Kā izmantot saistību uzskaites metodi, lai optimizētu uzdevumu pārvaldību

Vai jums kādreiz šķiet, ka jums ir tik daudz darāmā un nepietiek laika, lai to paveiktu? Ja tā, iespējams, jūs piederat lielākajai daļai iedzīvotāju. Neatkarīgi no tā, vai tas ir darbs vai mājas pienākumi, vienmēr ir kaut kas, kas jādara.

Jūs, iespējams, esat izmēģinājis dažādus produktivitātes paņēmienus, lai tiktu galā ar savu darba slodzi, taču joprojām neizdevās. Tomēr, ja vēlaties uzlabot savu laika un uzdevumu pārvaldību, saistību uzskaite varētu būt jūsu atbilde.

Kā darbojas saistību uzskaite?

Saistību uzskaite ir uzdevumu pārvaldības rīks, kas ļauj efektīvāk pārvaldīt savu laiku. Tas ir vienkārši, lai gan, lai tas darbotos, ir nepieciešama neliela plānošana. Būtībā jūs izveidojat visu savu saistību sarakstu un izlemjat, cik daudz laika atvēlēt katrai daļai.

Jūsu veiktais inventārs var būt saistīts ar darbu, un tādā gadījumā jūs pierakstīsit visus dažādo veidu uzdevumus, kurus veicat kā daļu no sava darba. Piemēram, tas varētu ietvert administrāciju, mārketingu, projektu A, projektu B un sanāksmes.

Ideja ir aprēķināt, cik daudz laika ir nepieciešams procentos, lai veiktu darbu katrā kategorijā atbilstoši labam standartam. Ja atklājat, ka jūsu kopējā procentuālā daļa pārsniedz 100%, jums būs jāizlemj, ko noņemt no krājumiem.

Saistīts: Iemesli, kāpēc jums vajadzētu izmantot domu kartes savā ikdienas dzīvē

Saistību uzskaite parāda, kur tieši jums jātērē laiks un kāpēc jūs nevarat visu paveikt. Tas palīdz jums notīrīt savus pienākumus un ļauj jums koncentrēties uz to, kas ir iespējams un svarīgs.

Izveidojiet saistību sarakstu

Sākumā jums būs jāizveido saistību saraksts, kam jābūt veicamo uzdevumu kategorijām. Tam vajadzētu būt pamatīgam sarakstam, kurā jāiekļauj viss, kas jums jādara kā daļa no jūsu darba. Varat izveidot atsevišķu inventāru mājas dzīves pienākumiem vai apvienot to ar savu darbu.

Trello ir lieliska lietojumprogramma saraksta ģenerēšanai, jo varat izveidot tāfeles ar vairākiem sarakstiem un skatīt tos blakus. Lai sāktu, veiciet tālāk norādītās darbības.

1. Programmas Trello augšdaļā noklikšķiniet uz Izveidot > Izveidot dēli.
2. Nosauciet savu dēli un noklikšķiniet Izveidot.
3. Noklikšķiniet uz Nosaukums savā pirmajā sarakstā ierakstiet “Saistības”, lai to pārdēvētu, un nospiediet Ievadiet uz tastatūras.
4. Klikšķis Pievienojiet karti lai izveidotu jaunu kategoriju, piemēram, administrācija.
5. Katrai kategorijai varat ierakstīt Kartes apraksts kādi uzdevumi ir iekļauti šajā kategorijā.

Tagad, kad esat izveidojis savu saistību sarakstu, varat sākt aprēķināt katrai no tām nepieciešamā laika procentuālo daudzumu. Neesiet vērtīgs par kopējo procentuālo daudzumu šajā brīdī; vienkārši uzrakstiet pie katras saistības, cik daudz laika jums būtu nepieciešams, lai to izdarītu labi.

Saistīts: Padomi Trello dēļu pārvaldīšanai

Kad tas ir izdarīts, varat saskaitīt procentus un atrast kopējo summu. Šeit lielākā daļa cilvēku atklāj, ka viņu kopsumma pārsniedz 100%.

Reālistiska attieksme pret savu laiku

Procentu likums nosaka, ka 100% jūsu laika ir maksimums, ko varat dot. Ja jūsu saistībām ir nepieciešams vairāk nekā šis, iespējams, ka jums veiksies slikti, vai arī jūs vispār nepaveiksit lietas.

