Lai gan katra diena var šķist žonglēšana, ir svarīgi paturēt lietas perspektīvā. Tomēr traucējošo ir daudz. Dažreiz var šķist, ka jūs pastāvīgi cīnāties, lai koncentrētos uz jums vissvarīgākajiem mērķiem. Bet ko tad, ja būtu sistēma, kas varētu palīdzēt jums novērst laiku, kas pavadīts mazāk svarīgām darbībām?
Šeit noder tādi produktivitātes ietvari kā Getting Things Done (GTD) un Zen to Done (ZTD). Tie nodrošina labāku izpratni par darbplūsmu, racionalizē saziņu un samazina laiku, kas pavadīts neefektīvai darba praksei. Apskatīsim abas šīs sistēmas.
Kas ir Getting Things Done (GTD) sistēma?
“Getting Things Done” (GTD) ir laika pārvaldības paņēmiens, ko izstrādājis produktivitātes guru Deivids Alens. Metodoloģijas pamatideja izriet no idejas, ka mūsu prāti ir kā pārblīvētas telpas, kas pilnas ar nepabeigtiem uzdevumiem un projektiem, kas mums jāpabeidz.
GTD mērķis ir palīdzēt cilvēkiem sakārtot savu dzīvi, metodiski definējot uzdevumus, sadalot tos realizējamos soļos, uzraugot progresu un visbeidzot paveicot tos.
Kā lietot GTD ietvaru
GTD ietver piecas vienkāršas prakses, lai atbrīvotu no smadzenēm jucekli, lai jūs varētu koncentrēties uz svarīgāko. Tālāk ir norādītas piecas darbības.
Uzņemt: Pirmais svarīgais solis ir apkopot un tvert visus savus nepabeigtos uzdevumus ārējie uzdevumu pārvaldības rīki vai uzdevumu saraksta lietotnēm, vai vienkārši pierakstot tos uz papīra lapas. Šie uzdevumi var būt personiski vai profesionāli, piemēram, e-pasta ziņojumi, tikšanās vai īsziņas. Šis solis ir ļoti svarīgs, jo pārāk daudz uzdevumu var ietekmēt jūsu uzmanību un enerģiju.
Precizējiet: Nākamais solis ir sadalīt visus uzdevumus pārvaldāmos un dzīvotspējīgos darbības vienumos, kurus var atšifrēt pilnīgi skaidri. Tas palīdzēs jums noteikt praktiskos un izmantojamos priekšmetus, un jūs varēsit atbrīvoties no tiem, kas nav būtiski.
Organizēt: Trešais solis ir noteikt uzdevumu prioritātes un klasificēt tos atbilstoši to sarežģītībai, kontekstam vai vajadzīgās darbības steidzamībai. Izmantojot šo paņēmienu, varat izlemt, vai uzdevumi ir jāpaveic uzreiz, jāsaglabā vēlākai lietošanai vai jāizmet pavisam. Lielākā daļa GTD lietotāju izmantojiet mapes un uzdevumu sarakstus, lai pārvaldītu un organizētu uzdevumus atbilstoši.
Pārskats: Laiku pa laikam jums vajadzētu mēģināt pārskatīt un analizēt savu darbplūsmu. Tas palīdz noteikt uzdevumus, kuriem jāpievērš uzmanība. Padziļinātai darbplūsmu analīzei var būt liela ietekme uz kopējo efektivitāti, un tāpēc ir svarīgi nepalaist garām, nosakot nākamās darbības.
Iesaistieties: Tagad, kad viss ir kārtībā, pēdējais solis ir iesaistīties vai sākt strādāt pie izvēlētajiem uzdevumiem prioritārā secībā.
GTD metodes priekšrocības
Modelis ietver visas informācijas uztveršanu ārēji un darbību veikšanu vēlāk, vai nu ieplānotā laikā, vai arī tad, kad notiek kāds ārējs trigeris. GTD priekšrocības var apkopot šādi:
Vairāk fokusa, mazāk jucekli: GTD palīdz jums reģistrēt visus savus projektus un plānus. Varat izveidot uzdevumus ar izpildes datumiem, saistīt piezīmes ar kalendāra notikumiem, hierarhiski sakārtot uzdevumus, velkot un nometiet tos mapēs, kā arī parādiet atgādinājumus ar vizuālām paziņošanas metodēm, izmantojot atbilstošas instrumenti.
