Kā uzlabot laika pārvaldību, izmantojot DRY principu

Ja strādājat birojā vai no mājām, iespējams, ka liela daļa jūsu produkcijas ir digitāla, un tas bieži nāk ar laikietilpīgiem vai atkārtotiem uzdevumiem, ko veicat katru dienu.

Iespējams, esat dzirdējuši terminu “strādājiet gudrāk, nevis grūtāk”, un tieši šeit tiek izmantots DRY princips. DRY nozīmē Don't Repeat Yourself, un tas precīzi norāda, kā varat uzlabot laika pārvaldību un produktivitāti.

Kā darbojas DRY princips?

DRY princips sākotnēji tika minēts 1999. gadā izdotajā grāmatā The Pragmatic Programmer, un programmētāji to izmantoja, lai racionalizētu kodu. Galvenais priekšnoteikums ir tāds, ka tā vietā, lai manuāli atkārtotu vienas un tās pašas darbplūsmas atkal un atkal, jūs automatizējat šo procesu, lai ietaupītu laiku.

No malas tas varētu izklausīties acīmredzami, taču ir daudz uzdevumu, ko darbinieki atkārto katru dienu. Piemēram, cik daudz e-pasta ziņojumu jūs saņemat un rakstāt katru dienu? Katram nosūtītajam e-pastam jūs būtībā no jauna izveidojat to pašu struktūru ar nedaudz atšķirīgu formulējumu, un tas ir ļoti laikietilpīgi.

Saistīts: Labākie ziņošanas rīki projektu vadītājiem

DRY princips prasa, lai jūs pa vienam pierakstiet visas darbības, ko veicat darbā. Lai atbilstu šai prasībai, varat iekļaut uzdevumus, kas ietilpst šādās kategorijās:

• Neplānoti, piemēram, ienākošie ziņojumi no klientiem.
• Ikmēneša un gada pienākumi, piemēram, gada pārskati vai viens pret vienu.
• Rutīna vai lietas, ko darāt katru dienu.

Izmantojot šo sarakstu, varat sākt noskaidrot, kuri no tiem darbojas ar DRY principu. Pievērsiet uzmanību tam, cik katrs no tiem ir atkārtots, laikietilpīgs un/vai biedējošs, un ņemiet to vērā. Jūsu labākie pretendenti būs galvenie DRY principa subjekti, un jūs varat sākt to automatizēt, cik vien iespējams.

Dažus gadījumus jūs nevarēsit pilnībā automatizēt, un šādos gadījumos jūs varat racionalizēt atbildības aspektus.

Izveidojiet veidnes saviem e-pastiem

Viens no vienkāršākajiem un neapšaubāmi labākajiem veidiem, kā automatizēt izvadi, ir izveidot veidni. Kā minēts, daudzas jūsu veiktās darbības, visticamāk, ir atkarīgas no vienas un tās pašas struktūras, piemēram, klientiem nosūtītajiem e-pasta ziņojumiem un ikmēneša pārskatiem. Veidņu banka ievērojami samazina atkārtojumu skaitu.

Varat automatizēt savus e-pasta ziņojumus divos dažādos veidos. Varat izmantot tādu lietojumprogrammu kā Teksta paplašinātājs, kas ļauj saglabāt teksta sadaļas mapē Saīsinājumi cilni un, kad dodaties rakstīt nākamo e-pasta ziņojumu, vienkārši ierakstiet saīsinājumu, kuru vēlaties izmantot, un tas automātiski izveidos šo tekstu. Tāpat varat to izmantot arī Slack un citos tūlītējās ziņojumapmaiņas pakalpojumos.

Saistīts: Kā automātiski izveidot kopiju vai diskrēto kopiju programmā Outlook un Gmail

Varat arī automatizēt savus e-pasta ziņojumus lietotnē. Programmā Outlook 365 rīkojieties šādi:

1. Iezīmējiet tekstu, kuru vēlaties saglabāt.
2. Dodieties uz Ievietot cilni un noklikšķiniet Ātrās daļas.
3. Klikšķis Saglabājiet atlasi ātro detaļu galerijā.
4. Nosauciet to un pēc tam noklikšķiniet uz LABI.
5. Kad vēlaties to izmantot, dodieties uz Ievietot > Ātrās daļas un atlasiet to, kuru vēlaties izmantot.

