tabulu. Jūs to sasniegsit, iezīmējot savu sarakstu un nospiežot Ctrl+T.
3. Kad to izdarīsit, jūs redzēsit Izplūdušās uzmeklēšanas rīks parādās uzdevumjoslā.
4. Tagad atlasiet, kuru no konvertētajām tabulām vēlaties salīdzināt.
5. Pēc tam jūs redzēsit uznirstošo logu, kurā jums būs jāizvēlas Līdzības slieksnis ko vēlaties salīdzināt — slieksnis 0,85 nav tik slikts.
6. Visbeidzot izvēlieties šūnu, kurā Neskaidra uzmeklēšanas tabula tiks ievietots, un noklikšķiniet uz Aiziet uz Uzmeklēšanas rīks lai pabeigtu salīdzināšanu.

2. Jauns logs un sakārtot

Ja jūsu darbā ir jāapstrādā vairākas darblapas, šī ir funkcija, kas jums noderēs. Microsoft Excel ļauj atvērt dažādus logus un sakārtot tos pēc vēlēšanās, lai atvieglotu piekļuvi.

Kad ir atvērtas visas nepieciešamās cilnes, un jūsu skatījumā varat ietaupīt laiku un grūtības, jaucot starp vairākiem logiem. Tas arī palīdzēs samazināt kļūdas un neskaidrības.

Saistīts: Kā ietīt tekstu programmā Excel

Lai izmantotu kārtošanas funkciju, veiciet tālāk norādītās darbības.

1. Atveriet vēlamās darbgrāmatas un pēc tam noklikšķiniet uz darblapām, kuras vēlaties atvērt.
2. Noklikšķiniet uz Skatīt cilne, tad Sakārtot visu.
3. Parādītajā dialoglodziņā atlasiet sev vispiemērotāko opciju.
4. Klikšķis labi.

3. Teksts uz kolonnām

Tātad jūs esat veicis izmaiņas savā darblapā, kad pēkšņi jums ir jāsadala dati no vienas kolonnas dažādās. Pieņemsim, ka vēlaties, lai pirmais un otrais vārds būtu divās atsevišķās kolonnās. Šķiet drudžains, vai ne? Par laimi, jums nav jākopē un jāielīmē dati šūnā pa šūnai, izmantojot teksta kolonnas funkciju.

Saistīts: Labākie tiešsaistes kursi, lai apgūtu progresīvo programmu Excel

Tas ļauj atdalīt tekstus slejās, izmantojot norobežotu platumu vai atdalītāju, piemēram, komatu, defisi vai atstarpi. Tātad, ja jūsu kolonnas ierakstiem ir kāds no tiem, šī funkcija ļaus daļu datu pārvietot uz jaunu kolonnu.

Tālāk ir norādīts, kā izmantot funkciju tekstu kolonnās.

1. Noklikšķiniet uz kolonnas, kurā ir paredzētais teksts.
2. Klikšķiniet uz Dati, pēc tam atlasiet Teksts uz kolonnām.
3. Parādīsies dialoglodziņš, kurā būs redzams Teksta konvertēšanas vednis kolonnās. Klikšķiniet uz Norobežots > Nākamais.
4. Izvēlies Norobežotāji kas attiecas uz jūsu datiem. Tas var būt Kosmoss vai Komats.
5. Kad tas ir izdarīts, noklikšķiniet uz Nākamais un izvēlieties datus Galamērķis savā darblapā.
6. Pēc tam noklikšķiniet uz Pabeigt.

Ņemiet vērā, ka šī funkcija ir praktiska arī citiem datiem, piemēram, datumiem vai sērijas numuriem. Galvenais ir nodrošināt, lai visi norobežotāji būtu pareizajā vietā, pirms mēģināt sadalīt datus.

4. Importējiet statistiku no vietnēm

Datu pārsūtīšana no konkrētas vietnes uz jūsu Excel lapu arī var būt grūts punkts, bet vairs ne. Izmantojot funkciju Importēt statistiku, tas viss ir tik vienkārši. Lūk, kas jums jādara, lai šī funkcija sāktu darboties.