Tādējādi jums būs jāizlemj, kas ir jāizņem no jūsu krājumiem, lai jūs varētu labi darboties un pareizi pārvaldīt savu laiku. Var būt sarežģīti noņemt lietas no šī saraksta, it īpaši, ja tas nozīmē pamest projektu vai pateikt nē cilvēkiem. Tomēr ir jābūt reālistiskam par to, kas ir iespējams jebkurā konkrētā dienā vai nedēļā.

Iespējams, vēlēsities noņemt darba uzdevumus, kas:

• Jūs varat viegli deleģēt.
• Vai papildu pienākumi, kuriem neatliek laika, t.i., konkrēti projekti.
• Nav nepieciešamas.

Lai dzēstu kartes no Trello, virziet kursoru virs kartes, noklikšķiniet uz Rediģēt ikonu un izvēlieties Arhīvs. Turpiniet to darīt, līdz jūsu saistības aizņem 100% no jūsu laika.

Saistīts: Kā ievērot termiņus un pabeigt uzdevumus laikā

Izmantojiet savu saistību inventāru uzdevumu pārvaldībai

Kad jūsu saistību uzskaite ir pabeigta un gatava lietošanai, ir svarīgi ievērot katrai saistībām noteiktos laika ierobežojumus. To var viegli izdarīt, uzstādot uzdevumus, pamatojoties uz katru apņemšanos.

Piemēram, pieņemsim, ka esat atvēlējis 15% sava laika administrācijai, kas ietver e-pasta ziņojumu pārbaudi, piezīmju rakstīšanu un sapulces protokolu rakstīšanu. Tāpēc administratora laikam vajadzētu aizņemt tikai 15% no jūsu darba stundām, neskaitot pārtraukumus.

Varat to nemanāmi pārvaldīt pakalpojumā Trello, izmantojot jau izveidoto dēli. Jūs varat izveidot uzdevumu sarakstu savā Trello dēlī, noklikšķinot uz Pievienojiet citu sarakstu.Katram pievienotajam uzdevumam (kartei) varat atlasīt Rediģēt > Rediģēt iezīmes un izvēlieties krāsu, kas attēlo katru jūsu apņemšanos. Tādā veidā jūs varat izsekot, cik daudz laika pavadāt katram no tiem.

Ja jūs ieplānojiet uzdevumus savā kalendārā, varat to viegli pārvaldīt, iestatot kategorijas savā digitālajā kalendārā. Programmā Outlook to varat izdarīt, atlasot Kategorijas lentē un Google kalendārā vienkārši ar peles labo pogu noklikšķiniet uz sava notikuma un atlasiet krāsu, kas attēlo šo kategoriju. To darot, jūs iegūsit skaidru pārskatu par savu nedēļu un to, kā tā atbilst jūsu saistību inventāram.

Saistīts: Labākās bezmaksas prioritāšu noteikšanas veidnes jūsu projektiem

Laika gaitā jūs varat pamanīt, ka jums ir jāpielāgo procenti. Tas varētu būt tāpēc, ka esat bijis pārāk dāsns ar savu laiku vai arī neesat pietiekami dāsns. Šādā gadījumā atkārtoti novērtējiet savus krājumus un veiciet izmaiņas, ja nepieciešams.

Kontrolēti uzdevumi

Izmantojot saistību uzskaiti, jums būs daudz labāks ieskats par to, kā pārvaldāt savu darba slodzi. Tas palīdzēs jums efektīvi noteikt pienākumu prioritātes. Ir viegli izdarīt spiedienu uz sevi, lai darītu visu, bet realitāte ir tāda, ka neviens to nevar izdarīt. Tā vietā, lai mēģinātu visu sabāzt, speriet soli atpakaļ un paskatieties uz to, kas atrodas jūsu priekšā.

Darba nedēļas laikā nosakiet robežas, un jūs varēsit labāk veikt svarīgākos pienākumus. Ne tikai tas, bet arī jums būs pierādījumi par to, kur tiek pavadīts jūsu laiks, un varēsiet tajā veikt nepieciešamās izmaiņas.

Asana vs. Pirmdiena: izvēlieties Perfect Project Management Tool

Asana un Monday ir populāri projektu pārvaldības rīki, bet kā tos salīdzināt? Uzziniet, kurš no tiem ir labāks!

Lasiet Tālāk

Par autoru