Attiecībā uz Gmail jums tas būs jānodrošina Veidnes ir iespējoti. Vienkārši dodieties uz Iestatījumi > Papildu > Veidnes un noklikšķiniet Iespējot > Labi. Pēc tam veiciet tālāk norādītās darbības.

1. E-pastā iezīmējiet vajadzīgo tekstu.
2. Noklikšķiniet uz trim vertikālajiem punktiem savā e-pastā, dodieties uz Veidnes un noklikšķiniet Saglabāt melnrakstu kā veidni.
3. Pēc tam, lai to izmantotu, noklikšķiniet uz vertikālajiem punktiem e-pastā, dodieties uz Veidnes un atlasiet to, kuru vēlaties izmantot.

Izveidojiet veidnes savam darbam

Līdzīgi kā e-pastiem, jūs varat izveidot veidnes praktiski jebkuram paveiktajam darbam. Neatkarīgi no tā, vai tas ir pārskats, izklājlapa, projekts vai jebkas cits. Mērķis ir izmantot pēc iespējas mazāk atkārtojumu katrai darbībai, tāpēc, izmantojot veidni, to ir viegli atrisināt.

Microsoft un Google piedāvā milzīgu veidņu izvēli, no kurām varat izvēlēties vai izveidot savu. Lai gan sākotnējā iestatīšana var aizņemt laiku, ilgtermiņā tā vairāk nekā atmaksāsies. Tāpat, ja regulāri rādāt slaidrādes, izveidojiet standarta veidni, kurā varat atgriezties un rediģēt pēc vajadzības.

Saistīts: Izveidojiet profesionālu rēķinu no jauna

Noteikti saglabājiet visas savas veidnes noteiktā vietā, lai vajadzības gadījumā varētu tām piezvanīt. Ja atklājat, ka kāds no tiem neietaupa jūsu laiku, izmantojiet tekstu no iepriekšējā darba, lai informētu par savu rakstīto.

Automatizējiet savus ikdienas uzdevumus

Jūs veicat daudz uzdevumu, kas neticami atkārtojas. Sākot ar notikumu plānošanu, uzdevumu saraksta rakstīšanu, piezīmju veikšanu, failu saglabāšanu un daudz ko citu. Lai gan to veikšana var aizņemt tikai dažas minūtes, tas ātri saplūst un novirza jūsu uzmanību no darba.

Zapjērs ir fantastiska lietojumprogramma vairāku darba plūsmu racionalizēšanai, jo tā nodrošina saziņu starp visbiežāk izmantotajām lietojumprogrammām un nosūta datus, lai pabeigtu uzdevumus. Piemēram, ja izmantojat pakalpojumu Gmail un Google disks, varat iestatīt darbplūsmu, kurā jūsu e-pasta pielikumi tiek automātiski saglabāti jūsu Google diskā. Tas it kā izslēdz starpnieku.

Kad izveidojat savu bezmaksas kontu, vienkārši rīkojieties šādi:

1. No jūsu Mērinstrumentu panelis, klikšķis Izveidojiet Zap.
2. Meklēt jūsu izmantotajai lietotnei, kurā notiek notikums, piemēram, Gmail.
3. Izvēlieties a Trigera notikums, piemēram, jūs saņemat e-pastu.
4. Pievienojiet lietotni.
5. Izvēlieties lietotni, uz kuru vēlaties sūtīt datus, t.i., Google disku.
6. Izvēlieties rezultātu, t.i., saglabā failu.

Kad Zap ir iestatīts, šis process tiks pilnībā automatizēts.

DRY princips, ko jūs esat aptvēris

Tā kā visi šie procesi notiek fonā, jūsu laiks tiek atbrīvots, tāpēc jums nav jāuztraucas par šo atkārtoto darbu manuālu pabeigšanu. No visiem produktivitātes rīkiem DRY princips nodrošina laika pārvaldības darbību visefektīvāk.

Izmantojiet laiku, kas jums ir šobrīd, lai palielinātu savus rezultātus nākotnē, un jūs atklāsiet, ka varat veltīt daudz vairāk savas dienas svarīgākajām lietām. Vienmēr ir lietas, kurām varat piemērot DRY principu, tāpēc apskatiet savu darba slodzi un uzziniet, ko varat automatizēt.

9 ikdienas uzdevumi, kurus varat automatizēt, izmantojot Zapier

Šeit ir daži ikdienas uzdevumi, kurus varat automatizēt bez kodēšanas programmā Zapier, lai ietaupītu laiku un atvieglotu dzīvi.

Lasiet Tālāk

Par autoru