Saglabājiet veselīgu darba un privātās dzīves līdzsvaru: Ir viegli atrast līdzsvaru savā dzīvē, ja varat pareizi sekot līdzi savām saistībām un uzdevumiem. Efektīva organizācijas sistēma, piemēram, GTD, atbrīvo jūs no satraukuma, ko rada mēģinājumi pārvaldīt savu laiku un resursus.
Saistīts: Vienkāršas uzdevumu lietotnes, lai koncentrētos uz uzdevumiem un paveiktu lietas
Radošums: GTD palīdz jums labāk organizēt savu darbu un dzīvi, lai jūs varētu atrast laiku, lai sekotu savai kaislībai un attīstītu radošas idejas un nodarbes. Laika gaitā jūs pamanīsit paaugstinātu pārliecību par lēmumu pieņemšanu, kā arī uzlabos veselību un kvalitatīvas attiecības.
Kas ir Zen to Done (ZTD) ietvars?
Zen to Done ir Leo Babauta radīta pieeja personiskajai produktivitātei. Zen to Done sastāv no desmit produktivitāti veicinošiem ieradumiem, kas uzlabos jūsu darba veidu un vienkāršos jūsu dzīvi. Tas ir izveidots, pamatojoties uz GTD pamatprincipiem, un tas var palīdzēt efektīvi pārvaldīt visus būtiskos uzdevumus un projektus.
Kā lietot ZTD ietvaru
Zen to Done (ZTD) iesaka iekļaut desmit ieradumus, kas nodrošinās jums lielāku produktivitāti. Kamēr pilna sistēma mudina cilvēkus veidot desmit ieradumus, minimālisma ZTD koncentrējas tikai uz četriem galvenajiem ieradumiem. Kad esat atmetis šos četrus ieradumus, pārējos sešus ir daudz vieglāk izpildīt. Apskatīsim minimālisma ZTD ietvara četrus galvenos ieradumus:
Savākt: Ir viegli pazaudēt svarīgu informāciju, ja to kaut kur nepierakstiet, un tādā gadījumā viss laiks, kas pavadīts šo domu un ideju apkopošanai, var tikt iztērēts. Varat izmantot tādus rīkus kā papīra piezīmju grāmatiņa, līmlapiņas vai piezīmju veikšanas lietotnes tālrunī kas ir viegli pieejami.
Ja esat daļa no komandas, ir lietderīgi izveidot vienotas darbplūsmas sistēmas, kas var nemanāmi ierakstīt uzdevumus, piezīmes, kontaktpersonas un failus, lai iegūtu un izgūtu informāciju.
Process: Ir ļoti ieteicams reizi dienā pārbaudīt iesūtni vai uzdevumu sarakstus. Sāciet savu dienu, pārskatot un apstrādājot informāciju. Tā mērķis ir veicināt ieradumu ātri pieņemt lēmumus. Izdzēsiet visus nevajadzīgos vienumus. Ja nevarat adresēt kādu vienumu, deleģējiet to atbilstošajai personai. Ja tas aizņem divas minūtes vai mazāk, dariet to uzreiz vai pierakstiet, lai neaizmirstu par to.
Plāns: Plānošana ir galvenais ieradums, kas palīdz definēt svarīgākos uzdevumus (MIT) katrai dienai un pēc tam tos atbilstoši ieplānot un izpildīt. Varat sākt, izveidojot sarakstu ar svarīgākajiem uzdevumiem (MIT) un “Lielajiem akmeņiem” vai svarīgiem projektiem attiecīgi dienai un nedēļai.
MIT ir specifiski, uz laiku orientēti uzdevumi, kas ir jūsu ikdienas uzdevumu saraksta pamatā. Jums vajadzētu arī mēģināt izstrādāt ikdienas, nedēļas un mēneša rutīnas, kas var palīdzēt uzlabot vispārējo produktivitāti.