Pirmkārt, jums ir jāatver Excel lapa, kurā vēlaties importēt datus.

1. Klikšķiniet uz Fails, un nolaižamajā izvēlnē atlasiet Atvērt. Pēc tam izvēlieties Pievienojiet vietu. Kad tas būs izdarīts, tiek parādīts dialoglodziņš ar jautājumu, kurus failus vēlaties importēt programmā Excel.
2. Dodieties uz leju uz jautājumu joslu, pievienojiet tās vietnes URL, no kuras vēlaties importēt datus, un noklikšķiniet uz Atvērt. Tas prasīs sekundi vai divas, un pēc tam tiks atvērts cits dialoglodziņš, kurā jums būs jāievada Windows drošības atslēga. Tas notiks, ja jūsu izmantotajam datoram ir pieteikšanās parole, startējot sistēmu Windows.
3. Tāpēc ievadiet savu Windows lietotājvārdu, pieteikšanās paroli un noklikšķiniet uz Labi.

5. Noņemt dublikātu funkciju

Pēdējā lieta, ko vēlaties, strādājot ar datiem, ir dublēšana. Diemžēl pēc datu pārsūtīšanas no vienas kolonnas uz citu vai no citas vietnes varat pastāvēt risks, ka lietas tiks replicētas. Lai no tā izvairītos, programmā Excel varat izmantot funkciju Noņemt dublikātus.

1. Atlasiet tabulu un pēc tam pārejiet uz Cilne Dati, lai to paveiktu.
2. Šeit noklikšķiniet uz Noņemiet dublikātus. Tas liks atvērt logu. Uznirstošajā logā tiks jautāts, kuras kolonnas un rindas vēlaties meklēt dublikātus. Ievadiet vajadzīgās kolonnas un rindas, un Excel notīrīs jūsu kopijas.

6. Pielāgoti saraksti

Pielāgoti saraksti ir efektīvs veids, kā izvairīties no nogurdinošas datu ievades un kļūdu riska. Pielāgota saraksta izveidošana pirms laika ļauj jums pievienojiet nolaižamo izvēlni vai izmantojiet Excel automātiskās aizpildes funkciju, tādējādi ietaupot jūsu laiku.

Saistīts: Excel formulas, kas palīdzēs atrisināt reālās dzīves problēmas

Daži piemēri ietver pielāgotu produktu, darbinieku vai atrašanās vietu sarakstu. Varat arī izmantot Excel pielāgotos sarakstus, piemēram, nedēļas dienas vai gada mēnešus. Lai izmantotu Excel automātiskās aizpildes funkciju, varat vienkārši ierakstīt vienu vārdu un vilkt aizpildīšanas turi, lai pabeigtu pārējo.

Excel ļauj izmantot jūsu pielāgotus sarakstus jebkurā Excel izklājlapā vai darbgrāmatā noklikšķinot uz Failu cilne > Iespējas > Papildu > Rediģēt pielāgotos sarakstus operētājsistēmā Windows un Excel > Preferences > Pielāgoti saraksti operētājsistēmā Mac.

Izmantojiet šos jaunos trikus, lai iegūtu savu Microsoft Excel

Ja esat liels Microsoft Excel cienītājs, jums ir labas ziņas; jūs nevarat izsmelt tās brīnišķīgās īpašības! Lai gan tas var izklausīties biedējoši, atcerieties, ka tie visi pastāv, lai padarītu jūsu darbu vieglāku un produktīvāku. Turklāt jums tie visi nav jāapgūst vienas dienas laikā.

Vienkārši atcerieties vingrināties katru dienu un maksimāli izmantot šajā rakstā sniegtās iespējas. Ja tos izmantosit bieži, tie ātri vien būs pa rokai!

Kā izmantot izmaiņu izsekošanu programmā Microsoft Excel

Varat izmantot Excel opciju Track Changes, lai izsekotu izmaiņām darblapā, kas ir jāatjaunina vai jāpārskata citiem. Lūk, kā!

Lasiet Tālāk

Par autoru