Dariet: Tas mudina jūs koncentrēties uz vienu uzdevumu noteiktā brīdī, vienlaikus izvairoties no traucēkļiem, piemēram, pasta, tālruņa zvaniem un īsziņām.
ZTD metodes priekšrocības
Galvenās ZTD sistēmas priekšrocības ir izceltas tālāk:
Viegli saprast: ZTD sistēma ir diezgan viegli saprotama. Ietvars piedāvā sarakstu ar desmit produktivitāti paaugstinošiem ieradumiem, kas ir svarīgi jūsu mērķu veiksmīgai īstenošanai.
Izvēlieties galvenos uzdevumus: Šī sistēma sadalās vienkāršās sastāvdaļās: svarīgākie dienas uzdevumi jeb MIT, Big Rocks uzdevumu saraksts, kas būtībā ir lieli projekti, pie kuriem jums jāstrādā, un ikdienas vai iknedēļas uzdevums rutīna.
Noregulējiet traucējošos faktorus: Ja esat tāds pats kā vairums cilvēku, jums vienlaikus notiek vairāki projekti. ZTD mudina jūs izslēgt tālruņus, e-pastu, internetu un pat izmantot taimeri lai izpildītu uzdevumus. Tas novērš traucējumus, lai jūs varētu palikt uz pareizā ceļa un pabeigt katru projektu ar mazākiem pārtraukumiem.
Galvenās atšķirības starp GTD un ZTD
- GTD piedāvā visaptverošu uzdevumu pārvaldības sistēmu, savukārt ZTD ir pieeja, kas integrē GTD ar ieradumiem.
- GTD koncentrējas uz uzdevumu veikšanu, un ZTD koncentrējas uz mērķu sasniegšanu.
- GTD var būt diezgan sarežģīta, jo ir jāorganizē un jāpārskata daudzi uzdevumi vairākos posmos. No otras puses, Zen to Done ir intuitīvāka un vienkāršāka sistēma, kuras mērķis ir sadalīt sarežģītus apstrādā 1-3 MIT (vissvarīgākie uzdevumi) un vairākos lielos akmeņos (lielos projektos) dienā vai nedēļa.
GTD un ZTD: laika pārvaldības atslēga
Kā nodrošināt, ka jūsu smagais darbs tiek pārvērsts par rezultātu? Tas viss atgriežas pie produktivitātes un laika pārvaldības metodēm, piemēram, GTD un ZTD. Personas un komandas var tos izmantot, lai uzlabotu personīgo produktivitāti, ievērotu termiņus un efektīvāk apstrādātu lielākus projektus.
Produktivitāte nozīmē vairāk nekā tikai sava laika apzināšanos un tā lietderīgu izmantošanu. Tas nozīmē arī pareizo prioritāšu noteikšanu, lai jūs varētu maksimāli izmantot katru dienu. Izpildiet iepriekš minētos noteikumus, un jums būs lielisks sākums.
Šeit ir daži ikdienas uzdevumi, kurus varat automatizēt bez kodēšanas programmā Zapier, lai ietaupītu laiku un atvieglotu dzīvi.
Lasiet Tālāk
- Produktivitāte
- GTD
- Produktivitātes padomi
- Laika plānošana
Šerila ir satura veidotāja un stratēģe, kas koncentrējas uz dzīvesveidu, mobilajām lietojumprogrammām un digitālajiem medijiem. Viņa ir pārskatījusi tehnoloģiju produktus un lietojumprogrammas satura, lietojamības un pieejamības ziņā. Viņa cieši sadarbojas ar privātpersonām un uzņēmumiem, lai izstrādātu kampaņas, kas savieno zīmolus ar klientiem, izmantojot atbilstošu vārdu un vizuālo materiālu kombināciju.
Abonējiet mūsu biļetenu
Pievienojieties mūsu informatīvajam izdevumam, lai saņemtu tehniskos padomus, pārskatus, bezmaksas e-grāmatas un ekskluzīvus piedāvājumus!
Noklikšķiniet šeit, lai abonētu
